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摘要:本文围绕电子文件这个核心话题,对其利弊、如何归档、如何管理利用,作了简要的分析与归纳;对于电子文件的操作实践具有一定的指导价值。
关键词:电子文件高效标准共享依赖安全归档管理 收集鉴定 分类网络
在当今的社会,计算机已经进入人们学习、工作和生活的各个方面,由此产生的电子文件已被普遍认识。虽然它作为一种信息传播方式的历史很短,但却具有其它介质所不能比拟的优势。因此,在各个领域,电子文件的应用和管理日益普及,并向着系统化、科学化和标准化的方向迅猛发展。
一、电子文件的特性(电子文件的优缺点)
相对纸质文件而言,电子文件是一种新生事物,是依托于计算机等电子设备而存在的数字化信息。电子文件的管理和利用,必须以深入了解电子文件的特性为基础。任何事物都具有两面性,电子文件亦不例外。那么,较其它介质文件而言,电子文件的优势以及缺陷到底体现在哪里呢?
电子文件是经过电子技术处理并存储在磁带、磁盘、光盘等介质上的数字信息的集合体。比较而言,其优势有:
⑴信息的高效性
目前,计算机软、硬件的水平已经非常先进,信息处理速度快,利用网络,对电子文件进行远距离传输,可同时传递给一个或多个接收者,相对于人脑和手工操作,它的效率可能高出成百甚至上千倍。
⑵数据的标准化
电子文件一般是通过应用一系列通用软件或者专用软件而产生的,在一个单位内,它的外在形式和运行规律是统一的。从电子文件的产生、处理到归档各个环节,都是在相对标准的情况下完成的,因此,最终形成的数据信息是具有统一的标准的。
⑶文件的共享性
电子文件的共享性是由其运作环境网络化决定的。一份纸质文件同一时段只能由一个人对其进行浏览和处理,而电子文件可存储在服务器等电子载体上,通过网络,可供多人同时浏览使用,各人可根据不同权限分别对其进行处理。这样,文件运行的速度就有了大幅度的提高,文件处理的效率大大增强了。
⑷使用的灵活性
使用电子文件时,利用者可根据处理权限对其进行查阅、编辑和修改,通过使用操作命令,可以很快完成一份文件的复制和增、删、改,通过编辑和输出满足利用者的各种需要。
⑸电子文件和电子档案的一体性
文件和档案是同一事物的不同存在阶段,电子文件的产生淡化了“归档”界限,从文件的起草、传输、办理、积累到整理、归档、著录、鉴定、保管以及利用的各环节,均是在电子网络上进行,即文书和档案工作在同一应用工具上联为一体。当前计算机软硬件及其网络技术的日趋成熟,电子文档的一体化已经能够完全实现。
虽然电子文件具有很多其它介质不可比拟的优点,但是它仍然存在着不可忽视的缺陷,那就是:
⑴设备的依赖性
任何类型的电子文件,都是应用电子设备而产生的,从形成、传输到存储都是通过计算机实现的,就是说,电子设备是生成电子文件的物质基础和前提。脱离了计算机的软硬件平台,电子文件完全是“虚无缥缈”的,既看不见也摸不到。无论是设备损坏,系统瘫痪,或者技术、设备更新,如果处理不及时不得当,都可能对电子文件的管理产生影响。
⑵文件的易损性
计算机设备精密,易受干扰,并且操作相对较复杂,所以大到太阳磁爆,小到错按一个键,都有可能造成难以挽回的损失。另外,计算机软硬件系统的冲突、不稳定造成的死机、突然断电等意外情况的发生,均会给电子文件的安全带来隐患。
⑶信息的易更改性
由于计算机的内存储器、磁盘、磁带、可写光盘等存储载体具有可重写性,又因除磁带外,其它载体均有随机读写功能,即载体中任何部位的信息都可以被直接定位读写。因此造成了电子文件信息的易更改性,且有可能不留任何痕迹,这就造成了合法性认定上的困难。
⑷数据的不安全性
这是由电子信息的共享性所可能带来的隐患。由于电子文件不受载体传递的限制,对于其信息的获取者来说,等于是摆脱了时间和空间的制约。网络的发展决定了电子文件信息的共享性,而网络的不安全性也决定了信息的不安全性。计算机网络的不安全主要体现在系统过于复杂,缺陷太多,安全防范措施不够,易受众多黑客高手的攻击。可以说网络的不安全是限制电子文件和电子档案发展的最大障碍。
⑸信息与载体的相分离性
