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【摘要】：高校基建档案是高校基本建设管理中的一项重要内容。近年来，高校基本建设事业蓬勃发展，基建档案的地位与作用日趋重要。文章就当前高校基建档案的现状进行了分析，为高校基建档案管理工作标准化、规范化提出相应对策。
【关键词】：高校基建档案;现状;对策
中图分类号：TB482文献标识码：A 文章编号：0000-16007（2016）02-0001-04
高校基建档案是高校基建管理和基建工程施工活动中直接形成的，具有保存和利用价值的文字记录、图表及其他载体的资料。基建档案对学校内建筑物、构筑物以及各类管线等的规划、设计、施工、使用、维修、改建等活动进行了真实的记录和保存。
江泽民同志曾强调：“如果我们现在大量的工程竣工图跟不上或不准确的话，那么将来对我们的子孙后代遗患无穷。”随着高校教育事业的不断发展，高校的扩建和组建越来越多。以南充职业技术学院为例，自2003年四校一场合并以来，学院在新校区投入建设了大量的教学楼、办公楼、实验楼、学生宿舍以及配套的各种基础设施，随之而来的是基建档案数量的惊人增长。面对如此庞大复杂的档案材料，如何科学的进行收集整理归档，是目前各大高校亟待解决的问题。
1.高校基建档案管理的现状
1.1认识不足，重视不够
档案的价值存在滞后性，只有日后需要的时候才能关注到档案的重要，其价值和效益才能慢慢显现，这就导致很多高校领导和基建档案管理人员在当前的基本建设项目过程中对档案认识不足。一方面，领导对工程经费、进度、质量等非常重视，对建设中形成的基建资料不够重视，存在“重建设、轻档案”的思想，导致基建档案管理工作人员、设施、经费、政策等有限够，使档案工作陷入“说起来重要、干起来忘掉、忙起来不要”的局面。另一方面，档案管理人员归档意识薄弱，未能树立主动参与、多层次全方位的服务意识，许多建设资料由自己随意保管，方便自己查阅，随着人员变动，出现“人在资料在，人走资料失”的现象。
1.2制度不严，执行不力
许多高校没有制定相关的基建档案管理制度，或者只有制度轮廓，没有具体可行的细则规范，也没有将基建档案工作纳入年度工作计划及责任考核范围。管理工作中缺乏严格的约束机制和调控手段，使得档案管理人员在实际工作中表现出一定的随意性，甚至工作不实、敷衍了事。个人的自主能动性是有限的，没有良好的管理制度、激励机制，制度落实不到位、执行不力，有法不依、有章不循，最终导致基建档案管理低效、建设失衡、发展缓慢。
1.3人员缺少，经验缺乏
高校普遍缺少专职基建档案管理人员，普通档案管理者往往对文书、教学、财会等方面的档案较为熟悉，对基建方面的活动程序和法律法规认识不够，基建业务工作不熟悉，又不参与具体工程建设的全过程，在管理基建档案时就容易出现收集上“你送我要”，利用上“你查我调”的问题，把自身的职责理解成“看堆守摊”。同时，基建部门忙于繁重的基建任务，对档案的收集意识和经验不足，加之其对档案知识和技能不熟悉，导致其对基建档案的收集整理显得力不从心。
1.4质量不高，问题不断
基建档案的形成周期长，有些工程三五年都未能竣工，项目文件材料的形成要经过众多环节，经历一个漫长的过程，涉及建设、设计、施工、監理等众多单位，专业技术性强，这就让基建档案的收集整理工作存在较大的难度。任何一个环节出现失误都会影响整个基建档案的完整性和准确性，如果平时不重视及时收集归档，容易造成档案收集不齐，内容缺失。此外，责任人审签缺漏、各种图纸编制不全、图章加盖不规范，图纸损坏、污染严重、图物不符、内容失实、复印件多、用铅笔圆珠笔书写的材料多等问题普遍存在。随着时间的推移，这些问题将越积越多，为日后的维修、改建、利用等工作带来诸多不便。
