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摘 要：工业企业的采购业务，是企业经营活动的重要内容，不仅直接导致货币资金流出或负债的增加，还与生产、销售计划密切相关，且发生频繁、运行環节多；如果对采购环节的内部控制不严密、过程控制不当，就有可能产生管理漏洞。所以，加强对采购环节的过程控制，增加采购业务过程的透明度，对于确保物资采购的质量、交期、成本，满足公司生产经营的需求，提高企业的市场竞争能力，保证公司经营目标的实现有着非常重要的意义。
关键词：采购业务；内部控制；过程控制
随着社会经济的发展，市场节奏变化快，客户随时可能调整交付计划；如果采购不及时而影响生产进度甚至造成生产停滞，导致难以准时交付产品；或者采购物资提前到货，导致管理成本增加；同时，由于在工业企业的生产经营过程中，采购业务与生产、销售密切相关，不仅发生频繁，工作量大且运行环节多，容易产生管理漏洞。
通过对采购业务各环节在实施过程中产生的问题分析，找出采购业务内部控制存在的不足，提出应对策略，对于加强采购业务过程控制，进一步完善工业企业采购业务管理，促进企业的稳定、持续发展有着非常重要的意义。
一、采购业务的主要工作流程及其控制
（一）编制物资采购计划
由采购部门根据《物资需求计划》结合库存量编制《物资采购计划》，报生产计划人员并经总经理批准后，交采购部门进行采购。
（二）采购合同签订与采购执行
除特殊情况外，采购部门在执行采购时必须在在合格供应商或准供应商范围内选择。采购部门根据批准的《物资采购计划》，按程序先进行采购价格评审和采购方式确定，下达《物资采购订单》或签订《购销合同》后执行采购。
（三）到货检验与验收入库
采购部门收到供应商送货信息后，由内勤人员将采购订单录入ERP系统；生产部依据采购订单下推《采购检验申请单》。质量部依据《采购检验申请单》进行到货检验并根据检验结果下推《采购检验单》；仓库ERP录入员根据《采购检验单》录入《外购入库单》并将实物收入库房存放和保管。
（四）不合格品的评审与处理
入库后发现问题的物料，由质量部在ERP系统中做出退货录入并将实物做好标记交给库房相关人员，库管人员录入《退料通知单》并按分类存放；采购部门与库管人员办理退货手续并进行退货处理。
（五）采购对账、挂账与付款
月度供应商与采购部门对账后开具发票；采购部门核实无误后在ERP系统中录入结算相关信息，于规定日期前完善审批手续并交财务部统一挂账；财务部根据采购合同约定支付款项。
二、采购业务执行过程中的内部控制问题分析
（一）采购计划未及时调整导致成本增加
1.由于没有及时根据客户交付计划的变更情况调整采购计划，导致采购不及时，造成不能按期提供生产所需物资，影响生产进度甚至造成生产停滞延误产品交期。
2.由于没有及时根据客户交付计划的变更情况调整采购计划，导致提前完成物资采购使得存货堆积，增加管理成本，占用企业资金。
（二）供应商管理不合理
一是未对供应商建档管理，造成采购时盲目选择供应商；二是没有对供应商的信誉、资信等具体情况进行细致、深入调查，导致采购的物资无法满足公司产品的质量标准等问题产生，不仅影响产品质量，还有可能导致无法按期交付产品被客户罚款造成损失。
（三）采购价格定价机制不科学、采购合同审核不到位
因采购业务人员因自身业务素质，可能存在缺乏询价技巧无法获得供应商的底价；采购合同中有些条款约定不够清晰，使得发生合同纠纷、当合同条款执行不严时，合同双方找不到表述清晰且合理的依据，不能有效追究违约责任，造成不必要的损失。
（四）由于挂账、付款审核不严导致资金损失或信用受损。