电子文件可以包括文字、图形、声音、影像等多种媒体信息,其信息形态和组成具有多样化,比纸质文件复杂得多。不同的载体往往只适合存储不同的媒体信息,这就可能造成一份电子文件的文字、图形、声音、影像存储时的载体分离现象。电子文件的信息与载体相分离,会给电子文件的保管带来很多特殊问题,直接影响电子文件的真实性、系统性和完整性。
虽然电子文件存在着上述缺陷,但是随着国家相关政策、法规的建立健全,计算机软硬件技术的高速发展,计算机知识的深入普及,人们计算机操作和应用水平的提高,电子文件的这些问题必将会被逐一彻底解决。电子文件的产生和应用是科学发展的必然结果,是现代化管理的必然趋势,并极有可能取代纸质文件。
二、电子文件的归档
电子文件的上述特性,有些方面还和目前档案管理的一些做法不尽相同,但它毕竟是一种必然的发展趋势,正如国际档案理事会主席王刚指出的那样:“电子文件的产生,改变了传统观念中对档案的理解,也改变了对档案的形式、特征、特性、意义的认识。电子文件的产生、形成、归档及其传送、存储、保存等管理均与传统的纸质档案所用的方法不同,这是文件管理的一场革命。”那么,在当前办公自动化相对成熟的条件下,电子文件的归档管理应该如何进行呢?
⑴转变观念,加深对电子文件归档工作的认识
我们过去从事的档案管理是由纸质档案为主,后来逐步发展到与录音、录像档案相结合;在各个单位的档案室中,综合管理工作做得比较规范。而电子文件是一项新事物,虽然目前与我们已经熟悉的各种门类、各种载体的档案相比,在凭证、依据作用等方面还有差距,但是,它毕竟已经显示出了现有档案无法比拟的优势和发展趋势,所以档案人员应该加强这方面专业知识的学习,与有关技术人员和形成电子文件的部门加强联系,提前介入,按照档案归档的有关要求,开展业务指导和协调,协助制定有关的制度,保证电子文件的归档质量。
⑵制订电子文件的归档标准
由于电子文件的记录格式、载体形式区别于纸质文件,电子文件与纸质档案也存在很大差别。它们不仅在外在形式上不同,而且在处理方法、管理内容上也相去甚远,所以必须根据电子文件的特殊需要来制定相应的归档标准。如电子文件的登记、命名、鉴定、收集、防护、安全标准以及专利维护等等。这些标准的制定可以参照文书档案归档的某些做法,但又不能照搬。电子文件作为一种崭新的文件、档案门类,有区别传统管理的方式和方法,归档管理中会出现许多的新情况,例如《电子文件归档与电子档案管理办法》中就规定了电子文件归档的同时,要注明形成电子文件的软件一并归档等等。所以制定的标准,要有突破原有管理模式的创新之处,即标准的前瞻性。再如电子文件的归档标准可以参照全宗的管理方法,将一个立档单位形成的电子文件进行逻辑归档,将来情况变化了,这种归档很可能会突破全宗范围。当然电子文件归档标准的制定决不是档案部门一家的事,应该联合技术部门、使用部门等共同协商制定,并能使大家都能接受、遵守。
⑶电子文件的归档处理原则
① 按时归档的原则。要求已经形成的正式的电子文件要及时向虚拟的电子档案室进行移交。可以以邮件的形式传递到档案室,也可用硬拷贝的形式送交到档案室,由档案管理人员设置相应的文件夹,来对各个部门形成的电子文件进行分类管理。正式的纸质发文定稿要在规定的时间内向档案室移交,以便对有关的电子文件进行核对,防止电子文件的错乱现象或被人为的删改。
② 归档的电子文件核对鉴定原则。应由有关人员组成核对鉴定小组,定期对各部门已形成的电子文件进行真实性、完整性和有效性鉴定,同时划分出不同的保管期限,然后用消毒软件对这些电子文件进行检测,确保无病毒感染后,再由档案人员将这些电子文件分别转录到应用网络相隔离的存储器中,在一个年度或一定时间后,将这些电子文件转录至一次写入的光盘中做脱机保存(当然也可以拷贝到磁盘、磁带或缩微胶片上,但这样做的效果不如拷贝到光盘上好)。同时编制文件索引,供查询调阅使用。归档电子文件的复制备份,这项工作由档案室负责进行,一般情况下,电子文件从微机转录到光盘上时应该拷贝三份,两份归档,一份对外提供利用。应定期检查已归档光盘的保存情况,尤其是温湿度和防尘情况。光盘的转录复制工作一般以20年为宜。电子文件生成软件的收集,应由电子文件的形成部门在电子文件形成前向档案室进行登记,并移交应用软件的资料。登记项目包括软件的名称、用途、支持硬件、使用语言、技术参数、维护要求等,并附带纸质的使用说明书。软件在使用过程中有何修改完善,技术部门也应及时向档案部门提供资料。此外,还有密码的管理,应该做到多把钥匙开一把锁,即操作人员的相互制约。
