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摘 要：数字环境下，由于档案管理工作的内容发生变化，集中管理的方式方法也随之变化，数字档案的集中管理建设是电子政务建设、档案情报界、图书文献领域所面临的共同问题，地方政府数字档案集中管理建设将呈融合发展、前后衔接、共同治理、系统突破趋势发展。
关键词：地方政府 数字档案 电子文件 集中管理
一、引言
在我国，地方政府向下贯彻国家意志，向上传递地方情况，既是上传下达的关键层次，也是创新实验的重要基地。21世纪之后，我国各地档案信息化的实践发展异常迅速，档案信息化也从个别单位的实验性探索变为所有单位档案管理的必由之路。电子文件管理、馆藏数字化、档案信息网络服务成为三大发展主线[1]。在这三条主线不断发展、彼此交融的过程中，地方档案主管部门始终是一股积极的力量。然而，其功能定位并不一致，从电子文件的集中利用[2]，到半现行电子文件的集中保管[3]，到数字遗产的长久保存[4]，再到电子文件管理系统的集中建设[5]，呈现出较为明显的多元的特征。以电子文件中心、数字档案馆为代表的数字档案集中管理項目不断推陈出新，“苏南模式”“安徽模式”“青岛模式”“杭州模式”“萧山模式”等经验总结也令人耳目一新。
二、地方政府数字档案集中管理模式的参与者
数字档案集中管理是由成本效益机制驱动的[6]。数字档案之所以要集中，一定是因为集中比分散更好，而并非为了集中而集中。唯有如此，才能让各方都接受集中方案。集中管理，能使人员、场地、软硬件等投入更少而产出更多，包括国家资产得以控制、档案管理风险降低、用户满意度提升等。也就是说数字档案集中管理，一定是由成本效益机制，或者投入产出机制所驱动的。
地方政府档案主管部门是集中管理的主导者。由于政府文件是国家的资产，从管理的安全性角度来看，同样是政府部门的档案馆承担集中管理的任务显得比较自然，也比较容易为政府机关和其他档案馆所信任。这样的“天降大任”，对数字时代的地方档案主管部门提出了更严峻的挑战，因为数字环境下的文件档案管理的范畴远远超出了传统文件档案管理的范畴，在人员素质、统筹协调、制度规范等方面都需要大幅改进，“苦其心志，劳其筋骨”，是必经之路。
服务商正承担越来越重要的角色。其中既包括传统的以代管实体档案为主的商业文件中心，也包括提供软硬件产品和服务的系统服务商和云服务商[6]。因为系统在数字档案管理中的不可或缺性，系统服务商和云服务商的能量更大，承担着越来越多的技术管理和维护任务。而一些传统的商业文件中心也纷纷开发了自己的电子文件、档案管理相关产品，从而跻身于系统服务商的行列。可以说，在数字时代，服务商们悄悄地登上了档案管理的历史舞台，伴随着信息技术服务不断集中的大趋势，其扮演的角色越来越重要。可以预见，随着地方政府政务云的建设，以ERMS和DAS-TDR底层的基础设施在云端的情况会越来越普遍，也越来越有助于系统的集中建设。档案主管部门也应该更加重视和服务商的合作。
合作协议是重要的制度规范。集中意味着委托和受托关系的缔结，意味着部分管理责任的转移，需要契约来约束，加强风险管理，保证服务的质量。合作协议是数字档案集中管理模式得以实现的首要制度，它和集中开展的业务规范和系统建设规范、数据规范一起为数字档案集中管理保驾护航。在购买商业性服务的时候，更是需要高度关注档案主管部门、政府机关和服务商之间的协议。
三、地方政府数字档案集中管理进程的展望
总而言之，集中托管集中保存，集中利用ERMS集中建设和DAS-TDR集中建设这五种模式能够完整地覆盖自电子文件归档之后的所有数字档案管理业务。在一个地方范围内可能同时实施多种模式。一种模式在不同地方实施也可能表现出不同的特性。
