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Michael的E-mail秘籍
MichaelSong
MichaelSong是CohesiveKnowledgeSolution(CKS)公司创始人和首席执行官。CKS是一家电邮技巧培训公司，向顾客提供关于电邮效率和电邮礼仪的培训讲座，客户包括惠普、诺华、第一资本金融公司等。他及公司另外两位专家所著的《仓鼠革命——如何管理好你的电子邮件，在你被它控制以前》一书已于今年2月由电子工业出版社出版。
我们为了提高自己的工作效率，必须保证信息通过最佳渠道发给正确的接收人，还要保证每个人都亲自去阻止到处瞎发电邮的行为。锁定目标是减少邮件处理时间的最佳手段。锁定合适的收件人意味着要少用“回复所有人”、“抄送”、“群发”。
少用“回复所有人”
“回复所有人”是最容易引人抱怨的。当发件人使用这一工具时，他们总是一厢情愿地以为，收件人名单上的所有人都愿意加入一个虚拟的圈子来讨论某件事。但事实是，很多收到“回复所有人”邮件的人根本没工夫继续参与讨论，但是，他们又觉得有“义务”加入讨论。所以一封发给20个人的邮件很快就能膨胀成100封莫名其妙、前言不搭后语的邮件，因为只要一个人按了“回复所有人”，就有4个人觉得必须加入进来。而且“回复所有人”会形成一种不同步的集体讨论。要是一群人在不同的时间回复，你就很难捋清讨论的线索。
●如果是小事，或是感谢之类的信息，就别用“回复所有人”。
●若是你必须回复一封被反复转发的邮件，只要回复给真正的发件人就好了。
●要是有什么事情需要团队成员一起想办法，组织一个“同步讨论”或电话会议能节省更多时间，使大家可以充分讨论、参与意见，最后做出清晰的决策。
●如果你想阻止同事点击“回复所有人”，在发送群发邮件时，你和你的同事可以在邮件中加上一句:“为节约时间，敬请回复我本人，无需回复所有人。”
●还有一个小窍门——在题目中注上NRN，意思是“无需回复“(NoReplyisNeeded)。有的人也开始使用NTN了——“无需致谢”(NoThanksNeeded)。只要确保你的同事都明白NRN或NTN是什么意思就行了。”只要在输入题目时多打上3个字母，就预防了很多无用的回复出现，真的很实用。
少用“抄送”和“群发”
十年前，当电邮刚刚开始兴起时，我们非常渴望收到各种电邮，最好什么消息都抄送给自己。时代变了，随着信息量的增大，使用“抄送”和“群发”必须有所收敛。我们应当不断地提醒自己:过犹不及。
记得只抄送给真正需要知道这条消息的人。当人们收到一些错误抄送给他们的邮件时，是很容易抱怨的。以下是一些例子:
●自我显示:抄送给某位领导，只是为了让他知道你工作得很努力或加班到很晚
●客气敷衍:抄送给一位同事，只是为了礼貌，而不是真正的工作需要
●给人难堪:把包含有对某人批评意见的邮件抄送给他。
●以防万一:为防文件丢失而多作一些备份，于是抄送给同事，而很多情况下人家已经存储过这些文件了。
过度使用“抄送”容易让别人觉得发件人紧张不安、自私自利、效率低下。不利于打造职业化的个人形象。
最后，少用群发名单来发信，尽可能根据不同的目的做出不同的群发名单。过时的名单就不要再用了。
MichaelSong
MichaelSong是CohesiveKnowledgeSolution(CKS)公司创始人和首席执行官。CKS是一家电邮技巧培训公司，向顾客提供关于电邮效率和电邮礼仪的培训讲座，客户包括惠普、诺华、第一资本金融公司等。他及公司另外两位专家所著的《仓鼠革命——如何管理好你的电子邮件，在你被它控制以前》一书已于今年2月由电子工业出版社出版。
我们为了提高自己的工作效率，必须保证信息通过最佳渠道发给正确的接收人，还要保证每个人都亲自去阻止到处瞎发电邮的行为。锁定目标是减少邮件处理时间的最佳手段。锁定合适的收件人意味着要少用“回复所有人”、“抄送”、“群发”。
少用“回复所有人”
“回复所有人”是最容易引人抱怨的。当发件人使用这一工具时，他们总是一厢情愿地以为，收件人名单上的所有人都愿意加入一个虚拟的圈子来讨论某件事。但事实是，很多收到“回复所有人”邮件的人根本没工夫继续参与讨论，但是，他们又觉得有“义务”加入讨论。所以一封发给20个人的邮件很快就能膨胀成100封莫名其妙、前言不搭后语的邮件，因为只要一个人按了“回复所有人”，就有4个人觉得必须加入进来。而且“回复所有人”会形成一种不同步的集体讨论。要是一群人在不同的时间回复，你就很难捋清讨论的线索。
●如果是小事，或是感谢之类的信息，就别用“回复所有人”。
●若是你必须回复一封被反复转发的邮件，只要回复给真正的发件人就好了。
●要是有什么事情需要团队成员一起想办法，组织一个“同步讨论”或电话会议能节省更多时间，使大家可以充分讨论、参与意见，最后做出清晰的决策。
●如果你想阻止同事点击“回复所有人”，在发送群发邮件时，你和你的同事可以在邮件中加上一句:“为节约时间，敬请回复我本人，无需回复所有人。”
●还有一个小窍门——在题目中注上NRN，意思是“无需回复“(NoReplyisNeeded)。有的人也开始使用NTN了——“无需致谢”(NoThanksNeeded)。只要确保你的同事都明白NRN或NTN是什么意思就行了。”只要在输入题目时多打上3个字母，就预防了很多无用的回复出现，真的很实用。
少用“抄送”和“群发”
十年前，当电邮刚刚开始兴起时，我们非常渴望收到各种电邮，最好什么消息都抄送给自己。时代变了，随着信息量的增大，使用“抄送”和“群发”必须有所收敛。我们应当不断地提醒自己:过犹不及。
记得只抄送给真正需要知道这条消息的人。当人们收到一些错误抄送给他们的邮件时，是很容易抱怨的。以下是一些例子:
●自我显示:抄送给某位领导，只是为了让他知道你工作得很努力或加班到很晚
●客气敷衍:抄送给一位同事，只是为了礼貌，而不是真正的工作需要
●给人难堪:把包含有对某人批评意见的邮件抄送给他。
●以防万一:为防文件丢失而多作一些备份，于是抄送给同事，而很多情况下人家已经存储过这些文件了。
过度使用“抄送”容易让别人觉得发件人紧张不安、自私自利、效率低下。不利于打造职业化的个人形象。
最后，少用群发名单来发信，尽可能根据不同的目的做出不同的群发名单。过时的名单就不要再用了。