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摘 要：为了规范操作程序，防范经营风险，维护企业合法权益，必须建立一整套系统化、规范化、科学化、法律化的合同管理制度，明确合同相关部门的职责；从洽谈、草拟、签订、生效、执行，直至合同终止，建立起合同评审的严格程序；根据合同履约过程中的情况变化，及时对合同进行修改、变更、补充或终止；做到管理层次清楚、职责明确、程序规范，从而使合同的签订、履行、纠纷处理、追溯都处于有效的控制状态，进而防控煤炭企业合同风险。
关键词：煤炭企业 合同管理 评审 程序
在市场经济中，企业为实现一定的经济目的，明确相互权利义务关系而签订合同，企业通过合同所确立的民事关系，是企业经营活动过程不可避免的行为。许多煤炭企业受国家煤炭调拨销售的影响，对合同管理的观念淡薄，致使煤炭买卖合同的签订、执行、追溯中存在巨大的经营风险。为了规范操作程序，防范经营风险，维护企业合法权益，必须建立一整套系统化、规范化、科学化、法律化的合同管理制度，明确合同相关部门的职责；从洽谈、草拟、签订、生效、执行，直至合同终止，建立起合同评审的严格程序；根据合同履约过程中的情况变化，及时对合同进行修改、变更、补充或终止；做到管理层次清楚、职责明确、程序规范，从而使合同的签订、履行、纠纷处理、追溯都处于有效的控制状态，进而防控煤炭企业合同风险。
一、 煤炭企业合同管理存在的现状
1.合同管理观念淡薄，职责不清，制度不健全，风险意识差。随着市场经济的发展，煤炭营销也从国家的计划调拨，逐渐发展成为客户类型多样，销售地区广阔的市场化销售模式。而合同管理基本上还是维持原来的管理方式，没有建立适应变化的有效合同管理制度。有些煤炭企业的买卖合同还存放在销售人员手中，造成合同无人统一管理的“真空”状态；有些煤炭企业貌似成立了合同管理部门或岗位，但由于职责权限不匹配或与其他部门协调性不强，无法达到以合同管理防范企业经营风险的目的；有些企业对销售人员的相关授权不明确或者没有授权制度，还有的煤炭销售人员超过应有的权利范围对外签订合同，甚至未经授权的销售人员也对外签订合同；有的煤炭企业客户调研、合同签订、合同执行等业务由一个部门包揽，没有相应的合同签订流程，达不到相容职务互相分离、互相牵制防范经济风险的作用。
2.合同管理不规范，在合同执行过程中，合同变更无相关文件。煤炭属于大宗物资，标的额大，煤炭企业在初次交易时一般都签订了煤炭合同。但在合同履行过程中，有的煤炭企业存在签一次合同终生有效，合同期满后，合同依然能够执行；有的煤炭企业在品种、质量、数量、价格等已经做了变更执行，合同文件没有进行相应修改或补充，与合同相关的传真、电报、信函等也没有进行收集和存档。合同履行过程中存在的问题，对煤炭企业的稳定经营都带来了极大的风险。
二、明确合同相关部门职责
合同相关部门包括：人事部门、销售部门、质检部门、财务结算部门、调运部门、合同部门、法务部门。
1.人事部门职责：负责对销售人员代表公司进行煤炭销售业务进行授权，出具授权委托书，依据合同部门出具的合同报告进行考核。
2.销售部门职责：在合同签订前，负责对客户主体资格、资信、经办人进行调研，对客户进行评估；负责与客户洽谈合同；确保合同内容拟定完整，信息真实准确；负责与客户协商合同变更事项；负责提报《合同评审表》、《合同变更审批单》；负责正式合同（变更）及合同相关资料送交合同部门；负责合同正式生效后的发运提报和回款。
3.质检部门职责：负责审查合同质量指标、质量和数量验收标准及方法是否符合公司相关规定；负责出现煤质纠纷的处理。
4.财务部门职责：负责审核合同货款回收及结算方法是否符合公司相关制度规定，负责合同执行合同执行过程中的收款、结算、开票等事宜。
