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摘 要：企业人事档案记录着企业员工信息、工作经历等基本情况，与个人工资待遇、社会劳动保障组织关系紧密挂钩，是记载人生轨迹的重要载体，是企业全面地考察人，选贤举能、知人善任的重要依据。因此，新建企业在人事档案管理中，务必做到人事档案管理工作规范、科学，以增强人事档案管理工作的活力和生命力，为新建企业人才的合理配置和人才队伍的建设，提供了重要的决策依据。
关键词：人事档案 档案管理 企业管理
一、引言
科学规范的人事档案管理可以不断地提升一个企业的管理水平，做好人事档案管理工作，不但可以发挥档案管理工作的自身价值，而且可以为企业的发展做出应有的贡献。长久以来， 很多人在对人事档案管理工作的认识上存在一定的片面性，对档案本身和档案管理工作的重要性缺乏足够的认识，认为档案和档案管理工作可有可无。档案管理工作对新建企业的健康发展起着至关重要的作用，如何做好新建企业的档案管理工作，吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，不断适应企业发展，是新形势下档案管理工作的一个新课题。新建企业做好档案的开发和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，也是不断提升新建企业的管理水平，为企业的持续发展、人才的合理配置提供一个良性循环，为新建企业发展做出积极的贡献。
二、人事档案的重要性
人事档案是档案中的一个类别，在我们的工作生活中，人事档案扮演着非常重要的角色。它是以个人为单位，按照一定要求收集、鉴别、整理、立卷保存起来具有查考和利用价值的图文材料，记述和反映关我们个人在社会工作中的德能勤绩、经历、学历、技术职称、社会关系、奖惩等等。
1.员工信息的真实可靠。是新建企业知人善任、人尽其才，尽可能把每员工安排在匹配的岗位上的第一个依据。要想发挥每个员工的潜力，就必须要掌握每个员工最真实最全面的个人信息，例如员工的工作经历、思想品德、业务水平、个人技能、个人素质等。通过查阅员工档案，才能了解到每个员工的历史和工作经历，为新建企业的选人、用人提供有价值的参考信息，最大程度上避免信息不对称引起的人事管理的无效或低效。
2.人事决策的重要依据。人事档案为企业的一些重大决策提供了重要依据。如专业技术职务晋升和聘用、选派技术人才挂职锻炼、任期考核等等，关系着员工的晋升和奖惩，决定着企业对不同员工该采取什么样的培训方法等。而员工考核、考察需要有大量的档案记录作为依据，人力资源管理利用人事档案，对员工的业绩、素质、能力等进行综合分析，做出相应的决策，从而保证企业决策的合理性、科学性。
3.合理配置人力资源。人力资源配置是实现新建企业人与岗位相匹配，提高人力资源使用效率和使用价值的重要途径。现代化的人事档案管理手段可以实现人力资源信息的共享，促进人才在行业、组织之间的合理流动，使人力资源在一定范围内得到最佳的配置。
三、新建企业人事档案管理工作中容易存在的问题
1.思想上不夠重视。由于人事档案管理工作是一项内部性、保密性很强的工作，平时工作不引人注目、默默无闻，许多一线员工甚至不清楚人事档案管理工作是怎么回事。由于客观上人才流动越来越频繁，人事档案中反映一个人的工作能力、工作业绩、培训方面的材料很少，对企业选才、识才用处不大。而且人事档案中个人信息内容失真，假年龄、假工龄、假学历层出不穷，失真的信息导致人事部门无法正确评估职工。新建企业在招聘、录用人员时不注重调档、查阅档案，容易导致企业领导对人事档案管理概念淡化，思想上重视不够，久而久之也忽视了企业内部的人事档案管理工作，认为人事档案管理工作就是保管的事务性工作，不是企业的主要业务，只要不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行。领导的不够重视也直接影响到人事档案管理人员思想上重视不够，平时的管理只要力求不出差错即可。
