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摘 要：高校人事档案管理数字化，满足了高校人事管理过程中所产生的海量信息的统一管理，在存储的同时，还基于互联网实现了电子存取功能、档案资源的查询和检索功能等等，档案管理通过与办公自动化系统无缝链接，使得高校人事档案管理高质量、高效率完成。本论文针对高校人事档案管理数字化建设的要点进行分析。
关键词：高校 人事档案管理 信息技术 数字化建设
高校档案管理工作中，人事档案管理是重要的组成部分。信息时代，高校人事档案管理信息化，就是实施人事档案的数字化管理，所需要应用的信息技术中，以数据库技术为主，结合使用多媒体技术，将人事档案数字化转化，成为可以使用计算机技术加工、处理的信息，并存储到档案数据库中。
一、高校人事档案设施数字化管理的作用
1.高校人事档案数字化管理可以提供工作效率。高校人事档案管理的工作量是非常大的，包括教职员工档案和学生档案。其中，教职员工档案资源中，除了教师和学校管理人员的档案资料之外，还包括工勤人员的档案；学生档案主要由学生处管理，教务处和学生所在愿意配合管理学生档案。对高校人事档案采用信息技术实施管理，可以将所有的管理内容数字化，应用计算机软件可以自动化操作各种功能而完成人事档案管理工作。档案管理人员所需要做的就是将档案信息录入到计算机档案管理软件中。操作档案管理软件，就可以检索档案信息、共享档案资源，而且可以重复操作，避免了档案管理人员手工操作中的重复劳动，从而使得人事档案管理效率提高。
2.高校人事档案数字化管理可以实现人事档案信息整合。高校人事档案管理的工作量是非常大的，而且根据人事档案的不同类别而由不同的部门进行管理。高校人事档案管理采用数字化管理方式，可以将案数字化管理系统建立起来，所有承担档案管理工作的部门，包括人事档案管理部门、学生处以及教育处，都基于互联网与高校的人事档案管理部门建立沟通渠道，构建可用于资源共享的人事档案管理平台是非常必要的，使承担人事档案管理工作的各个部门的人事档案管理资源整合，对每一个档案管理部门实施规范有序的管理。此外，人事档案管理平台还要从服务功能的角度出发，建立多个模块，包括薪酬管理模块、教职员工业绩考核模块、人事资源信息模块以及高校师资管理模块等等。将各个管理模块与人事档案资源建立成为有机体，可以确保人事档案信息有效利用。
3.高校人事档案数字化管理可以确保人事档案信息长期保存。高校传统的人事档案管理是纸质化管理。由于档案资料长期翻阅，加之纸质档案长期保存会由于纸张的老化而破损或者虫蛀，导致人事档案信息缺失。高校人事档案管理采用数字化管理模式，所有的人事档案信息数字化处理后，储存在档案软件的数据库中，有助于人事档案资料的长期保存而不会遭到损坏。由于档案信息管理软件有备份功能，所以，即便人事档案信息丢失，也会采取技术处理措施而将所丢失的人事档案找回。
二、高校人事档案管理数字化建设措施
1.对高校人事档案数字管理平台实施制度化管理。目前很多高校在人事档案中，采用数字化管理的同时，还会将人事档案数字管理平台构建起来。对人事档案数字管理平台的管理，则需要采用制度化管理模式，以确保人事档案管理规范化，且能够将其实用功能充分地发挥出来。高校人事档案数字管理平台所采用的是档案数字化管理软件，而且软件具有一定的兼容性，能够满足高校的人事档案管理需求，且能够保证档案数据信息能够在网络上高效率传输。但是，具体工作中，要确保高校人事档案管理顺畅，且各项工作能够有效展开，且能够满足服务对象的多方面需求，就要根据高校人事档案管理需要制定数据化档案管理流程，并将相应的档案管理规范和工作标准制定出来，实施制度化管理。由于高校人事档案管理属于是动态化管理，所有的档案资源都会实时变化，就需要对相应的管理制度以不断完善。鉴于高校人事结构复杂，就要在对人事档案实施分级管理的同时，还要明确相关管理人员的工作职责，确保人事档案资料真实而准确，从而提高人事档案管理效率。高校人事档案实施数字化管理，管理效率明显提升，而且各项工作更为规范而有序。
