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摘 要 Word是我们日常工作、生活中使用最广泛的应用软件,使用Word来进行平时的办公文字信息处理也就成为重中之重了。那么,我们如何才能够在Word中“快”起来和娴熟地驾驭文档编辑呢?本文从word进行文档编辑等几个方面来论述需要掌握的几种常用的技巧。
关键词 文字处理 文档编辑 技巧
文字处理软件是我们日常工作、生活中使用最广泛的应用软件,也是我们学习计算机应用必须掌握的一种基本技能。当前流行的文字处理软件有Microsoft公司的Word等。Word2003是微软公司的一个功能强大的字处理软件,它包含了许多实用又非常先进的功能。
就此看来,在这个讲求效率和技能的年代,使用Word来进行平时的办公文字信息处理也就成为重中之重了。那么,我们如何才能够在Word中“快”起来和娴熟地驾驭文档编辑呢?本文从word进行文档编辑等几个方面来论述需要掌握的几种常用的技巧。
一、快速设置上下标注
首先选中需要上标的文字,然后按下组合键Ctrl+Shift+=就可将文字设为上标,再按一次又恢复到原始状态;按Ctrl+=可以将文字设为下标,再按一次也恢复到原始状态。
二、快速取消自动编号或避免自动编号远离文字的现象
虽然Word中的自动编号功能较强大,但是据笔者试用,发现自动编号命令常常出现错乱现象。给文档编辑常会带来诸多麻烦,其实,我们可以通过下面的方法来快速取消自动编号。
当Word为其自动加上编号时,你只要按下Ctrl+Z键反复操作,此时自动编号会消失,而且再次键入数字时,该功能就会被禁止了。
再者在自动编号输入后,如出现编号远离文字内容时,应用鼠标键及时点击一下撤销键即可。再键入数字序号就不会再有空格的现象了,下一次再出现时再点击,一般只要第一次点击撤销键至少在这一段落里是不会再有。否则到文稿编辑结束后再改就费时费力了,好多宣传单或正式出版物都会出现编号远离文字的现象。请编辑者一定要记住及时点击一下撤消键。
三、使首页不显示页码的方法
菜单工具栏插入里页码的设置技巧,打开插入菜单,如第一页是序言不能有页码,则点击首页不显示页码(将方框里的√符号关掉),再打开格式,点击起始页码,如第一页不要页码,在空白处填写0数字,这样一来,第一页就没有页码,第二页开始有页码,即第二张纸为第一页。一般人都没用过。授课老师也不讲这些,当然老师也不一定掌握这个。笔者只是但手熟耳。
四、文字远离下划线技巧
一般的老师在教给学生如何编辑文档时,如要想给某字或某句下面划上下划线,自然会选中所需要的某字或某句,再在菜单工具中点击一下字母“U”或格式工具栏里的字体,点击一下下划线即可告成。有的认为不好看,就用自选图形中的横线来代替,这样既方便又快捷,别人看来也很正常,也只能这样,没有别的什么好办法。教科书上没有,老师一般也不会讲,只能照本宣科了。默认的文字下划线,都是紧贴文字下方的,由于下划线与文字贴得太紧看起来很不美观,这是文档段落设定的默认值,它只考虑到段落一致性,而未考虑到美观性。常言道:熊掌和鱼不可兼得。这有他的局限性,依赖正常方法是解决不了的,就是计算机编程者也有忽视的地方,这一真空只能靠我们来弥补啦,如直接用工具栏“格式”→“字体”→“位置栏”提供了“标准”、“提升”、“降低”三个选项,只能解决它的提升或下降,但要想文字远离下划线是实现不了的,如直接选用下划线,因下划线紧贴肯定是不美观的,要是用自选图形中的横线作为下划线,一旦文档格式或段落有所变动则下划线就会乱七八糟,已不在正常的位置上,显然不行,不仿用以下方法来处理:
第一步:在紧靠需要下划线的文字前边或后边打一个空格,再选工具栏里的“格式”或右击鼠标选“字体”→“缩放”,为了美观,还是选取缩放百分比越小越好,当然太小了不易操作,先按百分之三十三这个默认值,待成功之后再将空格进一步缩放到最小值,当然越小越好,能达到正常的肉眼看出来为好。
第二步:选工具栏里的“格式”→“字体”→“位置栏”→“标准”、“提升”选项,提升高度既不能高,也不能低,以适中为宜。
第三步:选中未被字体提升的缩放空格和提升的字体,再选工具栏“格式”→“字体”→“下划线”→“确定”,即告成功。即在同一段落上会出现两种情况,所要突出的字体提升了,下划线还在正常的段落线上,使得看起来舒服、美观。以下用实例来演示:
第一步操作方法:中国特色的社会主义理论创立者邓小平同志(选中包括左边空格在内的文字提升3磅后即成现在这样的段落格式)。
第二步操作方法:中国特色的社会主义理论创立者邓小平同志(选中包括右边空格在内的文字提升3磅后即成现在这样的段落格式)。
五、操作文本框的一些技巧
在文档编辑中需要插入特殊文字,由于版面的局限性就要用文本框来操作啦,主要是文本框不受文档段落的限制,可灵活调整,对单位或部门制作网络示意图非常适用,由于文本框使用起来方便,不受正常文档格式影响,你编你的我编我的,插入在文档内容中也比较方便,因他的性质决定了正常的文档编辑所不能替代的。例如:某表格一个单元格内规定要填写六个五号字,但正常情况下,六个五号字是填写不进去的,怎么办呢,只得求助于文本框来解决,同样是六个五号字,但在文本框的格式下能通过技巧能填写下,即利用工具菜单将文本框版式设置成上下左右都是0状态,还可以改变字的方向,调整方便,正常表格单元格六个字放不下,而文本框则能放下,再按住Ctrl键或Alt键+←→↑↓键对文本框进行微调,是普通表格所不能替代的。例如:制作某学校机构网络示意图。
