论文部分内容阅读
摘 要：随着信息化建设的快速发展，档案管理工作逐渐迎接新的挑战。档案管理信息化成为当前档案管理发展的新趋势。如何提高档案管理信息化的水平是当前急需解决的问题，本文对此展开了讨论。
关键词：档案管理 信息化 水平 重要措施
随着信息化建设的快速发展，信息化正在逐渐影响档案的管理方式，赋予档案管理新的内涵。电子档案取代传统纸质档案是当前形势所趋，促进档案管理信息化建设是确保档案管理各个环节的重要保障，故应重视档案管理信息化。
一、档案管理信息化建设的作用
档案是各个单位或者企业在各种工作中形成的具有保存价值的图片、文字等相关记录，是对单位发展过程中的真实缩影。一般来说，档案是企业改革或者创新的重要依据，在提高企业单位管理效率的过程中有着不可或缺的作用，是衡量单位或者企业管理水平的重要因素之一。档案信息化建设是企业或者单位信息化建设中的重要内容，是借助于各种技术实现各种信息的获取、处理以及应用的重要方式。
1.档案管理信息化建设是企业发展的基础。随着各个企业的快速发展，在企业的管理过程中，新的问题及新的事物不断涌现，这就对档案信息资源利用率越来越高，对档案信息资源利用的单位随之越来越多。因此，各个企业的管理人员应该重视时间管理观念，提高员工的创新意识，使企业符合当前的发展潮流。
2.档案管理信息化建设是档案管理服务的重要手段和途径。以往的档案管理已无法满足当前信息化发展的需要。通过档案管理信息化建设，档案管理工作中的各项内容如分类、查询等都会快速的完成，且能够有效的完成各方面的需要，实现信息资源的共享。故档案管理信息化改变了传统的档案管理方式，使档案管理的工作效率和信息资源利用率有了大幅度的提高。
二、档案管理信息化建设的主要内容
企业的档案管理人员在针对大批的电子文件和档案时，往往会无所适从。随着信息时代的到来，每个人应该转变现有的工作模式，刻苦学习，努力创新，尽快掌握现代化的信息技术，争取为企业的档案管理信息化建设作出贡献。档案信息化管理建设主要包括以下几方面的内容。
1.文档一体化管理。在現在的各个单位中，正在逐渐推广办公自动化。而从目前的形式来看，各个单位的办公自动化仅仅改变了以往的公文书写方式，而对公文的处理方式并没有改变，也就是说在办公的过程中依然采用采用计算机来起草公文，但是在处理的过程中仍采取手工的方式来完成。这种方式就导致了档案的归档、交接等方式与传统的没有本质区别，且使档案管理的信息化发展受到制约。档案的信息化应需从源头就对其进行信息化管理，在统一的计算机系统中进行文件的相关撰写、签发等档案管理的全过程。相关人员在完成这些过程之后，将其发给档案管理部门，档案管理人员将其进行归档。同时，其他部门的工作人员通过统一的管理系统实现对信息资源的共享。
2.统一的档案管理平台。随着各个单位不断在推广办公自动化等管理方式，较多的单位逐渐有了属于本单位所特有的局域网。档案工作者在工作的过程中也期望着本部门有着属于自己的系统主干网，完成档案系统内部以及外部的相互连接。创建完善的档案信息化管理系统才能够实现档案的全过程管理。创建统一的档案管理平台是一项较为复杂的系统工程。在创建的过程中，应需解放思想，改变理念，谋划布局，落实责任，促进档案管理的信息化建设。
3.创建档案数据库。档案数据库创建的好坏直接影响着档案信息化水平的高低。故创建出可靠且实用的档案数据库是当前急需解决的一个难题。档案数据库的规模影响着档案信息资源共享的能力。档案数据库达到相应的水平之后，才能够体现出其应有的价值。在创建档案数据库的过程中，应需体验出工作的系统性，减少不必要的浪费。
