项目管理组织的运行及内在机理浅谈

来源 :建筑与文化 | 被引量 : 0次 | 上传用户:wing870202
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  摘要:项目是在一定的约束条件下,具有特定目标的一次性任务。成功的项目管理依赖于合理的项目管理组织。项目管理组织工作不仅仅包括组织结构模式、组织分工、工作流程(程序),还包括管理人员的心理和由此支配的行为,并受到微观和宏观环境的制约和影响。
  关键词:项目管理;组织,机理
  
  1 项目管理的组织(运行)模型
  伴随着人类历史的发展,项目建设和开发的复杂性和系统性日益增强,对管理活动也提出了更高的要求,项目管理学及项目管理组织应运而生。
  根据组织理论和组织行为理论,通过系统思考,可以建立项目管理组织模型。项目管理组织模型包括内核和外核两个层次。内核反映了项目管理组织的内部运作机制,可以以两部分结构来描述:在表面或显性的,是由“项目技术方案和措施”(简称技术)、“项目管理知识与程序” (简称管理)、 “项目管理组织的规模和结构”(简称组织)三个模块组成的项目管理程序系统。在下部或隐性的,是由“项目管理人员的心理”(简称心理)、“项目管理人员的行为”(简称行为)和“项目管理组织规模和结构”三个模块组成的项目管理协作系统。外核反映了项目管理组织的环境,包括微观影响环境和宏观影响环境两个方面。微观环境主要涉及项目规模、技术与资金条件,项目公司的规模和技术管理能力;宏观环境主要包括技术与管理规范、社会环境等方面。具体模型如图1:
  
