论文部分内容阅读
摘 要：随着改革开放后经济的迅猛发展，国家的基础建设得到了强有力的支撑，尤其是在公路建设方面取得了众多的成就，但是公路建设中也遇到了不少的瓶颈，其中公路工程档案信息化建设就是一大问题，过去的档案管理多是以纸质档形式存在，方式较为落后，资料保存时限不长，难以适应新形势下的发展要求。但是随着计算机技术的发展，人们发现档案的信息化管理相较于纸质档管理而言，存在着众多的优势，笔者就公路工程档案管理的现状进行分析，并提出针对性的对策建议。
关键词：公路工程 档案 信息化
公路工程档案作为国家档案建设的重要组成部分，也是国家对公路管理的重要依据，只有进一步的加深对公路工程档案管理的认识，结合信息化发展的速度，对其进行管理革新，才能更好的进行公路工程管理，进一步规范编制公路工程项目竣工档案。其中高速公路工程档案，主要包括公路项目的提出、立项、审批、现场勘测设计、招投标、施工、竣工全过程中的文字材料、表格、照片、音像、图纸等资料，对这些资料进行信息化的管理十分必要，将其以数码的形式储存于光盘或者其它载体之中，并能在通讯网络上进行传送，这样能够大大的提高档案管理的效率，减轻档案管理的负担。
一、当前公路工程档案管理存在的问题
1.轻视文件材料的管理。由于目前公路工程的项目比较多，因此产生的档案类别也较多，管理起来相对较为分散，很容易出现工程项目管理档案整理不齐全的现象，再加上部分项目管理者的档案管理意识不强，对项目进度的开展与工程质量的检查更加重视，而忽视了对工程项目档案的管理，导致部分公路工程档案资料的残缺。同时，还有部分单位对档案资料的日常收集工作不够重视，竣工后为迎接突击检查而准备的资料存在随意性，甚至存在着假造的嫌疑，最终导致真正有价值的档案信息并未保存下来，并且为后期的档案管理加大了难度。另外还有部分的施工图纸在施工过程中进行了变更，但是在档案管理中并没有及时的更改，导致后期档案管理指导养护施工等质量管理不够准确。
2.工程档案制度不够健全。由于公路工程档案管理的制度不够健全且落实不够全面，导致项目档案管理的质量不高。在部分交通工程以及机电工程的项目招标的文件中，对于公路工程的档案管理没有进行明确的责任界定，同时对于《档案法》《公路工程竣（交）工验收办法》等相关制度的执行不够严格，在实际行动中并未得到落实。另外，项目归档的范围、时间、要求以及原则界定都不够清晰，由于标准不够规范，导致许多原始资料的收集不够齐全，字迹脱落的现象时有发生。同时施工单位竣工后未能及时将档案移交至建设单位，档案移交工作的滞后为档案保存带来易遗失的安全隐患。
3.档案管理工作的从业人员不稳定。在项目实施的过程中，由于对档案管理工作的不够重视，在人员的安排上也不够固定，多是由兼职来代替，这样档案管理人员更换十分频繁，导致许多人员对于档案的相关文件都不清楚，自然更不能对公路项目的档案进行完整的管理，档案查阅的不便甚至有可能影响后期的竣工与验收工作。另外，部分公路单位对于档案管理人员的素质培养也不够重视，部分工作人员甚至不具备档案管理的上岗证，更有部分项目管理人员从思想上不重视档案管理工作，对档案管理的相关会议或事项多是采取回避的方式。这样从业人员的素质不过关，责任心不强，对于档案管理的相关工作专业知识不够熟练，直接影响了公路项目档案管理的质量。
二、完善公路工程档案信息化管理的对策建议
1.完善信息化管理系统。想要进一步的完善公路工程档案信息化管理系统，必须将计算机技术与网络技术嵌入进档案管理的工作之中，这样才能实现公路工程档案的科学化管理。一是构建体系。档案管理工作的管理者必须顺应时代的发展，依据档案管理的实际情况，针对性的进行档案管理的信息化建设，聘请专业的档案信息化管理专才，构建完整的信息化管理体系。二是同步控制。档案建设的过程必须与公路建设的过程相同步，然后再将档案资料录入到信息化的系统之中，做好资料的统计与分析，保证档案资料的完整性和系统性。三是精细工作。在项目开展的进度上，时刻统计与记录，及时做好工程规划和控制，分步骤，有节奏的来对项目管理进行监督和检查，最后再将审批完的资料录入到相应的信息管理系统之中，并且，在信息录入的过程之中，必须要保证录取信息的准确性和完整性。