4.文书和档案标准化建设。档案标准化建设是在档案管理信息化建设过程中的重要内容。尽管从表面上来看，文书处理和档案管理联系不太紧密，但是文书是档案的源头。因此，在档案管理信息化的过程中，重视文档的工作流程。在档案管理信息化建设的过程中，应树立系统的观念，加强文书处理的工作标准化流程，规范指导思想。同时，相关的工作人员在制定相应的公文过程中应确保其标准化和规范化。只有标准和规范化的公文才能为后续的信息化建设打下基础。第一，公文尽量采用符合国家要求的以及规格相对统一的标准，且相关的签发手续等都需符合相关的要求。另外，电子文档应能够被准确的识别出来，故在存储的过程中应采用统一的标准格式，确保其不受相关软件的影响。档案的标准化建设还应保证系统正常的升级，避免因设备等问题而使原来的数据库不能应用。
三、提高档案信息化管理水平的建议
通过上述四方面的阐述，为提高档案信息化管理水平打下了基础。为了使档案信息化管理水平有着新的提高，应需采取以下措施来对其进行保障。
1.不断更新技术，确保设备的正常运营。随着信息化建设的不断发展，计算机技术成为档案管理信息化建设的基础。在档案管理信息化建设的过程中，不仅需要对相应的设备和技术进行正常的维护，还需对相应的设备和技术进行及时的更新。在档案管理信息化建设的过程中，若没有创新技术作为支撑，档案管理信息化就会受到局限性发展。由于当前各种各样的原因，使档案管理过程中的相关技术都落后于当前的图书馆等部门。因此，可以借鉴他们的经验，进行创新和发展，确保整个系统的正常运行。
2.提高人员素质。为了避免出现错误，应相关人员进行系统的培训，使相关人员了解当前规范和标准中所要求的内容及规定，进而提高相关人员的专业知识能力，提高档案管理信息化建设水平。因此，应对相关人员的专业素质水平进行考量。这就涉及到人员的选择。在人员选择的过程中，应进行严格地把关，不仅要考虑其专业知识的储备量，还应考虑该人员的道德素质。对于应聘进来的员工，应对其进行必要的培训，从而提醒相关人员在工作中应注意的具体事项。
3.领导重视，确保经费投入。档案信息化建设应得到领导的重视，因为在档案管理信息化建设的过程中设备和技术等都需不断地更新，而这需消耗大量的费用。设备和技术的及时更新对档案的管理有着较为重要的作用。
四、结语
档案管理信息化建设对企业的发展影响较大，其直接影响着企业的信息共享问题。本文首先对档案管理信息化建设的作用进行了阐述；其次从文档一体化管理、统一的档案管理平台、创建档案数据库以及文书和档案标准化建设对档案管理信息化建设内容进行了分析；然后，提出了提高档案管理信息化建设水平的建议。文的研究只是对档案管理信息化建设进行了一些粗浅的分析，希望本文的研究有助于为其他学者提供参考，为理论和实践的研究提供强有力的支撑。
参考文献：
[1]李建平.高校档案管理工作信息化建设探析[J].韶关学院学报，2011，02：76-79.
[2]陈爱妩.高等院校研究生学位档案管理信息化建设探析[J].当代教育理论与实践，2011，06：40-42.
[3]李文庆，赵艳华，刘秀平.信息化环境下的高校档案管理探析[J].河北大学学报（哲学社会科学版），2011，06：157-159.
[4]张晓伟.医院病历档案信息化管理中的利弊探析[J].办公室业务，2014，01：189-190.
[5]陈小莉.探析新形势下医院档案管理信息化建设的创新思路[J].办公室业务，2014，03：183.
[6]徐媛.浅析高校档案管理信息化建设[A].《决策与信息》杂志社、北京大学经济管理学院.决策论坛——政用产学研一体化协同发展学术研讨会论文集（下）[C].《决策与信息》杂志社、北京大学经济管理学院：，2015：1.
