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摘 要：档案收集工作是企业档案管理工作的基础，做好企业档案的收集工作对企业的发展有着重要作用。随着企业的发展，也应该用发展的眼光全面理解档案收集工作的主体和内容，运用多种途径推动企业档案的收集工作，保证档案收集工作有效开展。
关键词：档案收集 主体 内容 建议
档案收集工作是企业档案管理的最初环节，是档案管理工作的基石。档案收集工作其对后期的包括档案的鉴定、整理、检索、编研以及利用和统计等档案管理工作都起着关键性作用。全面理解企业档案收集工作，充分发挥档案管理部门和档案形成责任部门的作用，对做好档案收集工作具有重要意义。
一、传统意义上对企业档案收集工作的理解
传统意义上的企业档案收集工作是指档案管理部门特别是档案管理者通过一定的途径将档案对象接收、征集和集中起来，以便于对档案资料进行科学地管理和应用的一项档案业务管理活动。从这个定义可以看出，企业档案收集工作的主体是档案管理部门特别是档案管理者；档案的收集工作的过程集中体现为接收、征集和集中三个动词。但是，仅将档案管理部门或者档案管理人员视为档案收集的责任者来理解档案收集工作的主体是不全面的，把档案收集工作仅仅定义为通过一定的方法将档案对象接收、征集和汇集到一起也是不完整的。随着企业的发展，特别是企业管理模式的变化，应对企业档案收集工作有新的、更全面的理解。
二、企业档案收集工作的新解
1.开展企业档案收集工作的两个关键性责任主体。企业档案收集工作中，有两个关键性的责任主体：第一个是档案管理部门或者是档案管理专职人员，第二个是企业各类档案形成的责任部门或者是企业各类档案形成的责任人。在这两个主体中，第二个主体的作用往往被忽视。
2.企业档案收集工作的内容。企业档案收集工作应当包含以下内容：第一，由企业各部门员工对工作当中所涉及的包括文件材料、照片、实物或者其他自认为有价值的资料进行收集，收集的过程不是简单的事后堆集或者说是把资料放在一起，而是在工作中就应融入整理的过程，根据各项工作的逻辑顺序将资料进行有序的排列。以科技项目档案收集的过程作为例子：科技项目的开展包含立项、实施、验收这几个步骤，科技部门的工作人员在工作中应当在每个步骤完成时对涉及到的资料进行整理收集，在整个科技项目完成后将资料进行汇总，因为在实际工作中有的企业的科技部门是每个人负责几个科技项目，而有的企业是由一个人负责所有项目的立项和实施，有另外一个人负责项目的验收。第二，由档案管理部门或者是专职档案员对各部门形成的资料定期进行收集并做好企业资料的梳理工作。档案管理部门做好资料收集工作的前提是对企业的资料进行清理，做好企业资料的梳理工作也就由档案管理部门定期组织企业各部门对自己部门的各项工作、每个岗位产生的所有信息进行有计划的排查，根据资料的有关特性将其系统化，使企业各类数据列有所依，运行线路清晰，相关责任明确，为企业资料的归档管理提供准确的数据。第三，各部门员工要根据工作内容的变化及时与档案管理部门或者是专职档案员沟通，及时增加或者减少需要收集的资料。由于企业资料的梳理工作是一项系统的、耗时的工作所以一般定期开展，然而企业运营中每个部门每个岗位的每项工作内容具有灵活性和变化性，这导致有些资料或者是归档文件内容也会随时发生变化，企业各类档案形成的责任人比档案管理专职人员更能及时捕捉到这一信息。例如，科技项目原来包含立项、实施、验收三个阶段，但是企业根据规范科技项目管理的要求，科技项目管理工作新增加了后评估阶段，由此产生了后评估的资料，具体包含自评估资料和专家评估意见，此时科技部的工作人员应当与档案管理部门沟通反馈信息，增加科技项目资料的的收集内容，确保科技项目资料收集的完整性。
三、做好企业档案收集工作的几点建议
1.提高档案管理人员的业务水平和敬业精神。档案工作是一项长期的、系统的工作，做好企业档案工作需要档案管理人员耐得住寂寞、守得住清平。企业要注重档案专业人才引进、加强对档案人才的培养。档案管理人员也要不断加强自身的业务水平，专研档案理论，在实践中勤思考，主动参与到企业活动中，与各部门人员积极沟通，确保档案收集的完整、有效、及时，使档案收集工作与企业同步发展。
