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摘 要：在建设工程中，档案的作用主要是对工程建设项目的原始建设过程进行记录，为今后相关的工作提供必要的依据。本文首先分析工程档案管理编制质量管理工作目前主要存在的几个问题，并对此提出强化的对策。
关键词：工程档案 编制 质量管理
工程档案管理主要是为整个工程施工过程及其管理进行完整的文字资料的记录，可为工程建设质量的检验提供重要的科学依据，是工程今后的扩建、维修与养护不可缺少的重要资料。因此相关的管理部门的工作人员应充分重视工程档案编制质量管理工作，对管理工作中存在的问题及时采取解决的措施。
一、工程档案编制质量管理工作存在的问题
工程档案管理包括资料的填写与编制、收集、审批、整理分类、组卷、移交和归档等各项工作内容，是工程建设过程中十分重要的一部分[3]。随着经济的发展，我国工程建设事业也在不断的发展壮大，同时对于工程建设中档案管理方面存在的问题也应引起足够的重视。目前，我国大多数工程项目建设单位在工程档案编制质量管理工作中普遍存在以下几个问题：①档案管理意识不足：大部分施工单位工作的侧重点主要在工程建设的成本投入、工期、工程质量等方面，而对工程档案缺乏正确的认识，认为档案管理无法获得直接的经济效益，因此不重视工程档案的管理工作。工程技术人员对档案工作缺乏正确的认识，进而导致工程档案管理同工程项目相脱节的情况发生。②档案管理体制不健全：档案管理部门缺少详细的、规范的档案操作流程与管理制度，造成档案资料收集与整理标准不统一，档案质量得不到保障；相关的档案管理部门也未能严格按照有关的规范制度落实日常档案管理工作，档案管理组织机构形同虚，有的单位甚至没有设立专门负责档案管理工作的部门，导致工程档案管理无法顺利有序地展开。③档案管理工作人员整体素质有待提高：工程建设项目涉及到很多工作内容，包括图纸设计、工程技术分析图表、归档往来文件等，不仅要求档案管理人员具备相应的工程技术知识，还要求其具有专业的档案业务管理技能[4]。大部分项目施工单位未能严格按这一要求聘用相关岗位的工作人员，并且兼职情况居多；同时缺少合理、有效的激励机制，项目档案管理人员工作态度较为懈怠、流动频繁，经常发生档案资料未能在第一时间整理归档，进而造成工程档案的资料的遗失、失真。
二、强化工程档案编制质量管理工作的對策
1.加强工程档案编制重要性的宣传工作。项目档案人员工作职能是档案编制工作的重要前提，因此相关的工作人员正确认识档案编制管理职能性质以及内容十分重要。项目建设单位管理人员应加强工程档案编制管理工作的重视，并为档案管理部门提供人员、设备、资金、技术等各方面的支持，同时在企业内加强《档案法》、档案管理相关法律法规的宣传力度，提高相关人员的档案管理意识。做好工程设计、监督管理、财务管理、施工建设等各个部门的沟通与协调工作，为档案编制管理提供良好的工作环境。促进企业内档案管理知识的普及，使企业内包括工程技术人员、档案管理工作人员等更多的人充分认识到提档案编制管理工作质量的必要性与重要性。
2.建立并完善工程档案编制的管理制度。第一，建立完善、规范的档案编制制度，首先应在企业或单位建立内专门负责工程档案管理的机构，并配备相应的工作岗位、工作设备和经费，同时其他部门比如财务部门、工程技术部门等应有负责档案管理的工作人员，负责该部门相关档案资料的收集、整理以及报送，最后由档案编制管理部门负责统一整理归档，这样有利于各部门的沟通以及协调合作。其次，应制定档案编制与管理的规范化操作程序，在工程建设项目中，从工程建设方案设计、工程建设招投标以及施工合同的签订等各环节均应标明相应的工程档案管理要求和内容，以便档案资料的及时收集和归档，确保相关的档案资料的完整和真实。最后，建立临时的工程档案编制管理检查规范，主要用作档案编制、工程建设监管、城市档案管理等各部门定期对工程档案管理的检查，以便及时发现档案管理工作中存在的不足和问题，并采取改进措施。第二，建立档案编制管理责任体系，工程建设企业、施工单位以及有关的参建单位均应按照有关的法律法规履行建立并完善工程档案的职责，加强档案管理的监管工作，制定统一的工程建设材料收集保准，督促相关单位在规定时间内完成工程设计、施工以及竣工等相关图表资料的收集整理与报送，要求档案资料的收集整理均以工程建设的进度相一致。定期检查工程档案归档的日期和档案的准确性和完整性。第三，建立档案编制管理奖惩机制，对未按照《档案法》以及有关的法律法规进行档案管理工作的人员应按规定给予严厉的惩处，以加强工作人员的责任意识，使其保持认真、负责的工作态度。另外，应制定科学、合理的激励措施，对于工作认真负责、工龄较大的工作人员应给予相应的奖励，这样可以提高其工作的主动性与积极性，有利于促进工程档案编制管理工作效率以及质量的提高。