5.调运部门职责：负责合同履行过程中，煤炭产品的调配和运输。
6.合同部门职责：负责审查煤炭买卖合同价格条款及价格变更函件是否符合公司规定；负责审核销售部门提供的客户评价及相关证明资料；出具正式合同文本；负责监督、检查合同履行情况并及时通报合同执行及兑现情况；负责合同文本及相关资料的收集、保存；负责合同兑现的统计分析，形成合同报告。
7.法务部门职责：负责对合同订立、履行、变更、解除等事项的程序的完备、合规实施监督评审，避免合同纠纷和欺诈行为的发生；对已经发生纠纷的合同，在有效诉讼期内按照法律程序解决，依法维护企业的合法利益。
三、合同评审
1.销售部门对客户进行充分调研，收集相关客户资质资料，填写《客户评估表》，依据与买受人所达成的煤炭买卖意向填写《合同评审表》。
2.合同部门依据销售部门提供的客户资质资料及《客户评估表》、《合同评审表》，擬订合同文本，销售部门审查合同文本。
3.质检部门、财务部门、法务部门据其职责对合同文本进行评审，评审通过提交总经理审批，评审驳回，销售部门继续与客户洽谈，重新评审。
4.公司总经理对《合同评审表》及合同文本签署意见，评审通过，合同部门出具正式合同文本，评审驳回同，销售部门继续与客户洽谈，重新评审。
5.销售部门将客户签字或盖章后的合同文本返回给合同部和财务部，合同部门依据合同审批和合同正式文本，生效合同。
四、合同的执行
1.合同正式生效前，不得实际履行合同。合同生效后，销售部门协同调运部门确保合同全面、及时履行；如遇有不可抗力及合同约定事项等因素影响合同履行时，销售部门应及时通知合同客户；当客户提出合同异议时，销售部门协同质检部门及时予以答复处理。
2.合同变更。
（1）收货单位、到站、专用线、质量和数量验收标准及方法、付款和结算方式变更。客户要求对原合同中收货单位、到站、专用线、质量和数量验收标准及方法、付款和结算方式变更时，销售部门根据供买客户的书面申请函件和相关材料，填写《合同变更审批单》，选择相应职责部门评审，合同部依据《合同变更审批单》对合同进行变更，并将变更传递给财务、调运等相关部门。
（2）煤炭价格变更。当买卖双方经协商对煤炭价格变更时，销售部门拟定价格变更函件或将用户出具的价格变函件送交合同部。合同部依据公司价格文件，审查价格函件，并在在价格变更函件上加盖合同章，销售部门将客户同意后的价格函件传递给财务部门。
（3）煤炭品种、数量、客户名称变更。客户要求对原合同中煤炭品种、数量、客户名称变更时，需重新签订新合同。
3.合同的履行纠纷处理。客户提出煤炭产品、数量、质量等问题，销售部门协同质检部门，积极与客户协商，提报《纠纷处理单》，法务部出具评审意见后，将相关信息反馈给合同部门、财务部门进行相应处理。客户发生违约，有证据表明，客户付不了货款，销售部门及时与客户沟通，及时协商，销售部将协商结果提报《纠纷处理单》，法务部审批后，总经理签批；协商不成，法务部门采取协商仲裁或诉讼等方式，积极维护企业的合法权益，减少企业的经济损失。客户提起诉讼，合同相关职能部门配合法务部门应诉，维护企业权益，把损失降到最低。
4.合同终止。合同到期终止，因不可抗力或合同约定终止合同，合同部门终止合同，销售部继续维持客户关系；买卖双方协商解除的合同，双方达成解除合同的书面文件，合同部门终止合同，并将重大合同终止信息提报总经理。
5.合同兑现分析及合同保管。合同部门将合同兑现情况进行统计分析，形成合同报告，传递给销售部门、人事部门，人事部门据此对销售部进行考核；合同部门对《合同评审表》、《合同变更审批单》、合同文本、客户材料等合同及相关凭据的收集、整理、归档工作，法务部定期对合同部合同档案情况进行检查。