2.增强企业员工的档案意识。在多数企业中，领导往往比较关注生产技术和经营管理，对档案收集工作的重视程度不够，档案收集的意识比较淡薄，企业资料清理工作开展较少。这导致很多有价值的资料丢失或者没有及时的收集，造成档案资料的缺失。很多企业员工在工作中只是被動的根据档案管理部门的要求收集、上交档案，并没有在工作中做到主动思考哪些资料随着企业也应当被收集成为档案。特别是在岗位发生变动时对于本职工作的档案没有进行完整的交接，致使档案资料的丢失。因此要加强企业员工档案意识的培养，使得档案收集成为一项全员参与的工作，确保企业各工作岗位任职人员针对自身形成和处理的各类资料开展规范化留存。
3.建立企业档案管理制度特别是档案收集制度。建立健全档案管理制度，完善档案收集规定。企业各项工作的开展都需要由健全的制度来保障，档案管理制度的完善对企业档案资料收集的完整、及时同样具有重要作用。随着企业的发展，企业档案资料也呈现来源分散、类型多样的发展趋势，对企业文件的标准化要求也越来越高，因此企业档案的管理部门或者专职档案员就要根据企业的自身特点，围绕实际工作制定有效完善的企业档案管理制度特别是档案收集制度，做好企业资料的梳理工作，使每位员工都能清楚地知晓自己在企业档案资料收集工作所承担的责任和具体的工作。
四、结语
企业的发展对企业档案的收集工作提高出了更高的要求，企业档案资料的形成贯穿企业活动的全过程，企业档案收集工作是企业档案的基础工作。本文对企业档案收集工作的主体和内容提出了新理解，以期实现企业档案收集工作的新发展。
参考文献：
[1]张治霞.企业档案收集中的若干问题探讨[J].科技创新与用， 2014.
[2]刘晓.档案信息化管理视域下企业档案收集工作的开展[J].办公室业务，2012.
[3]陆华.新时期企业档案收集工作中存在的问题及对策[J].中国管理信息化，2014.
[4]王淑改.新时期企业档案收集工作中存在的问题及对策[J].档案人语，2012.
作者简介：杨洁云（1987—），女，山西太原人，2013毕业于山西大学法律专业，硕士，政工师，现从事行政管理工作；丛林（1982—），男，山西大同人，2008年毕业于国防科学技术大学仪器科学与技术专业，硕士，政工师，现从事科技管理工作；张愉婕（1989—），女，山西临汾人，2012年毕业于天津科技大学财务管理专业，现从事财务管理工作。
关键词：档案收集 主体 内容 建议
档案收集工作是企业档案管理的最初环节，是档案管理工作的基石。档案收集工作其对后期的包括档案的鉴定、整理、检索、编研以及利用和统计等档案管理工作都起着关键性作用。全面理解企业档案收集工作，充分发挥档案管理部门和档案形成责任部门的作用，对做好档案收集工作具有重要意义。
一、传统意义上对企业档案收集工作的理解
传统意义上的企业档案收集工作是指档案管理部门特别是档案管理者通过一定的途径将档案对象接收、征集和集中起来，以便于对档案资料进行科学地管理和应用的一项档案业务管理活动。从这个定义可以看出，企业档案收集工作的主体是档案管理部门特别是档案管理者；档案的收集工作的过程集中体现为接收、征集和集中三个动词。但是，仅将档案管理部门或者档案管理人员视为档案收集的责任者来理解档案收集工作的主体是不全面的，把档案收集工作仅仅定义为通过一定的方法将档案对象接收、征集和汇集到一起也是不完整的。随着企业的发展，特别是企业管理模式的变化，应对企业档案收集工作有新的、更全面的理解。
二、企业档案收集工作的新解
1.开展企业档案收集工作的两个关键性责任主体。企业档案收集工作中，有两个关键性的责任主体：第一个是档案管理部门或者是档案管理专职人员，第二个是企业各类档案形成的责任部门或者是企业各类档案形成的责任人。在这两个主体中，第二个主体的作用往往被忽视。
