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摘 要：档案管理规范化是事业单位档案管理现代化的主要组成部分，也是有序开展档案管理工作的基础，更是促进事业单位实现可持续性发展的前提。本文结合笔者多年的工作经验，深入探讨了事业单位档案规范化管理措施，其中包括：加强事业单位档案保密工作；强化制度建设，推进科学管理；强化学习培训，提高专业水平；强化档案信息化建设等，具有一定的参考价值。
关键词：事业单位 档案管理 规范化
一、引言
档案管理规范化是事业单位档案管理现代化的主要组成部分，也是有序开展档案管理工作的基础，更是促进事业单位实现可持续性发展的前提。从目前来看，越来越多的事业单位日益重视档案管理工作，但档案管理工作仍然存在着一些问题，难以发挥出其应有的作用。本文就事业单位档案管理规范化工作进行探讨。
二、加强事业单位档案保密工作
第一，事业单位档案保密工作的重点应该放在档案库房管理，档案库房有着自身独特的特点，并非任意一间办公室均可作为档案库房；档案库房应该要对门窗进行有效地加固，也不设置在办公楼的最底层，避免出现盗窃现象；档案库房应该与阅览室分开、档案库房应该与办公室分开，务必要指定专人管理档案库房，无关人员不得允许，不能进入到档案库房。第二，合理区分档案的保密期限与保管期限。保管期限的确立是应该基于档案在事业单位工作中的保存价值来合理确定；而保密期限则是指档案受到相关法律法规的保护的时间。第三，坚决执行档案借阅制度和保密纪律，做到档案借阅有领导签批，有经手人签字，有明细登记，并限时归还，确保档案信息资源的绝对安全。
三、强化制度建设，推进科学管理
根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案条例》等有关法律法规，事业单位应该大力完善档案管理的归档、保管、借阅、移交、保密、销毁及库房管理等各项规章制度，使档案管理工作每个环节都要有章可循，都有明确的要求和制度的约束，杜绝不规范、不完整和虚假材料归档，务必要做到权责清晰，收集有范围，鉴定有标准，案卷有统计，查档有目录，借阅有手续，销毁有登记。同时，根据事业单位的实际特点，及时拟定上报文件材料归档范围和档案保管期限表，进一步明确和规范文件材料的归档管理；在有条件的情况下，要分类收集整理各种有价值的信息、图像、文字资源，提高事业单位档案管理效率。此外，及时整理检查，提高管理效率。事业单位要对全面收集的档案资料及时进行整理归档、登记等，充实完善档案，同时采取定期和不定期自检，做好有关材料的查漏补缺工作，加强日常规范档案查阅、复印以及借阅程序。
四、强化学习培训，提高专业水平
为了适应档案管理的需要，健全和规范档案管理工作，事业单位可专门配备了1-2名专职档案人员，及多名兼职档案员，并且邀请档案局业务指导人员专门对专、兼职档案管理人员进行了业务培训，对各类档案的收集、整理、编目、编号等各项工作进行了详细地说明和讲解，使各专兼职档案员都对各自的业务档案具有了初步整理知识，在平常工作中按照归档要求保管相关材料，初步整理完毕后，再集中统一移交到综合档案室。事业单位的档案管理人员在收集档案资料的过程中要注意脑勤、脚勤、嘴勤。 “脑勤”是指要基于事业单位的实际情况来思考档案管理工作的方向、思路以及利用途径；“脚勤”是指事业单位的档案管理人员要注意与各个业务部门进行及时地交流和联系，以便能够获得第一手的档案资料；“嘴勤”是指事业单位的档案管理人员要对各个业务部门的新工作进行了解、掌握。总之，事业单位务必要通过脑勤、脚勤、嘴勤来拓宽档案资料的信息收集渠道，以便为事业单位管理层提供可靠的参考信息。 与此同时，事业单位要始终重视对档案管理队伍的素质建设，把提高人员素质作为一项重要工作常抓不懈。注重选拔工作细心、认真负责的同志负责档案工作。同时加强对档案管理人员的业务培训，定期组织档案管理人员学习《中华人民共和国档案法》、《档案管理违法违纪行为处分规定》、《归档文件整理规则》等相关法律法规。业务股室加强对工商所档案管理指导，注重档案人员间工作的经验交流，提高档案管理队伍的业务素质。此外，强化资金投入，推进软硬件建设。不断加大资金投入，设立了综合档案室、档案调阅室。事业单位还应该拨出专项经费来添置档案密集架、底图柜、防磁柜、计算机、打印机、除湿机、灭火器、空调、温湿度计等设备，同时投放了防虫、防潮药剂，保证了各类档案的安全，提高了档案管理工作的效率，促进了档案管理工作健康发展。在安全管理上，事业单位要配有专人值班，有监控摄像，档案室的钥匙有专人保管，定期投放药剂，定期打扫卫生。
五、强化档案信息化建设
