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【摘要】本文从应用计算机管理档案、加强档案管理队伍建设、更新管理设施、加强档案工作的管理等方面作了阐述。认为高校档案管理改革势在必行。
【关键词】高校档案；管理工作；队伍建设；设施；领导
【中图分类号】G271【文献标识码】A【文章编号】1005-1074(2009)05-0081-01
高校档案是学校历史面貌的真实记录，是国家档案的重要组成部分，是学校教育教学活动的重要内容，也是学校管理水平的标志之一。科学、系统、全面地管理好学校各项活动中形成的档案材料，对于积累经验、开创未来、正确贯彻执行党的教育方针和政策具有重要意义。因此，档案工作历来被各高校所重视。随着国家档案法规的不断完善和依法治档方略的实施，高校档案管理工作逐步走上了制度化、科学化、规范化的道路，在教育事业的发展中发挥了重要作用，并取得了可喜成绩。但是，随着高校教育教学改革的不断深化、科学技术的迅速发展、电教资料种类的增多和学科的互相渗透交叉，给高校档案管理工作带来了一些新的问题。
1高校档案管理工作的现状
1.1档案材料的载体出现了多样化的发展趋势长期以来，高校档案材料的载体绝大多数是纸质的，档案的库房、柜、架等都是基于纸张的特征而设置的，其它载体的档案材料，如照片、磁盘、胶卷等都很少。但近年来，高校的档案材料载体出现了多样化的发展趋势，特别是计算机的广泛应用和多媒体教室的出现，使教学手段发生了很大的变化，粉笔加黑板的教学模式基本上被淘汰，电教材料大量出现，目前已从胶片、录音带、录像带等载体发展到光盘、磁盘、磁带等，而且形状各异，有带型、片型、盘型、卷状等。同时，规格也有多样化的发展趋势。载体各异档案材料的显现，需要相应的设备，这就给档案材料立卷归档、登记、保管、目录编排、查询等带来一些新的问题。
1.2高校档案材料的语种不断增多首先，随着我国改革开放力度的加大和高校教育教学工作的需要，不少高校聘请了外籍教师，这样就会随着教育教学活动的开展，产生相关语种的档案材料。其次，目前有不少高校与国外的高校建立起合作的关系，教师可以互相讲学，定期开展学术交流和联谊活动，这些也会产生相应语种的档案材料。最后，随着外语原版教材的引进和使用，也会产生相应语种的档案材料。高校档案材料语种的增多，也会冲击传统的管理模式。
1.3加强高校科研和对外技术合作高校科研和对外技术合作的加强，使高校的档案材料呈现出互相渗透、交叉的特征，给档案材料的立卷归档、质量鉴定、提供使用带来一定的困难。目前，我国不少高校建立了自己的科研机构，并且与一些企业建立起长期的技术合作关系，使科学研究成为整个学校工作的重要组成部分。由于当前科学技术呈现出综合性越来越强、各学科互相渗透与交叉、科学研究的分工越来越细等特征，这就给档案材料的归类、质量鉴定、目录提供等带来一定的困难。
2高校档案管理工作改革措施
2.1应用计算机对档案材料进行管理计算机在档案管理中具有方便、迅速、灵活、准确、快捷等特点是传统的人工方法所不能达到的，应用计算机进行档案材料管理时，应将大模块分成若干小模块，主要应建立以下几个数据库：主库、利用库、载体库、语种库、借还与调阅库、质量鉴定库、类型规格库和使用统计库等。整个管理系统应具有人机对话功能、屏幕显示功能和打印输出功能等，还应当具有输入、修改、查询、插入和中西文提示等功能。在搞好档案材料计算机管理的同时，不能忽视传统人工档案管理系统的建设。因为人工档案管理具有不易修改、不易删除、安全保密等特点，也不受计算机病毒、停电等外部条件的限制。
2.2加强档案管理队伍的建设，不断提高政治和业务素质，提高管理水平随着高校联合办学、合并和办学规模的扩大，也给档案的管理带来一些新的问题。应根据变化了的情况，在建设好学校中心档案室的前提下，建设好各分校（学院）、新研机构、系（科）的档案室，要根据实际情况，配齐专兼职档案管理人员，形成档案管理网络化，避免档案材料的遗失。同时要组织专兼职档案管理人员学习《中华人民共和国档案法》以及《实施办法》、档案学的基本知识，用马列主义的立场、观点和方法，去研究和解决档案管理中遇到的实际问题，从而不断增强责任意识，提高管理水平。要系统地学习档案学概论、档案管理学、档案保护技术、档案分类学、档案目录学等专业知识，以便正确评价和判断档案的价值，开发档案的信息资源，为学校的教育教学和科学研究提供优质服务。
2.3不断更新和完善档案管理设施，确保档案材料完好无损由于档案材料载体的多样化，特别是磁带、磁盘、光盘和胶卷（片）等形式档案材料的出现，以及档案管理现代化手段的应用，对档案材料库房提出了较高的要求，如胶卷的保存库房需要保持19℃左右的室温等。因此，档案管理要根据实际情况不断更新和完善相应的设施。同时，档案管理的现代化，需要配备计算机、VCD、光电阅读器等设备。这样，才能保证档案材料完好无损，并提高工作效率。
2.4切实加强对档案管理工作的领导领导重视是搞好档案工作的关键。档案管理人员要及时向领导汇报工作，以取得领导的支持与重视，真正把档案工作纳入学校工作的整体计划之中，提到领导的重要议事日程，并作为评估学校工作的重要内容，及时解决学校档案管理中遇到的困难，不断更新和完善档案管理设施，实现高校档案管理的制度化、科学化和规范化，为学校教育事业的发展作出贡献。
