摘要：实物档案是企业生产经营管理活动中的重要历史记录，由于其形成过程中具有种类繁多、载体多样、规格形态各异的特殊性，增大了档案部门对其收集与管理及开发利用的难度。探究规范企业实物档案管理的措施，充分挖掘发挥实物档案作用。
关键词：企业实物档案;信息开发;规范管理
中图分类号：G4 文献标识码：A
一、实物档案的种类及特点
（1）种类繁多。实物档案的种类包括各种奖状、证书、题词、字、画、锦旗、奖杯、奖牌、实体性科技成果、工装、设备，互赠的礼品、纪念品等等。
（2）载体多样。随着现代科技的发展，出现了越来越多的声像类档案，除了照片、影片、录音带和录像带外，还有更多的短视频、各种自媒体的官网信息等。计算机的应用，使档案载体发生了重要的变化，产生了以计算机代码形式记录在磁带、磁盘、光盘等载体上、使用电子计算机系统存储，可以在网络上传输的电子文件。具有保存价值的可靠的电子文件归档后成为电子档案。电子档案的产生，是档案管理工作重大的变革，它直接改变了以往对档案管理工作的认知和管理方式。所以现代的实物档案制成材料不仅仅是金属、布帛、木、石，还包括塑料、玻璃、水晶、石膏、陶瓷、纸张、磁带、胶片等等材质构成，还包括电子档案等。
（3）规格形态各异。实物档案因载体不同，因而具有形态五花八门、大小和规格不等的特点。
二、实物档案管理中存在的问题
（1）实物档案收集。由于实物档案材质各异，形状、大小、规格各不相同，实物档案被反复提取利用的概率较高， 这对实物档案的存储与管理提出了较高的要求， 使得实物档案管理难度加大。
机关、企事业单位档案管理人员应将本单位日常职能活动中形成的各种实物档案及时收集整理，个人参加各种会议、行业交流等活动后，应该及时将相关的实物档案上交至檔案管理部门。由于实物档案产生具有随机性的特点，为避免丢失或遗漏， 实物档案的移交不同于其它种类如文书档案等一年一归的移交办法，实物档案应采取产生后随时归档的方式。
（2）收集范围。实物档案的收集工作应达到去伪存真、去粗取精的目的，实物档案鉴定质量至为关键。首先应根据实物档案所记载和反映的内容来确定档案的保存价值; 其次确定其性质，按档案的历史背景确定档案保存价值。如本单位或单位所参与的重大历史事件或活动中所产生的实物档案，另外要确定实物档案的来源。如本单位重大事件或重要人物在职能活动中形成的实物档案项目获奖的荣誉证书、奖牌、奖状等应永久保存， 平时参加的一般性文体活动所得的奖杯锦旗等可选择短期保存。
实物档案的收集，既要避免因认识不够、重视不足造成的实物档案收集的遗漏，又要注意不要因盲目扩大收集范围而影响收集质量。
三、加强实物档案管理的对策及措施
（1）规范管理，建立制度
首先，明确实物档案的收集范围，应依据《中华人民共和国档案法》的规定，编制企业荣誉实物档案管理办法，对实物档案实行集中统一管理。在管理办法中，明确实物的归档责任人、归档要求、归档时间、整编方法、借阅利用制度、保管方式等。确保荣誉实物档案收集的齐全完整，整理科学规范。
（2）科学分类，安全保管
其次，实物档案以“件”为单位进行整理，再按照种类的不同，把荣誉证书、奖牌、奖状、奖杯、锦旗、专利证、题词、废止印章等分别进行分类，编制跨年度的大流水号保管期限为永久。建立专门的荣誉档案库房，将实物分类摆放整齐。由于各个实物有大有小，传统规格单一的档案柜已不适合存放各种大小不一的奖牌、证书、奖杯。实物摆架时就要考虑如何摆放既美观大方又便于查找利用。编制实物档案的档号，粘贴于奖牌、奖状封底的左上角;奖杯的底部。在档案系统里，将荣誉实物档案单独分类录入，包括序号、档号、题名、获奖单位、颁发部门，日期、实物种类等条目，并挂接电子文件。[2]
（3）利用科技手段，提升利用率
1）实物档案的宣传工作。对实物档案进行宣传，可使本单位员工尤其是新入职员工，充分了解本单位发展的组织沿革、光荣历史、现阶段发展状态等，了解企业文化，产生强烈的自豪感和荣誉感，增强团队凝聚力。同时，在日常的经营活动中，战略合作伙伴或潜在客户在相互拜访时，通过参观展室实物以及介绍说明，使他们对即将与之合作的单位具有的行业资质和实力等有了直观、深入的了解，对合作更充满信心与期待。
2）档案数字化。科学技术的发展，特别是信息技术在各个领域的应用，使得各个行业都处在利用互联网+改变和提升管理效率、管理水平的加速阶段。档案管理人员的工作不能停留在以往只是负责接收、保管、提供利用这种简单操作层面上，只是扮演一个库房保管员的角色，也不能只为满足于丰富库存而盲目扩大馆藏档案数量，忽略了档案作为具有重要的历史记录性这一本质属性。如何利用新技术新科技手段，改进传统的档案管理模式，是档案工作人员当前所面临的重要问题。实物档案管理工作，可以利用计算机、扫描仪、数码相机等设备，将现有实物档案进行数字化处理，档案数字化是随着计算机技术、扫描技术等的发展而产生的一种新型档案管理方法，把各种不同载体的档案转化为数字档案，以数字化的形式存储，利用计算机系统进行管理，形成的档案信息在进行权限设置后可以利用网络查询，既保护珍贵的实物档案原件，又可满足各方利用需求。
3）提供利用，资源共享。传统载体的实物档案加工成数字档案形式，编制与之相关联的档案目录，再通过企业内部局域网、企业官网、互联网或其它新媒体形式进行展示、宣传，达到品牌宣传，形象宣传，产品宣传等目的。
信息时代，大量电子文件电子档案的产生使人们对于档案的认识发生了巨大的改变。但是，实物档案作为档案这个大家族的重要组成部分，仍然具有其它形式的档案所无法替代的重要地位。档案整理的最终目的是为了提供利用，实现实物档案数字化后，利用起来更加便捷，充分发挥实物档案信息的作用。
参考文献
[1]张立.企业实物档案保护手段研究 经营战略，1674-1145（2019）10-139-02
[2]单冰辙.企业荣誉实物档案管理 图书情报与档案管理，2019年第18期