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摘 要：随着信息技术的蓬勃发展和在高校科研工作中的广泛应用，大量科研电子文件随之产生，科研电子文件作为科研工作中的重要资料日渐受到关注，有价值的科研电子文件归档成为了档案工作者必须面对的新问题。本文拟从高校科研电子文件的基本特点入手，对如何开展科研电子文件归档工作提出自己的粗浅看法，希望能对高校科研电子文件归档工作的研究起到抛砖引玉的作用。
关键词：电子文件 科研电子文件 归档
高校科研电子文件是高校科研工作中产生的重要资料，对其进行高质量的归档和管理，不但可记录每一个科研项目从申报到完成的过程，而且可全面、真实的记录高校科学研究事业发展的历史；是实现科研成果产研转化的依据，可为高校在后期的科学研究工作中提供全面的档案参照，切实推进科研工作的发展进程。因此，进行高校科研电子文件归档的研究具有重要的意义。
一、高校科研电子文件的基本特点
对科研电子文件的特点进行分析，进而制定出切实可行的归档管理措施，是实现高校科研电子文件归档管理工作的重要保证，是提高高校科研电子档案管理效果和利用效率的基础。高校科研电子文件是指：在高校科学研究活动中，于数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传输的文件。当前我国高校科研电子文件的基本特点集中表现为：
1.专业性。专业性强是高校科研电子文件的重要特点之一。高校的科研活动往往与国家和当地的发展需要、学校的学科专业建设需要等因素有关，涉及的研究范围和内容很广泛，但每一项研究都是独立的、在特定的专业技术领域内进行的研究，由此产生的科研电子文件，在形成领域、形成过程、记录方式和内容性质等方面都具有鲜明的专业性特点。
2.成套性。高校科研活动一般都是以课题为单位来展开。无论该课题研究的规模是大是小，研究的时间是长是短，但在每一科研课题研究中形成的一系列研究材料，却记载和反映了该项科研活动的全过程，它们之间存在着紧密的联系，构成了一个有机的整体，因而高校科研电子文件具有明显的成套性特点。
3.多样性。在高校科研活动中，研究者常常采用多种研究方法、 不同的设备和软件系统进行数据的采集、分析、统计和制图等，大量的文本、图像、视频和数据库等类型的研究文件大量产生。因此所形成的电子文件类型也不尽相同，具有多样性的特点。
4.分散性。在高校科研活动中，由于面对的研究对象广泛，涉及到的专业技术领域多种多样，并且一些大型的科研项目还需多个部门、多个团队或多个单位协同工作才能完成，所以在研究过程形成的电子文件具有来源广泛、文件分散的特点。
二、制定科研电子文件归档管理工作的措施
为保证高校科研电子文件归档与管理工作的顺利进行，应结合科研电子文件的特点制定出具体的实施措施。
1.加强高素质档案管理人才的培养。人才是促进各项工作得以顺利开展的有效支撑，在高校科研电子文件归档工作中，档案管理人员的综合素质对归档管理工作产生着极其重要的影响，因此探索相应的人才培养措施，切实提高管理人员的综合素质，可为电子文件归档管理工作的全面开展奠定坚实的人才基础。为此，首先，档案管理人员在加强业务知识学习的同时，应对涉及到的要求归档的相关学科领域的研究工作流程和学科概况有所了解，方便确定其歸档范围和内容，做好科研电子文件的分类和整理，为更好的完成归档管理工作奠定基础。其次，由于科研电子文件归档管理工作涉及到计算机技术和网络技术等方面的知识，所以应该根据需要，对档案管理人员实施计算机和网络技术的培训，提高其计算机和网络的应用能力，使其能够熟练的应用计算机开展工作，保证科研电子文件归档管理工作的顺利开展。最后，应对人才招聘策略进行适当的调整，尽量选聘既懂档案管理业务知识，又懂信息技术的复合型人才到档案部门工作。