关键词 文字处理 文档编辑 技巧
文字处理软件是我们日常工作、生活中使用最广泛的应用软件,也是我们学习计算机应用必须掌握的一种基本技能。当前流行的文字处理软件有Microsoft公司的Word等。Word2003是微软公司的一个功能强大的字处理软件,它包含了许多实用又非常先进的功能。
就此看来,在这个讲求效率和技能的年代,使用Word来进行平时的办公文字信息处理也就成为重中之重了。那么,我们如何才能够在Word中“快”起来和娴熟地驾驭文档编辑呢?本文从word进行文档编辑等几个方面来论述需要掌握的几种常用的技巧。
一、快速设置上下标注
首先选中需要上标的文字,然后按下组合键Ctrl+Shift+=就可将文字设为上标,再按一次又恢复到原始状态;按Ctrl+=可以将文字设为下标,再按一次也恢复到原始状态。
二、快速取消自动编号或避免自动编号远离文字的现象
虽然Word中的自动编号功能较强大,但是据笔者试用,发现自动编号命令常常出现错乱现象。给文档编辑常会带来诸多麻烦,其实,我们可以通过下面的方法来快速取消自动编号。
当Word为其自动加上编号时,你只要按下Ctrl+Z键反复操作,此时自动编号会消失,而且再次键入数字时,该功能就会被禁止了。
再者在自动编号输入后,如出现编号远离文字内容时,应用鼠标键及时点击一下撤销键即可。再键入数字序号就不会再有空格的现象了,下一次再出现时再点击,一般只要第一次点击撤销键至少在这一段落里是不会再有。否则到文稿编辑结束后再改就费时费力了,好多宣传单或正式出版物都会出现编号远离文字的现象。请编辑者一定要记住及时点击一下撤消键。
三、使首页不显示页码的方法
菜单工具栏插入里页码的设置技巧,打开插入菜单,如第一页是序言不能有页码,则点击首页不显示页码(将方框里的√符号关掉),再打开格式,点击起始页码,如第一页不要页码,在空白处填写0数字,这样一来,第一页就没有页码,第二页开始有页码,即第二张纸为第一页。一般人都没用过。授课老师也不讲这些,当然老师也不一定掌握这个。笔者只是但手熟耳。
四、文字远离下划线技巧
一般的老师在教给学生如何编辑文档时,如要想给某字或某句下面划上下划线,自然会选中所需要的某字或某句,再在菜单工具中点击一下字母“U”或格式工具栏里的字体,点击一下下划线即可告成。有的认为不好看,就用自选图形中的横线来代替,这样既方便又快捷,别人看来也很正常,也只能这样,没有别的什么好办法。教科书上没有,老师一般也不会讲,只能照本宣科了。默认的文字下划线,都是紧贴文字下方的,由于下划线与文字贴得太紧看起来很不美观,这是文档段落设定的默认值,它只考虑到段落一致性,而未考虑到美观性。常言道:熊掌和鱼不可兼得。这有他的局限性,依赖正常方法是解决不了的,就是计算机编程者也有忽视的地方,这一真空只能靠我们来弥补啦,如直接用工具栏“格式”→“字体”→“位置栏”提供了“标准”、“提升”、“降低”三个选项,只能解决它的提升或下降,但要想文字远离下划线是实现不了的,如直接选用下划线,因下划线紧贴肯定是不美观的,要是用自选图形中的横线作为下划线,一旦文档格式或段落有所变动则下划线就会乱七八糟,已不在正常的位置上,显然不行,不仿用以下方法来处理:
第一步:在紧靠需要下划线的文字前边或后边打一个空格,再选工具栏里的“格式”或右击鼠标选“字体”→“缩放”,为了美观,还是选取缩放百分比越小越好,当然太小了不易操作,先按百分之三十三这个默认值,待成功之后再将空格进一步缩放到最小值,当然越小越好,能达到正常的肉眼看出来为好。
第二步:选工具栏里的“格式”→“字体”→“位置栏”→“标准”、“提升”选项,提升高度既不能高,也不能低,以适中为宜。
第三步:选中未被字体提升的缩放空格和提升的字体,再选工具栏“格式”→“字体”→“下划线”→“确定”,即告成功。即在同一段落上会出现两种情况,所要突出的字体提升了,下划线还在正常的段落线上,使得看起来舒服、美观。以下用实例来演示:
第一步操作方法:中国特色的社会主义理论创立者邓小平同志(选中包括左边空格在内的文字提升3磅后即成现在这样的段落格式)。
第二步操作方法:中国特色的社会主义理论创立者邓小平同志(选中包括右边空格在内的文字提升3磅后即成现在这样的段落格式)。
五、操作文本框的一些技巧
在文档编辑中需要插入特殊文字,由于版面的局限性就要用文本框来操作啦,主要是文本框不受文档段落的限制,可灵活调整,对单位或部门制作网络示意图非常适用,由于文本框使用起来方便,不受正常文档格式影响,你编你的我编我的,插入在文档内容中也比较方便,因他的性质决定了正常的文档编辑所不能替代的。例如:某表格一个单元格内规定要填写六个五号字,但正常情况下,六个五号字是填写不进去的,怎么办呢,只得求助于文本框来解决,同样是六个五号字,但在文本框的格式下能通过技巧能填写下,即利用工具菜单将文本框版式设置成上下左右都是0状态,还可以改变字的方向,调整方便,正常表格单元格六个字放不下,而文本框则能放下,再按住Ctrl键或Alt键+←→↑↓键对文本框进行微调,是普通表格所不能替代的。例如:制作某学校机构网络示意图。