2.强化档案管理工作人员的队伍建设。对于高素质的专业人才，单位都是求贤若渴的，尤其是在档案信息化管理的过程之中，管理人员的素质很大程度上决定管理的水平，其素质越高，档案管理的质量也就越高。一方面，单位需要安排专业的人员从事档案管理工作，保证从业人员的稳定性；另一方面，要对档案信息化管理的相关人员进行系统的培训，不仅严把上岗人员的从业资格，同时也要定期的举办一些会议和讲座，让档案管理的工作人员在培训的过程中能够开拓视野，丰富知识，进而更好的解决工作中所面临的问题和革新。此外，档案信息化管理的工作从另一个程度上来说也是对员工思维的改变，只有工作人员有了良好的档案管理意识，才能更好的应用现代化信息技术，使得信息化管理的工作得到落实，只有具备了这种强烈的使命感，才能够从根本上提高档案信息化管理的效率。同时，还应该加强对档案管理工作人员的考核力度，不仅是对工作态度的考核，还要对其信息化的专业知识进行考核，并将这些考核与员工福利相挂钩，提高员工的工作热情，保证公路工程档案的有效运转。
3.加强基础设施建设。随着信息技术的不断更新与发展，也带动了社会其它行业运行速度，并且信息获取的准确率越来越高，信息储存的容量越来越大，这不仅是信息化技术应用的重要优势，同时也是其技术特点，将其应用到公路项目档案管理中，提高了档案管理的准确性，推动公路建设的发展。因此，公路项目档案管理的建设中，相关负责人必须加以重视，加大对基础设施建设的投入。首先，不定期的对计算机的设备进行检查，保证信息化管理技术的落实；其次，建立相关责任人管理制度，对操作权限加以设置，避免资料和信息篡改的现象发生；再次，保证信息化技术能够在档案管理的全过程中发挥相关的功效，对相应的数据进行严格控制和把关，或者根据实际情况建立出有效的数据管理机制，输入数据进行严格的审核，保证资料的准确性与全面性，只有这样才能更好的提高档案信息化管理的工作；另外，档案管理的安全问题也不可忽视，除了安装基本的权限设置与防火墙，也要定期的对硬件扫描杀毒，及时的解决相关问题；最后，公路部门的相关领导人应不定期的视察档案管理工作，在考察过程中了解信息化建设的实际情况，集思广益，更好的提高基础设施建设，便于日后公路建设工作的开展。
参考文献：
[1]杨青青.陕西省高速公路项目档案信息化管理研究[D].长安大学，2012.
[2]赖小玲.高速公路工程资料过程控制及工程档案管理信息化探究[J].江西建材，2015，01：142.
[3]陈志华，黄思斯.高速公路工程档案管理模式革新的探讨与实践——以洞新高速公路工程档案管理为例[J].中外建筑，2012，12：104-106.
[4]刘琴.公路工程档案资料管理现状及信息化管理创新[J].经营管理者，2013，07：300.
[5]劉蓓蕾.浅谈基层公路工程档案资料“永乐”软件的应用管理[J].办公室业务，2013，11：253+256.
作者简介：陈文静（1982—），女，学历：本科，籍贯：湖北，职称：助理馆员，研究方向：档案管理，工作单位：鄂西高速公路管理处。
关键词：公路工程 档案 信息化
公路工程档案作为国家档案建设的重要组成部分，也是国家对公路管理的重要依据，只有进一步的加深对公路工程档案管理的认识，结合信息化发展的速度，对其进行管理革新，才能更好的进行公路工程管理，进一步规范编制公路工程项目竣工档案。其中高速公路工程档案，主要包括公路项目的提出、立项、审批、现场勘测设计、招投标、施工、竣工全过程中的文字材料、表格、照片、音像、图纸等资料，对这些资料进行信息化的管理十分必要，将其以数码的形式储存于光盘或者其它载体之中，并能在通讯网络上进行传送，这样能够大大的提高档案管理的效率，减轻档案管理的负担。
一、当前公路工程档案管理存在的问题
1.轻视文件材料的管理。由于目前公路工程的项目比较多，因此产生的档案类别也较多，管理起来相对较为分散，很容易出现工程项目管理档案整理不齐全的现象，再加上部分项目管理者的档案管理意识不强，对项目进度的开展与工程质量的检查更加重视，而忽视了对工程项目档案的管理，导致部分公路工程档案资料的残缺。同时，还有部分单位对档案资料的日常收集工作不够重视，竣工后为迎接突击检查而准备的资料存在随意性，甚至存在着假造的嫌疑，最终导致真正有价值的档案信息并未保存下来，并且为后期的档案管理加大了难度。另外还有部分的施工图纸在施工过程中进行了变更，但是在档案管理中并没有及时的更改，导致后期档案管理指导养护施工等质量管理不够准确。
2.工程档案制度不够健全。由于公路工程档案管理的制度不够健全且落实不够全面，导致项目档案管理的质量不高。在部分交通工程以及机电工程的项目招标的文件中，对于公路工程的档案管理没有进行明确的责任界定，同时对于《档案法》《公路工程竣（交）工验收办法》等相关制度的执行不够严格，在实际行动中并未得到落实。另外，项目归档的范围、时间、要求以及原则界定都不够清晰，由于标准不够规范，导致许多原始资料的收集不够齐全，字迹脱落的现象时有发生。同时施工单位竣工后未能及时将档案移交至建设单位，档案移交工作的滞后为档案保存带来易遗失的安全隐患。