2.硬件设施不到位。新建企业人事档案不多，在管理上容易忽视，造成硬件投入不足，虽然基本上都具有独立人事档案室，但很多未真正做到三室分立，即办公室、查阅室、档案室分离，致使档案的安全、保密措施不到位。
3.档案管理人员专业培训不够。虽有专门的人事档案管理人员，但缺乏专业知识，业务不熟，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务生疏。加上新建企业人手不足，档案管理人员身兼数职，造成对档案工作精力投入不足，对档案材料的收集力度不够，导致人事档案的全面性、动态性保障不够，影响人事档案管理。
4.管理手段落后。传统的人事档案大都以纸质档案管理为主，随着人员流动性的加强，有时会出现人、档不在一处的现象，给人力资源管理部门查阅人事档案带来一定的难度，给人力资源部门的管理带来很大不便，造成大量时间和人力的浪费，降低了工作效率。
四、做好新建企业人事档案管理的措施
1.完善人事档案管理规章制度。在企业初创时就要建立健全档案工作目标管理考核制度和责任追究制度，规范人事档案管理流程，严格手续，做到转入、转出、接收材料有登记，查阅、借阅档案有登记、审批，有效地制约造成档案泄密、涂改等人为因素，保证人事档案管理工作规范有序。对人事档案材料的归档范围、时间要有明确具体的要求，将人事档案管理的侧重点放在反映员工工作能力、工作业绩等档案材料上；档案管理人员在接收人事档案材料时要严格把好审核鉴定关，从纸张规格到字体都要严格要求，拒收不规范的档案材料和缺公章、少签字的材料，确保归档材料规范、完整、可靠。建立健全材料收集工作的协调机制，加强人力资源部部门内及相关部门的沟通、协调，及时追补和不断补充新的资料，力争档案资料能够反映出最新、最全的个人信息。对于员工入职的基本信息以及工作经验的真实性，人力资源部一定要进行把关。对于在职员工的档案资料，管理人员一定要及时记录归档保存，并定期进行审核，对于档案材料不全的尽可能补全。
2.提高企业领导的重视程度。新建企业工作千头万绪，领导对人事档案的重视度程度，只有提高领导的重视度，真正把人事档案工作作为人力资源部门的一项重要的基础工作来抓，支持人事部门对人事档案工作的投入和创新。建立完善适合人力资源部门的质量考核体系，对工作进行量化与考核，激发人事档案工作人员工作积极性和创造性，促进人事档案管理向标准化、科学化迈进。
3.夯实人事档案管理基础工作。确保人事档案工作经费，特别是对人事档案的档案保管和档案信息化建设等方面所需费用要给予重点保障，按标准、按要求建立规范化的档案室、档案柜，搞好通风、采光、防盗、防虫、防潮、防火等配套保护措施，添置扫描仪、监视器等设备，进一步提高档案管理信息化水平，既确保档案利用安全，档案资料不丢失、不损坏，又保证档案信息不失密、不泄密。
4.加强人事档案管理信息化建设。人事档案是人才信息资源库，合理利用各种资源，使其最大限度地发挥作用，把先进的科学技术手段应用于人事档案管理，以达到提高工作效率和延长人事档案寿命的目的。充分利用计算机在人事档案管理工作中的作用，逐步建立和完善人事档案数据库，及时更新，动态管理人事档案信息，保证人事档案信息的时效性、真实性和准确性。
5.加强培训提高管理人员素质。随着时代的发展，人事档案的管理方式也发生了巨大的变化。档案管理人员再也不是以前那种只管整理、查询的档案人员，而应该是既懂档案专业知识又会运用现代化管理方式。因此要选择政治上可靠、作风正派、责任心强的专业人员从事人事档案工作，加强教育培训，定期参加业务知识培训，让他们掌握新的知识和先进的管理技术，进一步了解管理档案的重要性，增强责任心，提高档案管理的业务水平，充分发挥他们在企业发展中的积极性和创造性。