3.提高档案编制管理部门人员整体素质。第一，明确工程档案管理部门的职责，在招聘档案编制与管理工作岗位人员时应在档案管理职能的指导下确定招聘的条件，相关岗位的工作人员不仅需要具备专业的档案编制管理理论知识与业务技能，还应对工程建设流程等相关知识有所了解，同时还应确保所招聘人员具有吃苦耐劳、认真负责等优秀的品质，从源头上提高工程档案编制管理工作者的综合素质。第二，定期组织档案管理人员进行档案编制与管理知识的学习和培训，组织项目档案工作人员学习国家档案局、省档案局、行业主管单位的相关文件、制度及编制办法，让档案人员知道、了解、全面掌握项目档案工作的要点、难点，以提高人员的档案管理业务水平。第三，加大档案专业人才的培养，能力突出、表现优秀的工作人员可给予其进修的机会，施工单位可与高校进行合作，在校内设置工程建设方向的档案编制管理学科，从而为单位培养工程档案管理方面的专业人才。
4.充分利用档案管理先进的信息化技术。传统的人工工程档案管理不仅工作效率不高，在档案整理、归档、检索查找等各方面较为麻烦，而且因为档案编制的周期比较长，且易出错，因此需要投入较多的人力、财力和物力。并且纸质文档的维护管理也需要耗费较大精力和经费，因此各企业与单位应积极地引进并充分利用先进的档案管理信息化技术。建立档案管理部门的信息档案管理系统，以提高档案收集、整理分类、编码归档以及查找利用等档案编制管理工作的效率。需注意的是，在利用档案管理信息技术时应注意做好系统的安全工作，安装正版的防火墙系统和杀毒软件，防止发生档案信息丢失、泄露的不良事件。同时，应提高员工计算机信息技术理论知识与操作水平，从而充分发挥档案信息管理系统的作用。
三、结语
总之，工程档案是工程建设施工非常重要的凭证，加强档案编制与管理工作的质量是保障档案信息准确性和完整性的关键。各企业和施工单位均因高度重视档案编制工作的管理，应加强工程档案编制重要性的宣传工作、建立并完善工程档案编制的管理制度、提高档案编制管理部门人员整体素质以及充分利用档案管理先进的信息化技术，从而有效地提高工程档案编制与管理工作的效率和质量。
参考文献：
[1]李巍.对城市道路工程档案编制质量的反思[J].办公室业务2015（6）：56.
[2]伏凌怡.浅析水利工程档案编制与归档管理[J].内蒙古水利，2014（06）：178.
[3]张付华.关于公路工程档案管理问题与对策分析[J].城建档案，2015（07）：21-22.
[4]曾云云.论工程档案编制质量管理[J].四川水泥，2015（05）：63.
关键词：工程档案 编制 质量管理
工程档案管理主要是为整个工程施工过程及其管理进行完整的文字资料的记录，可为工程建设质量的检验提供重要的科学依据，是工程今后的扩建、维修与养护不可缺少的重要资料。因此相关的管理部门的工作人员应充分重视工程档案编制质量管理工作，对管理工作中存在的问题及时采取解决的措施。
一、工程档案编制质量管理工作存在的问题
工程档案管理包括资料的填写与编制、收集、审批、整理分类、组卷、移交和归档等各项工作内容，是工程建设过程中十分重要的一部分[3]。随着经济的发展，我国工程建设事业也在不断的发展壮大，同时对于工程建设中档案管理方面存在的问题也应引起足够的重视。目前，我国大多数工程项目建设单位在工程档案编制质量管理工作中普遍存在以下几个问题：①档案管理意识不足：大部分施工单位工作的侧重点主要在工程建设的成本投入、工期、工程质量等方面，而对工程档案缺乏正确的认识，认为档案管理无法获得直接的经济效益，因此不重视工程档案的管理工作。工程技术人员对档案工作缺乏正确的认识，进而导致工程档案管理同工程项目相脱节的情况发生。②档案管理体制不健全：档案管理部门缺少详细的、规范的档案操作流程与管理制度，造成档案资料收集与整理标准不统一，档案质量得不到保障；相关的档案管理部门也未能严格按照有关的规范制度落实日常档案管理工作，档案管理组织机构形同虚，有的单位甚至没有设立专门负责档案管理工作的部门，导致工程档案管理无法顺利有序地展开。③档案管理工作人员整体素质有待提高：工程建设项目涉及到很多工作内容，包括图纸设计、工程技术分析图表、归档往来文件等，不仅要求档案管理人员具备相应的工程技术知识，还要求其具有专业的档案业务管理技能[4]。大部分项目施工单位未能严格按这一要求聘用相关岗位的工作人员，并且兼职情况居多；同时缺少合理、有效的激励机制，项目档案管理人员工作态度较为懈怠、流动频繁，经常发生档案资料未能在第一时间整理归档，进而造成工程档案的资料的遗失、失真。
二、强化工程档案编制质量管理工作的對策