2.使用云计算对高校人事档案实施优化管理。云计算是在计算机互联网充分发展的今天而实现的信息技术跨越式发展，被称为是新型技术变革。基于云计算而实施人事档案管理，并将相应的人事档案管理模式构建起来，实现了人事档案的优化管理。云计算是基于计算机互联网而建立起来的新型的基础架构，可以对分散的布局进行整合。在资源整理中，是本地计算机的浏览器和操作系统都通过互联网接入到“云”端而开展人事档案管理工作。所有的档案管理以及所发挥的档案服务功能都会在“云”端展开。而不受实践和空间的限制。特别是现在智能手机普及，通过智能手机登录到“云”端，就可以开展人事档案管理工作。在具体操作上，并不需要掌握专业技术，所有的工作都可在网络上展开。使用云计算实施高校人事档案管理，是运用了云计算的数字挖掘技术，在海量的档案信息中就可以讲自己所需要的档案信息资料挖掘出来。依赖于云计算这一优势，就可以对人事档案信息根据自己的需求以管理，还可以随时调用自己所需要的档案信息。高校的人事网档案由于分类不同，会存储在不同的数据库中，通过互联网进行信息化管理，是对不同的数据库分散管理的人事档案重新整合到指定的数据库中。具体操作中，是计算机网络建立一个统一的档案资源传输入口，本地计算机以此为接口接入到云中，相关的人事档案管理工作内容经过技术处理后也转向了云端进行。随着信息检索等各项服务性功能转移到云端。人事档案服务对象要查询人事档案信息，只要使用智能手机等移动设备接入互联网平台接入到云端，就可以接受人事档案管理部门所提供的各项服务。调用人事档案信息的人登录到云端后，提出调用请求，验证合格后，就可以调用自己所需要的档案信息，甚或是提取档案。可见，高校的人事档案管理采用云计算而展开工作，不仅可以提高档案服务的时效性，而且提高了服务质量。
三、结语
综上所述，数字化管理高校人事档案管理工作中，所涉及的档案信息资料数量大，种类繁多，所以，高校的人事档案资料由不同的部门承担管理责任。这种分散化的人事档案资料管理模式存在着诸多的弊端，因此采用数字化管理可以使分散的人事档案资料管理以整合，可以确保档案信息实现共享的情况下，而更为安全、可靠、快捷地向档案信息对象提供服务。
参考文献：
[1]刘冬梅.高校人事档案管理工作：意义、研究现状与创新 [J].吉首大学学报（社会科学版），2013，2（03）：141—143.
[2]丁玥，陳灏杰，肖扬.高校人事档案数字化管理的探索与实践——以防灾科技学院人事档案工作为例[J].科技信息，2012（07）：53、47.
[3]汪水英，王文华.高校人事档案数字化管理浅析[J].山西档案，2014（04）：69—71.
[4]王珺.数字化背景下高校人事档案管理探讨[J].才智，2015（27）：171—171.
关键词：高校 人事档案管理 信息技术 数字化建设
高校档案管理工作中，人事档案管理是重要的组成部分。信息时代，高校人事档案管理信息化，就是实施人事档案的数字化管理，所需要应用的信息技术中，以数据库技术为主，结合使用多媒体技术，将人事档案数字化转化，成为可以使用计算机技术加工、处理的信息，并存储到档案数据库中。
一、高校人事档案设施数字化管理的作用
1.高校人事档案数字化管理可以提供工作效率。高校人事档案管理的工作量是非常大的，包括教职员工档案和学生档案。其中，教职员工档案资源中，除了教师和学校管理人员的档案资料之外，还包括工勤人员的档案；学生档案主要由学生处管理，教务处和学生所在愿意配合管理学生档案。对高校人事档案采用信息技术实施管理，可以将所有的管理内容数字化，应用计算机软件可以自动化操作各种功能而完成人事档案管理工作。档案管理人员所需要做的就是将档案信息录入到计算机档案管理软件中。操作档案管理软件，就可以检索档案信息、共享档案资源，而且可以重复操作，避免了档案管理人员手工操作中的重复劳动，从而使得人事档案管理效率提高。
2.高校人事档案数字化管理可以实现人事档案信息整合。高校人事档案管理的工作量是非常大的，而且根据人事档案的不同类别而由不同的部门进行管理。高校人事档案管理采用数字化管理方式，可以将案数字化管理系统建立起来，所有承担档案管理工作的部门，包括人事档案管理部门、学生处以及教育处，都基于互联网与高校的人事档案管理部门建立沟通渠道，构建可用于资源共享的人事档案管理平台是非常必要的，使承担人事档案管理工作的各个部门的人事档案管理资源整合，对每一个档案管理部门实施规范有序的管理。此外，人事档案管理平台还要从服务功能的角度出发，建立多个模块，包括薪酬管理模块、教职员工业绩考核模块、人事资源信息模块以及高校师资管理模块等等。将各个管理模块与人事档案资源建立成为有机体，可以确保人事档案信息有效利用。
