论文部分内容阅读
摘 要：档案作为一种信息的载体，是直接的，原始的历史记录，在现代社会有着非常重要的作用.本文针对万科城小区对物业档案管理工作中存在的问题提出了解决的思路和对策。
关键词：物业档案管理 形成和收集 问题 对策
一、问题与研究的目的
随着物业档案管理这一新兴行业日益兴起，沈阳万科城小区也建立了自己小区的物业档案管理体系，对档案管理的要求也不断提高，但档案管理方面还不够成熟，对档案管理的水平普遍较低，在新的形势中物业管理档案中还有突出的问题，万科城小区如何进一步做好物业档案管理工作，提高工作人员的素质，如何将档案材料收集完整，如何加强档案的管理等问题，都是迫切需要解决的问题。解决和制定沈阳万科城小区物业档案管理的问题及方案，建立本小区自己的管理体系，及时调整管理思路，积极改进物业档案管理的方法，使沈阳万科城小区的物业档案管理工作进入正式轨道，与时俱进，适应形势的要求。
二、沈阳万科城小区物业档案管理存在的问题
1.沈阳万科城小区物业档案材料损失严重。健全业主档案信息是重要的工作，现社会对档案管理的要求普遍增高，但万科城小区的档案材料缺失严重。例如物业的前期开发资料，物业的全部建筑和验收资料、图纸，物业平面图和道路绿化及验收资料，业主清册及收费台账等。其次，业主个人档案材料收集整理归档不及时，整理的相关资料并未形成物业档案资料，导致业主住房信息，业主车辆的信息，业主变动表等档案材料的缺失，使得档案不齐全，信息不完整，例如：新业主到物业过户后，工作人员应将档案及时归放在档案室原业主的档案袋里。但由于排序不明确导致工作人员查找困难。其次由于工作人员未能及时归还档案袋导致业主车位信息在档案室里无法查找针对此类问题，园区应做到后续对相关人员进行培训。
2.沈阳万科城小区物业档案管理制度不健全。沈阳万科城小区的档案管理管理方面比较分散，不集中。公司管理者对档案管理工作重视度不高，没有制定健全的档案管理制度，如档案管理人员的工作职责和义务，档案的分类和归档的规定，档案人员的业绩考核，档案管理的目标等。沈阳万科城小区的档案管理制度不健全，保密性差，不利于万科城小区的可持续发展，在小区物业档案管理中会存在着一小部分‘只存不管’的现象。
3.沈阳万科城小区物业档案管理人员自身业务素质欠缺。沈阳万科城小区对档案管理人员的培训没有达到标准，没有将更深一层的业务向工作人员渗透，档案管理工作是一项非常专业性的工作，对工作人员的专业性及职业道德要求高。但是万科城小区部分档案管理人员是由客服人员或前台兼任的，他们对档案的形成收集，整理，归档，保管等方面的业务了解不透彻，档案管理水平低，很多档案材料的缺失应归责于档案管理人员没有及时地将档案材料收集，归档，有的工作人员甚至都不知道哪些材料需要归档，哪些不需要归档。而且，在档案的流转过程中，由于手续不健全，一旦出现档案的丢失，破损现象，经常会出现大家互相推卸责任的现象，因为在档案管理工作中不是固定一人来管理，这不利于万科城小区管理效率的提高。
4.沈阳万科城小区对物业档案管理意识较差。在沈阳万科城小区物业档案管理部门中是自行管理，在一个单位内形成多部门管理档案的格局，没有将档案管理与企业建设同步规划，同步发展，很多中层管理人员都没有档案管理意识，在物业管理近期与远期规划中，一般对管理规模，设施设备，人员结构等都做了比较详尽的规定，而对档案管理，档案设备投入等考虑较少或完全未纳入规划中，造成档案管理水平不能与业务同步发展，档案管理水平滞后，而且部分人员在对档案材料的收集过程中不积极配合，没有认真的态度。
三、 沈阳万科城小区物业档案管理的解决对策