  2 项目管理组织的“内核”
  2.1 项目管理程序系统
  项目管理程序系统由项目管理组织、技术和管理三个模块组成。项目管理程序系统的核心是工作。
  项目的技术模块是项目管理组织的技术基础,其内容是由项目本身的技术特征决定的,要求有较高专业性。此模块的存在表明,与一般的企业管理模型不同,项目管理组织本身是技术开发与运用的组织,需要具备一定领域的专业知识,在一定的技术方案和措施基础上进行管理活动。
  项目管理知识与程序是相对固化的东西,具体包括项目管理知识与程序两方面内容。项目管理知识体系是由美国项目管理学会(PMI)首先提出来的,用以表示项目管理领域知识的总和。项目管理知识体系是一个庞大的系统,包括在项目概念(规划)、开发(计划)、实施和收尾阶段所涉及的所有一般管理理论和方法及专业领域的管理理论与方法。而项目管理程序是对项目管理知识的程序化和具体化,是为实现项目目标而进行的计划、组织、决策、监督、协调、控制等一系列程序和工作。
  项目管理知识体系是针对所有项目而言的知识总和,内容繁多,无法也没有必要全部运用到一个特定的项目上。涉及到某一个具体项目,将由项目的技术方案和措施决定项目知识体系的具体内容,包括各阶段采用的管理、统计、控制、评估方法。同样,虽然在不同项目之间管理程序具有一定的共性,但是否需要设置项目的每一个管理环节,某一阶段管理程序的次序和持续时间,也将由项目的技术措施和方案决定。这里,我们可以认为,是“技术”定了“管理”,而不是“管理”决定了“技术”。
  无论技术还是管理,都将受到项目管理组织的规模和结构的制约和影响。当项目组织规模不同,采用的技术方案和管理程序也不同。通常,项目管理组织规模大,技术方案和管理程序就有更大的选择空间,项目管理质量也更有保证,但增加了管理成本。项目管理组织一般是一个分层的组织,包括项目经理、专业工程师、工程师助理及行政后勤人员。专业技术和管理人员的知识背景和经验都将体现在技术方案和管理程序中。因此,项目管理组织模块将对技术和管理模块产生直接影响。
  项目技术方案模块与措施及项目管理知识与程序模块反作用于项目管理组织规模与结构模块。为了保证一定技术措施与方案具有实施的能力,项目组织规模必须满足最低要求(有些地方以政策形式规定了在一定项目规模下项目管理组织应配置的最低人数),项目组织的结构必须合理,专业配套齐全。同时,项目管理知识体系要求项目管理组织专业结构合理,以组织决策的方式去弥补个人在项目管理知识体系中的空白领域;项目管理程序要求项目组织具备一定规模,以保证工程师有精力去履行工作职责,保证项目管理程序的落实。
  2.2 项目管理协作系统
  项目管理协作系统是由项目管理组织、心理和行为三个模块组成的。项目管理协作系统的核心是人。
  项目管理的主体是人,项目管理的主要对象也是人。对项目管理组织的探讨,是不可能将人的心理因素排除在外的。人的心理过程包括对事物的认知过程、情感过程和意志过程。在项目管理过程中,项目管理人员可能根据自己掌握的项目的感观和文字资料,对项目目标、进程、技术和管理措施有一个初步的判断,这就是所谓的经验。随着项目的进展,管理人员会不断地修正和增加认知的内容,其认知程度也由弱到强。情感是人的一种心理机能,反映对客观事物的好恶倾向。通常,当项目进展与项目管理人员预期的认知过程越吻合,管理人员越易于获得由工作带来的愉快和满意。一般管理理论认为,良好的情感过程对提高管理效率是有帮助的。意志,是人的一种品质,是人确定目标后坚持实现目标的心理过程,是人的主观能动性的反映。当项目管理人员对项目有明确的认知(有经验)或认知过程顺利,就会有较坚定的工作意志(工作能动性);而坚定的意志也会促进其对项目认知的深入。
  项目管理人员的行为是指在项目任务开始到结束期间为了实现项目目标,以个体或群体形式进行的建议、检查、指令、监督、确认、协商等一系列管理行为。由于项目管理工作具有一次性的、非程序化的、专业性强的特征,强调项目管理人员判断、创造和探索的能力,其行为更多时候表现为个体行为。但是,由于项目的复杂性和个体在决策中的获取信息、设计方案、决策和审查活动中所面临的缺陷,就必须依靠群体的力量,“要通过建立一种特定的组织职责和组织单位来管理非程序化决策的制定”。为此,项目管理组织既需要注重个体,注重了解项目管理人员的工作动机,保持对其有效的激励;又需要关注群体,关注人际交流,建立高效的管理团队。
  项目管理人员的心理对其行为有重要的影响,项目管理的非程序化和探索性特征,使项目管理人员的行为更多是受到心理而不是环境的影响。当项目管理人员在心理上有公平感,认为自己的工作很重要和有意义,并且能得到应有的物质报酬,其行为更多地表现为认真负责、勤奋和团结。反之,则会由于心理作用而出现消极的工作态度。
  在项目管理的协作系统中,项目管理组织的规模与结构与项目管理人员的心理和行为模块是紧密相关的。结构决定行为,若项目管理组织将群体组成一个自我管理的高绩效团队,形成强文化,项目管理人员在心理上将对组织有归属感,在较少的物质激励条件下就可以形成积极的心理和行为。管理人员的心理感受和行为也会反作用于组织。当管理人员心理上有满足感和信任感,就会形成开诚布公的态度,易于组织进行“深度汇谈”;在行动中既考虑自己的利益,又考虑别人的利益,用语言和行动支持组织。否则,则易形成组织中的“隐形墙”和项目管理人员的“习惯性防卫”,对组织绩效产生负面影响。
  3 项目管理组织的“外核”
  3.1 项目管理组织的微观环境
  影响项目管理组织的微观环境很多,主要影响力来自于项目本身和项目管理公司两个方面。
  项目的规模、技术和资金条件等决定了项目的总体轮廓、技术特征和进程。通常,项目规模决定了项目管理组织的规模。项目规模大,项目管理组织的规模也相应较大。项目的持续时间决定了项目管理组织的稳定性。有些项目持续时间达数年,其项目管理组织形式接近正式组织。项目的技术特征决定了项目组织的专业配套情况。对特定的项目,由相应技术背景的专业人员来实施项目管理工作,绩效会更好。项目的资金条件决定了项目管理人员可能具备的素质条件,充裕的资金,是配备高素质管理人员的必要条件。
  同时,项目管理组织受项目管理公司的影响也很大。项目管理组织可能呈现出不同的组织氛围和工作作风,有些开放而随和,有些严谨而保守,这些特点主要是由项目管理公司的企业文化决定的;不同的项目管理公司有自己较为专长的工作领域,这也决定了项目管理组织的技术特长;大部分项目公司都制订了自己的管理程序,并通过项目管理组织将此程序落实;项目公司的技术人才储备也决定了配备高素质项目管理人员的可能性。
  3.2 项目管理组织的宏观环境
  影响项目管理组织的宏观环境主要包括技术及管理规范和社会环境两个方面。
  虽然项目管理是管理方法的一种,但其内容多涉及管理和技术交叉的内容。项目技术和管理两个模块都在很大程度上受到技术及管理规范变化的影响。出现新的管理规范,将增加项目管理知识库的内容,可能改变管理程序;出现新的技术,也为项目增加了可供选择的方案。而且,技术及管理规范的改变可能会导致项目管理目标和管理重点的改变。如在我国的工程建设监理领域,《建设工程安全生产管理条例》的出现,使安全监理成为项目管理的一项重要内容。
  社会环境对项目管理人员的心理和行为有重大影响。当社会上弥漫着利己和腐化的气息时,项目管理人员易产生不公平感,即可能认为存在外部不公平,进而产生行为上的变化,如接受商业贿赂,降低职业道德标准。如果社会主流是一种敬业和认真的工作态度,项目管理人员则易于在心理上保持平衡状态,保留对工作的投入和奉献。
  4 结语
  项目管理组织(运行)模型是建立在项目管理理论、组织学、组织行为学等理论基础上的一种尝试。项目管理活动虽然表现为一定的技术和程序,但实质反映了项目管理人员的心理和行为,而这一切都将通过项目管理组织来起作用。项目管理的各种宏观和微观影响因素也将通过项目管理组织的规模和结构起作用。
  参考文献
  [1]陆惠民,等.工程项目管理[M],东南大学出版社,2002.8
  [2]《中国工程项目管理知识体系》编委会,中国工程项目管理知识体系[M],中国建筑工业出版社,2003
  [3]罗珉,组织管理学[M],西南财经大学出版社,2003.8:11-22
  
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