地方政府数字档案的集中管理，除了要求档案主管部门自身变革和发展之外，档案主管部门与政府机关、软硬件供应商、其他主管部门之间的关系也在逐步变化，正在逐步形成以档案主管部门为主体、多部门协同的治理结构。
刘越男教授的 “系统突破”[6]，主要是指系统的集中建设，尤其是ERMS集中建设，将是推进数字档案管理工作的突破口。因为系统集中建设不仅是数字环境下数字档案集中管理的新模式，而且系统集中建设可以通过简单有效的方法——减少系统类型，来大幅减少系统异构的情况，从而降低数据交换的成本和难度。
四、结语
电子文件管理是信息化进程的伙伴，信息技术永不停歇的脚步及其相应种种的变革都会波及于此，因此它不可能静止于某一状态。以云计算、大数据为代表的新技术及其服务方式在政府管理和社会服务的领域中正在拓展应用，相应的试点和基础设施建设都在进行。这些举措将进一步改变我国地方现有电子政务系统建设、部署和服务的方式。档案管理也应该顺应潮流提出自己的需求，走出适合自身发展需要的技术之路。
参考文献：
[1]陈智为，邓绍兴，刘越男.档案管理学[M].北京：中国人民大学出版社，2009：512-513.
[2]张照余.电子文件中心引论[J].档案学研究，2005（04）：7-10.
[3]曹书芝.电子政务环境下电子文件中心归属及角色定位的思考[J].档案，2006（2）：4-6.
[4]黄玉明.电子文件中心的定位与核心取向[J].档案学研究，2010（02）：55-58.
[5]梁凯.杭州市电子文件中心建设思路与实现[J].电子政务，2012（01）：18-24.
[6]刘越男.地方政府数字档案集中管理模式研究[M].北京：中国人民大学出版社，2017：83，123，185-186，238，290，348-350.
[7]王肖波，林伟宏.浙江政务服务网行政审批电子文件归档思路[J].中国档案，2016（3）：62-64.
[8]国际档案理事会电子环境中现行文件委员会.[EB/OL].[2018-2-16] https：//www.ica.org/sites/default/files/ICA_Study-16-Electronic-records_ZH.pdf
关键词：地方政府 数字档案 电子文件 集中管理
一、引言
在我国，地方政府向下贯彻国家意志，向上传递地方情况，既是上传下达的关键层次，也是创新实验的重要基地。21世纪之后，我国各地档案信息化的实践发展异常迅速，档案信息化也从个别单位的实验性探索变为所有单位档案管理的必由之路。电子文件管理、馆藏数字化、档案信息网络服务成为三大发展主线[1]。在这三条主线不断发展、彼此交融的过程中，地方档案主管部门始终是一股积极的力量。然而，其功能定位并不一致，从电子文件的集中利用[2]，到半现行电子文件的集中保管[3]，到数字遗产的长久保存[4]，再到电子文件管理系统的集中建设[5]，呈现出较为明显的多元的特征。以电子文件中心、数字档案馆为代表的数字档案集中管理項目不断推陈出新，“苏南模式”“安徽模式”“青岛模式”“杭州模式”“萧山模式”等经验总结也令人耳目一新。
二、地方政府数字档案集中管理模式的参与者
数字档案集中管理是由成本效益机制驱动的[6]。数字档案之所以要集中，一定是因为集中比分散更好，而并非为了集中而集中。唯有如此，才能让各方都接受集中方案。集中管理，能使人员、场地、软硬件等投入更少而产出更多，包括国家资产得以控制、档案管理风险降低、用户满意度提升等。也就是说数字档案集中管理，一定是由成本效益机制，或者投入产出机制所驱动的。
地方政府档案主管部门是集中管理的主导者。由于政府文件是国家的资产，从管理的安全性角度来看，同样是政府部门的档案馆承担集中管理的任务显得比较自然，也比较容易为政府机关和其他档案馆所信任。这样的“天降大任”，对数字时代的地方档案主管部门提出了更严峻的挑战，因为数字环境下的文件档案管理的范畴远远超出了传统文件档案管理的范畴，在人员素质、统筹协调、制度规范等方面都需要大幅改进，“苦其心志，劳其筋骨”，是必经之路。