图像、音频、视频形式的文件也可以参照这个做法,将其拷贝到光盘上向档案部门进行移交。
③电子文件与纸质文件同步归档原则。鉴于目前电子文件的法律效力尚不十分明确,电子文件本身也存在着目前技术手段难以克服的缺陷,所以单独使用,并不安全。目前纸质文件和电子文件仍然处于过渡时期,解决的方法只能是电子文件与纸质文件同步归档,即“两条腿走路”。这样既可以解决归档文件的凭证、依据作用,又可以解决归档文件的提供利用和资源共享问题,达到互补的目的。
三、电子文件的管理
虽然现在电子文件每日以无数计的数量产生,人类几乎无时无刻不在接触电子文件,但做为一种新生事物,电子文件的内在规律还远没有被完全摸透,管理方法也没有被非常系统地总结出来。这种状况是由于计算机技术发展较快,而一些相关标准的被认同和出台比较滞后所造成的。国际标准化组织、国际档案组织及国家档案局出台的一些有关电子文件和电子档案的标准,都只做了比较原则性的规定,而安全认证、管理、利用、保管等诸多问题还没有相应的、易理解和易操作的规则。通过学习和理解这些标准,档案从业人员对电子文件和电子档案的概念性有了比较深刻的认识,但具体到文件运行、整理归档及电子档案的保管和利用,各个行业、各个单位往往凭着自身的理解和摸索,总结制定并形成一套比较适合本行业、本单位的管理和运行标准。这样就造成了各行业、各单位的管理制度、管理标准、管理方法五花八门,难以协调利用,阻碍了档案信息的社会化进程。
电子文件在运行以及归档后的管理,是一整套系统工程。要使电子文件从形成、传递、归档、保管到再利用,处于科学、高效、标准、有序的状态,就需要我们认真理解电子文件的特性,抓住其内在规律,才能管理好、利用好,有效地为社会生产服务,为我国的现代化建设服务。加强电子文件的科学管理,我认为应从管理方式方法的超前化、信息资源的网络化、文件管理的标准化等几个方面着手。
⑴管理方式方法的超前化
目前,由于人们还没有非常普遍地认识电子文件形成、运转以及归档保管的客观规律,因此,很多单位管理电子文件仍然难以摆脱管理纸质文件的方式方法,从而带来很多不适应症,如:按照原有收集纸质文件的时限要求收集电子文件,不能保证其齐全完整。这是由电子文件的形成特点所决定的,因为纸质文件的载体是一致的,而电子文件因其运行状态的不同,有脱机文件和网上运行文件之分,存在方式多样,载体不尽相同,那么就导致了脱机文件较易于收集,网上运行的文件收集难以达到齐全。另外,按照档案的集中统一管理方式管理电子档案,把电子文件存储介质集中保管,与日常工作需要的矛盾就难以解决,不能保证文件运行和管理的正常开展。然而进行分散管理,又不能保证电子文件的齐全完整。上述问题是新旧管理方式之间的矛盾所造成的,要解决矛盾,必须要有超前的管理意识。
我们应该认真学习和研究电子文件的特点,思路不能局限于传统管理方式的“围城”。在单位规划和设计电子文件管理系统时,程序设计和工作流程上宜将部分档案管理的内容实行前移,超前运作。
①文件收集工作超前化改变传统的文件收集时限,变集中收集为日常文件处理中的随时收集。在文件形成时,由主办处理部门确定其归档价值,即该文件是否具有保存价值,在计算机上做出归档标识,并跟踪运行,文件办理完毕即收集至专用服务器或专用目录,保证电子文件及时归档。
②价值鉴定工作超前化传统的做法是:按年度收集文件,在整理的同时对文件进行鉴定,并划分保管期限。这个工作程序可前移至文件处理的过程中去做,在处理的同时,由相关人员按有关档案管理规定,对文件的保存价值进行鉴定,在计算机上划定其保管期限并做出统一标识。这就为年度的文件归档减少了工作量,为利用计算机自动整理立卷,储备了信息,提供了基础。
③ 文件分类工作超前化在年度集中归档时,由于文件数量大,又有时限要求,就给分类工作带来很大问题,往往分类不够准确,但是如果把这一工作程序提前在文件处理时进行,则可解决这一问题。近年来,我们的做法是:预先制定适合本单位档案分类原则的文件分类方案,在文件运行时,处理人员即根据分类方案所确定的类别,在计算机上分别为每份文件标注分类代码。分类代码可根据组织机构及文件内容的复杂程度来确定。这种超前进行的随时分类,可以大大地提高工作效率。