2.保证科研电子文件归档管理的完整性。高校科研电子文件主要产生于两个渠道：一是直接产生于各种与科研活动相关的管理系统，如：科研管理系统、自动化办公系统等；二是产生于各种管理系统之外电子设备的运用中，如：实验设备自动记录的实验数据、系统外计算机生成的电子文件等。而高校科研电子文件的成套性特点，又决定了在归档时应注意其内在联系，能反映相关科研项目研究的全过程，以保证其归档管理的完整性。为此，在高校科研电子文件归档管理工作中应具体做好如下工作：
2.1引入“前端控制”理论对产生于各种管理系统的科研电子文件，在其归档管理工作中引入“前端控制”理论，即把档案管理的理论和方法嵌入管理系统的设计和开发中，在科研电子文件还未产生之时，就在系统中对其管理进行通盘规划，对科研电子文件从产生到归档的整个过程进行超前控制和管理，以保证其在管理系统流转过程中产生的元数据和背景信息等能同时被采集归档，实现归档科研电子文件的内容、结构和背景信息无缺损，数量齐全，符合电子文件归档管理的要求。
2.2做好系统外电子文件的归档对产生于各种管理系统之外的有保存价值的科研电子文件，也要注意收集归档。如，科研人员在非管理系统内的计算机上处理的研究数据及报表等，可用物理归档的方式来对其进行归档。
3.制定契合的归档技术标准和管理规范。技术标准和管理规范是科研电子文件归档工作实现标准化和有序化的基础，是保证科研电子文件归档工作顺利进行的重要条件。因此，高校档案管理部门应在立足本校科研电子文件档案归档工作实际情况的基础上，结合本校实际需求，参照国家标准《电子文件归档与管理规范》GB/T18894-2002，制定出符合自己学校实际情况、可操作的科研电子文件管理规范，使科研电子文件的归档与管理工作有章可循、有据可依，并得以顺利进行。如，科研电子文件的多样性决定了其类型的复杂性，为了方便今后电子档案利用工作的开展和实现档案数据的共享，在科研电子文件归档时，应对不同类型的归档电子文件制定标准的归档格式。如，图片文件有.jpeg、.tiff、.raw、.pdf、.gif等多种格式，以哪种格式作为归档标准应事先有所规范；然后，根据制定好的相关规范，对归档电子文件进行格式转换；最后再把转换好格式的科研电子文件进行归档。 4.加强高校科研管理系统的建设和管理。分散性是高校科研电子文件的特点之一，是高校科研活动中，因面对的研究对象广泛，不少科研项目跨学科、跨领域、跨机构而导致。该特点在科研电子文件归档与管理工作中造成的不利影响是：增大了电子文件的收集难度，易造成科研电子文件归档不全和“信息孤岛”的产生，进而影响今后档案的利用、长期保存和科研成果的产研转化。因此，在高校科研电子文件归档与管理工作中，应加强科研管理系统的构建和管理，减少和降低科研电子文件分散性带来的不利影响：首先，立足于学校科研工作的实际和需要，以“前端控制”、“文档一体化”等理论为依据，以“全程管理”为原则，做好学校科研管理业务系统的设计和开发，将科研电子文件的收集工作贯穿于科研活动的全过程，实现科研电子文件的实时归档和对全校各部门科研工作的网络管理。其次，对产生于其他机构、地域、领域的同一科研项目的科研电子文件，在无法通过学校科研管理系统进行归档管理的情况下，应本着“档案实行集中统一管理”的原则，可采用“逻辑归档”和“物理归档”的方法来实现科研电子文件的归档管理。
三、结语
高校科研电子文件归档管理工作，是高校科学研究工作的重要组成部分，是国家科学研究历史的真实记录，是学校科学研究活动的参照，是科研成果實现产研转化的重要依据，因此，重视科研电子文件归档管理工作，积极探索相应的管理措施，对全面提高科研电子文件归档管理工作的实际水平，推动高校科学研究事业的发展具有重要的作用。
参考文献：
[1]覃艳丽，裴迅.电子文件归档管理的问题与对策研究[J].才智， 2015（12）：33.
[2]张艳.高校电子文件档案管理的研究[J].教育界：高等教育研究， 2015（12）：25-25.
[3]戚雅静.科研单位电子文件归档与管理探讨[J].魅力中国， 2016（4）：20.
[4]江歆楠.电子文件归档管理研究[J].黑龙江档案，2015（6）：45.