1.加强沈阳万科城小区物业档案收集的保管。所有纸质客户资料页脚含电子编成页码“第X页共X页”及发放日期；每页加盖受控章、所有页加盖骑缝章（公司或服务中心公章）。档案室存放的客户资料需由项目资料员上锁管理，备用钥匙需留存控制中心，其他部门有特殊情况需要使用，需项目资料员同意并填写《借阅登记表》。当持有客户信息的职员调离原工作岗位时，由资料管理员将客户信息资料回收，并在交接手续表上记录清楚。每月客户资料更新所涉及的页面，更新完后原稿应交由资料员保留一个月后再销毁，新页面同时打印下发给其他部门使用。
2.完善沈阳万科城小区物业档案工作的管理制度。沈阳万科城小区没有健全的管理制度，管理者对档案管理工作重视度不高。针对此现象公司应加强对所辖物业档案管理工作的领导，把物业档案管理工作列入物业管理工作的重要内容。（1）设立相应的档案管理部门，配备专职人员和必要的专用库房、装具设备等，对物业档案实行集中统一管理（2）按规定整理、保管本单位本部门形成的物业档案及有关资料，并做好提供利用。（3）凡是归档的文件材料需保持文件材料的有机联系，并做到完整、准确、系统。（4）形成物业档案的部门负责整理，经检查合格后，双方在移交清单上签字，双方各保留一份。（5）物业档案管理人员，应建立各类档案总目录、分类目录和微机查询目录等检索工具。（6）物业档案管理部门要进行物业档案的整理、利用、鉴定、销毁等情况的统计，凡需销毁的档案，必须经过物业档案所有权人。（7）任何部门或个人不得私自藏匿、隐瞒物业档案，不得私自涂改、伪造、销毁物业档案。（8）借阅档案须经领导批准并填写借还档案清单，用完后及时归还入档。
3.加强沈阳万科城小区物业档案管理人员自身业务素质。沈阳万科城小区要加强档案管理工作队伍建设，要改变工作人员对业务与管理制度不明确的情况，应至少每月两次对他们进行业务和专业技能的岗位培训，并拟定考核标准，执行优劣淘汰制度，例如项经理不定期对档案管理人员进行抽查，查看档案是否完整，如抽查两次以上不合格者将予以考核，若檔案室由两人监管，需做到互相监督，此目的是为了不断提高档案人员的专业素质和职业道德修养，提高档案管理水平，为以后更标准完善的开展工作。
4.强化沈阳万科城小区物业档案管理意识。沈阳万科城小区对物业档案管理意识较差，没有意识到档案管理的重要性，要加强档案管理意识，领导要对物业档案管理工作高度重视，通过完善制度，落实责任，加强管理，切实做到把物业档案工作为重点工作之一，通过组织参加档案知识培训，答卷等有效措施增强全体物业管理人员的档案意识，达到每个工作人员重视档案管理工作，将档案管理纳入每年的工作计划中，将其分解落实到各个部门的工作目标中，所有人员在工作日常中都要意识到档案管理的重要性，增强档案管理意识，在一定程度达到档案管理人员的保密意识，降低了物业档案泄密的风险，增强档案管理意识有利于物业档案收集质量与效率的提高，从而提高万科城小区全体工作人员的档案管理意识。
四、结语
档案管理工作面临深刻的变化，我们必须正确认识存在的问题和寻求切实可行的对策。因此，作为物业管理从业人员只有正视现实，及时调整管理思路，积极改进档案管理的方法，与时俱进，才能适应形势的要求。通过在万科城小区工作一段时间内，我充分了解认识到了档案管理的工作性质，了解了管理处开展的物业管理工作的相关特点，方式和规律，作为一个从业者，要对物业管理法规，条例要有些了解，同时也要不断的丰富自己的物业管理知识，这样才能有更好的应变能力。
参考文献：
[1] 刘韵凤.高职物业管理专业教学改革研究与实践[J] 中国经贸导刊：2010年第一期.第80-89页.