2.做好高校基建档案管理的几点措施
2.1提高认识，加强组织领导
要做好基建档案管理工作，需要全面、深入的认识高校基建工程档案的作用，档案离开了“作用”其价值就无从体现。所以高校应不失时机，采取培训班、有奖竞答、海报画册等各种形式，大力宣传相关档案法律、法规，普及基建档案知识，提高大家对基建档案作用和档案管理工作重要性的认识。同时，基建管理部门和档案管理部门的工作人员，应自觉提高各种基建资料妥善保管和及时归档的责任心和自觉性。只有从学校领导到具体的基建档案管理人员以及全体教职工，都明确了基建档案的重要意义，才能为建档工作的顺利开展创造一个积极、和谐、良好的外部环境，才能推动基建档案管理工作的健康可持续发展。
2.2健全制度，完善管理体制
建立健全各项基建档案管理规章制度是做好档案管理工作的关键。高校应根据国家现有的对档案管理相关的法律法规，结合本校实际情况，制定出一套详尽合理的、切实可行的基建档案归档方法、人员岗位责任制度、日常工作管理细则等，并不定期进行检查、督促。分工合作、责任到人、奖励先进、鞭策落后，做到“有制度可依，依制度办事”，确保基建档案管理工作制度化、标准化、规范化。
2.3加强培训，提高人员素质
档案管理人员不能仅仅是基建档案的材料保管员，而应当是档案管理工作的主体，是档案的形成者、管理者，其自身的素质和专业水平决定了高校基建档案管理工作质量。因此，高校应加大力度，加大投入，考虑到基建档案的特殊性，对档案管理人员从基建管理和档案管理两方面进行专业知识培训，并把培训工作作为一项长期的任务，将其定期化、制度化、规范化。同时，档案管理人员应主动学习业务知识，加强和基建部门的沟通，知识互补，不断强化自身的管理意识和服务意识，真正提高档案工作的管理水平。
2.4规范建档，确保档案质量
要确保基建档案齐全、完整、系统，就要做到“管理及时同步、收集密切跟踪、质量严格把关”。要把基建档案工作于工程建设同步进行，将其与工程建设计划、检查、总结、验收等各个环节紧密联系起来，确保工程进行到哪个阶段，档案收集整理工作就要跟踪到该阶段。在收集时还应注意遵循工程档案形成的规律，保持材料间的有机联系，使档案真正能反映出一个工程的全貌。此外，定期对档案进行清查清欠，注意后期维修改建资料归档，不断充实完善。针对归档材料字迹模糊、页面污秽、手续不全等现象应坚持要求及时更换。
2.5与时俱进，建立电子档案
一方面，随着计算机技术的广泛应用，基建工程CAD技术应用日益普及，各种基建工程电子文件不断形成;另一方面，由于现存的纸质档案多为原件，存放时间过久经不起频繁使用。这就要求我们转变观念，与时俱进，引进現代化管理技术，加快基建档案的信息化、数字化管理，着手建立基建电子档案。对工程建设中形成的电子材料进行及时有效的整理，对以前大量的有保存价值的纸质原件通过扫描转化成电子档案保存。利用现代科学技术，提高基建档案的整理、检索工作效率，合理规范的提供基建电子档案服务。
综上所述，高校基建档案是学校的宝贵财富，它既是工程建设的真实记录，又是高校发展建设的重要依据和凭证，在高校基本建设和发展中起着举足轻重的作用。只有不断加强高校基建档案管理工作建设，提高档案的实用价值，才能使其更好的为高校的建设、管理提供更高效的服务。
参考文献：
[1]秦奕.试论如何加强高校基建档案管理[J].城建档案，2003（1）.
[2]陈克琴.高校基建档案管理现状分析与对策研究[J].魅力中国，2009（9）.
[3]钟霞军.浅谈高校基建档案的归档与管理[J].广西中医学院学报，2004（3）.
[4]肖永菊.谈高校基建档案管理工作存在的问题及对策[J].科技信息，2011（11）.