[5]权美，李伟.信息化背景下高校电子文件归档的若干问题与对策[J].新校园旬刊，2015（7）：108-108.
※基金项目：本文为2015年云南省教育厅科学研究基金项目《高校科研电子文件归档和管理研究》（V2015）的研究成果.
关键词：电子文件 科研电子文件 归档
高校科研电子文件是高校科研工作中产生的重要资料，对其进行高质量的归档和管理，不但可记录每一个科研项目从申报到完成的过程，而且可全面、真实的记录高校科学研究事业发展的历史；是实现科研成果产研转化的依据，可为高校在后期的科学研究工作中提供全面的档案参照，切实推进科研工作的发展进程。因此，进行高校科研电子文件归档的研究具有重要的意义。
一、高校科研电子文件的基本特点
对科研电子文件的特点进行分析，进而制定出切实可行的归档管理措施，是实现高校科研电子文件归档管理工作的重要保证，是提高高校科研电子档案管理效果和利用效率的基础。高校科研电子文件是指：在高校科学研究活动中，于数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传输的文件。当前我国高校科研电子文件的基本特点集中表现为：
1.专业性。专业性强是高校科研电子文件的重要特点之一。高校的科研活动往往与国家和当地的发展需要、学校的学科专业建设需要等因素有关，涉及的研究范围和内容很广泛，但每一项研究都是独立的、在特定的专业技术领域内进行的研究，由此产生的科研电子文件，在形成领域、形成过程、记录方式和内容性质等方面都具有鲜明的专业性特点。
2.成套性。高校科研活动一般都是以课题为单位来展开。无论该课题研究的规模是大是小，研究的时间是长是短，但在每一科研课题研究中形成的一系列研究材料，却记载和反映了该项科研活动的全过程，它们之间存在着紧密的联系，构成了一个有机的整体，因而高校科研电子文件具有明显的成套性特点。
3.多样性。在高校科研活动中，研究者常常采用多种研究方法、 不同的设备和软件系统进行数据的采集、分析、统计和制图等，大量的文本、图像、视频和数据库等类型的研究文件大量产生。因此所形成的电子文件类型也不尽相同，具有多样性的特点。
4.分散性。在高校科研活动中，由于面对的研究对象广泛，涉及到的专业技术领域多种多样，并且一些大型的科研项目还需多个部门、多个团队或多个单位协同工作才能完成，所以在研究过程形成的电子文件具有来源广泛、文件分散的特点。
二、制定科研电子文件归档管理工作的措施
为保证高校科研电子文件归档与管理工作的顺利进行，应结合科研电子文件的特点制定出具体的实施措施。
1.加强高素质档案管理人才的培养。人才是促进各项工作得以顺利开展的有效支撑，在高校科研电子文件归档工作中，档案管理人员的综合素质对归档管理工作产生着极其重要的影响，因此探索相应的人才培养措施，切实提高管理人员的综合素质，可为电子文件归档管理工作的全面开展奠定坚实的人才基础。为此，首先，档案管理人员在加强业务知识学习的同时，应对涉及到的要求归档的相关学科领域的研究工作流程和学科概况有所了解，方便确定其歸档范围和内容，做好科研电子文件的分类和整理，为更好的完成归档管理工作奠定基础。其次，由于科研电子文件归档管理工作涉及到计算机技术和网络技术等方面的知识，所以应该根据需要，对档案管理人员实施计算机和网络技术的培训，提高其计算机和网络的应用能力，使其能够熟练的应用计算机开展工作，保证科研电子文件归档管理工作的顺利开展。最后，应对人才招聘策略进行适当的调整，尽量选聘既懂档案管理业务知识，又懂信息技术的复合型人才到档案部门工作。
2.保证科研电子文件归档管理的完整性。高校科研电子文件主要产生于两个渠道：一是直接产生于各种与科研活动相关的管理系统，如：科研管理系统、自动化办公系统等；二是产生于各种管理系统之外电子设备的运用中，如：实验设备自动记录的实验数据、系统外计算机生成的电子文件等。而高校科研电子文件的成套性特点，又决定了在归档时应注意其内在联系，能反映相关科研项目研究的全过程，以保证其归档管理的完整性。为此，在高校科研电子文件归档管理工作中应具体做好如下工作：