[2] 毛志远.物业档案的建立和使用.现代物业，2010年8月.第54-59页.
关键词：物业档案管理 形成和收集 问题 对策
一、问题与研究的目的
随着物业档案管理这一新兴行业日益兴起，沈阳万科城小区也建立了自己小区的物业档案管理体系，对档案管理的要求也不断提高，但档案管理方面还不够成熟，对档案管理的水平普遍较低，在新的形势中物业管理档案中还有突出的问题，万科城小区如何进一步做好物业档案管理工作，提高工作人员的素质，如何将档案材料收集完整，如何加强档案的管理等问题，都是迫切需要解决的问题。解决和制定沈阳万科城小区物业档案管理的问题及方案，建立本小区自己的管理体系，及时调整管理思路，积极改进物业档案管理的方法，使沈阳万科城小区的物业档案管理工作进入正式轨道，与时俱进，适应形势的要求。
二、沈阳万科城小区物业档案管理存在的问题
1.沈阳万科城小区物业档案材料损失严重。健全业主档案信息是重要的工作，现社会对档案管理的要求普遍增高，但万科城小区的档案材料缺失严重。例如物业的前期开发资料，物业的全部建筑和验收资料、图纸，物业平面图和道路绿化及验收资料，业主清册及收费台账等。其次，业主个人档案材料收集整理归档不及时，整理的相关资料并未形成物业档案资料，导致业主住房信息，业主车辆的信息，业主变动表等档案材料的缺失，使得档案不齐全，信息不完整，例如：新业主到物业过户后，工作人员应将档案及时归放在档案室原业主的档案袋里。但由于排序不明确导致工作人员查找困难。其次由于工作人员未能及时归还档案袋导致业主车位信息在档案室里无法查找针对此类问题，园区应做到后续对相关人员进行培训。
2.沈阳万科城小区物业档案管理制度不健全。沈阳万科城小区的档案管理管理方面比较分散，不集中。公司管理者对档案管理工作重视度不高，没有制定健全的档案管理制度，如档案管理人员的工作职责和义务，档案的分类和归档的规定，档案人员的业绩考核，档案管理的目标等。沈阳万科城小区的档案管理制度不健全，保密性差，不利于万科城小区的可持续发展，在小区物业档案管理中会存在着一小部分‘只存不管’的现象。
3.沈阳万科城小区物业档案管理人员自身业务素质欠缺。沈阳万科城小区对档案管理人员的培训没有达到标准，没有将更深一层的业务向工作人员渗透，档案管理工作是一项非常专业性的工作，对工作人员的专业性及职业道德要求高。但是万科城小区部分档案管理人员是由客服人员或前台兼任的，他们对档案的形成收集，整理，归档，保管等方面的业务了解不透彻，档案管理水平低，很多档案材料的缺失应归责于档案管理人员没有及时地将档案材料收集，归档，有的工作人员甚至都不知道哪些材料需要归档，哪些不需要归档。而且，在档案的流转过程中，由于手续不健全，一旦出现档案的丢失，破损现象，经常会出现大家互相推卸责任的现象，因为在档案管理工作中不是固定一人来管理，这不利于万科城小区管理效率的提高。
4.沈阳万科城小区对物业档案管理意识较差。在沈阳万科城小区物业档案管理部门中是自行管理，在一个单位内形成多部门管理档案的格局，没有将档案管理与企业建设同步规划，同步发展，很多中层管理人员都没有档案管理意识，在物业管理近期与远期规划中，一般对管理规模，设施设备，人员结构等都做了比较详尽的规定，而对档案管理，档案设备投入等考虑较少或完全未纳入规划中，造成档案管理水平不能与业务同步发展，档案管理水平滞后，而且部分人员在对档案材料的收集过程中不积极配合，没有认真的态度。
三、 沈阳万科城小区物业档案管理的解决对策