由于在采购挂账、付款等方面审核不严格，可能造成挂账金额产生错误、未按合同约定的比例支付货款等情况发生，导致资金损失或信用受损。
（五）不合格品管控不当
不合格品管理不当，一是可能造成已经判定为不合格品的物资被当成合格品使用，导致后续质量问题给公司造成难以预计的经济损失；二是可能造成将不合格品随意处置，导致无法将可以换货的物资无法退回供应商进行换货处理，给公司造成损失。
（六）采购业务流程内部控制的后续评价与监督措施不完善
由于企业没有对采购业务流程内部控制的执行情况有效性进行评价，可能造成为了工作便利简化审批流程，未对采购业务执行严格的审批流程，使采购业务中相关流程的监督措施未落到实处，导致采购业务内部控制制度出现缺陷，出现管理方面的漏洞。
三、应对策略
（一）做好物料需求计划的及时调整与更改工作
销售部门加强与客户的沟通，随时跟进客户度付计划的变更情况并及时反馈采购部门与生产部门；采购部门和生产部依据《物资需求计划》、安全库存、供方能力、风险回避等因素和部门职责的分工，根据客户交付计划的变更情况进行综合分析与评审，并适时调整与更改采购计划。
（二）建立合格供应商评审制度
由质量部牵头组织生产、技术、财务等部门，开展对采购物资供应商、外协生产厂家的进行现场评审和实时管理，确定是否可认定为合格供应商、合格外协生产厂家并建档管理。
（三）建立采购价格评审制度
公司设立价评组负责价格评审组织工作。相关部门应对本部门提供的价格数据负责，做好询价记录，作为价评组评审依据并提交价评组进行价格评审。
经价评组对采购部门按照规定拟订的采购合同中双方权利、义务和违约责任、质保期限及质保金额、不合格品退货事宜等条款进行审核后，采购部门方可签订合同执行采购。 （四）加强采购付款环节的控制
审核采购挂賬的财务人员与付款审核人应按不相容职务分离的原则分开设置；在付款过程中应注重过程控制，加强跟踪管理，发现异常情况应及时采取措施，避免出现资金损失和信用受损。
（五）建立不合格品退货管理制度
检验员对评审判定为“退货”的产品进行标识，库管人员进行隔离并建立不合格品台账；涉及符合索赔条件的退货，由质量部门在索赔期内按合同约定及时办理索赔手续，并交由财务部门执行扣款或及时收回退货款项。
（六）建立采购业务内部控制定期后续评价制度
企业应当定期对物资需求计划、采购计划、渠道、价格、质量、成本、合同签约与履行情况等采购活动进行专项监督和评估、分析、评价，及时发现薄弱环节与不足之处，优化采购流程。同时，将采购业务过程中涉及的关键指标纳入业绩考核体系，加强过程控制，促进物资采购与生产、销售等环节的有效衔接，不断防范采购风险，全面提升采购业务执行效率。
四、结束语
（一）由于在现行市场经济状况下，采购业务存在很多问题，有诸多弊端，需要企业在发展过程中采取相应措施进行克服，所以做好工业企业采购业务内部控制非常必要。
（二）在采购业务中的内部控制中，对采购业务的重要环节进行常规、持续的监督检查，针对易发生异常情况的事项制定专项监督检查制度，以防范风险发生。
（三）企业还应加强对采购环节的过程控制，增加采购业务过程的透明度，使其与生产和销售环节紧密衔接，确保物资采购的质量、交期、成本，满足公司生产经营的需求，不仅能够较好地保证物资供应顺畅和正常使用，还可以提高企业经济效益，保证公司预期经营目标的实现。
参考文献：
[1]何艳坤.企业内部控制存在的问题及对策[J].山西西南大学学报，2008，（02）.
[2]陈蔚.如何有效控制企业的采购风险[J].经营者管理，2015，（33）.
[3]胡明松.探析企业内部控制中采购管理与存货管理的业务流程[J].会计师，2015，（01）.
[4]成雪梅.ERP环境下企业采购与销售业务内部控制设计[J].财会通讯，2015，（14）.