1.强化档案管理系统的建设 。事业单位档案管理系统是传递档案信息、收集档案信息、促进档案信息应用的系统。众所周知，档案工作在事业单位中会占有较为重要的作用和地位，为了能够将档案的作用予以最大化的发挥，需要建立完善档案管理系统，强化档案管理系统的建设，使之达到功能强大、内容全面、结构严谨的功用。第一，要对档案管理系统的管理权限进行设置。档案管理系统的数据存储、维护等都需要指派专人来予以负责，全部进入到档案管理系统的人员，都应该备注记录；第二，要对档案管理系统的数据存储功能进行完善。档案管理系统应该要支持存储不同类型的信息文件，以及不同格式的信息文件，且信息存储量要大。第三，要建立起快捷、便利的信息网页浏览。信息网页浏览的建立，有利于更加高效、更加快速地为用户提供档案信息服务。
2.档案信息资源建设 。通常而言，档案信息资源的建设主要包括两个方面。一方面，是数字化转化原始馆藏资源。众所周知，在大规模应用计算机技术之前，事业单位的档案信息资源基本都是以纸质化为载体，这些历史纸质档案在时间的流逝下已经不同程度地出现了破损的现象，再加上历史纸质档案会受到时间、地域的较大影响，不利于相关人员的有效使用，针对这种情况，应该将事业单位的纸质档案转化为数字化文件，但值得注意的是，在扫描完纸质档案之后，要注意认真核对，以免出现扫描信息不对称、扫描遗漏的问题出现。另外一方面，要注意收集档案的电子文件。电子文件主要包括2个方面，分别是新出现的档案文件和已扫描的纸质档案，注意要对其格式予以规范，并且对收集时间、收集人员进行注明。
六、结语
总之，档案规范化管理对于事业单位而言极为摘要，既是事业单位真实运营情况的记录，又是事业单位提高管理工作质量、工作效率的必要条件，对于事业单位的可持续性发展会发挥出不可估量的作用，值得深入探讨。事業单位通过全体员工的共同努力，力争让档案管理工作步入到制度化、规范化、科学化的管理轨道。
参考文献：
[1]房云鹏.事业单位档案管理创新的有效途径研究[J]. 兰台内外. 2013，22（05）：156-160.
[2]孙雪莹，姜异楠.事业单位档案管理中存在的问题及解决方法[J]. 中国保健营养. 2013，24（01）：144-146.
[3]窦晓光.努力建设具有中国特色的档案管理体制—转型期的档案管理体制改革研究之二[J].档案学通讯，2016，22（01）：181-184.
[4]杨靖. 新形势下事业单位档案管理的新思路[J]. 安徽预防医学杂志. 2005，22（05）：145-147.
[5]史群.档案管理人员应加强修养、提高素质[J]. 大家健康（学术版）. 2013，18（19）：143-146.
关键词：事业单位 档案管理 规范化
一、引言
档案管理规范化是事业单位档案管理现代化的主要组成部分，也是有序开展档案管理工作的基础，更是促进事业单位实现可持续性发展的前提。从目前来看，越来越多的事业单位日益重视档案管理工作，但档案管理工作仍然存在着一些问题，难以发挥出其应有的作用。本文就事业单位档案管理规范化工作进行探讨。
二、加强事业单位档案保密工作
第一，事业单位档案保密工作的重点应该放在档案库房管理，档案库房有着自身独特的特点，并非任意一间办公室均可作为档案库房；档案库房应该要对门窗进行有效地加固，也不设置在办公楼的最底层，避免出现盗窃现象；档案库房应该与阅览室分开、档案库房应该与办公室分开，务必要指定专人管理档案库房，无关人员不得允许，不能进入到档案库房。第二，合理区分档案的保密期限与保管期限。保管期限的确立是应该基于档案在事业单位工作中的保存价值来合理确定；而保密期限则是指档案受到相关法律法规的保护的时间。第三，坚决执行档案借阅制度和保密纪律，做到档案借阅有领导签批，有经手人签字，有明细登记，并限时归还，确保档案信息资源的绝对安全。
三、强化制度建设，推进科学管理
根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案条例》等有关法律法规，事业单位应该大力完善档案管理的归档、保管、借阅、移交、保密、销毁及库房管理等各项规章制度，使档案管理工作每个环节都要有章可循，都有明确的要求和制度的约束，杜绝不规范、不完整和虚假材料归档，务必要做到权责清晰，收集有范围，鉴定有标准，案卷有统计，查档有目录，借阅有手续，销毁有登记。同时，根据事业单位的实际特点，及时拟定上报文件材料归档范围和档案保管期限表，进一步明确和规范文件材料的归档管理；在有条件的情况下，要分类收集整理各种有价值的信息、图像、文字资源，提高事业单位档案管理效率。此外，及时整理检查，提高管理效率。事业单位要对全面收集的档案资料及时进行整理归档、登记等，充实完善档案，同时采取定期和不定期自检，做好有关材料的查漏补缺工作，加强日常规范档案查阅、复印以及借阅程序。