【关键词】高校档案；管理工作；队伍建设；设施；领导
【中图分类号】G271【文献标识码】A【文章编号】1005-1074(2009)05-0081-01
高校档案是学校历史面貌的真实记录，是国家档案的重要组成部分，是学校教育教学活动的重要内容，也是学校管理水平的标志之一。科学、系统、全面地管理好学校各项活动中形成的档案材料，对于积累经验、开创未来、正确贯彻执行党的教育方针和政策具有重要意义。因此，档案工作历来被各高校所重视。随着国家档案法规的不断完善和依法治档方略的实施，高校档案管理工作逐步走上了制度化、科学化、规范化的道路，在教育事业的发展中发挥了重要作用，并取得了可喜成绩。但是，随着高校教育教学改革的不断深化、科学技术的迅速发展、电教资料种类的增多和学科的互相渗透交叉，给高校档案管理工作带来了一些新的问题。
1高校档案管理工作的现状
1.1档案材料的载体出现了多样化的发展趋势长期以来，高校档案材料的载体绝大多数是纸质的，档案的库房、柜、架等都是基于纸张的特征而设置的，其它载体的档案材料，如照片、磁盘、胶卷等都很少。但近年来，高校的档案材料载体出现了多样化的发展趋势，特别是计算机的广泛应用和多媒体教室的出现，使教学手段发生了很大的变化，粉笔加黑板的教学模式基本上被淘汰，电教材料大量出现，目前已从胶片、录音带、录像带等载体发展到光盘、磁盘、磁带等，而且形状各异，有带型、片型、盘型、卷状等。同时，规格也有多样化的发展趋势。载体各异档案材料的显现，需要相应的设备，这就给档案材料立卷归档、登记、保管、目录编排、查询等带来一些新的问题。
1.2高校档案材料的语种不断增多首先，随着我国改革开放力度的加大和高校教育教学工作的需要，不少高校聘请了外籍教师，这样就会随着教育教学活动的开展，产生相关语种的档案材料。其次，目前有不少高校与国外的高校建立起合作的关系，教师可以互相讲学，定期开展学术交流和联谊活动，这些也会产生相应语种的档案材料。最后，随着外语原版教材的引进和使用，也会产生相应语种的档案材料。高校档案材料语种的增多，也会冲击传统的管理模式。
1.3加强高校科研和对外技术合作高校科研和对外技术合作的加强，使高校的档案材料呈现出互相渗透、交叉的特征，给档案材料的立卷归档、质量鉴定、提供使用带来一定的困难。目前，我国不少高校建立了自己的科研机构，并且与一些企业建立起长期的技术合作关系，使科学研究成为整个学校工作的重要组成部分。由于当前科学技术呈现出综合性越来越强、各学科互相渗透与交叉、科学研究的分工越来越细等特征，这就给档案材料的归类、质量鉴定、目录提供等带来一定的困难。
2高校档案管理工作改革措施
2.1应用计算机对档案材料进行管理计算机在档案管理中具有方便、迅速、灵活、准确、快捷等特点是传统的人工方法所不能达到的，应用计算机进行档案材料管理时，应将大模块分成若干小模块，主要应建立以下几个数据库：主库、利用库、载体库、语种库、借还与调阅库、质量鉴定库、类型规格库和使用统计库等。整个管理系统应具有人机对话功能、屏幕显示功能和打印输出功能等，还应当具有输入、修改、查询、插入和中西文提示等功能。在搞好档案材料计算机管理的同时，不能忽视传统人工档案管理系统的建设。因为人工档案管理具有不易修改、不易删除、安全保密等特点，也不受计算机病毒、停电等外部条件的限制。
2.2加强档案管理队伍的建设，不断提高政治和业务素质，提高管理水平随着高校联合办学、合并和办学规模的扩大，也给档案的管理带来一些新的问题。应根据变化了的情况，在建设好学校中心档案室的前提下，建设好各分校（学院）、新研机构、系（科）的档案室，要根据实际情况，配齐专兼职档案管理人员，形成档案管理网络化，避免档案材料的遗失。同时要组织专兼职档案管理人员学习《中华人民共和国档案法》以及《实施办法》、档案学的基本知识，用马列主义的立场、观点和方法，去研究和解决档案管理中遇到的实际问题，从而不断增强责任意识，提高管理水平。要系统地学习档案学概论、档案管理学、档案保护技术、档案分类学、档案目录学等专业知识，以便正确评价和判断档案的价值，开发档案的信息资源，为学校的教育教学和科学研究提供优质服务。
2.3不断更新和完善档案管理设施，确保档案材料完好无损由于档案材料载体的多样化，特别是磁带、磁盘、光盘和胶卷（片）等形式档案材料的出现，以及档案管理现代化手段的应用，对档案材料库房提出了较高的要求，如胶卷的保存库房需要保持19℃左右的室温等。因此，档案管理要根据实际情况不断更新和完善相应的设施。同时，档案管理的现代化，需要配备计算机、VCD、光电阅读器等设备。这样，才能保证档案材料完好无损，并提高工作效率。
2.4切实加强对档案管理工作的领导领导重视是搞好档案工作的关键。档案管理人员要及时向领导汇报工作，以取得领导的支持与重视，真正把档案工作纳入学校工作的整体计划之中，提到领导的重要议事日程，并作为评估学校工作的重要内容，及时解决学校档案管理中遇到的困难，不断更新和完善档案管理设施，实现高校档案管理的制度化、科学化和规范化，为学校教育事业的发展作出贡献。