3.档案管理工作的从业人员不稳定。在项目实施的过程中，由于对档案管理工作的不够重视，在人员的安排上也不够固定，多是由兼职来代替，这样档案管理人员更换十分频繁，导致许多人员对于档案的相关文件都不清楚，自然更不能对公路项目的档案进行完整的管理，档案查阅的不便甚至有可能影响后期的竣工与验收工作。另外，部分公路单位对于档案管理人员的素质培养也不够重视，部分工作人员甚至不具备档案管理的上岗证，更有部分项目管理人员从思想上不重视档案管理工作，对档案管理的相关会议或事项多是采取回避的方式。这样从业人员的素质不过关，责任心不强，对于档案管理的相关工作专业知识不够熟练，直接影响了公路项目档案管理的质量。
二、完善公路工程档案信息化管理的对策建议
1.完善信息化管理系统。想要进一步的完善公路工程档案信息化管理系统，必须将计算机技术与网络技术嵌入进档案管理的工作之中，这样才能实现公路工程档案的科学化管理。一是构建体系。档案管理工作的管理者必须顺应时代的发展，依据档案管理的实际情况，针对性的进行档案管理的信息化建设，聘请专业的档案信息化管理专才，构建完整的信息化管理体系。二是同步控制。档案建设的过程必须与公路建设的过程相同步，然后再将档案资料录入到信息化的系统之中，做好资料的统计与分析，保证档案资料的完整性和系统性。三是精细工作。在项目开展的进度上，时刻统计与记录，及时做好工程规划和控制，分步骤，有节奏的来对项目管理进行监督和检查，最后再将审批完的资料录入到相应的信息管理系统之中，并且，在信息录入的过程之中，必须要保证录取信息的准确性和完整性。
2.强化档案管理工作人员的队伍建设。对于高素质的专业人才，单位都是求贤若渴的，尤其是在档案信息化管理的过程之中，管理人员的素质很大程度上决定管理的水平，其素质越高，档案管理的质量也就越高。一方面，单位需要安排专业的人员从事档案管理工作，保证从业人员的稳定性；另一方面，要对档案信息化管理的相关人员进行系统的培训，不仅严把上岗人员的从业资格，同时也要定期的举办一些会议和讲座，让档案管理的工作人员在培训的过程中能够开拓视野，丰富知识，进而更好的解决工作中所面临的问题和革新。此外，档案信息化管理的工作从另一个程度上来说也是对员工思维的改变，只有工作人员有了良好的档案管理意识，才能更好的应用现代化信息技术，使得信息化管理的工作得到落实，只有具备了这种强烈的使命感，才能够从根本上提高档案信息化管理的效率。同时，还应该加强对档案管理工作人员的考核力度，不仅是对工作态度的考核，还要对其信息化的专业知识进行考核，并将这些考核与员工福利相挂钩，提高员工的工作热情，保证公路工程档案的有效运转。
3.加强基础设施建设。随着信息技术的不断更新与发展，也带动了社会其它行业运行速度，并且信息获取的准确率越来越高，信息储存的容量越来越大，这不仅是信息化技术应用的重要优势，同时也是其技术特点，将其应用到公路项目档案管理中，提高了档案管理的准确性，推动公路建设的发展。因此，公路项目档案管理的建设中，相关负责人必须加以重视，加大对基础设施建设的投入。首先，不定期的对计算机的设备进行检查，保证信息化管理技术的落实；其次，建立相关责任人管理制度，对操作权限加以设置，避免资料和信息篡改的现象发生；再次，保证信息化技术能够在档案管理的全过程中发挥相关的功效，对相应的数据进行严格控制和把关，或者根据实际情况建立出有效的数据管理机制，输入数据进行严格的审核，保证资料的准确性与全面性，只有这样才能更好的提高档案信息化管理的工作；另外，档案管理的安全问题也不可忽视，除了安装基本的权限设置与防火墙，也要定期的对硬件扫描杀毒，及时的解决相关问题；最后，公路部门的相关领导人应不定期的视察档案管理工作，在考察过程中了解信息化建设的实际情况，集思广益，更好的提高基础设施建设，便于日后公路建设工作的开展。
参考文献：
[1]杨青青.陕西省高速公路项目档案信息化管理研究[D].长安大学，2012.
[2]赖小玲.高速公路工程资料过程控制及工程档案管理信息化探究[J].江西建材，2015，01：142.
[3]陈志华，黄思斯.高速公路工程档案管理模式革新的探讨与实践——以洞新高速公路工程档案管理为例[J].中外建筑，2012，12：104-106.
[4]刘琴.公路工程档案资料管理现状及信息化管理创新[J].经营管理者，2013，07：300.
[5]劉蓓蕾.浅谈基层公路工程档案资料“永乐”软件的应用管理[J].办公室业务，2013，11：253+256.
作者简介：陈文静（1982—），女，学历：本科，籍贯：湖北，职称：助理馆员，研究方向：档案管理，工作单位：鄂西高速公路管理处。