五、结语
企业人事档案管理是企业开展人力资源管理工作的基础，在做好人事档案的收集、归档、整理工作的同时，也要积极开拓创新，适应新形势的需要，为新建企业的发展做出更大贡献。
关键词：人事档案 档案管理 企业管理
一、引言
科学规范的人事档案管理可以不断地提升一个企业的管理水平，做好人事档案管理工作，不但可以发挥档案管理工作的自身价值，而且可以为企业的发展做出应有的贡献。长久以来， 很多人在对人事档案管理工作的认识上存在一定的片面性，对档案本身和档案管理工作的重要性缺乏足够的认识，认为档案和档案管理工作可有可无。档案管理工作对新建企业的健康发展起着至关重要的作用，如何做好新建企业的档案管理工作，吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，不断适应企业发展，是新形势下档案管理工作的一个新课题。新建企业做好档案的开发和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，也是不断提升新建企业的管理水平，为企业的持续发展、人才的合理配置提供一个良性循环，为新建企业发展做出积极的贡献。
二、人事档案的重要性
人事档案是档案中的一个类别，在我们的工作生活中，人事档案扮演着非常重要的角色。它是以个人为单位，按照一定要求收集、鉴别、整理、立卷保存起来具有查考和利用价值的图文材料，记述和反映关我们个人在社会工作中的德能勤绩、经历、学历、技术职称、社会关系、奖惩等等。
1.员工信息的真实可靠。是新建企业知人善任、人尽其才，尽可能把每员工安排在匹配的岗位上的第一个依据。要想发挥每个员工的潜力，就必须要掌握每个员工最真实最全面的个人信息，例如员工的工作经历、思想品德、业务水平、个人技能、个人素质等。通过查阅员工档案，才能了解到每个员工的历史和工作经历，为新建企业的选人、用人提供有价值的参考信息，最大程度上避免信息不对称引起的人事管理的无效或低效。
2.人事决策的重要依据。人事档案为企业的一些重大决策提供了重要依据。如专业技术职务晋升和聘用、选派技术人才挂职锻炼、任期考核等等，关系着员工的晋升和奖惩，决定着企业对不同员工该采取什么样的培训方法等。而员工考核、考察需要有大量的档案记录作为依据，人力资源管理利用人事档案，对员工的业绩、素质、能力等进行综合分析，做出相应的决策，从而保证企业决策的合理性、科学性。
3.合理配置人力资源。人力资源配置是实现新建企业人与岗位相匹配，提高人力资源使用效率和使用价值的重要途径。现代化的人事档案管理手段可以实现人力资源信息的共享，促进人才在行业、组织之间的合理流动，使人力资源在一定范围内得到最佳的配置。
三、新建企业人事档案管理工作中容易存在的问题
1.思想上不夠重视。由于人事档案管理工作是一项内部性、保密性很强的工作，平时工作不引人注目、默默无闻，许多一线员工甚至不清楚人事档案管理工作是怎么回事。由于客观上人才流动越来越频繁，人事档案中反映一个人的工作能力、工作业绩、培训方面的材料很少，对企业选才、识才用处不大。而且人事档案中个人信息内容失真，假年龄、假工龄、假学历层出不穷，失真的信息导致人事部门无法正确评估职工。新建企业在招聘、录用人员时不注重调档、查阅档案，容易导致企业领导对人事档案管理概念淡化，思想上重视不够，久而久之也忽视了企业内部的人事档案管理工作，认为人事档案管理工作就是保管的事务性工作，不是企业的主要业务，只要不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行。领导的不够重视也直接影响到人事档案管理人员思想上重视不够，平时的管理只要力求不出差错即可。