[5]桑媛媛.基建工程电子档案收集管理中的问题及其对策[J].工程与建设，2012（1）.
【关键词】：高校基建档案;现状;对策
中图分类号：TB482文献标识码：A 文章编号：0000-16007（2016）02-0001-04
高校基建档案是高校基建管理和基建工程施工活动中直接形成的，具有保存和利用价值的文字记录、图表及其他载体的资料。基建档案对学校内建筑物、构筑物以及各类管线等的规划、设计、施工、使用、维修、改建等活动进行了真实的记录和保存。
江泽民同志曾强调：“如果我们现在大量的工程竣工图跟不上或不准确的话，那么将来对我们的子孙后代遗患无穷。”随着高校教育事业的不断发展，高校的扩建和组建越来越多。以南充职业技术学院为例，自2003年四校一场合并以来，学院在新校区投入建设了大量的教学楼、办公楼、实验楼、学生宿舍以及配套的各种基础设施，随之而来的是基建档案数量的惊人增长。面对如此庞大复杂的档案材料，如何科学的进行收集整理归档，是目前各大高校亟待解决的问题。
1.高校基建档案管理的现状
1.1认识不足，重视不够
档案的价值存在滞后性，只有日后需要的时候才能关注到档案的重要，其价值和效益才能慢慢显现，这就导致很多高校领导和基建档案管理人员在当前的基本建设项目过程中对档案认识不足。一方面，领导对工程经费、进度、质量等非常重视，对建设中形成的基建资料不够重视，存在“重建设、轻档案”的思想，导致基建档案管理工作人员、设施、经费、政策等有限够，使档案工作陷入“说起来重要、干起来忘掉、忙起来不要”的局面。另一方面，档案管理人员归档意识薄弱，未能树立主动参与、多层次全方位的服务意识，许多建设资料由自己随意保管，方便自己查阅，随着人员变动，出现“人在资料在，人走资料失”的现象。
1.2制度不严，执行不力
许多高校没有制定相关的基建档案管理制度，或者只有制度轮廓，没有具体可行的细则规范，也没有将基建档案工作纳入年度工作计划及责任考核范围。管理工作中缺乏严格的约束机制和调控手段，使得档案管理人员在实际工作中表现出一定的随意性，甚至工作不实、敷衍了事。个人的自主能动性是有限的，没有良好的管理制度、激励机制，制度落实不到位、执行不力，有法不依、有章不循，最终导致基建档案管理低效、建设失衡、发展缓慢。
1.3人员缺少，经验缺乏
高校普遍缺少专职基建档案管理人员，普通档案管理者往往对文书、教学、财会等方面的档案较为熟悉，对基建方面的活动程序和法律法规认识不够，基建业务工作不熟悉，又不参与具体工程建设的全过程，在管理基建档案时就容易出现收集上“你送我要”，利用上“你查我调”的问题，把自身的职责理解成“看堆守摊”。同时，基建部门忙于繁重的基建任务，对档案的收集意识和经验不足，加之其对档案知识和技能不熟悉，导致其对基建档案的收集整理显得力不从心。
1.4质量不高，问题不断
基建档案的形成周期长，有些工程三五年都未能竣工，项目文件材料的形成要经过众多环节，经历一个漫长的过程，涉及建设、设计、施工、監理等众多单位，专业技术性强，这就让基建档案的收集整理工作存在较大的难度。任何一个环节出现失误都会影响整个基建档案的完整性和准确性，如果平时不重视及时收集归档，容易造成档案收集不齐，内容缺失。此外，责任人审签缺漏、各种图纸编制不全、图章加盖不规范，图纸损坏、污染严重、图物不符、内容失实、复印件多、用铅笔圆珠笔书写的材料多等问题普遍存在。随着时间的推移，这些问题将越积越多，为日后的维修、改建、利用等工作带来诸多不便。
2.做好高校基建档案管理的几点措施
2.1提高认识，加强组织领导