合同是企业从事经济活动的桥梁纽带，同时也是经济纠纷处理的凭据，煤炭买卖合同贯穿整个煤炭销售过程，建立一套系统性、全过程、全方位、科学的合同管理制度，不仅能防范煤炭企业买卖合同的风险，也将为企业管理水平和经济效益的提高产生巨大的推动力。
关键词：煤炭企业 合同管理 评审 程序
在市场经济中，企业为实现一定的经济目的，明确相互权利义务关系而签订合同，企业通过合同所确立的民事关系，是企业经营活动过程不可避免的行为。许多煤炭企业受国家煤炭调拨销售的影响，对合同管理的观念淡薄，致使煤炭买卖合同的签订、执行、追溯中存在巨大的经营风险。为了规范操作程序，防范经营风险，维护企业合法权益，必须建立一整套系统化、规范化、科学化、法律化的合同管理制度，明确合同相关部门的职责；从洽谈、草拟、签订、生效、执行，直至合同终止，建立起合同评审的严格程序；根据合同履约过程中的情况变化，及时对合同进行修改、变更、补充或终止；做到管理层次清楚、职责明确、程序规范，从而使合同的签订、履行、纠纷处理、追溯都处于有效的控制状态，进而防控煤炭企业合同风险。
一、 煤炭企业合同管理存在的现状
1.合同管理观念淡薄，职责不清，制度不健全，风险意识差。随着市场经济的发展，煤炭营销也从国家的计划调拨，逐渐发展成为客户类型多样，销售地区广阔的市场化销售模式。而合同管理基本上还是维持原来的管理方式，没有建立适应变化的有效合同管理制度。有些煤炭企业的买卖合同还存放在销售人员手中，造成合同无人统一管理的“真空”状态；有些煤炭企业貌似成立了合同管理部门或岗位，但由于职责权限不匹配或与其他部门协调性不强，无法达到以合同管理防范企业经营风险的目的；有些企业对销售人员的相关授权不明确或者没有授权制度，还有的煤炭销售人员超过应有的权利范围对外签订合同，甚至未经授权的销售人员也对外签订合同；有的煤炭企业客户调研、合同签订、合同执行等业务由一个部门包揽，没有相应的合同签订流程，达不到相容职务互相分离、互相牵制防范经济风险的作用。
2.合同管理不规范，在合同执行过程中，合同变更无相关文件。煤炭属于大宗物资，标的额大，煤炭企业在初次交易时一般都签订了煤炭合同。但在合同履行过程中，有的煤炭企业存在签一次合同终生有效，合同期满后，合同依然能够执行；有的煤炭企业在品种、质量、数量、价格等已经做了变更执行，合同文件没有进行相应修改或补充，与合同相关的传真、电报、信函等也没有进行收集和存档。合同履行过程中存在的问题，对煤炭企业的稳定经营都带来了极大的风险。
二、明确合同相关部门职责
合同相关部门包括：人事部门、销售部门、质检部门、财务结算部门、调运部门、合同部门、法务部门。
1.人事部门职责：负责对销售人员代表公司进行煤炭销售业务进行授权，出具授权委托书，依据合同部门出具的合同报告进行考核。
2.销售部门职责：在合同签订前，负责对客户主体资格、资信、经办人进行调研，对客户进行评估；负责与客户洽谈合同；确保合同内容拟定完整，信息真实准确；负责与客户协商合同变更事项；负责提报《合同评审表》、《合同变更审批单》；负责正式合同（变更）及合同相关资料送交合同部门；负责合同正式生效后的发运提报和回款。
3.质检部门职责：负责审查合同质量指标、质量和数量验收标准及方法是否符合公司相关规定；负责出现煤质纠纷的处理。
4.财务部门职责：负责审核合同货款回收及结算方法是否符合公司相关制度规定，负责合同执行合同执行过程中的收款、结算、开票等事宜。
5.调运部门职责：负责合同履行过程中，煤炭产品的调配和运输。
6.合同部门职责：负责审查煤炭买卖合同价格条款及价格变更函件是否符合公司规定；负责审核销售部门提供的客户评价及相关证明资料；出具正式合同文本；负责监督、检查合同履行情况并及时通报合同执行及兑现情况；负责合同文本及相关资料的收集、保存；负责合同兑现的统计分析，形成合同报告。