2.企业档案收集工作的内容。企业档案收集工作应当包含以下内容：第一，由企业各部门员工对工作当中所涉及的包括文件材料、照片、实物或者其他自认为有价值的资料进行收集，收集的过程不是简单的事后堆集或者说是把资料放在一起，而是在工作中就应融入整理的过程，根据各项工作的逻辑顺序将资料进行有序的排列。以科技项目档案收集的过程作为例子：科技项目的开展包含立项、实施、验收这几个步骤，科技部门的工作人员在工作中应当在每个步骤完成时对涉及到的资料进行整理收集，在整个科技项目完成后将资料进行汇总，因为在实际工作中有的企业的科技部门是每个人负责几个科技项目，而有的企业是由一个人负责所有项目的立项和实施，有另外一个人负责项目的验收。第二，由档案管理部门或者是专职档案员对各部门形成的资料定期进行收集并做好企业资料的梳理工作。档案管理部门做好资料收集工作的前提是对企业的资料进行清理，做好企业资料的梳理工作也就由档案管理部门定期组织企业各部门对自己部门的各项工作、每个岗位产生的所有信息进行有计划的排查，根据资料的有关特性将其系统化，使企业各类数据列有所依，运行线路清晰，相关责任明确，为企业资料的归档管理提供准确的数据。第三，各部门员工要根据工作内容的变化及时与档案管理部门或者是专职档案员沟通，及时增加或者减少需要收集的资料。由于企业资料的梳理工作是一项系统的、耗时的工作所以一般定期开展，然而企业运营中每个部门每个岗位的每项工作内容具有灵活性和变化性，这导致有些资料或者是归档文件内容也会随时发生变化，企业各类档案形成的责任人比档案管理专职人员更能及时捕捉到这一信息。例如，科技项目原来包含立项、实施、验收三个阶段，但是企业根据规范科技项目管理的要求，科技项目管理工作新增加了后评估阶段，由此产生了后评估的资料，具体包含自评估资料和专家评估意见，此时科技部的工作人员应当与档案管理部门沟通反馈信息，增加科技项目资料的的收集内容，确保科技项目资料收集的完整性。
三、做好企业档案收集工作的几点建议
1.提高档案管理人员的业务水平和敬业精神。档案工作是一项长期的、系统的工作，做好企业档案工作需要档案管理人员耐得住寂寞、守得住清平。企业要注重档案专业人才引进、加强对档案人才的培养。档案管理人员也要不断加强自身的业务水平，专研档案理论，在实践中勤思考，主动参与到企业活动中，与各部门人员积极沟通，确保档案收集的完整、有效、及时，使档案收集工作与企业同步发展。
2.增强企业员工的档案意识。在多数企业中，领导往往比较关注生产技术和经营管理，对档案收集工作的重视程度不够，档案收集的意识比较淡薄，企业资料清理工作开展较少。这导致很多有价值的资料丢失或者没有及时的收集，造成档案资料的缺失。很多企业员工在工作中只是被動的根据档案管理部门的要求收集、上交档案，并没有在工作中做到主动思考哪些资料随着企业也应当被收集成为档案。特别是在岗位发生变动时对于本职工作的档案没有进行完整的交接，致使档案资料的丢失。因此要加强企业员工档案意识的培养，使得档案收集成为一项全员参与的工作，确保企业各工作岗位任职人员针对自身形成和处理的各类资料开展规范化留存。
3.建立企业档案管理制度特别是档案收集制度。建立健全档案管理制度，完善档案收集规定。企业各项工作的开展都需要由健全的制度来保障，档案管理制度的完善对企业档案资料收集的完整、及时同样具有重要作用。随着企业的发展，企业档案资料也呈现来源分散、类型多样的发展趋势，对企业文件的标准化要求也越来越高，因此企业档案的管理部门或者专职档案员就要根据企业的自身特点，围绕实际工作制定有效完善的企业档案管理制度特别是档案收集制度，做好企业资料的梳理工作，使每位员工都能清楚地知晓自己在企业档案资料收集工作所承担的责任和具体的工作。
四、结语
企业的发展对企业档案的收集工作提高出了更高的要求，企业档案资料的形成贯穿企业活动的全过程，企业档案收集工作是企业档案的基础工作。本文对企业档案收集工作的主体和内容提出了新理解，以期实现企业档案收集工作的新发展。
参考文献：
[1]张治霞.企业档案收集中的若干问题探讨[J].科技创新与用， 2014.
[2]刘晓.档案信息化管理视域下企业档案收集工作的开展[J].办公室业务，2012.
[3]陆华.新时期企业档案收集工作中存在的问题及对策[J].中国管理信息化，2014.
[4]王淑改.新时期企业档案收集工作中存在的问题及对策[J].档案人语，2012.
作者简介：杨洁云（1987—），女，山西太原人，2013毕业于山西大学法律专业，硕士，政工师，现从事行政管理工作；丛林（1982—），男，山西大同人，2008年毕业于国防科学技术大学仪器科学与技术专业，硕士，政工师，现从事科技管理工作；张愉婕（1989—），女，山西临汾人，2012年毕业于天津科技大学财务管理专业，现从事财务管理工作。