[7]冯菲.信息化环境下企业档案管理与服务模式创新研究[A]..中国航空学会管理科学分会2015年学术交流会论文集[C].：，2015：8.
关键词：档案管理 信息化 水平 重要措施
随着信息化建设的快速发展，信息化正在逐渐影响档案的管理方式，赋予档案管理新的内涵。电子档案取代传统纸质档案是当前形势所趋，促进档案管理信息化建设是确保档案管理各个环节的重要保障，故应重视档案管理信息化。
一、档案管理信息化建设的作用
档案是各个单位或者企业在各种工作中形成的具有保存价值的图片、文字等相关记录，是对单位发展过程中的真实缩影。一般来说，档案是企业改革或者创新的重要依据，在提高企业单位管理效率的过程中有着不可或缺的作用，是衡量单位或者企业管理水平的重要因素之一。档案信息化建设是企业或者单位信息化建设中的重要内容，是借助于各种技术实现各种信息的获取、处理以及应用的重要方式。
1.档案管理信息化建设是企业发展的基础。随着各个企业的快速发展，在企业的管理过程中，新的问题及新的事物不断涌现，这就对档案信息资源利用率越来越高，对档案信息资源利用的单位随之越来越多。因此，各个企业的管理人员应该重视时间管理观念，提高员工的创新意识，使企业符合当前的发展潮流。
2.档案管理信息化建设是档案管理服务的重要手段和途径。以往的档案管理已无法满足当前信息化发展的需要。通过档案管理信息化建设，档案管理工作中的各项内容如分类、查询等都会快速的完成，且能够有效的完成各方面的需要，实现信息资源的共享。故档案管理信息化改变了传统的档案管理方式，使档案管理的工作效率和信息资源利用率有了大幅度的提高。
二、档案管理信息化建设的主要内容
企业的档案管理人员在针对大批的电子文件和档案时，往往会无所适从。随着信息时代的到来，每个人应该转变现有的工作模式，刻苦学习，努力创新，尽快掌握现代化的信息技术，争取为企业的档案管理信息化建设作出贡献。档案信息化管理建设主要包括以下几方面的内容。
1.文档一体化管理。在現在的各个单位中，正在逐渐推广办公自动化。而从目前的形式来看，各个单位的办公自动化仅仅改变了以往的公文书写方式，而对公文的处理方式并没有改变，也就是说在办公的过程中依然采用采用计算机来起草公文，但是在处理的过程中仍采取手工的方式来完成。这种方式就导致了档案的归档、交接等方式与传统的没有本质区别，且使档案管理的信息化发展受到制约。档案的信息化应需从源头就对其进行信息化管理，在统一的计算机系统中进行文件的相关撰写、签发等档案管理的全过程。相关人员在完成这些过程之后，将其发给档案管理部门，档案管理人员将其进行归档。同时，其他部门的工作人员通过统一的管理系统实现对信息资源的共享。
2.统一的档案管理平台。随着各个单位不断在推广办公自动化等管理方式，较多的单位逐渐有了属于本单位所特有的局域网。档案工作者在工作的过程中也期望着本部门有着属于自己的系统主干网，完成档案系统内部以及外部的相互连接。创建完善的档案信息化管理系统才能够实现档案的全过程管理。创建统一的档案管理平台是一项较为复杂的系统工程。在创建的过程中，应需解放思想，改变理念，谋划布局，落实责任，促进档案管理的信息化建设。
3.创建档案数据库。档案数据库创建的好坏直接影响着档案信息化水平的高低。故创建出可靠且实用的档案数据库是当前急需解决的一个难题。档案数据库的规模影响着档案信息资源共享的能力。档案数据库达到相应的水平之后，才能够体现出其应有的价值。在创建档案数据库的过程中，应需体验出工作的系统性，减少不必要的浪费。
