计划财务管理信息系统设计研究

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  摘 要:本文围绕企业计划财务管理信息系统的发展以及应用状况,结合计划财务管理工作的实际分析了计划财务管理信息系统在推动企业发展中的积极作用以及存在的问题和不足,并明确了计划财务管理信息系统的建设不能够仅仅局限于具体业务发展数据和报表的提供,而是应当着眼于建设部门级管理信息系统,从战略发展角度对发展所需要的数据、报表以及资源等进行综合性的头筹分析。通过制定和完善计划财务管理信息系统的建设目标以及设计原则,分析计划财务管理的具体内容,推动计划财务管理信息系统的健康运行,推动单位管理效率和管理效益的提升。
  关键词:计划财务管理信息系统 分析 设计 建设
  一、管理信息系统应用分析
  伴随着网络信息技术的迅速发展,管理信息系统在企业管理中的应用越来越广泛,正逐步扩展到企业经营管理的各个环节,涉及到管理的各个部门,在推动企业管理科学化、现代化方面发挥着巨大的推动作用。管理信息系统的应用主要是为了企业的管理决策服务的,管理信息系统的建设和开发能够在很大程度上改善企业原有的管理模式,也是推动企业实现管理现代化的重要手段。企业在管理中合理运用管理信息系统能够实现日常经营管理过程的规范化、统一化、现代化,可以极大提升企业管理效益和管理效率,推动现代化管理系统的高效统一。
  管理信息系统的应用是以人为核心和主导的,它依靠计算机网络信息技术等软硬件设施,实现对各种财务数据以及业务数据的收集和整理、分析,并在此基础上为企业管理者提供实时化的数据和信息,切实提升企业经营管理的效率和效益。具体来讲,管理信息系统在企业现代化管理中的应用主要有以下几个方面的作用和意义:
  一是为企业管理者经营决策提供必要的计划依据和科学信息。计划可以依靠对于实际经营过程的分析和预测来实现对企业未来发展的科学筹划,并在此基礎上制定和实施相关的行动决策方案。实施管理信息系统可以实施收集企业的内外管理信息和数据,实现数据信息的全方位和真实性,并向企业管理者提供各种完整真实的数据,确保管理者管理决策需求。
  二是管理信息系统具有强大的数据统计以及数据分析功能,这对于推动企业实现自身发展目标和发展战略都具有重要的支撑作用。在这一功能中,统计功能主要是针对信息数据进行加工处理,在此基础上准确反映出企业当前经营管理状况以及未来的发展目标和方向,并对期间可能出现的问题进行分析,这也是企业管理者进行发展战略规划的必要前提和基础条件。正是由于管理信息系统所具有的强大数据分析和统计功能,能够为企业管理者制定发展规划,预测未来发展提供参考和依据。
  三是能够实现数据信息在企业内部各个部门之间进行实时共享。管理信息系统不仅能够帮助企业实现各个管理部门和业务部门之间、员工之间的数据交流和数据沟通,同时也能够实现各种实时数据的内部共享。从这个角度上来看,实时管理信息系统能够更加便捷快速地获取市场信息、客户需求信息以及竞争对手信息等,进而确保所制定的生产销售计划更加准确合理有效。管理信息系统的实施能够很大程度上较少企业内部信息流通和传递时间,对于提高企业管理决策的科学性和有效性都具有重要意义。
  二、计划财务管理信息系统设计原则分析
  为了确保计划财务管理信息系统的管理目标,实现信息系统所具有的开放性、可扩展性、标准性、先进性、安全性以及可管理性特征,在进行计划财务管理信息系统设计时需要结合以下几个方面的原则来实施:
  一是先进性,计划财务管理信息系统应当包含新兴技术,同时还能够进行新兴业务的扩展,确保计划财务管理信息系统整体架构在较长的时间之内都能够稳定并保持先进。二是高效性,计划财务管理信息系统要实现自身功能,就需要保持良好的性能,保留出必要的系统余量,并切实防止系统过载。三是安全性,计划财务管理信息系统在应用中需要具有足够的信息技术手段来确保信息系统自身的安全性,保障信息数据的一致性,杜绝数据被破坏和盗用。四是开放性。计划财务管理信息系统在设计时应当遵循业界标准,实现对多种数据接口方式的支持,并保持技术架构的开放性。五是灵活性。计划财务管理信息系统应当具有良好的用户界面和较为丰富的管理功能方便信息系统管理者使用,在系统参数管理以及维护上依靠WEB界面来实现。同时,所采用的技术也要符合信息技术发展潮流,便于维护者掌握,提升管理信息系统的使用效益和使用效率。
