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摘 要：员工证照在工程企业投标经营时借用非常普遍。如何高效且安全的调用员工证照，是几乎所有大中型工程企业都想实现的目标。本文结合实践探索，简要分析员工电子证照管理系统的流程设计思路，以及系统设计的关键点和难点，以期对类似企业提供借鉴。
关键词：工程企业 证照 系统
目前，建筑市场工程承、发包招投标管理日趋严格，迫使各类工程企业不仅要规范操作，更重要的是增强市场响应速度。最典型的案例就是，企业经常会遇到业务单位十万火急地借用员工各类证照的情形。如何有效且及时支持市场开拓需要，成为近年来很多大中型工程企业人力资源主管部门关心的问题之一。
本文结合企业实践对有关员工电子证照管理信息系统的设计思路和应用进行简析。
一、员工电子证照管理系统的流程设计
1.数据标准化。工程企业的员工，多为专业技术人员且持有的证照较多，除了身份证之外，还有学历证照、学位证照、职称证照、执业资格证照等。其中，学历证照、学位证照可能存在不同学历阶段所学专业的差异，会出现同时使用不同层次学历学位证照的情形；执业资格证照则更为复杂，即使同一门类的执业资格证照，往往还会细分为资格证、注册证、注册章等情形。因此，员工证照会存在类型多、格式差异大、时间跨度长以及交叉使用等情形。
如何有效管理和高效、便捷使用员工证照已成为工程类企业，特别是大中型工程企业的关注重点。结合中国电建集团公司及下属成员企业的实践操作经验，笔者总结员工电子证照使用关键之一是要有统一的数据标准，这也是信息系统有效运行的基础。员工电子证照的数据标准，集中体现在两个方面：命名规则、图片格式与大小。命名规则，就是建立对每类证照进行编号、命名的规则标准。其要求确保唯一性，一方面便于证照的集中识别导库，另一方面要利于个性化、批量化的查询、调阅使用。实践中，我们采用“员工号（唯一性）+证照名+页面编码”的形式进行确定。首次搭建系统时，我们利用这种方式，实现了批量的一次性（超过两万个文件）入库，减少了人工逐本录入的操作。
图片格式与大小，就是要确定各类证照的保存格式。统一的图片格式，有利于系统进行自动编辑处理，也易于控制文件大小，确保占用空间的合理性。我们在设计该系统时，选取JPG的压缩格式，单一文件大小控制在100M。
2.业务流程简洁、高效。在建立员工电子证照数据库的基础上，要实现电子证照的便捷使用，需要有合理且相对完备的业务管理流程。具体的系统流程设计如图1所示。
具体来看：
流程节点①：业务单位经办人员通过系统，填写说明调用证照的使用用途，必须指向具体、明确。在这个环节，经办人员应在系统内检索调出所需人员的有关证照。经办人员在挑选时可预览但不允许下载。
流程节点②：业务单位负责人审核电子证照用途的客观性、必要性和准确性，避免无序或者非公用途调用其他人员证照。
流程节点③：人力资源主管部门确认证照调用行为的“合法性”，对用途指向不明、含糊不清的予以驳回。
流程节点④：业务单位经办人员在限定的时限内下载申请的证照，逾期需重新申請。
员工证照的申请经过业务单位和人力资源主管部门的双重审核，基本确保员工证照使用的正当性。人力资源主管部门的复核既可以对证照使用的把关，也可以对证照使用过程中的问题进行纠错和更新。
二、员工电子证照管理的难点和关键点
1.证照安全性。员工电子证照非常敏感，对保管和调用的安全性要求高。没有任何标识的个人证照，一旦“流”出去，可能会被不法分子用来其他单位的投标，也可能给员工个人带来经济损失。因此，在设计该系统时，必须重点考虑证照的安全性。
在具体设计上，我们对于入库的证照统一内嵌单位的LOGO水印，通过技术手段确保不可编辑和祛除。同时，强制将证照的申请用途以水印方式原封不动的“刻录”在拟下载的电子证照上面，并要求字体应覆盖到有关证照的编号位置。通过技术处理，也确保水印不影响编号的肉眼识别，申请用途的水印字样同样不可编辑，确保“裸证”不会流出。另外，对申请的证照用途必须指向明确，确保证照一事一申请。
2.证照有效性。证照一般都有有效期，入库后并不能一劳永逸。如果忽略这个问题，在投标时不小心调用了无效的证照，可能会造成不可弥补的流标风险。因此，在证照入库环节，需要识别证照的有效期，并以固定字段予以明确，确保后期证照有效期临界时系统自动预警，一方面提醒业务单位不要调用相关证照，另一方面也便于人力资源主管部门第一时间联系员工当事人更新有关电子证照。
三、结语
目前，员工电子证照管理系统已在中国电建集团华东勘测设计研究院有限公司应用超过五年，收集的有效证照已经超过12万件，年调用的批次记录达到6000次，极大地促进了资源的合理利用，也有效地保障了经营业务的投标需要。
员工电子证照管理是一个系统工程，建立在人力资源管理信息系统基础之上。对业务单位高频次借用员工电子证照的大中型工程企业来说，既可以大大简化流程、提高时效性，同时也降低人力资源主管部门的人力成本、提高办公效率与内部顾客满意度。
参考文献：
[1]陈志坚，朱月波，孙剑灵.南航e-HR人力资源系统流程设计模式及应用[J]，计算机工程增刊，2005（7）：64-66.