④ 著录标引工作超前化利用计算机管理档案,著录标引工作是必须进行的前期处理工作,否则就谈不上检索和利用。在年度归档工作时进行著录标引,工作量是非常大的,为了缓解这种现象,可以将该项工作提前至文件处理时进行,即在设计电子文件数据库的字段时,将档案著录规则中所确定的项目加入数据库。文件的处理人员在录入电子文件的同时,也就按照要求把大部分著录项目内容填入,并能够自动生产著录卡片。这样分散了集中归档著录工作的压力,避免了重复劳动,为利用计算机管理档案奠定了基础,提供了保证。
档案管理部分内容的前移,简化了档案管理的程序,减少了工作量,更重要的是能够使文书处理和档案管理实现融合,突破了传统的管理方法,促进了文档一体的计算机自动化管理方式的发展。
⑵信息资源的网络化
据报道,我国“政府上网工程”正在如火如荼地进行,许多机关、企业已经或正在建设自己的内部网(Intranet)。社会已经进入网络时代,网络正在改变人们的学习、工作乃至生活方式,对文件和档案管理也必将产生深远的影响。电子文件只有实现网络化管理,才能充分发挥其优越性。
① 网络能够使人获得便捷直观的电子文件核算。远至太空,近至同室;大到国际会议,小到办公通信,图文并茂的电子文件信息通过网络被尽收入眼底,使人们遥遥两相知,天涯若比邻。
②网络能够使人共享电子文件信息资源。电子文件上网后,其信息的共用性特点充分地显示出来,使同一时间不同地域的人们都能受益,大大提高了信息的服务功能和利用效益。
③ 网络能够使人科学管理电子文件信息。网络不仅使远程查阅电子文件信息成为可能,而且能够足不出户地完成电子文件的收集、鉴定、整理等各项管理工作,降低了费用,提高了效率。
④ 网络能够使人改变工作和生活方式。网络作为信息时代人际交流的一种工具,高效率地承载和传输着丰富的电子文件信息,使人们开阔了视野,拓宽了思维空间,改变着传统的工作和生活方式,使办公、学习、通信、购物、娱乐等均可通过网上进行,充分地显示出电子文件网络化的无比优越性。
综合上述可见,电子文件管理必须实现网络化,这才是充分发挥电子文件信息作用的必由之路。
⑶文件管理的标准化
标准是科学水平的标志,标准化是推行标准、提高科学管理水平的过程之一。没有电子文件标准,就没有电子文件的统一管理形式、利用方法、操作规程和评定依据,就不能充分发挥其快速、便捷、高效的信息保证作用。因此,电子文件管理标准化十分必要,同时也是实现文档管理一体化、网络化、信息共享的基础条件。比如:电子文件的起草、核稿、定稿、签发、储存、传递、跟踪、收集、鉴定、删除、保管、统计、归档、利用等各环节的格式和联结方式,即电子文件生命周期各阶段的标准,这是最基本的标准,是建立和开展电子文件管理工作的重要基础工作。电子文件管理标准不是单一层面上的标准,而是一个既有阶段又有层次的标准体系,因此,制订这些标准至少应该把握住以下四个特点:一是文书档案的特点,二是电子文件的特点,三是各单位管理和文件运行模式的特点,四是计算机、网络技术的特点,并把四者密切结合起来,找准切入点,使所订标准既照顾人们管理档案的习惯做法,又满足管理电子文件的特殊要求;既符合实际需要,又具有发展空间。
参考文献: 《电子档案管理概论》(2001年,社会科学文献出版社,许谦、李逸方著)
关键词:电子文件高效标准共享依赖安全归档管理 收集鉴定 分类网络
在当今的社会,计算机已经进入人们学习、工作和生活的各个方面,由此产生的电子文件已被普遍认识。虽然它作为一种信息传播方式的历史很短,但却具有其它介质所不能比拟的优势。因此,在各个领域,电子文件的应用和管理日益普及,并向着系统化、科学化和标准化的方向迅猛发展。
一、电子文件的特性(电子文件的优缺点)
相对纸质文件而言,电子文件是一种新生事物,是依托于计算机等电子设备而存在的数字化信息。电子文件的管理和利用,必须以深入了解电子文件的特性为基础。任何事物都具有两面性,电子文件亦不例外。那么,较其它介质文件而言,电子文件的优势以及缺陷到底体现在哪里呢?
