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摘 要：信息化技术的应用越来越广泛，在此情况下，档案作为信息资源的组成部分，其信息化的工作也显得尤为重要。本文在分析高校档案信息状况的基础上，提出了高校档案信息化的策略及思路。
关键词：高校 档案 档案信息化
当今是一个信息化的时代，信息化技术的应用已越来越广泛，涉及到各行各业，其作用也显得越来越重要。在这股信息化应用的浪潮中，档案管理的信息化也凸显其重要性、迫切性，如何高效的把信息化技术应用到高校档案管理中也是一项重要课题。
一、档案信息化现状
当前，计算机信息技术发展到比较高的水平，高校信息化应用也越来越广泛，在日常管理中也使用大量的电子文档，档案的载体、内容及形式也不再限于纸质版材料，高校的档案管理工作也与电子文档的收集密不可分，档案信息化应用也正在高校逐步展开，但在实施过程中，也存在一些问题，主要体现在以下四个方面。
1.相关的管理制度不完善。随着档案信息化的推广应用，档案管理原有的制度已不能满足需求，在电子文档的归档整理、信息安全方面的制度不够完善，数据文档收集、管理的标准不统一，影响档案信息的收集、整理、归类及共享；档案利用方面的管理制度也有待加强。
2.缺乏专业管理人才。目前档案管理人员主要是管理类专业人员为主，而档案信息化的应用，需要管理及信息化专业的综合类知识，大部分高校缺乏这类专业人员，从而影响高校档案信息化应用的水平。
3.网络信息安全有待加强。档案信息化应用是基于网络环境下实施，通过网络收集、整理档案信息，并提供信息共享服务，但档案信息本身的特殊性，需要正确处理档案信息的开放性及保密性的关系，同时，在网络环境下，档案信息系统容易受到网络攻击、信息窃取、电脑病毒入侵等，严重影响信息的安全，如何保证档案信息的安全是高校面临的重要挑战。
4.档案信息化程度不高。在档案的信息化建设方面，主要着重硬件建设方面，软件方面也只是满足基本的信息整理及简单的目录查阅，档案信息的网络化服务功能较弱，未能提供更高层次的功能；档案信息系统的前端管理功能也较弱，无法显示文件的生成、签报及流转过程；档案信息系统相对独立，未能深度融入到学校的信息管理体系中，档案信息应用的深度、广度受到较大的制约。
二、档案信息化策略
基于目前高校的档案信息化状况，以及信息化应用的最新需求，提出以下几点策略。
1.完善相关的制度建设。目前的档案管理制度主要是基于传统的档案管理手法而制定，缺乏基于信息化条件下的管理制度。为满足档案信息管理及应用，需要制定及完善相关的管理制度。
制定完善信息管理标准的：制定分类归档、资料收集整理标准，保障档案信息的标准统一性、规范化，便于日后的信息资源开发利用及共享。制定完善信息安全管理制度：强化网络安全意识，设置用户的管理应用权限级别，细化安全操作守则，保障档案信息的安全。制定完善管理人员责任制度：明确、细化各岗位的工作职责，规范操作流程，保障档案信息管理业务的正常展开。
2.提高档案管理人员综合素质。档案信息化一个涉及管理、信息技术及人员的系统工程，除了在管理、技术层面加强建设外，需要对人员的综合水平方面加强管理，提高人员整体的综合素质。一是在现有人员的结构下，加大信息技术及档案管理方面的专业知识培训，提高管理人员综合素质，提高人员的信息技术应用水平；二是引进档案及信息技术综合专业人才，优化人员配置，提升整体信息化管理水平。
3.提高网络信息安全技术保障措施。随着档案信息化的进一步推广应用，如何保证档案信息的安全显得尤为重要。档案信息化安全保证措施，除了在制度方面完善相关的信息安全措施外，还需要在技术层面完善保障措施，主要包括：防护墙技术、信息加密技术、身份认证技术。利用网络防火墙技术，构建强有力的第一道信息安全闸门，最大限度防范黑客入侵。防火墙是架构在内网和外网之间的一道隔离墙，是一种访问尺度控制，监控及过滤网络信息，防范未授权非法信息的入侵，确保网络安全。
强化信息加密技术手段，利用信息加密技术，通過特定的算法将在网络传输的敏感信息进行加密，接收方在收到信息后也通过相对应的解密算法对其解密，而后才可正常读取、使用，从而确保信息的完整性及安全性。利用身份认证技术，确保档案管理信息系统的安全。身份认证与授权控制是相互联系的，授权控制是指一旦用户的身份通过认证以后，确定该用户可以访问哪些资源、可以进行何种方式的访问操作等。网络信息安全是非一次性的静态过程，是人员、技术、操作三者紧密结合的系统工程，是一个动态过程。