1.加强沈阳万科城小区物业档案收集的保管。所有纸质客户资料页脚含电子编成页码“第X页共X页”及发放日期；每页加盖受控章、所有页加盖骑缝章（公司或服务中心公章）。档案室存放的客户资料需由项目资料员上锁管理，备用钥匙需留存控制中心，其他部门有特殊情况需要使用，需项目资料员同意并填写《借阅登记表》。当持有客户信息的职员调离原工作岗位时，由资料管理员将客户信息资料回收，并在交接手续表上记录清楚。每月客户资料更新所涉及的页面，更新完后原稿应交由资料员保留一个月后再销毁，新页面同时打印下发给其他部门使用。
2.完善沈阳万科城小区物业档案工作的管理制度。沈阳万科城小区没有健全的管理制度，管理者对档案管理工作重视度不高。针对此现象公司应加强对所辖物业档案管理工作的领导，把物业档案管理工作列入物业管理工作的重要内容。（1）设立相应的档案管理部门，配备专职人员和必要的专用库房、装具设备等，对物业档案实行集中统一管理（2）按规定整理、保管本单位本部门形成的物业档案及有关资料，并做好提供利用。（3）凡是归档的文件材料需保持文件材料的有机联系，并做到完整、准确、系统。（4）形成物业档案的部门负责整理，经检查合格后，双方在移交清单上签字，双方各保留一份。（5）物业档案管理人员，应建立各类档案总目录、分类目录和微机查询目录等检索工具。（6）物业档案管理部门要进行物业档案的整理、利用、鉴定、销毁等情况的统计，凡需销毁的档案，必须经过物业档案所有权人。（7）任何部门或个人不得私自藏匿、隐瞒物业档案，不得私自涂改、伪造、销毁物业档案。（8）借阅档案须经领导批准并填写借还档案清单，用完后及时归还入档。
3.加强沈阳万科城小区物业档案管理人员自身业务素质。沈阳万科城小区要加强档案管理工作队伍建设，要改变工作人员对业务与管理制度不明确的情况，应至少每月两次对他们进行业务和专业技能的岗位培训，并拟定考核标准，执行优劣淘汰制度，例如项经理不定期对档案管理人员进行抽查，查看档案是否完整，如抽查两次以上不合格者将予以考核，若檔案室由两人监管，需做到互相监督，此目的是为了不断提高档案人员的专业素质和职业道德修养，提高档案管理水平，为以后更标准完善的开展工作。
4.强化沈阳万科城小区物业档案管理意识。沈阳万科城小区对物业档案管理意识较差，没有意识到档案管理的重要性，要加强档案管理意识，领导要对物业档案管理工作高度重视，通过完善制度，落实责任，加强管理，切实做到把物业档案工作为重点工作之一，通过组织参加档案知识培训，答卷等有效措施增强全体物业管理人员的档案意识，达到每个工作人员重视档案管理工作，将档案管理纳入每年的工作计划中，将其分解落实到各个部门的工作目标中，所有人员在工作日常中都要意识到档案管理的重要性，增强档案管理意识，在一定程度达到档案管理人员的保密意识，降低了物业档案泄密的风险，增强档案管理意识有利于物业档案收集质量与效率的提高，从而提高万科城小区全体工作人员的档案管理意识。
四、结语
档案管理工作面临深刻的变化，我们必须正确认识存在的问题和寻求切实可行的对策。因此，作为物业管理从业人员只有正视现实，及时调整管理思路，积极改进档案管理的方法，与时俱进，才能适应形势的要求。通过在万科城小区工作一段时间内，我充分了解认识到了档案管理的工作性质，了解了管理处开展的物业管理工作的相关特点，方式和规律，作为一个从业者，要对物业管理法规，条例要有些了解，同时也要不断的丰富自己的物业管理知识，这样才能有更好的应变能力。
参考文献：
[1] 刘韵凤.高职物业管理专业教学改革研究与实践[J] 中国经贸导刊：2010年第一期.第80-89页.
[2] 毛志远.物业档案的建立和使用.现代物业，2010年8月.第54-59页.