服务商正承担越来越重要的角色。其中既包括传统的以代管实体档案为主的商业文件中心，也包括提供软硬件产品和服务的系统服务商和云服务商[6]。因为系统在数字档案管理中的不可或缺性，系统服务商和云服务商的能量更大，承担着越来越多的技术管理和维护任务。而一些传统的商业文件中心也纷纷开发了自己的电子文件、档案管理相关产品，从而跻身于系统服务商的行列。可以说，在数字时代，服务商们悄悄地登上了档案管理的历史舞台，伴随着信息技术服务不断集中的大趋势，其扮演的角色越来越重要。可以预见，随着地方政府政务云的建设，以ERMS和DAS-TDR底层的基础设施在云端的情况会越来越普遍，也越来越有助于系统的集中建设。档案主管部门也应该更加重视和服务商的合作。
合作协议是重要的制度规范。集中意味着委托和受托关系的缔结，意味着部分管理责任的转移，需要契约来约束，加强风险管理，保证服务的质量。合作协议是数字档案集中管理模式得以实现的首要制度，它和集中开展的业务规范和系统建设规范、数据规范一起为数字档案集中管理保驾护航。在购买商业性服务的时候，更是需要高度关注档案主管部门、政府机关和服务商之间的协议。
三、地方政府数字档案集中管理进程的展望
总而言之，集中托管集中保存，集中利用ERMS集中建设和DAS-TDR集中建设这五种模式能够完整地覆盖自电子文件归档之后的所有数字档案管理业务。在一个地方范围内可能同时实施多种模式。一种模式在不同地方实施也可能表现出不同的特性。
地方政府数字档案的集中管理，除了要求档案主管部门自身变革和发展之外，档案主管部门与政府机关、软硬件供应商、其他主管部门之间的关系也在逐步变化，正在逐步形成以档案主管部门为主体、多部门协同的治理结构。
刘越男教授的 “系统突破”[6]，主要是指系统的集中建设，尤其是ERMS集中建设，将是推进数字档案管理工作的突破口。因为系统集中建设不仅是数字环境下数字档案集中管理的新模式，而且系统集中建设可以通过简单有效的方法——减少系统类型，来大幅减少系统异构的情况，从而降低数据交换的成本和难度。
四、结语
电子文件管理是信息化进程的伙伴，信息技术永不停歇的脚步及其相应种种的变革都会波及于此，因此它不可能静止于某一状态。以云计算、大数据为代表的新技术及其服务方式在政府管理和社会服务的领域中正在拓展应用，相应的试点和基础设施建设都在进行。这些举措将进一步改变我国地方现有电子政务系统建设、部署和服务的方式。档案管理也应该顺应潮流提出自己的需求，走出适合自身发展需要的技术之路。
参考文献：
[1]陈智为，邓绍兴，刘越男.档案管理学[M].北京：中国人民大学出版社，2009：512-513.
[2]张照余.电子文件中心引论[J].档案学研究，2005（04）：7-10.
[3]曹书芝.电子政务环境下电子文件中心归属及角色定位的思考[J].档案，2006（2）：4-6.
[4]黄玉明.电子文件中心的定位与核心取向[J].档案学研究，2010（02）：55-58.
[5]梁凯.杭州市电子文件中心建设思路与实现[J].电子政务，2012（01）：18-24.
[6]刘越男.地方政府数字档案集中管理模式研究[M].北京：中国人民大学出版社，2017：83，123，185-186，238，290，348-350.
[7]王肖波，林伟宏.浙江政务服务网行政审批电子文件归档思路[J].中国档案，2016（3）：62-64.
[8]国际档案理事会电子环境中现行文件委员会.[EB/OL].[2018-2-16] https：//www.ica.org/sites/default/files/ICA_Study-16-Electronic-records_ZH.pdf