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摘要：监理过程实质上是信息资料管理的过程，监理工作的主要方法是控制，控制的基础是信息。监理资料管理是建设工程信息管理的重要工作，是监理工程师依据工程项目目标实施质量、进度、投资控制、安全管理、合同管理、信息管理、组织协调以及安全文明施工监督的基础性工作，是“三控制、三管理、一协调”中的重要内容之一。目前信息资料管理的作用显得越来越重要。管好用好监理信息，能够促进监理工作的开展，对搞好监理工作具有极大的推动作用。下面根据本人在参与工程项目监理资料管理的实践，对资料管理“及时性、真实性、有效性、完整性、清晰性、规范性、闭合性、安全性”的具体做法谈一谈。
关键词：监理；资料管理；信息；具体做法
建设工程监理资料是在工程过程中形成的文字、图表、声像等各种信息记录，它是体现工程建设活动的重要形式，是反映工程质量的重要依据，是处理质量、进度、安全事故和合同争议及违约事件的有效证据，对于工程建设及建成后的运行管理具有长期或永久的查询、考证和指导作用。
某工程位于南京市主城区西南片，河西新城中部，西接纬七路过江通道右汊桥，在长江大堤内约110米，东至苍山路。桥梁工程设计由两部分组成，即主线高架桥、滨江大道立交。共计42联，跨径18.00—57.00米，宽度8.0—46.68米。
该工程为KO+000—K1+054.306段道路、桥梁及排水工程，主线长1054.306米，立交桥匝道桥总长2873.943米，道路长1205.37米，过江人行天桥长173.3米。
本项目资料种类繁多，信息量大。根据《中华人民共和国档案法》、《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）、《建设工程监理规范》（GB50319-2000）等法律法规、公司资料管理规定、河西指挥部“档案技术交底”，结合现场实际情况确定了监理资料管理的工作任务——资料体系结构的总体安排、各类资料的制作、收集、编目、整理、组卷、装订、归档、保管、移交、查阅——并积极实施，确保了资料的“及时性、真实性、有效性、完整性、清晰性、规范性、闭合性、安全性”。
公司质量技术部为公司监理资料管理职能部门，监理资料管理由项目总监理工程师负责。根据纬七路西延建设工程一标段业主要求，将档案工作纳入到施工管理中，在岗位职责中体现档案管理的要求，将两者融合。监理部及时组建项目监理档案网络机构，由项目总监对项目资料管理承担领导责任，并负责涉及资料管理的重要協调决策工作，配备了一名专职资料员，负责资料的收集、传递、加工、整理、分发等工作。项目部专职资料员负责项目监理资料日常管理工作，处理各个环节的具体事务，同时对各专业监理范围内资料形成的及时性、完整性进行督促。各专业人员负责本岗位资料的编制、收集、整理及向资料员移交，督促施工单位规范提交各类报验、报审资料并对其进行审核，及时填写、编制本专业应提供的资料。专业监理工程师对监理资料的正确性和质量负责。专职资料员对本项目资料的齐全完整和程序正确负责。
公司质量技术部对项目监理资料进行定期和不定期的检查，严格要求按照国家相关法规履行职责，对因自身工作失误造成的后果承担责任。项目部总监组织现场监理人员积极协同业主对施工单位竣工资料进行交底、审查。
项目开工前根据工程门类、规模特点和相关方面的要求，对本项目监理资料内容体系结构、采用的表式进行总体构思设计并与业主取得共识，严格按照公司档案管理办法及归档要求建立监理资料台账。为提高资料收集过程中全面性、专业性、真实性、及时性，业主多次邀请南京市档案局、城建档案馆、质监站专家莅临检查、指导工作，对施工参见单位的工程资料进行现场交底。
1、监理资料的及时性管理