电子文件是经过电子技术处理并存储在磁带、磁盘、光盘等介质上的数字信息的集合体。比较而言,其优势有:
⑴信息的高效性
目前,计算机软、硬件的水平已经非常先进,信息处理速度快,利用网络,对电子文件进行远距离传输,可同时传递给一个或多个接收者,相对于人脑和手工操作,它的效率可能高出成百甚至上千倍。
⑵数据的标准化
电子文件一般是通过应用一系列通用软件或者专用软件而产生的,在一个单位内,它的外在形式和运行规律是统一的。从电子文件的产生、处理到归档各个环节,都是在相对标准的情况下完成的,因此,最终形成的数据信息是具有统一的标准的。
⑶文件的共享性
电子文件的共享性是由其运作环境网络化决定的。一份纸质文件同一时段只能由一个人对其进行浏览和处理,而电子文件可存储在服务器等电子载体上,通过网络,可供多人同时浏览使用,各人可根据不同权限分别对其进行处理。这样,文件运行的速度就有了大幅度的提高,文件处理的效率大大增强了。
⑷使用的灵活性
使用电子文件时,利用者可根据处理权限对其进行查阅、编辑和修改,通过使用操作命令,可以很快完成一份文件的复制和增、删、改,通过编辑和输出满足利用者的各种需要。
⑸电子文件和电子档案的一体性
文件和档案是同一事物的不同存在阶段,电子文件的产生淡化了“归档”界限,从文件的起草、传输、办理、积累到整理、归档、著录、鉴定、保管以及利用的各环节,均是在电子网络上进行,即文书和档案工作在同一应用工具上联为一体。当前计算机软硬件及其网络技术的日趋成熟,电子文档的一体化已经能够完全实现。
虽然电子文件具有很多其它介质不可比拟的优点,但是它仍然存在着不可忽视的缺陷,那就是:
⑴设备的依赖性
任何类型的电子文件,都是应用电子设备而产生的,从形成、传输到存储都是通过计算机实现的,就是说,电子设备是生成电子文件的物质基础和前提。脱离了计算机的软硬件平台,电子文件完全是“虚无缥缈”的,既看不见也摸不到。无论是设备损坏,系统瘫痪,或者技术、设备更新,如果处理不及时不得当,都可能对电子文件的管理产生影响。
⑵文件的易损性
计算机设备精密,易受干扰,并且操作相对较复杂,所以大到太阳磁爆,小到错按一个键,都有可能造成难以挽回的损失。另外,计算机软硬件系统的冲突、不稳定造成的死机、突然断电等意外情况的发生,均会给电子文件的安全带来隐患。
⑶信息的易更改性
由于计算机的内存储器、磁盘、磁带、可写光盘等存储载体具有可重写性,又因除磁带外,其它载体均有随机读写功能,即载体中任何部位的信息都可以被直接定位读写。因此造成了电子文件信息的易更改性,且有可能不留任何痕迹,这就造成了合法性认定上的困难。
⑷数据的不安全性
这是由电子信息的共享性所可能带来的隐患。由于电子文件不受载体传递的限制,对于其信息的获取者来说,等于是摆脱了时间和空间的制约。网络的发展决定了电子文件信息的共享性,而网络的不安全性也决定了信息的不安全性。计算机网络的不安全主要体现在系统过于复杂,缺陷太多,安全防范措施不够,易受众多黑客高手的攻击。可以说网络的不安全是限制电子文件和电子档案发展的最大障碍。
⑸信息与载体的相分离性
电子文件可以包括文字、图形、声音、影像等多种媒体信息,其信息形态和组成具有多样化,比纸质文件复杂得多。不同的载体往往只适合存储不同的媒体信息,这就可能造成一份电子文件的文字、图形、声音、影像存储时的载体分离现象。电子文件的信息与载体相分离,会给电子文件的保管带来很多特殊问题,直接影响电子文件的真实性、系统性和完整性。
虽然电子文件存在着上述缺陷,但是随着国家相关政策、法规的建立健全,计算机软硬件技术的高速发展,计算机知识的深入普及,人们计算机操作和应用水平的提高,电子文件的这些问题必将会被逐一彻底解决。电子文件的产生和应用是科学发展的必然结果,是现代化管理的必然趋势,并极有可能取代纸质文件。