  三、计划财务管理信息系统建设主要功能需求分析
  结合企业日常生产经营实际,在建设计划财务管理信息系统时主要着重于建设以下三个子系统:会计总账信息管理系统、财务指标查询系统以及报表配置查询平台。也就是将该系统分为四个主要部分:会计总账信息管理系统、财务指标查询系统、报表配置查询平台以及系统的其他相关管理功能。
  会计总账信息管理系统中主要的数据获取渠道是部门级综合报表系统,这一系统能够对财务数据进行细化处理和核算。同时,为了进一步强化计财条线服务体系建设,解决各级管理部门在数据使用中的实际问题,将以总部会计信息系统作为基本的参照,逐步升级开发满足子公司和子部门所需要的会计总账信息管理系统。不仅如此,还需要及时提供自设核算码数据,切实弥补会计信息系统没有自行核算码数据的不足。
  这一系统的主要功能是为了进一步将财务信息数据可以按照日、月、季。年等进行查询和汇总,方便管理者及时把握和了解企业的整体经营状况,如借方发生额、贷方发生额、期末余额、期初余额等。主要包括科目码档查询、核算码日档查询、损益子母码日档查询、项目码日档查询等。除了进行必要的数据查询之外,会计总账信息管理系统还应当具有数据下载功能,码表查询以及码表维护功能。其中,数据下载主要是指下载使用者所查询的结果数据,以便于相关业务人员对所查询结果的处理加工。在实际业务发生调整时,数据维护人员可以依靠码表维护功能对科目码、核算码、项目码以及损益子母码等进行含义和对照关系的维护。也可以实现对项目码、核算码、科目码以及损益字码进行关系对照关系的查询。   财务指标查询系统则是在对企业职能和计财条线业务进行整理和疏通的基础上,统筹分析整个链条所需要的数据信息,进而完善计划财务指标体系库。依靠友好、快捷的数据系统前台使用界面,实现财务指标的灵活运用和多维度查询。依靠财务指标查询系统为管理者提供系统化、集成化、定制化的财务管理信息数据。
  在实际运用中,可以将财务指标查询系统在财务指标体系中进行定位,在指标体系中划分为三级,第一级是按照指标应用方式以及生成来源的区别,分成应用指标以及基础指标。应用指标主要是源于加工后的数据,而基础数据来源于元数据。第二级则是将基础数据按照不同的指标类型进行划分,划分为同业竞争类、会计类、预算类以及交易类等。并将各项应用指标按照应用领域的不同划分为价格类、资产类、综合类以及损益类等。第三级则为具体的各类指标。指标体系作为一个系统性集合,包含了多个维度的指标,既包括时间性维度、客户维度、渠道维度,也包括领域纬度、板块维度、机构维度等。正是依靠这多项指标共同构成指标体系库,实现财务数据纵向到子单位、横向到具体部门的数据应用和覆盖能力。
  报表配置查询平台,计划财务管理在传统的手工模式下,大量的计划财务会计报表都是依靠手工来制作和完成,这不仅造成财务人员工作量比较大,浪费单位人力资源,同时也会使得企业的财务数据和经营数据难以有效共享。财务报表凌乱存放,大量的财务会计报表交叉定义,报表分类不清晰,在查找历史财务数据和历史财务报表时存在困难,同时也很可能导致报表配置展示平台不集中统一。依靠计划财务管理信息系统中的报表配置查询平台,数据维护人员能够结合管理需求实现对各类财务报表的快速生成和快速查询,对于提高管理者管理决策的科学性、合理性都具有重要的现实意义。同时,基于上述问题计划财务管理信息系统中的报表配置查询平台也可以从经营板块、经营部门、经营产品以及经营业务等多个维度进行综合反映和表达,依靠报表配置查询平台中所配置的动态配置功能,实现展示、查询、下载等多种功能,并在此基础上快速生成各类财务会计和业务报表,依靠标准化的信息分类最大程度上满足包括企业管理者在内的信息使用者的管理需求。
  四、计划财务管理信息系统建设存在的主要问题分析
  单位经济业务范围的拓展以及外部经济环境的发展要求单位各个部门进行精确管理,进行更为细分、更为精准的经营管理模式,并依靠对目标管理的准确定位实现技术和业务创新,提升自身管理能力。總的来讲,在新的管理环境下,单位计划财务管理信息系统建设中主要存在以下几个方面的问题:
  一是发展新的计划财务管理信息系统往往存在着内部控制的风险。对于企业来讲,经济业务的内容以及范围都在逐步扩展,常常复杂性以及多变性都比较高,这对于单位的内部控制和管理都具有极大的挑战,要求财务管理者及时对定价策略以及销售策略进行重新审视和研究,有效拓展销售渠道,并在此基础上强化单位的内部控制,减少管理风险。