3.高校人事档案数字化管理可以确保人事档案信息长期保存。高校传统的人事档案管理是纸质化管理。由于档案资料长期翻阅，加之纸质档案长期保存会由于纸张的老化而破损或者虫蛀，导致人事档案信息缺失。高校人事档案管理采用数字化管理模式，所有的人事档案信息数字化处理后，储存在档案软件的数据库中，有助于人事档案资料的长期保存而不会遭到损坏。由于档案信息管理软件有备份功能，所以，即便人事档案信息丢失，也会采取技术处理措施而将所丢失的人事档案找回。
二、高校人事档案管理数字化建设措施
1.对高校人事档案数字管理平台实施制度化管理。目前很多高校在人事档案中，采用数字化管理的同时，还会将人事档案数字管理平台构建起来。对人事档案数字管理平台的管理，则需要采用制度化管理模式，以确保人事档案管理规范化，且能够将其实用功能充分地发挥出来。高校人事档案数字管理平台所采用的是档案数字化管理软件，而且软件具有一定的兼容性，能够满足高校的人事档案管理需求，且能够保证档案数据信息能够在网络上高效率传输。但是，具体工作中，要确保高校人事档案管理顺畅，且各项工作能够有效展开，且能够满足服务对象的多方面需求，就要根据高校人事档案管理需要制定数据化档案管理流程，并将相应的档案管理规范和工作标准制定出来，实施制度化管理。由于高校人事档案管理属于是动态化管理，所有的档案资源都会实时变化，就需要对相应的管理制度以不断完善。鉴于高校人事结构复杂，就要在对人事档案实施分级管理的同时，还要明确相关管理人员的工作职责，确保人事档案资料真实而准确，从而提高人事档案管理效率。高校人事档案实施数字化管理，管理效率明显提升，而且各项工作更为规范而有序。
2.使用云计算对高校人事档案实施优化管理。云计算是在计算机互联网充分发展的今天而实现的信息技术跨越式发展，被称为是新型技术变革。基于云计算而实施人事档案管理，并将相应的人事档案管理模式构建起来，实现了人事档案的优化管理。云计算是基于计算机互联网而建立起来的新型的基础架构，可以对分散的布局进行整合。在资源整理中，是本地计算机的浏览器和操作系统都通过互联网接入到“云”端而开展人事档案管理工作。所有的档案管理以及所发挥的档案服务功能都会在“云”端展开。而不受实践和空间的限制。特别是现在智能手机普及，通过智能手机登录到“云”端，就可以开展人事档案管理工作。在具体操作上，并不需要掌握专业技术，所有的工作都可在网络上展开。使用云计算实施高校人事档案管理，是运用了云计算的数字挖掘技术，在海量的档案信息中就可以讲自己所需要的档案信息资料挖掘出来。依赖于云计算这一优势，就可以对人事档案信息根据自己的需求以管理，还可以随时调用自己所需要的档案信息。高校的人事网档案由于分类不同，会存储在不同的数据库中，通过互联网进行信息化管理，是对不同的数据库分散管理的人事档案重新整合到指定的数据库中。具体操作中，是计算机网络建立一个统一的档案资源传输入口，本地计算机以此为接口接入到云中，相关的人事档案管理工作内容经过技术处理后也转向了云端进行。随着信息检索等各项服务性功能转移到云端。人事档案服务对象要查询人事档案信息，只要使用智能手机等移动设备接入互联网平台接入到云端，就可以接受人事档案管理部门所提供的各项服务。调用人事档案信息的人登录到云端后，提出调用请求，验证合格后，就可以调用自己所需要的档案信息，甚或是提取档案。可见，高校的人事档案管理采用云计算而展开工作，不仅可以提高档案服务的时效性，而且提高了服务质量。
三、结语
综上所述，数字化管理高校人事档案管理工作中，所涉及的档案信息资料数量大，种类繁多，所以，高校的人事档案资料由不同的部门承担管理责任。这种分散化的人事档案资料管理模式存在着诸多的弊端，因此采用数字化管理可以使分散的人事档案资料管理以整合，可以确保档案信息实现共享的情况下，而更为安全、可靠、快捷地向档案信息对象提供服务。
参考文献：
[1]刘冬梅.高校人事档案管理工作：意义、研究现状与创新 [J].吉首大学学报（社会科学版），2013，2（03）：141—143.
[2]丁玥，陳灏杰，肖扬.高校人事档案数字化管理的探索与实践——以防灾科技学院人事档案工作为例[J].科技信息，2012（07）：53、47.
[3]汪水英，王文华.高校人事档案数字化管理浅析[J].山西档案，2014（04）：69—71.
[4]王珺.数字化背景下高校人事档案管理探讨[J].才智，2015（27）：171—171.