资料编制、形成及时。由施工单位申报的各类资料由专业监理严格按照规范和施工合同要求的时间督促及时报送；由监理审核、签署意见的资料以及监理直接编写的资料均严格按照规范和监理合同要求的时间及时完成。
资料收集、整理及时。项目资料员对来自专业监理和其他方面（图纸会审、技术核定单、工程联系单、设计变更等文件）的资料逐日或定期汇集，按照本项目资料体系统一编写、整理、归卷。分部、单位工程验收提前进行资料准备，验收后及时形成完整的工程资料。
资料移交及时。项目监理资料于工程竣工验收通过后，及时向业主及各部门移交。
2、资料真实性及有效性管理
项目部通过加强宣传、审核、监督等方式，在工程施工过程中杜绝编造虚假施工数据报验的行为。监理人员现场进行抽检，保证测量实验数据和各类监理记录内容的真实性，最后必须由本人签名。进场材料质保书应力求为原件，若因供货中间环节只有复印件必须注明原件存放单位并加盖存放单位印章。要求质保书提供的批号、数量必须与实际材料相符。进场设备应在核定的检验有效期内。材料复试、检验及工程实验100%由项目见证取样员见证取样复检，相关资料中见证取样印章齐全。专业监理对施工质保人员、特殊工种作业人员上岗资格证件认真审查，保证人证相符，证明在有效期内。
3、资料完整性、清晰性管理
项目监理资料根据资料归档要求保证体系完整，卷目符合本项目资料结构的要求。各类资料均保证内容完整，涉及的时间、地点、人员、过程要素清晰，具有可追溯性。各种监理用表逐栏填写，不留空白。进度、材料、设备等报验单要求的附件齐全。资料编目清晰，前后一致。项目资料员编制立卷总目录、各卷分目录，并建立相关的资料统计台帐。收发文、资料流转均认真登记签收，资料移交填写移交清单并签字，防止资料在传送、移交过程中缺失。
4、资料规范化管理
项目监理部根据业主的要求：做到使用表式规范，书写文字规范、签字手续规范。统一使用建设厅《江苏省建设工程施工阶段监理现场用表》。专业术语和签署监理意见的规范用词用语参照统一要求及相关监理规范执行。资料中施工监理人员签名应与其岗位职责及任职条件相符、签名处不漏空，不由他人用印章代替。监理旁站记录有施工方质检员签字。
5、闭合性管理
时间闭合、过程闭合、同一事件的相关资料闭合。对旁站记录、监理日记等所反映的具有持续进行特征的过程、事件，其时间记载有连续性，有始有终。施工组织设计、施工方案、施工进度计划监理审查要求修改补充的，工序报验不能通过要求修改的，有修改后重新报审、监理重新审核批复的资料。材料、设备不合要求指令退场的有退场报告。对施工缺陷发出整改指令均取得施工回复并签署监理重新检查、批复意见。旁站记录，监理日记反映施工存在问题都记载处理意见及其执行结果。
6、资料安全性管理
档案的安全保管：1）现场纸质资料存放在档案柜中，相关人员查阅必须在登记本上登记，查阅完之后立即归还，归还时查验资料有无破损及缺页，如有破损及缺页、遗失，相关人员将承担责任；2）电子档资料，现场配备一台资料员专用电脑，除资料员外，任何人员不得擅自使用，同时每日行成新的电子档备份。
7、资料管理工作检查考评
项目监理部配合业主每月按照资料管理要求对项目各参建单位进行检查，按照各单位检查情况进行汇总并进行评比，对资料管理优秀的单位予以奖励，对资料管理混乱的项目部视情况给予通报批评并限期整改。
加强资料管理是监理机构进行信息管理和现场管理工作的重要内容之一；是监理单位建立人员对业主、对社会、对历史负责的具体表现；也是监理单位展示服务水准、企业素质、扩大市场声誉的需要。因此在纬七路西延建设工程一标段各参加单位的大力支持下，在公司、项目部及所有监理人员的努力下，竣工前，由总监组织项目部监理人员，将监理资料按照归档要求整编成竣工资料，一式五套，两套向业主移交、一套向城建档案馆移交、一套向管养单位移交、一套交公司留存。
参考文献：
[1]王辉，刘启顺 《建筑工程资料管理》 机械工业出版社，（2009）.
