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【摘 要】：高等学校的根本任务是培养人才，随着高校改革向纵深发展，高校内部管理理念、教育模式都发生了较大变化，对二级学院档案管理工作提出了更高要求。从高校二级学院档案管理的特点与主要内容、二级学院档案管理中存在的主要问题、提高档案利用率等方面进行分析，提出二级学院档案管理对策，提升为教学管理工作服务的能力。
【关键词】：高校 二级学院 档案 创新管理
党的十八大指出教育是振兴中华民族和社会改革发展的基石，坚持走内涵式发展道路是提高高等教育质量的必由之路，明确高等教育改革发展方向，不断深化教育教学改革，着力提高教育质量，培养学生创新精神，需明确人才培养的中心地位作用。高等学校的根本任务是不断提高教育教学质量，培养符合社会需求的人才，教学工作始终是学校的中心工作。新形势下高校二级学院是在内部管理体制上采用“两级管理、以院为主”的学院制管理模式，随着高校改革向纵深发展，高校内部管理理念、教育模式都发生了较大变化，这对二级学院档案管理工作提出了更高要求。高校二级学院档案是在教学及管理工作中形成的具有保存价值的材料，是管理部门与教职工在工作中日积月累辛勤工作的原始凭证，见证二级学院的发展变化，体现二级学院各个层面工作发展壮大的历程，二级学院档案中也记载着教学活动的经验和教训，对其进行分析研究，对于提高教育教学管理水平、制订学科建设与教学和师资队伍建设规划等无疑是非常有益的。目前二级学院档案管理工作中仍然存在着诸多的现实问题，适时构建二级学院档案管理体系，使高校二级学院档案管理尽快进入规范化管理轨道，高效地为教学管理工作提供服务，是我们在工作中需要认真研究解决的问题。
1 高校二级学院档案管理的特点与主要内容
二级学院所收集的档案，具有以下基本特点：（1）材料原始性及真实性。收集的档案材料必须是原始的，需客观地反映教学、管理工作的本来面目。（2）记录系统性。档案能记载教学与管理活动的全过程状况。（3）来源分散性。档案材料有来自一线教师各项教学活动记录，有来自管理部门的文件资料，而未收集时，又分散在各部门和教职工处，处于游离状态。（4）媒介及格式多样性。除纸质文档以外，档案还常以电子文件等形式存储，有文字、图片、表格、影像资料等。（5）材料周期性。教学管理与教学计划通常是按学制周期来制定的，档案也应按学期、学年或学制予以适时构建。（6）材料专业性。高校的教学活动是按学科专业、按类进行的，教学活动形式不尽相同，档案内容具有一定的差异
性、多方向性，具有各自的专业特性。
1.1 党政管理类
包括上级和学校针对二级学院需要长期贯彻执行的办法、规定，发展规划、工作计划、总结类，表彰先进，处分违纪人员材料，向上级部门请示、报告、批复等，党政联席会议与值班记录，津贴分配方案实施细则，教职工工作量，津贴发放材料，接受学校财务审计材料以及向学校综合档案部门移交有关档案后形成的材料目录等。
1.2 师资建设类
包括师资队伍建设规划，年度计划、总结类，教师流动材料，各类教师基本情况信息类，兼职教师讲课、讲座、学术报告、指导工作类，教师竞赛、获奖，各类学术机构担任职务类，教师聘任、考核、技术职务变化类，教师业务档案类等。
1.3 教学管理类
专业建设规划、总结类，新办专业各类统计、质量评价、建设类材料，特色专业、重点学科、卓越工程师建设类，实验室、实习基地建设类，课程建设类，实践性教学环节建设类，教学管理队伍与质量控制类，学生各类考核成绩类，教师教学文件以及相关数据分析管理类，以及各项创新建设类材料等。
1.4 教科研管理类
教科研管理文件类，工作规划、计划、总结类，研究机构管理、建设类材料，教科研协作、科研服务协议类，学科建设类，人才梯队建设类，有保存价值的教科研资料等。
1.5 学生管理工作及特殊载体类
学生工作、共青团工作管理文件类，学生管理中各类管理机构、人员信息统计类，学生评奖评优类，招生就业类，毕业生各类信息统计类；各类影像资料，在教学、科研、管理、外事活动中产生的物件类材料等。
2.二级学院档案管理中存在的主要问题
2.1档案管理重视程度不足，档案意识薄弱