7.法务部门职责：负责对合同订立、履行、变更、解除等事项的程序的完备、合规实施监督评审，避免合同纠纷和欺诈行为的发生；对已经发生纠纷的合同，在有效诉讼期内按照法律程序解决，依法维护企业的合法利益。
三、合同评审
1.销售部门对客户进行充分调研，收集相关客户资质资料，填写《客户评估表》，依据与买受人所达成的煤炭买卖意向填写《合同评审表》。
2.合同部门依据销售部门提供的客户资质资料及《客户评估表》、《合同评审表》，擬订合同文本，销售部门审查合同文本。
3.质检部门、财务部门、法务部门据其职责对合同文本进行评审，评审通过提交总经理审批，评审驳回，销售部门继续与客户洽谈，重新评审。
4.公司总经理对《合同评审表》及合同文本签署意见，评审通过，合同部门出具正式合同文本，评审驳回同，销售部门继续与客户洽谈，重新评审。
5.销售部门将客户签字或盖章后的合同文本返回给合同部和财务部，合同部门依据合同审批和合同正式文本，生效合同。
四、合同的执行
1.合同正式生效前，不得实际履行合同。合同生效后，销售部门协同调运部门确保合同全面、及时履行；如遇有不可抗力及合同约定事项等因素影响合同履行时，销售部门应及时通知合同客户；当客户提出合同异议时，销售部门协同质检部门及时予以答复处理。
2.合同变更。
（1）收货单位、到站、专用线、质量和数量验收标准及方法、付款和结算方式变更。客户要求对原合同中收货单位、到站、专用线、质量和数量验收标准及方法、付款和结算方式变更时，销售部门根据供买客户的书面申请函件和相关材料，填写《合同变更审批单》，选择相应职责部门评审，合同部依据《合同变更审批单》对合同进行变更，并将变更传递给财务、调运等相关部门。
（2）煤炭价格变更。当买卖双方经协商对煤炭价格变更时，销售部门拟定价格变更函件或将用户出具的价格变函件送交合同部。合同部依据公司价格文件，审查价格函件，并在在价格变更函件上加盖合同章，销售部门将客户同意后的价格函件传递给财务部门。
（3）煤炭品种、数量、客户名称变更。客户要求对原合同中煤炭品种、数量、客户名称变更时，需重新签订新合同。
3.合同的履行纠纷处理。客户提出煤炭产品、数量、质量等问题，销售部门协同质检部门，积极与客户协商，提报《纠纷处理单》，法务部出具评审意见后，将相关信息反馈给合同部门、财务部门进行相应处理。客户发生违约，有证据表明，客户付不了货款，销售部门及时与客户沟通，及时协商，销售部将协商结果提报《纠纷处理单》，法务部审批后，总经理签批；协商不成，法务部门采取协商仲裁或诉讼等方式，积极维护企业的合法权益，减少企业的经济损失。客户提起诉讼，合同相关职能部门配合法务部门应诉，维护企业权益，把损失降到最低。
4.合同终止。合同到期终止，因不可抗力或合同约定终止合同，合同部门终止合同，销售部继续维持客户关系；买卖双方协商解除的合同，双方达成解除合同的书面文件，合同部门终止合同，并将重大合同终止信息提报总经理。
5.合同兑现分析及合同保管。合同部门将合同兑现情况进行统计分析，形成合同报告，传递给销售部门、人事部门，人事部门据此对销售部进行考核；合同部门对《合同评审表》、《合同变更审批单》、合同文本、客户材料等合同及相关凭据的收集、整理、归档工作，法务部定期对合同部合同档案情况进行检查。
合同是企业从事经济活动的桥梁纽带，同时也是经济纠纷处理的凭据，煤炭买卖合同贯穿整个煤炭销售过程，建立一套系统性、全过程、全方位、科学的合同管理制度，不仅能防范煤炭企业买卖合同的风险，也将为企业管理水平和经济效益的提高产生巨大的推动力。