[2]《建筑工程资料管理规程》中国建筑工业出版社，（2009）.
[3]王辉《建筑工程资料管理实训》 化学工业出版社，（2010）.
[4]谢咸颂 《建筑工程资料管理》化学工业出版社，（2009）.
关键词：监理；资料管理；信息；具体做法
建设工程监理资料是在工程过程中形成的文字、图表、声像等各种信息记录，它是体现工程建设活动的重要形式，是反映工程质量的重要依据，是处理质量、进度、安全事故和合同争议及违约事件的有效证据，对于工程建设及建成后的运行管理具有长期或永久的查询、考证和指导作用。
某工程位于南京市主城区西南片，河西新城中部，西接纬七路过江通道右汊桥，在长江大堤内约110米，东至苍山路。桥梁工程设计由两部分组成，即主线高架桥、滨江大道立交。共计42联，跨径18.00—57.00米，宽度8.0—46.68米。
该工程为KO+000—K1+054.306段道路、桥梁及排水工程，主线长1054.306米，立交桥匝道桥总长2873.943米，道路长1205.37米，过江人行天桥长173.3米。
本项目资料种类繁多，信息量大。根据《中华人民共和国档案法》、《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）、《建设工程监理规范》（GB50319-2000）等法律法规、公司资料管理规定、河西指挥部“档案技术交底”，结合现场实际情况确定了监理资料管理的工作任务——资料体系结构的总体安排、各类资料的制作、收集、编目、整理、组卷、装订、归档、保管、移交、查阅——并积极实施，确保了资料的“及时性、真实性、有效性、完整性、清晰性、规范性、闭合性、安全性”。
公司质量技术部为公司监理资料管理职能部门，监理资料管理由项目总监理工程师负责。根据纬七路西延建设工程一标段业主要求，将档案工作纳入到施工管理中，在岗位职责中体现档案管理的要求，将两者融合。监理部及时组建项目监理档案网络机构，由项目总监对项目资料管理承担领导责任，并负责涉及资料管理的重要協调决策工作，配备了一名专职资料员，负责资料的收集、传递、加工、整理、分发等工作。项目部专职资料员负责项目监理资料日常管理工作，处理各个环节的具体事务，同时对各专业监理范围内资料形成的及时性、完整性进行督促。各专业人员负责本岗位资料的编制、收集、整理及向资料员移交，督促施工单位规范提交各类报验、报审资料并对其进行审核，及时填写、编制本专业应提供的资料。专业监理工程师对监理资料的正确性和质量负责。专职资料员对本项目资料的齐全完整和程序正确负责。
公司质量技术部对项目监理资料进行定期和不定期的检查，严格要求按照国家相关法规履行职责，对因自身工作失误造成的后果承担责任。项目部总监组织现场监理人员积极协同业主对施工单位竣工资料进行交底、审查。
项目开工前根据工程门类、规模特点和相关方面的要求，对本项目监理资料内容体系结构、采用的表式进行总体构思设计并与业主取得共识，严格按照公司档案管理办法及归档要求建立监理资料台账。为提高资料收集过程中全面性、专业性、真实性、及时性，业主多次邀请南京市档案局、城建档案馆、质监站专家莅临检查、指导工作，对施工参见单位的工程资料进行现场交底。
1、监理资料的及时性管理
资料编制、形成及时。由施工单位申报的各类资料由专业监理严格按照规范和施工合同要求的时间督促及时报送；由监理审核、签署意见的资料以及监理直接编写的资料均严格按照规范和监理合同要求的时间及时完成。
资料收集、整理及时。项目资料员对来自专业监理和其他方面（图纸会审、技术核定单、工程联系单、设计变更等文件）的资料逐日或定期汇集，按照本项目资料体系统一编写、整理、归卷。分部、单位工程验收提前进行资料准备，验收后及时形成完整的工程资料。