二、电子文件的归档
电子文件的上述特性,有些方面还和目前档案管理的一些做法不尽相同,但它毕竟是一种必然的发展趋势,正如国际档案理事会主席王刚指出的那样:“电子文件的产生,改变了传统观念中对档案的理解,也改变了对档案的形式、特征、特性、意义的认识。电子文件的产生、形成、归档及其传送、存储、保存等管理均与传统的纸质档案所用的方法不同,这是文件管理的一场革命。”那么,在当前办公自动化相对成熟的条件下,电子文件的归档管理应该如何进行呢?
⑴转变观念,加深对电子文件归档工作的认识
我们过去从事的档案管理是由纸质档案为主,后来逐步发展到与录音、录像档案相结合;在各个单位的档案室中,综合管理工作做得比较规范。而电子文件是一项新事物,虽然目前与我们已经熟悉的各种门类、各种载体的档案相比,在凭证、依据作用等方面还有差距,但是,它毕竟已经显示出了现有档案无法比拟的优势和发展趋势,所以档案人员应该加强这方面专业知识的学习,与有关技术人员和形成电子文件的部门加强联系,提前介入,按照档案归档的有关要求,开展业务指导和协调,协助制定有关的制度,保证电子文件的归档质量。
⑵制订电子文件的归档标准
由于电子文件的记录格式、载体形式区别于纸质文件,电子文件与纸质档案也存在很大差别。它们不仅在外在形式上不同,而且在处理方法、管理内容上也相去甚远,所以必须根据电子文件的特殊需要来制定相应的归档标准。如电子文件的登记、命名、鉴定、收集、防护、安全标准以及专利维护等等。这些标准的制定可以参照文书档案归档的某些做法,但又不能照搬。电子文件作为一种崭新的文件、档案门类,有区别传统管理的方式和方法,归档管理中会出现许多的新情况,例如《电子文件归档与电子档案管理办法》中就规定了电子文件归档的同时,要注明形成电子文件的软件一并归档等等。所以制定的标准,要有突破原有管理模式的创新之处,即标准的前瞻性。再如电子文件的归档标准可以参照全宗的管理方法,将一个立档单位形成的电子文件进行逻辑归档,将来情况变化了,这种归档很可能会突破全宗范围。当然电子文件归档标准的制定决不是档案部门一家的事,应该联合技术部门、使用部门等共同协商制定,并能使大家都能接受、遵守。
⑶电子文件的归档处理原则
① 按时归档的原则。要求已经形成的正式的电子文件要及时向虚拟的电子档案室进行移交。可以以邮件的形式传递到档案室,也可用硬拷贝的形式送交到档案室,由档案管理人员设置相应的文件夹,来对各个部门形成的电子文件进行分类管理。正式的纸质发文定稿要在规定的时间内向档案室移交,以便对有关的电子文件进行核对,防止电子文件的错乱现象或被人为的删改。
② 归档的电子文件核对鉴定原则。应由有关人员组成核对鉴定小组,定期对各部门已形成的电子文件进行真实性、完整性和有效性鉴定,同时划分出不同的保管期限,然后用消毒软件对这些电子文件进行检测,确保无病毒感染后,再由档案人员将这些电子文件分别转录到应用网络相隔离的存储器中,在一个年度或一定时间后,将这些电子文件转录至一次写入的光盘中做脱机保存(当然也可以拷贝到磁盘、磁带或缩微胶片上,但这样做的效果不如拷贝到光盘上好)。同时编制文件索引,供查询调阅使用。归档电子文件的复制备份,这项工作由档案室负责进行,一般情况下,电子文件从微机转录到光盘上时应该拷贝三份,两份归档,一份对外提供利用。应定期检查已归档光盘的保存情况,尤其是温湿度和防尘情况。光盘的转录复制工作一般以20年为宜。电子文件生成软件的收集,应由电子文件的形成部门在电子文件形成前向档案室进行登记,并移交应用软件的资料。登记项目包括软件的名称、用途、支持硬件、使用语言、技术参数、维护要求等,并附带纸质的使用说明书。软件在使用过程中有何修改完善,技术部门也应及时向档案部门提供资料。此外,还有密码的管理,应该做到多把钥匙开一把锁,即操作人员的相互制约。