[5]乔翱.企业采购业务内部控制现状分析及对策[J].中国商论，2016，（04）.
作者简介：
王永琴（1978-），女，籍贯：重庆市南川区，学历：本科，职称：中级会计师、中级经济师、中级审计师，研究方向：内部控制。
关键词：采购业务；内部控制；过程控制
随着社会经济的发展，市场节奏变化快，客户随时可能调整交付计划；如果采购不及时而影响生产进度甚至造成生产停滞，导致难以准时交付产品；或者采购物资提前到货，导致管理成本增加；同时，由于在工业企业的生产经营过程中，采购业务与生产、销售密切相关，不仅发生频繁，工作量大且运行环节多，容易产生管理漏洞。
通过对采购业务各环节在实施过程中产生的问题分析，找出采购业务内部控制存在的不足，提出应对策略，对于加强采购业务过程控制，进一步完善工业企业采购业务管理，促进企业的稳定、持续发展有着非常重要的意义。
一、采购业务的主要工作流程及其控制
（一）编制物资采购计划
由采购部门根据《物资需求计划》结合库存量编制《物资采购计划》，报生产计划人员并经总经理批准后，交采购部门进行采购。
（二）采购合同签订与采购执行
除特殊情况外，采购部门在执行采购时必须在在合格供应商或准供应商范围内选择。采购部门根据批准的《物资采购计划》，按程序先进行采购价格评审和采购方式确定，下达《物资采购订单》或签订《购销合同》后执行采购。
（三）到货检验与验收入库
采购部门收到供应商送货信息后，由内勤人员将采购订单录入ERP系统；生产部依据采购订单下推《采购检验申请单》。质量部依据《采购检验申请单》进行到货检验并根据检验结果下推《采购检验单》；仓库ERP录入员根据《采购检验单》录入《外购入库单》并将实物收入库房存放和保管。
（四）不合格品的评审与处理
入库后发现问题的物料，由质量部在ERP系统中做出退货录入并将实物做好标记交给库房相关人员，库管人员录入《退料通知单》并按分类存放；采购部门与库管人员办理退货手续并进行退货处理。
（五）采购对账、挂账与付款
月度供应商与采购部门对账后开具发票；采购部门核实无误后在ERP系统中录入结算相关信息，于规定日期前完善审批手续并交财务部统一挂账；财务部根据采购合同约定支付款项。
二、采购业务执行过程中的内部控制问题分析
（一）采购计划未及时调整导致成本增加
1.由于没有及时根据客户交付计划的变更情况调整采购计划，导致采购不及时，造成不能按期提供生产所需物资，影响生产进度甚至造成生产停滞延误产品交期。
2.由于没有及时根据客户交付计划的变更情况调整采购计划，导致提前完成物资采购使得存货堆积，增加管理成本，占用企业资金。
（二）供应商管理不合理
一是未对供应商建档管理，造成采购时盲目选择供应商；二是没有对供应商的信誉、资信等具体情况进行细致、深入调查，导致采购的物资无法满足公司产品的质量标准等问题产生，不仅影响产品质量，还有可能导致无法按期交付产品被客户罚款造成损失。
（三）采购价格定价机制不科学、采购合同审核不到位
因采购业务人员因自身业务素质，可能存在缺乏询价技巧无法获得供应商的底价；采购合同中有些条款约定不够清晰，使得发生合同纠纷、当合同条款执行不严时，合同双方找不到表述清晰且合理的依据，不能有效追究违约责任，造成不必要的损失。
（四）由于挂账、付款审核不严导致资金损失或信用受损。
由于在采购挂账、付款等方面审核不严格，可能造成挂账金额产生错误、未按合同约定的比例支付货款等情况发生，导致资金损失或信用受损。
（五）不合格品管控不当
不合格品管理不当，一是可能造成已经判定为不合格品的物资被当成合格品使用，导致后续质量问题给公司造成难以预计的经济损失；二是可能造成将不合格品随意处置，导致无法将可以换货的物资无法退回供应商进行换货处理，给公司造成损失。