资料移交及时。项目监理资料于工程竣工验收通过后，及时向业主及各部门移交。
2、资料真实性及有效性管理
项目部通过加强宣传、审核、监督等方式，在工程施工过程中杜绝编造虚假施工数据报验的行为。监理人员现场进行抽检，保证测量实验数据和各类监理记录内容的真实性，最后必须由本人签名。进场材料质保书应力求为原件，若因供货中间环节只有复印件必须注明原件存放单位并加盖存放单位印章。要求质保书提供的批号、数量必须与实际材料相符。进场设备应在核定的检验有效期内。材料复试、检验及工程实验100%由项目见证取样员见证取样复检，相关资料中见证取样印章齐全。专业监理对施工质保人员、特殊工种作业人员上岗资格证件认真审查，保证人证相符，证明在有效期内。
3、资料完整性、清晰性管理
项目监理资料根据资料归档要求保证体系完整，卷目符合本项目资料结构的要求。各类资料均保证内容完整，涉及的时间、地点、人员、过程要素清晰，具有可追溯性。各种监理用表逐栏填写，不留空白。进度、材料、设备等报验单要求的附件齐全。资料编目清晰，前后一致。项目资料员编制立卷总目录、各卷分目录，并建立相关的资料统计台帐。收发文、资料流转均认真登记签收，资料移交填写移交清单并签字，防止资料在传送、移交过程中缺失。
4、资料规范化管理
项目监理部根据业主的要求：做到使用表式规范，书写文字规范、签字手续规范。统一使用建设厅《江苏省建设工程施工阶段监理现场用表》。专业术语和签署监理意见的规范用词用语参照统一要求及相关监理规范执行。资料中施工监理人员签名应与其岗位职责及任职条件相符、签名处不漏空，不由他人用印章代替。监理旁站记录有施工方质检员签字。
5、闭合性管理
时间闭合、过程闭合、同一事件的相关资料闭合。对旁站记录、监理日记等所反映的具有持续进行特征的过程、事件，其时间记载有连续性，有始有终。施工组织设计、施工方案、施工进度计划监理审查要求修改补充的，工序报验不能通过要求修改的，有修改后重新报审、监理重新审核批复的资料。材料、设备不合要求指令退场的有退场报告。对施工缺陷发出整改指令均取得施工回复并签署监理重新检查、批复意见。旁站记录，监理日记反映施工存在问题都记载处理意见及其执行结果。
6、资料安全性管理
档案的安全保管：1）现场纸质资料存放在档案柜中，相关人员查阅必须在登记本上登记，查阅完之后立即归还，归还时查验资料有无破损及缺页，如有破损及缺页、遗失，相关人员将承担责任；2）电子档资料，现场配备一台资料员专用电脑，除资料员外，任何人员不得擅自使用，同时每日行成新的电子档备份。
7、资料管理工作检查考评
项目监理部配合业主每月按照资料管理要求对项目各参建单位进行检查，按照各单位检查情况进行汇总并进行评比，对资料管理优秀的单位予以奖励，对资料管理混乱的项目部视情况给予通报批评并限期整改。
加强资料管理是监理机构进行信息管理和现场管理工作的重要内容之一；是监理单位建立人员对业主、对社会、对历史负责的具体表现；也是监理单位展示服务水准、企业素质、扩大市场声誉的需要。因此在纬七路西延建设工程一标段各参加单位的大力支持下，在公司、项目部及所有监理人员的努力下，竣工前，由总监组织项目部监理人员，将监理资料按照归档要求整编成竣工资料，一式五套，两套向业主移交、一套向城建档案馆移交、一套向管养单位移交、一套交公司留存。
参考文献：
[1]王辉，刘启顺 《建筑工程资料管理》 机械工业出版社，（2009）.
[2]《建筑工程资料管理规程》中国建筑工业出版社，（2009）.
[3]王辉《建筑工程资料管理实训》 化学工业出版社，（2010）.
[4]谢咸颂 《建筑工程资料管理》化学工业出版社，（2009）.