图像、音频、视频形式的文件也可以参照这个做法,将其拷贝到光盘上向档案部门进行移交。
③电子文件与纸质文件同步归档原则。鉴于目前电子文件的法律效力尚不十分明确,电子文件本身也存在着目前技术手段难以克服的缺陷,所以单独使用,并不安全。目前纸质文件和电子文件仍然处于过渡时期,解决的方法只能是电子文件与纸质文件同步归档,即“两条腿走路”。这样既可以解决归档文件的凭证、依据作用,又可以解决归档文件的提供利用和资源共享问题,达到互补的目的。
三、电子文件的管理
虽然现在电子文件每日以无数计的数量产生,人类几乎无时无刻不在接触电子文件,但做为一种新生事物,电子文件的内在规律还远没有被完全摸透,管理方法也没有被非常系统地总结出来。这种状况是由于计算机技术发展较快,而一些相关标准的被认同和出台比较滞后所造成的。国际标准化组织、国际档案组织及国家档案局出台的一些有关电子文件和电子档案的标准,都只做了比较原则性的规定,而安全认证、管理、利用、保管等诸多问题还没有相应的、易理解和易操作的规则。通过学习和理解这些标准,档案从业人员对电子文件和电子档案的概念性有了比较深刻的认识,但具体到文件运行、整理归档及电子档案的保管和利用,各个行业、各个单位往往凭着自身的理解和摸索,总结制定并形成一套比较适合本行业、本单位的管理和运行标准。这样就造成了各行业、各单位的管理制度、管理标准、管理方法五花八门,难以协调利用,阻碍了档案信息的社会化进程。
电子文件在运行以及归档后的管理,是一整套系统工程。要使电子文件从形成、传递、归档、保管到再利用,处于科学、高效、标准、有序的状态,就需要我们认真理解电子文件的特性,抓住其内在规律,才能管理好、利用好,有效地为社会生产服务,为我国的现代化建设服务。加强电子文件的科学管理,我认为应从管理方式方法的超前化、信息资源的网络化、文件管理的标准化等几个方面着手。
⑴管理方式方法的超前化
目前,由于人们还没有非常普遍地认识电子文件形成、运转以及归档保管的客观规律,因此,很多单位管理电子文件仍然难以摆脱管理纸质文件的方式方法,从而带来很多不适应症,如:按照原有收集纸质文件的时限要求收集电子文件,不能保证其齐全完整。这是由电子文件的形成特点所决定的,因为纸质文件的载体是一致的,而电子文件因其运行状态的不同,有脱机文件和网上运行文件之分,存在方式多样,载体不尽相同,那么就导致了脱机文件较易于收集,网上运行的文件收集难以达到齐全。另外,按照档案的集中统一管理方式管理电子档案,把电子文件存储介质集中保管,与日常工作需要的矛盾就难以解决,不能保证文件运行和管理的正常开展。然而进行分散管理,又不能保证电子文件的齐全完整。上述问题是新旧管理方式之间的矛盾所造成的,要解决矛盾,必须要有超前的管理意识。
我们应该认真学习和研究电子文件的特点,思路不能局限于传统管理方式的“围城”。在单位规划和设计电子文件管理系统时,程序设计和工作流程上宜将部分档案管理的内容实行前移,超前运作。
①文件收集工作超前化改变传统的文件收集时限,变集中收集为日常文件处理中的随时收集。在文件形成时,由主办处理部门确定其归档价值,即该文件是否具有保存价值,在计算机上做出归档标识,并跟踪运行,文件办理完毕即收集至专用服务器或专用目录,保证电子文件及时归档。
②价值鉴定工作超前化传统的做法是:按年度收集文件,在整理的同时对文件进行鉴定,并划分保管期限。这个工作程序可前移至文件处理的过程中去做,在处理的同时,由相关人员按有关档案管理规定,对文件的保存价值进行鉴定,在计算机上划定其保管期限并做出统一标识。这就为年度的文件归档减少了工作量,为利用计算机自动整理立卷,储备了信息,提供了基础。