（六）采购业务流程内部控制的后续评价与监督措施不完善
由于企业没有对采购业务流程内部控制的执行情况有效性进行评价，可能造成为了工作便利简化审批流程，未对采购业务执行严格的审批流程，使采购业务中相关流程的监督措施未落到实处，导致采购业务内部控制制度出现缺陷，出现管理方面的漏洞。
三、应对策略
（一）做好物料需求计划的及时调整与更改工作
销售部门加强与客户的沟通，随时跟进客户度付计划的变更情况并及时反馈采购部门与生产部门；采购部门和生产部依据《物资需求计划》、安全库存、供方能力、风险回避等因素和部门职责的分工，根据客户交付计划的变更情况进行综合分析与评审，并适时调整与更改采购计划。
（二）建立合格供应商评审制度
由质量部牵头组织生产、技术、财务等部门，开展对采购物资供应商、外协生产厂家的进行现场评审和实时管理，确定是否可认定为合格供应商、合格外协生产厂家并建档管理。
（三）建立采购价格评审制度
公司设立价评组负责价格评审组织工作。相关部门应对本部门提供的价格数据负责，做好询价记录，作为价评组评审依据并提交价评组进行价格评审。
经价评组对采购部门按照规定拟订的采购合同中双方权利、义务和违约责任、质保期限及质保金额、不合格品退货事宜等条款进行审核后，采购部门方可签订合同执行采购。 （四）加强采购付款环节的控制
审核采购挂賬的财务人员与付款审核人应按不相容职务分离的原则分开设置；在付款过程中应注重过程控制，加强跟踪管理，发现异常情况应及时采取措施，避免出现资金损失和信用受损。
（五）建立不合格品退货管理制度
检验员对评审判定为“退货”的产品进行标识，库管人员进行隔离并建立不合格品台账；涉及符合索赔条件的退货，由质量部门在索赔期内按合同约定及时办理索赔手续，并交由财务部门执行扣款或及时收回退货款项。
（六）建立采购业务内部控制定期后续评价制度
企业应当定期对物资需求计划、采购计划、渠道、价格、质量、成本、合同签约与履行情况等采购活动进行专项监督和评估、分析、评价，及时发现薄弱环节与不足之处，优化采购流程。同时，将采购业务过程中涉及的关键指标纳入业绩考核体系，加强过程控制，促进物资采购与生产、销售等环节的有效衔接，不断防范采购风险，全面提升采购业务执行效率。
四、结束语
（一）由于在现行市场经济状况下，采购业务存在很多问题，有诸多弊端，需要企业在发展过程中采取相应措施进行克服，所以做好工业企业采购业务内部控制非常必要。
（二）在采购业务中的内部控制中，对采购业务的重要环节进行常规、持续的监督检查，针对易发生异常情况的事项制定专项监督检查制度，以防范风险发生。
（三）企业还应加强对采购环节的过程控制，增加采购业务过程的透明度，使其与生产和销售环节紧密衔接，确保物资采购的质量、交期、成本，满足公司生产经营的需求，不仅能够较好地保证物资供应顺畅和正常使用，还可以提高企业经济效益，保证公司预期经营目标的实现。
参考文献：
[1]何艳坤.企业内部控制存在的问题及对策[J].山西西南大学学报，2008，（02）.
[2]陈蔚.如何有效控制企业的采购风险[J].经营者管理，2015，（33）.
[3]胡明松.探析企业内部控制中采购管理与存货管理的业务流程[J].会计师，2015，（01）.
[4]成雪梅.ERP环境下企业采购与销售业务内部控制设计[J].财会通讯，2015，（14）.
[5]乔翱.企业采购业务内部控制现状分析及对策[J].中国商论，2016，（04）.
作者简介：
王永琴（1978-），女，籍贯：重庆市南川区，学历：本科，职称：中级会计师、中级经济师、中级审计师，研究方向：内部控制。