要做好基建档案管理工作，需要全面、深入的认识高校基建工程档案的作用，档案离开了“作用”其价值就无从体现。所以高校应不失时机，采取培训班、有奖竞答、海报画册等各种形式，大力宣传相关档案法律、法规，普及基建档案知识，提高大家对基建档案作用和档案管理工作重要性的认识。同时，基建管理部门和档案管理部门的工作人员，应自觉提高各种基建资料妥善保管和及时归档的责任心和自觉性。只有从学校领导到具体的基建档案管理人员以及全体教职工，都明确了基建档案的重要意义，才能为建档工作的顺利开展创造一个积极、和谐、良好的外部环境，才能推动基建档案管理工作的健康可持续发展。
2.2健全制度，完善管理体制
建立健全各项基建档案管理规章制度是做好档案管理工作的关键。高校应根据国家现有的对档案管理相关的法律法规，结合本校实际情况，制定出一套详尽合理的、切实可行的基建档案归档方法、人员岗位责任制度、日常工作管理细则等，并不定期进行检查、督促。分工合作、责任到人、奖励先进、鞭策落后，做到“有制度可依，依制度办事”，确保基建档案管理工作制度化、标准化、规范化。
2.3加强培训，提高人员素质
档案管理人员不能仅仅是基建档案的材料保管员，而应当是档案管理工作的主体，是档案的形成者、管理者，其自身的素质和专业水平决定了高校基建档案管理工作质量。因此，高校应加大力度，加大投入，考虑到基建档案的特殊性，对档案管理人员从基建管理和档案管理两方面进行专业知识培训，并把培训工作作为一项长期的任务，将其定期化、制度化、规范化。同时，档案管理人员应主动学习业务知识，加强和基建部门的沟通，知识互补，不断强化自身的管理意识和服务意识，真正提高档案工作的管理水平。
2.4规范建档，确保档案质量
要确保基建档案齐全、完整、系统，就要做到“管理及时同步、收集密切跟踪、质量严格把关”。要把基建档案工作于工程建设同步进行，将其与工程建设计划、检查、总结、验收等各个环节紧密联系起来，确保工程进行到哪个阶段，档案收集整理工作就要跟踪到该阶段。在收集时还应注意遵循工程档案形成的规律，保持材料间的有机联系，使档案真正能反映出一个工程的全貌。此外，定期对档案进行清查清欠，注意后期维修改建资料归档，不断充实完善。针对归档材料字迹模糊、页面污秽、手续不全等现象应坚持要求及时更换。
2.5与时俱进，建立电子档案
一方面，随着计算机技术的广泛应用，基建工程CAD技术应用日益普及，各种基建工程电子文件不断形成;另一方面，由于现存的纸质档案多为原件，存放时间过久经不起频繁使用。这就要求我们转变观念，与时俱进，引进現代化管理技术，加快基建档案的信息化、数字化管理，着手建立基建电子档案。对工程建设中形成的电子材料进行及时有效的整理，对以前大量的有保存价值的纸质原件通过扫描转化成电子档案保存。利用现代科学技术，提高基建档案的整理、检索工作效率，合理规范的提供基建电子档案服务。
综上所述，高校基建档案是学校的宝贵财富，它既是工程建设的真实记录，又是高校发展建设的重要依据和凭证，在高校基本建设和发展中起着举足轻重的作用。只有不断加强高校基建档案管理工作建设，提高档案的实用价值，才能使其更好的为高校的建设、管理提供更高效的服务。
参考文献：
[1]秦奕.试论如何加强高校基建档案管理[J].城建档案，2003（1）.
[2]陈克琴.高校基建档案管理现状分析与对策研究[J].魅力中国，2009（9）.
[3]钟霞军.浅谈高校基建档案的归档与管理[J].广西中医学院学报，2004（3）.
[4]肖永菊.谈高校基建档案管理工作存在的问题及对策[J].科技信息，2011（11）.
[5]桑媛媛.基建工程电子档案收集管理中的问题及其对策[J].工程与建设，2012（1）.