③ 文件分类工作超前化在年度集中归档时,由于文件数量大,又有时限要求,就给分类工作带来很大问题,往往分类不够准确,但是如果把这一工作程序提前在文件处理时进行,则可解决这一问题。近年来,我们的做法是:预先制定适合本单位档案分类原则的文件分类方案,在文件运行时,处理人员即根据分类方案所确定的类别,在计算机上分别为每份文件标注分类代码。分类代码可根据组织机构及文件内容的复杂程度来确定。这种超前进行的随时分类,可以大大地提高工作效率。
④ 著录标引工作超前化利用计算机管理档案,著录标引工作是必须进行的前期处理工作,否则就谈不上检索和利用。在年度归档工作时进行著录标引,工作量是非常大的,为了缓解这种现象,可以将该项工作提前至文件处理时进行,即在设计电子文件数据库的字段时,将档案著录规则中所确定的项目加入数据库。文件的处理人员在录入电子文件的同时,也就按照要求把大部分著录项目内容填入,并能够自动生产著录卡片。这样分散了集中归档著录工作的压力,避免了重复劳动,为利用计算机管理档案奠定了基础,提供了保证。
档案管理部分内容的前移,简化了档案管理的程序,减少了工作量,更重要的是能够使文书处理和档案管理实现融合,突破了传统的管理方法,促进了文档一体的计算机自动化管理方式的发展。
⑵信息资源的网络化
据报道,我国“政府上网工程”正在如火如荼地进行,许多机关、企业已经或正在建设自己的内部网(Intranet)。社会已经进入网络时代,网络正在改变人们的学习、工作乃至生活方式,对文件和档案管理也必将产生深远的影响。电子文件只有实现网络化管理,才能充分发挥其优越性。
① 网络能够使人获得便捷直观的电子文件核算。远至太空,近至同室;大到国际会议,小到办公通信,图文并茂的电子文件信息通过网络被尽收入眼底,使人们遥遥两相知,天涯若比邻。
②网络能够使人共享电子文件信息资源。电子文件上网后,其信息的共用性特点充分地显示出来,使同一时间不同地域的人们都能受益,大大提高了信息的服务功能和利用效益。
③ 网络能够使人科学管理电子文件信息。网络不仅使远程查阅电子文件信息成为可能,而且能够足不出户地完成电子文件的收集、鉴定、整理等各项管理工作,降低了费用,提高了效率。
④ 网络能够使人改变工作和生活方式。网络作为信息时代人际交流的一种工具,高效率地承载和传输着丰富的电子文件信息,使人们开阔了视野,拓宽了思维空间,改变着传统的工作和生活方式,使办公、学习、通信、购物、娱乐等均可通过网上进行,充分地显示出电子文件网络化的无比优越性。
综合上述可见,电子文件管理必须实现网络化,这才是充分发挥电子文件信息作用的必由之路。
⑶文件管理的标准化
标准是科学水平的标志,标准化是推行标准、提高科学管理水平的过程之一。没有电子文件标准,就没有电子文件的统一管理形式、利用方法、操作规程和评定依据,就不能充分发挥其快速、便捷、高效的信息保证作用。因此,电子文件管理标准化十分必要,同时也是实现文档管理一体化、网络化、信息共享的基础条件。比如:电子文件的起草、核稿、定稿、签发、储存、传递、跟踪、收集、鉴定、删除、保管、统计、归档、利用等各环节的格式和联结方式,即电子文件生命周期各阶段的标准,这是最基本的标准,是建立和开展电子文件管理工作的重要基础工作。电子文件管理标准不是单一层面上的标准,而是一个既有阶段又有层次的标准体系,因此,制订这些标准至少应该把握住以下四个特点:一是文书档案的特点,二是电子文件的特点,三是各单位管理和文件运行模式的特点,四是计算机、网络技术的特点,并把四者密切结合起来,找准切入点,使所订标准既照顾人们管理档案的习惯做法,又满足管理电子文件的特殊要求;既符合实际需要,又具有发展空间。
参考文献: 《电子档案管理概论》(2001年,社会科学文献出版社,许谦、李逸方著)