2.1引入“前端控制”理论对产生于各种管理系统的科研电子文件，在其归档管理工作中引入“前端控制”理论，即把档案管理的理论和方法嵌入管理系统的设计和开发中，在科研电子文件还未产生之时，就在系统中对其管理进行通盘规划，对科研电子文件从产生到归档的整个过程进行超前控制和管理，以保证其在管理系统流转过程中产生的元数据和背景信息等能同时被采集归档，实现归档科研电子文件的内容、结构和背景信息无缺损，数量齐全，符合电子文件归档管理的要求。
2.2做好系统外电子文件的归档对产生于各种管理系统之外的有保存价值的科研电子文件，也要注意收集归档。如，科研人员在非管理系统内的计算机上处理的研究数据及报表等，可用物理归档的方式来对其进行归档。
3.制定契合的归档技术标准和管理规范。技术标准和管理规范是科研电子文件归档工作实现标准化和有序化的基础，是保证科研电子文件归档工作顺利进行的重要条件。因此，高校档案管理部门应在立足本校科研电子文件档案归档工作实际情况的基础上，结合本校实际需求，参照国家标准《电子文件归档与管理规范》GB/T18894-2002，制定出符合自己学校实际情况、可操作的科研电子文件管理规范，使科研电子文件的归档与管理工作有章可循、有据可依，并得以顺利进行。如，科研电子文件的多样性决定了其类型的复杂性，为了方便今后电子档案利用工作的开展和实现档案数据的共享，在科研电子文件归档时，应对不同类型的归档电子文件制定标准的归档格式。如，图片文件有.jpeg、.tiff、.raw、.pdf、.gif等多种格式，以哪种格式作为归档标准应事先有所规范；然后，根据制定好的相关规范，对归档电子文件进行格式转换；最后再把转换好格式的科研电子文件进行归档。 4.加强高校科研管理系统的建设和管理。分散性是高校科研电子文件的特点之一，是高校科研活动中，因面对的研究对象广泛，不少科研项目跨学科、跨领域、跨机构而导致。该特点在科研电子文件归档与管理工作中造成的不利影响是：增大了电子文件的收集难度，易造成科研电子文件归档不全和“信息孤岛”的产生，进而影响今后档案的利用、长期保存和科研成果的产研转化。因此，在高校科研电子文件归档与管理工作中，应加强科研管理系统的构建和管理，减少和降低科研电子文件分散性带来的不利影响：首先，立足于学校科研工作的实际和需要，以“前端控制”、“文档一体化”等理论为依据，以“全程管理”为原则，做好学校科研管理业务系统的设计和开发，将科研电子文件的收集工作贯穿于科研活动的全过程，实现科研电子文件的实时归档和对全校各部门科研工作的网络管理。其次，对产生于其他机构、地域、领域的同一科研项目的科研电子文件，在无法通过学校科研管理系统进行归档管理的情况下，应本着“档案实行集中统一管理”的原则，可采用“逻辑归档”和“物理归档”的方法来实现科研电子文件的归档管理。
三、结语
高校科研电子文件归档管理工作，是高校科学研究工作的重要组成部分，是国家科学研究历史的真实记录，是学校科学研究活动的参照，是科研成果實现产研转化的重要依据，因此，重视科研电子文件归档管理工作，积极探索相应的管理措施，对全面提高科研电子文件归档管理工作的实际水平，推动高校科学研究事业的发展具有重要的作用。
参考文献：
[1]覃艳丽，裴迅.电子文件归档管理的问题与对策研究[J].才智， 2015（12）：33.
[2]张艳.高校电子文件档案管理的研究[J].教育界：高等教育研究， 2015（12）：25-25.
[3]戚雅静.科研单位电子文件归档与管理探讨[J].魅力中国， 2016（4）：20.
[4]江歆楠.电子文件归档管理研究[J].黑龙江档案，2015（6）：45.
[5]权美，李伟.信息化背景下高校电子文件归档的若干问题与对策[J].新校园旬刊，2015（7）：108-108.
※基金项目：本文为2015年云南省教育厅科学研究基金项目《高校科研电子文件归档和管理研究》（V2015）的研究成果.