4.提高档案信息化的程度。档案管信息化的主要内容为：档案管理业务的自动化、档案信息服务网络化、档案信息资源数字化。
为提高档案信息化程度及应用水平，需加强及完善以下三个方面的应用功能：一是增强信息系统自动化功能。利用先进的计算机技术，构建基于业务管理、数据来源、信息应用等多维度的信息体系，提供业务流、文件归档的功能，并对文档实施全程管控，提供完善的文档管理服务功能。二是增强信息服务网络化功能。构建基于全文搜索及文本智能技术的检索功能体系，提供快捷的信息检索功能，方便用户检索及利用档案信息；构建面向知识挖掘技术的信息体系，向用户提供个性化服务，推送相关的信息；档案管理系统要深度融入学校的信息化管理体系，提供数据接口与学校的各个应用系统对接，便于实现资源的共享。三是加强智慧型资源库的建设。构建基于知识管理的档案资源库，可向用户推送个性化需求的相关知识；为学校的教学管理提供高质量、智慧型服务，并为学校的发展提供决策支持。
三、结语
高校档案信息化工作是一项长期、复杂的系统工程，需要学校各部门通力合作，结合学校实际情况，利用先进的计算机信息技术、网络技术构建智慧型档案管理信息系统。档案管理信息系统作为高校信息化的一部分，需与高校各应用系统深度融合，充分发挥档案资源库的优势，基于大数据技术提供智慧化、个性化服务，进一步提高档案信息化的应用水平。
参考文献：
[1]泊客，沧海一粟，Jiage，成长中的小树，春风秋水.社会信息化，我们档案人能做些什么？[J].档案管理，2008，（03）：51-52.[2017-08-14].DOI：10.15950/j.cnki.1005-9458.2008.03.045.
[2]白云，王汉华，郭鲁. 高校档案管理系统改进探索——以华中师范大学档案馆为例[J]. 档案与建设，2015，（06）：9-12. [2017-08-15].
[3]陈琼. 浅谈高校档案信息化[J]. 经济研究导刊，2014，（36）：304-305. [2017-08-15].
作者简介：黄瑞霞（1970—）女。广东人。现就职于广东外语外贸大学，助理馆员。
关键词：高校 档案 档案信息化
当今是一个信息化的时代，信息化技术的应用已越来越广泛，涉及到各行各业，其作用也显得越来越重要。在这股信息化应用的浪潮中，档案管理的信息化也凸显其重要性、迫切性，如何高效的把信息化技术应用到高校档案管理中也是一项重要课题。
一、档案信息化现状
当前，计算机信息技术发展到比较高的水平，高校信息化应用也越来越广泛，在日常管理中也使用大量的电子文档，档案的载体、内容及形式也不再限于纸质版材料，高校的档案管理工作也与电子文档的收集密不可分，档案信息化应用也正在高校逐步展开，但在实施过程中，也存在一些问题，主要体现在以下四个方面。
1.相关的管理制度不完善。随着档案信息化的推广应用，档案管理原有的制度已不能满足需求，在电子文档的归档整理、信息安全方面的制度不够完善，数据文档收集、管理的标准不统一，影响档案信息的收集、整理、归类及共享；档案利用方面的管理制度也有待加强。
2.缺乏专业管理人才。目前档案管理人员主要是管理类专业人员为主，而档案信息化的应用，需要管理及信息化专业的综合类知识，大部分高校缺乏这类专业人员，从而影响高校档案信息化应用的水平。
3.网络信息安全有待加强。档案信息化应用是基于网络环境下实施，通过网络收集、整理档案信息，并提供信息共享服务，但档案信息本身的特殊性，需要正确处理档案信息的开放性及保密性的关系，同时，在网络环境下，档案信息系统容易受到网络攻击、信息窃取、电脑病毒入侵等，严重影响信息的安全，如何保证档案信息的安全是高校面临的重要挑战。
4.档案信息化程度不高。在档案的信息化建设方面，主要着重硬件建设方面，软件方面也只是满足基本的信息整理及简单的目录查阅，档案信息的网络化服务功能较弱，未能提供更高层次的功能；档案信息系统的前端管理功能也较弱，无法显示文件的生成、签报及流转过程；档案信息系统相对独立，未能深度融入到学校的信息管理体系中，档案信息应用的深度、广度受到较大的制约。
二、档案信息化策略