2.硬件设施不到位。新建企业人事档案不多，在管理上容易忽视，造成硬件投入不足，虽然基本上都具有独立人事档案室，但很多未真正做到三室分立，即办公室、查阅室、档案室分离，致使档案的安全、保密措施不到位。
3.档案管理人员专业培训不够。虽有专门的人事档案管理人员，但缺乏专业知识，业务不熟，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务生疏。加上新建企业人手不足，档案管理人员身兼数职，造成对档案工作精力投入不足，对档案材料的收集力度不够，导致人事档案的全面性、动态性保障不够，影响人事档案管理。
4.管理手段落后。传统的人事档案大都以纸质档案管理为主，随着人员流动性的加强，有时会出现人、档不在一处的现象，给人力资源管理部门查阅人事档案带来一定的难度，给人力资源部门的管理带来很大不便，造成大量时间和人力的浪费，降低了工作效率。
四、做好新建企业人事档案管理的措施
1.完善人事档案管理规章制度。在企业初创时就要建立健全档案工作目标管理考核制度和责任追究制度，规范人事档案管理流程，严格手续，做到转入、转出、接收材料有登记，查阅、借阅档案有登记、审批，有效地制约造成档案泄密、涂改等人为因素，保证人事档案管理工作规范有序。对人事档案材料的归档范围、时间要有明确具体的要求，将人事档案管理的侧重点放在反映员工工作能力、工作业绩等档案材料上；档案管理人员在接收人事档案材料时要严格把好审核鉴定关，从纸张规格到字体都要严格要求，拒收不规范的档案材料和缺公章、少签字的材料，确保归档材料规范、完整、可靠。建立健全材料收集工作的协调机制，加强人力资源部部门内及相关部门的沟通、协调，及时追补和不断补充新的资料，力争档案资料能够反映出最新、最全的个人信息。对于员工入职的基本信息以及工作经验的真实性，人力资源部一定要进行把关。对于在职员工的档案资料，管理人员一定要及时记录归档保存，并定期进行审核，对于档案材料不全的尽可能补全。
2.提高企业领导的重视程度。新建企业工作千头万绪，领导对人事档案的重视度程度，只有提高领导的重视度，真正把人事档案工作作为人力资源部门的一项重要的基础工作来抓，支持人事部门对人事档案工作的投入和创新。建立完善适合人力资源部门的质量考核体系，对工作进行量化与考核，激发人事档案工作人员工作积极性和创造性，促进人事档案管理向标准化、科学化迈进。
3.夯实人事档案管理基础工作。确保人事档案工作经费，特别是对人事档案的档案保管和档案信息化建设等方面所需费用要给予重点保障，按标准、按要求建立规范化的档案室、档案柜，搞好通风、采光、防盗、防虫、防潮、防火等配套保护措施，添置扫描仪、监视器等设备，进一步提高档案管理信息化水平，既确保档案利用安全，档案资料不丢失、不损坏，又保证档案信息不失密、不泄密。
4.加强人事档案管理信息化建设。人事档案是人才信息资源库，合理利用各种资源，使其最大限度地发挥作用，把先进的科学技术手段应用于人事档案管理，以达到提高工作效率和延长人事档案寿命的目的。充分利用计算机在人事档案管理工作中的作用，逐步建立和完善人事档案数据库，及时更新，动态管理人事档案信息，保证人事档案信息的时效性、真实性和准确性。
5.加强培训提高管理人员素质。随着时代的发展，人事档案的管理方式也发生了巨大的变化。档案管理人员再也不是以前那种只管整理、查询的档案人员，而应该是既懂档案专业知识又会运用现代化管理方式。因此要选择政治上可靠、作风正派、责任心强的专业人员从事人事档案工作，加强教育培训，定期参加业务知识培训，让他们掌握新的知识和先进的管理技术，进一步了解管理档案的重要性，增强责任心，提高档案管理的业务水平，充分发挥他们在企业发展中的积极性和创造性。
五、结语
企业人事档案管理是企业开展人力资源管理工作的基础，在做好人事档案的收集、归档、整理工作的同时，也要积极开拓创新，适应新形势的需要，为新建企业的发展做出更大贡献。