4.文书和档案标准化建设。档案标准化建设是在档案管理信息化建设过程中的重要内容。尽管从表面上来看，文书处理和档案管理联系不太紧密，但是文书是档案的源头。因此，在档案管理信息化的过程中，重视文档的工作流程。在档案管理信息化建设的过程中，应树立系统的观念，加强文书处理的工作标准化流程，规范指导思想。同时，相关的工作人员在制定相应的公文过程中应确保其标准化和规范化。只有标准和规范化的公文才能为后续的信息化建设打下基础。第一，公文尽量采用符合国家要求的以及规格相对统一的标准，且相关的签发手续等都需符合相关的要求。另外，电子文档应能够被准确的识别出来，故在存储的过程中应采用统一的标准格式，确保其不受相关软件的影响。档案的标准化建设还应保证系统正常的升级，避免因设备等问题而使原来的数据库不能应用。
三、提高档案信息化管理水平的建议
通过上述四方面的阐述，为提高档案信息化管理水平打下了基础。为了使档案信息化管理水平有着新的提高，应需采取以下措施来对其进行保障。
1.不断更新技术，确保设备的正常运营。随着信息化建设的不断发展，计算机技术成为档案管理信息化建设的基础。在档案管理信息化建设的过程中，不仅需要对相应的设备和技术进行正常的维护，还需对相应的设备和技术进行及时的更新。在档案管理信息化建设的过程中，若没有创新技术作为支撑，档案管理信息化就会受到局限性发展。由于当前各种各样的原因，使档案管理过程中的相关技术都落后于当前的图书馆等部门。因此，可以借鉴他们的经验，进行创新和发展，确保整个系统的正常运行。
2.提高人员素质。为了避免出现错误，应相关人员进行系统的培训，使相关人员了解当前规范和标准中所要求的内容及规定，进而提高相关人员的专业知识能力，提高档案管理信息化建设水平。因此，应对相关人员的专业素质水平进行考量。这就涉及到人员的选择。在人员选择的过程中，应进行严格地把关，不仅要考虑其专业知识的储备量，还应考虑该人员的道德素质。对于应聘进来的员工，应对其进行必要的培训，从而提醒相关人员在工作中应注意的具体事项。
3.领导重视，确保经费投入。档案信息化建设应得到领导的重视，因为在档案管理信息化建设的过程中设备和技术等都需不断地更新，而这需消耗大量的费用。设备和技术的及时更新对档案的管理有着较为重要的作用。
四、结语
档案管理信息化建设对企业的发展影响较大，其直接影响着企业的信息共享问题。本文首先对档案管理信息化建设的作用进行了阐述；其次从文档一体化管理、统一的档案管理平台、创建档案数据库以及文书和档案标准化建设对档案管理信息化建设内容进行了分析；然后，提出了提高档案管理信息化建设水平的建议。文的研究只是对档案管理信息化建设进行了一些粗浅的分析，希望本文的研究有助于为其他学者提供参考，为理论和实践的研究提供强有力的支撑。
参考文献：
[1]李建平.高校档案管理工作信息化建设探析[J].韶关学院学报，2011，02：76-79.
[2]陈爱妩.高等院校研究生学位档案管理信息化建设探析[J].当代教育理论与实践，2011，06：40-42.
[3]李文庆，赵艳华，刘秀平.信息化环境下的高校档案管理探析[J].河北大学学报（哲学社会科学版），2011，06：157-159.
[4]张晓伟.医院病历档案信息化管理中的利弊探析[J].办公室业务，2014，01：189-190.
[5]陈小莉.探析新形势下医院档案管理信息化建设的创新思路[J].办公室业务，2014，03：183.
[6]徐媛.浅析高校档案管理信息化建设[A].《决策与信息》杂志社、北京大学经济管理学院.决策论坛——政用产学研一体化协同发展学术研讨会论文集（下）[C].《决策与信息》杂志社、北京大学经济管理学院：，2015：1.
[7]冯菲.信息化环境下企业档案管理与服务模式创新研究[A]..中国航空学会管理科学分会2015年学术交流会论文集[C].：，2015：8.