  一般情况下,新的计划财务管理信息系统在业务系统以及其他管理系统的对接上效益和效率还不够高,跟踪管理在很大程度上还是依靠人工操作,在内部控制以及内部管理的风险点把握上还是依赖于财务人员的专业技能,并对新管理项目知识以及操作能力都提出了比较高的要求。同时,财务管理者往往缺少全局性的管理视野,在解决新问题以及实践历练方面有待于提升。
  二是新的计划财务管理信息系统在预算管理上也存在着一些问题和不足。对于单位来讲,全面预算管理是其财务管理工作的重要组成部分,预算管理都是以经营管理目标作为其出发点和落脚点,并在此基础上实现业务管理跟财务管理的有机整合。不过伴随着单位新经济业务的不断发展,业务过程控制的难度逐渐增大,业务的变化也较快,这很容易导致单位年初的预算跟实际的执行过程之间产生比较大的差异,从这个角度上讲,如何有效协调和应对新经济项目的变化跟全面预算管理之间的差异也称为财务管理的一个重要问题。
  三是新的计划财务管理模式尚不够成熟,存在一定的风险。正是由于外部经营环境的复杂化以及业务的多元化,使得各个业务部门对于计划财务管理信息系统服务创新的要求也越来越高,单位财务资源配置不合理往往会导致单位在面对新的市场变化时很容易出现机会成本的错失。同时,在新的经济项目选择上也需要科学论证和研究,对于该项目的资金投入也需要更为小心谨慎。尽管计划财务管理信息系统管理平台搭建工作正在进行,但是应当注意到它们的规模和优势并没有形成足够的竞争优势,能否对单位盈利以及营收增长起到比较大的推动作用都需要进一步验证。
  五、强化计划财务管理信息系统建设的措施
  在新的经济环境下,实施计划财务管理信息系统的同时,各种新经济业务的不同决定了它们各自具有不同的特点,单位的财务管理者需要抓住不同经济活动各自的内容和主要特性,在管理中对其不同的要点实施管理,切实梳理好其业务流程,进行针对性的计划财务管理。主要从以下几个方面来把握计划财务管理信息系统建设:
  一是及时介入新经济业务和新的管理内容,逐步了解并把握新业务的内容和特点,确保计划财务管理活动具有针对性。对于单位管理者来讲,要积极面对新的外部经济形势变化。因此在互联网时代,计划财务管理信息系统应当实现产品和业务的细分。依靠对单位经济业务以及计划财务管理信息系统服务链条的整合,提供更为优质、更为全面的财务管理信息服务。
  不管是什么性质的单位,其生产管理活动都离不开财务管理工作,尽管在整个业务链条中,财务管理工作处于末端,但是正是由于财务管理的重要性,要求财务管理部门主动介入到新经济项目的管理运营之中,应当针对新经济业务项目的不同将工作进行细化,明确到人,落实到位。并将新经济业务项目纳入到整个单位的业务管理系统中,进一步强化监督管理,及时跟进,主动了解和把握新经济项目的业务信息,对于新项目开展中出现的风险及时进行提示,切实规避和防范风险。
  二是准确把握计划财务管理信息系统的性质,进一步做好相关的账务处理工作。伴随着新技术的不断发展,新的经济业务形态正不断涌现。正是伴随着新业务模式正在逐步替代原先的单一管理模式,新的开放性经济项目和平台具有开放性以及互动性的特点,这对于传统的计划财务管理造成了很大的冲击和挑战。这就要求财务管理者在财务核算中及时跟进,并围绕收入划分逐步细化。并对相应的生产经营成本进行核算处理,以便直观的反映出各项经济项目的销售利润率以及毛利情况等。
  三是建立辅助台账,掌握合同条款,依靠跟踪管理强化风险管控。进一步加大单位ERP系统建设,对单位的资源进行有机整合和管理,进一步对项目管理流程进行优化,不断梳理项目的业务流程,提升管理的科学性,依靠对财务流程、业务流程以及内部控制流程的优化升级,进一步强化内部控制建设,推动自身持续健康发展。
  总的来讲,伴随着社会主义市场经济体制的不断深化,传统的财务管理正在遭受着巨大的挑战,它不仅改变了传统的产业格局和商业模式,同时也推动了社会变革,对于财务管理工作也形成了较大的挑战。正是基于此,单位财务管理工作者需要进一步了解和把握新经济时代变革的内容和特征,准确把握计划财务管理信息系统项目运作中的主要风险点,强化内部控制,减少经营风险,结合单位自身管理实际和行业特点,做好论证和调研工作,积极推动自业务的健康持续发展,同时为单位的发展提供切实保障和支持。
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