四、强化学习培训，提高专业水平
为了适应档案管理的需要，健全和规范档案管理工作，事业单位可专门配备了1-2名专职档案人员，及多名兼职档案员，并且邀请档案局业务指导人员专门对专、兼职档案管理人员进行了业务培训，对各类档案的收集、整理、编目、编号等各项工作进行了详细地说明和讲解，使各专兼职档案员都对各自的业务档案具有了初步整理知识，在平常工作中按照归档要求保管相关材料，初步整理完毕后，再集中统一移交到综合档案室。事业单位的档案管理人员在收集档案资料的过程中要注意脑勤、脚勤、嘴勤。 “脑勤”是指要基于事业单位的实际情况来思考档案管理工作的方向、思路以及利用途径；“脚勤”是指事业单位的档案管理人员要注意与各个业务部门进行及时地交流和联系，以便能够获得第一手的档案资料；“嘴勤”是指事业单位的档案管理人员要对各个业务部门的新工作进行了解、掌握。总之，事业单位务必要通过脑勤、脚勤、嘴勤来拓宽档案资料的信息收集渠道，以便为事业单位管理层提供可靠的参考信息。 与此同时，事业单位要始终重视对档案管理队伍的素质建设，把提高人员素质作为一项重要工作常抓不懈。注重选拔工作细心、认真负责的同志负责档案工作。同时加强对档案管理人员的业务培训，定期组织档案管理人员学习《中华人民共和国档案法》、《档案管理违法违纪行为处分规定》、《归档文件整理规则》等相关法律法规。业务股室加强对工商所档案管理指导，注重档案人员间工作的经验交流，提高档案管理队伍的业务素质。此外，强化资金投入，推进软硬件建设。不断加大资金投入，设立了综合档案室、档案调阅室。事业单位还应该拨出专项经费来添置档案密集架、底图柜、防磁柜、计算机、打印机、除湿机、灭火器、空调、温湿度计等设备，同时投放了防虫、防潮药剂，保证了各类档案的安全，提高了档案管理工作的效率，促进了档案管理工作健康发展。在安全管理上，事业单位要配有专人值班，有监控摄像，档案室的钥匙有专人保管，定期投放药剂，定期打扫卫生。
五、强化档案信息化建设
1.强化档案管理系统的建设 。事业单位档案管理系统是传递档案信息、收集档案信息、促进档案信息应用的系统。众所周知，档案工作在事业单位中会占有较为重要的作用和地位，为了能够将档案的作用予以最大化的发挥，需要建立完善档案管理系统，强化档案管理系统的建设，使之达到功能强大、内容全面、结构严谨的功用。第一，要对档案管理系统的管理权限进行设置。档案管理系统的数据存储、维护等都需要指派专人来予以负责，全部进入到档案管理系统的人员，都应该备注记录；第二，要对档案管理系统的数据存储功能进行完善。档案管理系统应该要支持存储不同类型的信息文件，以及不同格式的信息文件，且信息存储量要大。第三，要建立起快捷、便利的信息网页浏览。信息网页浏览的建立，有利于更加高效、更加快速地为用户提供档案信息服务。
2.档案信息资源建设 。通常而言，档案信息资源的建设主要包括两个方面。一方面，是数字化转化原始馆藏资源。众所周知，在大规模应用计算机技术之前，事业单位的档案信息资源基本都是以纸质化为载体，这些历史纸质档案在时间的流逝下已经不同程度地出现了破损的现象，再加上历史纸质档案会受到时间、地域的较大影响，不利于相关人员的有效使用，针对这种情况，应该将事业单位的纸质档案转化为数字化文件，但值得注意的是，在扫描完纸质档案之后，要注意认真核对，以免出现扫描信息不对称、扫描遗漏的问题出现。另外一方面，要注意收集档案的电子文件。电子文件主要包括2个方面，分别是新出现的档案文件和已扫描的纸质档案，注意要对其格式予以规范，并且对收集时间、收集人员进行注明。
六、结语
总之，档案规范化管理对于事业单位而言极为摘要，既是事业单位真实运营情况的记录，又是事业单位提高管理工作质量、工作效率的必要条件，对于事业单位的可持续性发展会发挥出不可估量的作用，值得深入探讨。事業单位通过全体员工的共同努力，力争让档案管理工作步入到制度化、规范化、科学化的管理轨道。
参考文献：
[1]房云鹏.事业单位档案管理创新的有效途径研究[J]. 兰台内外. 2013，22（05）：156-160.
[2]孙雪莹，姜异楠.事业单位档案管理中存在的问题及解决方法[J]. 中国保健营养. 2013，24（01）：144-146.
[3]窦晓光.努力建设具有中国特色的档案管理体制—转型期的档案管理体制改革研究之二[J].档案学通讯，2016，22（01）：181-184.
[4]杨靖. 新形势下事业单位档案管理的新思路[J]. 安徽预防医学杂志. 2005，22（05）：145-147.
[5]史群.档案管理人员应加强修养、提高素质[J]. 大家健康（学术版）. 2013，18（19）：143-146.