[2]林丽.浅析电子证照应用的安全机制[J]，福建电脑，2013（5）：74-75.
关键词：工程企业 证照 系统
目前，建筑市场工程承、发包招投标管理日趋严格，迫使各类工程企业不仅要规范操作，更重要的是增强市场响应速度。最典型的案例就是，企业经常会遇到业务单位十万火急地借用员工各类证照的情形。如何有效且及时支持市场开拓需要，成为近年来很多大中型工程企业人力资源主管部门关心的问题之一。
本文结合企业实践对有关员工电子证照管理信息系统的设计思路和应用进行简析。
一、员工电子证照管理系统的流程设计
1.数据标准化。工程企业的员工，多为专业技术人员且持有的证照较多，除了身份证之外，还有学历证照、学位证照、职称证照、执业资格证照等。其中，学历证照、学位证照可能存在不同学历阶段所学专业的差异，会出现同时使用不同层次学历学位证照的情形；执业资格证照则更为复杂，即使同一门类的执业资格证照，往往还会细分为资格证、注册证、注册章等情形。因此，员工证照会存在类型多、格式差异大、时间跨度长以及交叉使用等情形。
如何有效管理和高效、便捷使用员工证照已成为工程类企业，特别是大中型工程企业的关注重点。结合中国电建集团公司及下属成员企业的实践操作经验，笔者总结员工电子证照使用关键之一是要有统一的数据标准，这也是信息系统有效运行的基础。员工电子证照的数据标准，集中体现在两个方面：命名规则、图片格式与大小。命名规则，就是建立对每类证照进行编号、命名的规则标准。其要求确保唯一性，一方面便于证照的集中识别导库，另一方面要利于个性化、批量化的查询、调阅使用。实践中，我们采用“员工号（唯一性）+证照名+页面编码”的形式进行确定。首次搭建系统时，我们利用这种方式，实现了批量的一次性（超过两万个文件）入库，减少了人工逐本录入的操作。
图片格式与大小，就是要确定各类证照的保存格式。统一的图片格式，有利于系统进行自动编辑处理，也易于控制文件大小，确保占用空间的合理性。我们在设计该系统时，选取JPG的压缩格式，单一文件大小控制在100M。
2.业务流程简洁、高效。在建立员工电子证照数据库的基础上，要实现电子证照的便捷使用，需要有合理且相对完备的业务管理流程。具体的系统流程设计如图1所示。
具体来看：
流程节点①：业务单位经办人员通过系统，填写说明调用证照的使用用途，必须指向具体、明确。在这个环节，经办人员应在系统内检索调出所需人员的有关证照。经办人员在挑选时可预览但不允许下载。
流程节点②：业务单位负责人审核电子证照用途的客观性、必要性和准确性，避免无序或者非公用途调用其他人员证照。
流程节点③：人力资源主管部门确认证照调用行为的“合法性”，对用途指向不明、含糊不清的予以驳回。
流程节点④：业务单位经办人员在限定的时限内下载申请的证照，逾期需重新申請。
员工证照的申请经过业务单位和人力资源主管部门的双重审核，基本确保员工证照使用的正当性。人力资源主管部门的复核既可以对证照使用的把关，也可以对证照使用过程中的问题进行纠错和更新。
二、员工电子证照管理的难点和关键点
1.证照安全性。员工电子证照非常敏感，对保管和调用的安全性要求高。没有任何标识的个人证照，一旦“流”出去，可能会被不法分子用来其他单位的投标，也可能给员工个人带来经济损失。因此，在设计该系统时，必须重点考虑证照的安全性。
在具体设计上，我们对于入库的证照统一内嵌单位的LOGO水印，通过技术手段确保不可编辑和祛除。同时，强制将证照的申请用途以水印方式原封不动的“刻录”在拟下载的电子证照上面，并要求字体应覆盖到有关证照的编号位置。通过技术处理，也确保水印不影响编号的肉眼识别，申请用途的水印字样同样不可编辑，确保“裸证”不会流出。另外，对申请的证照用途必须指向明确，确保证照一事一申请。
2.证照有效性。证照一般都有有效期，入库后并不能一劳永逸。如果忽略这个问题，在投标时不小心调用了无效的证照，可能会造成不可弥补的流标风险。因此，在证照入库环节，需要识别证照的有效期，并以固定字段予以明确，确保后期证照有效期临界时系统自动预警，一方面提醒业务单位不要调用相关证照，另一方面也便于人力资源主管部门第一时间联系员工当事人更新有关电子证照。
三、结语
目前，员工电子证照管理系统已在中国电建集团华东勘测设计研究院有限公司应用超过五年，收集的有效证照已经超过12万件，年调用的批次记录达到6000次，极大地促进了资源的合理利用，也有效地保障了经营业务的投标需要。
员工电子证照管理是一个系统工程，建立在人力资源管理信息系统基础之上。对业务单位高频次借用员工电子证照的大中型工程企业来说，既可以大大简化流程、提高时效性，同时也降低人力资源主管部门的人力成本、提高办公效率与内部顾客满意度。
参考文献：
[1]陈志坚，朱月波，孙剑灵.南航e-HR人力资源系统流程设计模式及应用[J]，计算机工程增刊，2005（7）：64-66.
[2]林丽.浅析电子证照应用的安全机制[J]，福建电脑，2013（5）：74-75.