基于目前高校的档案信息化状况，以及信息化应用的最新需求，提出以下几点策略。
1.完善相关的制度建设。目前的档案管理制度主要是基于传统的档案管理手法而制定，缺乏基于信息化条件下的管理制度。为满足档案信息管理及应用，需要制定及完善相关的管理制度。
制定完善信息管理标准的：制定分类归档、资料收集整理标准，保障档案信息的标准统一性、规范化，便于日后的信息资源开发利用及共享。制定完善信息安全管理制度：强化网络安全意识，设置用户的管理应用权限级别，细化安全操作守则，保障档案信息的安全。制定完善管理人员责任制度：明确、细化各岗位的工作职责，规范操作流程，保障档案信息管理业务的正常展开。
2.提高档案管理人员综合素质。档案信息化一个涉及管理、信息技术及人员的系统工程，除了在管理、技术层面加强建设外，需要对人员的综合水平方面加强管理，提高人员整体的综合素质。一是在现有人员的结构下，加大信息技术及档案管理方面的专业知识培训，提高管理人员综合素质，提高人员的信息技术应用水平；二是引进档案及信息技术综合专业人才，优化人员配置，提升整体信息化管理水平。
3.提高网络信息安全技术保障措施。随着档案信息化的进一步推广应用，如何保证档案信息的安全显得尤为重要。档案信息化安全保证措施，除了在制度方面完善相关的信息安全措施外，还需要在技术层面完善保障措施，主要包括：防护墙技术、信息加密技术、身份认证技术。利用网络防火墙技术，构建强有力的第一道信息安全闸门，最大限度防范黑客入侵。防火墙是架构在内网和外网之间的一道隔离墙，是一种访问尺度控制，监控及过滤网络信息，防范未授权非法信息的入侵，确保网络安全。
强化信息加密技术手段，利用信息加密技术，通過特定的算法将在网络传输的敏感信息进行加密，接收方在收到信息后也通过相对应的解密算法对其解密，而后才可正常读取、使用，从而确保信息的完整性及安全性。利用身份认证技术，确保档案管理信息系统的安全。身份认证与授权控制是相互联系的，授权控制是指一旦用户的身份通过认证以后，确定该用户可以访问哪些资源、可以进行何种方式的访问操作等。网络信息安全是非一次性的静态过程，是人员、技术、操作三者紧密结合的系统工程，是一个动态过程。
4.提高档案信息化的程度。档案管信息化的主要内容为：档案管理业务的自动化、档案信息服务网络化、档案信息资源数字化。
为提高档案信息化程度及应用水平，需加强及完善以下三个方面的应用功能：一是增强信息系统自动化功能。利用先进的计算机技术，构建基于业务管理、数据来源、信息应用等多维度的信息体系，提供业务流、文件归档的功能，并对文档实施全程管控，提供完善的文档管理服务功能。二是增强信息服务网络化功能。构建基于全文搜索及文本智能技术的检索功能体系，提供快捷的信息检索功能，方便用户检索及利用档案信息；构建面向知识挖掘技术的信息体系，向用户提供个性化服务，推送相关的信息；档案管理系统要深度融入学校的信息化管理体系，提供数据接口与学校的各个应用系统对接，便于实现资源的共享。三是加强智慧型资源库的建设。构建基于知识管理的档案资源库，可向用户推送个性化需求的相关知识；为学校的教学管理提供高质量、智慧型服务，并为学校的发展提供决策支持。
三、结语
高校档案信息化工作是一项长期、复杂的系统工程，需要学校各部门通力合作，结合学校实际情况，利用先进的计算机信息技术、网络技术构建智慧型档案管理信息系统。档案管理信息系统作为高校信息化的一部分，需与高校各应用系统深度融合，充分发挥档案资源库的优势，基于大数据技术提供智慧化、个性化服务，进一步提高档案信息化的应用水平。
参考文献：
[1]泊客，沧海一粟，Jiage，成长中的小树，春风秋水.社会信息化，我们档案人能做些什么？[J].档案管理，2008，（03）：51-52.[2017-08-14].DOI：10.15950/j.cnki.1005-9458.2008.03.045.
[2]白云，王汉华，郭鲁. 高校档案管理系统改进探索——以华中师范大学档案馆为例[J]. 档案与建设，2015，（06）：9-12. [2017-08-15].
[3]陈琼. 浅谈高校档案信息化[J]. 经济研究导刊，2014，（36）：304-305. [2017-08-15].
作者简介：黄瑞霞（1970—）女。广东人。现就职于广东外语外贸大学，助理馆员。