1.加强工程档案编制重要性的宣传工作。项目档案人员工作职能是档案编制工作的重要前提，因此相关的工作人员正确认识档案编制管理职能性质以及内容十分重要。项目建设单位管理人员应加强工程档案编制管理工作的重视，并为档案管理部门提供人员、设备、资金、技术等各方面的支持，同时在企业内加强《档案法》、档案管理相关法律法规的宣传力度，提高相关人员的档案管理意识。做好工程设计、监督管理、财务管理、施工建设等各个部门的沟通与协调工作，为档案编制管理提供良好的工作环境。促进企业内档案管理知识的普及，使企业内包括工程技术人员、档案管理工作人员等更多的人充分认识到提档案编制管理工作质量的必要性与重要性。
2.建立并完善工程档案编制的管理制度。第一，建立完善、规范的档案编制制度，首先应在企业或单位建立内专门负责工程档案管理的机构，并配备相应的工作岗位、工作设备和经费，同时其他部门比如财务部门、工程技术部门等应有负责档案管理的工作人员，负责该部门相关档案资料的收集、整理以及报送，最后由档案编制管理部门负责统一整理归档，这样有利于各部门的沟通以及协调合作。其次，应制定档案编制与管理的规范化操作程序，在工程建设项目中，从工程建设方案设计、工程建设招投标以及施工合同的签订等各环节均应标明相应的工程档案管理要求和内容，以便档案资料的及时收集和归档，确保相关的档案资料的完整和真实。最后，建立临时的工程档案编制管理检查规范，主要用作档案编制、工程建设监管、城市档案管理等各部门定期对工程档案管理的检查，以便及时发现档案管理工作中存在的不足和问题，并采取改进措施。第二，建立档案编制管理责任体系，工程建设企业、施工单位以及有关的参建单位均应按照有关的法律法规履行建立并完善工程档案的职责，加强档案管理的监管工作，制定统一的工程建设材料收集保准，督促相关单位在规定时间内完成工程设计、施工以及竣工等相关图表资料的收集整理与报送，要求档案资料的收集整理均以工程建设的进度相一致。定期检查工程档案归档的日期和档案的准确性和完整性。第三，建立档案编制管理奖惩机制，对未按照《档案法》以及有关的法律法规进行档案管理工作的人员应按规定给予严厉的惩处，以加强工作人员的责任意识，使其保持认真、负责的工作态度。另外，应制定科学、合理的激励措施，对于工作认真负责、工龄较大的工作人员应给予相应的奖励，这样可以提高其工作的主动性与积极性，有利于促进工程档案编制管理工作效率以及质量的提高。
3.提高档案编制管理部门人员整体素质。第一，明确工程档案管理部门的职责，在招聘档案编制与管理工作岗位人员时应在档案管理职能的指导下确定招聘的条件，相关岗位的工作人员不仅需要具备专业的档案编制管理理论知识与业务技能，还应对工程建设流程等相关知识有所了解，同时还应确保所招聘人员具有吃苦耐劳、认真负责等优秀的品质，从源头上提高工程档案编制管理工作者的综合素质。第二，定期组织档案管理人员进行档案编制与管理知识的学习和培训，组织项目档案工作人员学习国家档案局、省档案局、行业主管单位的相关文件、制度及编制办法，让档案人员知道、了解、全面掌握项目档案工作的要点、难点，以提高人员的档案管理业务水平。第三，加大档案专业人才的培养，能力突出、表现优秀的工作人员可给予其进修的机会，施工单位可与高校进行合作，在校内设置工程建设方向的档案编制管理学科，从而为单位培养工程档案管理方面的专业人才。
4.充分利用档案管理先进的信息化技术。传统的人工工程档案管理不仅工作效率不高，在档案整理、归档、检索查找等各方面较为麻烦，而且因为档案编制的周期比较长，且易出错，因此需要投入较多的人力、财力和物力。并且纸质文档的维护管理也需要耗费较大精力和经费，因此各企业与单位应积极地引进并充分利用先进的档案管理信息化技术。建立档案管理部门的信息档案管理系统，以提高档案收集、整理分类、编码归档以及查找利用等档案编制管理工作的效率。需注意的是，在利用档案管理信息技术时应注意做好系统的安全工作，安装正版的防火墙系统和杀毒软件，防止发生档案信息丢失、泄露的不良事件。同时，应提高员工计算机信息技术理论知识与操作水平，从而充分发挥档案信息管理系统的作用。
三、结语
总之，工程档案是工程建设施工非常重要的凭证，加强档案编制与管理工作的质量是保障档案信息准确性和完整性的关键。各企业和施工单位均因高度重视档案编制工作的管理，应加强工程档案编制重要性的宣传工作、建立并完善工程档案编制的管理制度、提高档案编制管理部门人员整体素质以及充分利用档案管理先进的信息化技术，从而有效地提高工程档案编制与管理工作的效率和质量。
参考文献：
[1]李巍.对城市道路工程档案编制质量的反思[J].办公室业务2015（6）：56.
[2]伏凌怡.浅析水利工程档案编制与归档管理[J].内蒙古水利，2014（06）：178.
[3]张付华.关于公路工程档案管理问题与对策分析[J].城建档案，2015（07）：21-22.
[4]曾云云.论工程档案编制质量管理[J].四川水泥，2015（05）：63.