高校二级学院一般都是在原有系的基础上建立起来的，在原学校集中管理体系下，系级管理权限制多，对档案管理重视程度不够，导致档案管理水平处于较低的层次。无论是系领导，还是普通教工一般仅认识到教学、科研的重要性，忽视日常工作中形成的档案材料管理，没有注重收集、整理、完善工作，仅以为档案工作就是对工作材料的简单整理、装订，将档案管理看作是附带工作，只有在上级相关部门检查时才临时突击整理。部分教师甚至对材料归档持抵触态度，认为教学文件类材料等属于自己，不应上交档案管理部门，有人为查阅方便，常将经手的资料据为己有，不愿归档，给档案材料的收集、管理增加一定工作难度。
2.2 机构设置不健全，缺乏完善的规章制度
随着高校管理工作下移，越来越多的高校将档案管理工作下放到二级学院，但二级学院档案建设起步较晚，往往忽视工作的程序化、规范化建设，没有制定严格的管理规章制度和具体的实施细则，习惯于个案处理，按经验办事，档案管理工作具有一定的随意性。许多有保存价值的文件材料处于散乱状态，随意堆放，基本处于谁收集使用材料，谁管理这部分档案，归档范围及管理要求也没有明确的界定，对于已经收集完善的档案材料管理混乱，不同类别、不同时期材料混放一处，没有按类处理，不仅不便于查找利用，而且容易造成档案丢失，档案管理缺乏计划性、规范性，出现集中管理档案难、归档难、档案开发利用更难等不良现象。
2.3 档案管理人员业务能力有待进一步提高
因学校人事管理部门编制划分问题，一般二级学院没有设置专职的档案管理人员，而是由行政秘书、教学秘书或教务员兼任。行政秘书、教学秘书是二级学院的信息中心，是上传下达的媒介，是横向交流的桥梁，教务员承担考试管理、成绩统计、学籍管理、毕业生信息统计，这类岗位人员兼任档案管理员工作，从其工作性质和工作内容来看，其本身是有利于二级学院档案工作的管理的，但兼职档案管理人员没有接受专门培训，缺乏必要的档案专业管理知识，从而出现了什么材料都入档的繁杂现象和入档不完整的断章现象。另外，二级学院档案管理贯穿了二级学院运转的全过程，内容庞杂，工作量大，他们在完成本职工作的同时，还要承担收集、整理、编目立卷等一系列繁重的工作，没有足够的能力和精力对各类档案进行专业管理，难免在档案管理工作中出现一些失误，容易造成重要材料流失，归档材料质量不高，管理不规范，缺乏完整性，直接影响到二级学院档案管理工作质量。 2.4 档案管理没有显示二级学院的固有特性
目前二级学院收集较多的一是学校编发的各类文件，二是本院学生的毕业设计（论文），学生作业类，以及教学管理中的一些常规性管理材料，档案内容雷同性高，利用价值不大，影响了二级学院档案工作的开展。与学校综合档案管理部门不同，二级学院档案建设应侧重反映学院的人才培养、学科专业特色和教科研优势，档案应能反映出学院各项建设的水平和成就。人才培养过程中有典型意义的档案，如重点学科、重点专业、特色专业、卓越工程师建设等档案，教科研项目档案，教职工研究成果，实践性环节教学成果，有突出成就学生的档案等是二级学院档案工作的重点，对这些档案应进行全面的收集、整理，提升档案的管理层次。
3 提高档案利用率，促进教育教学质量的提升
随着我国高等教育教学改革不断深入，高校内部教育体制改革也随之深化，高校二级学院的自主权也随之加大，在此背景下多数高校二级学院开始重视档案管理工作。二级学院收集保管好各类档案，对总结教学规律、促进学术交流、开展教学研究、提高教育教学质量等方面有着十分重要的作用，对教学质量评价起着凭证作用，在教改方向、变更专业设置、提高办学层次方面起着参考作用；二级学院档案应能反映出校风、教风、学风，对提高二级学院的社会声誉有着重要的作用。
3.1 二级学院档案是教学管理、研究的参考依据
二级学院各类档案是教学活动与教学管理信息和成果的载体，通过对各类形成性档案有关内容的分析、总结、预测，确定学院的发展方向，制定管理制度；借助档案，进行各种教学统计、教学质量检查和毕业生状况调查，及时发现问题，并提出整改措施。为院领导及教学管理人员在制定决策、实施计划时提供基本信息支撑，为各层面管理人员提供过去和现存的教学状态。二级学院进行教学研究，提高教研水平，需要不断地总结经验，吸取教训，在原有的基础上加以完善和提高，教学类档案无疑对教学研究提供了依据和条件；教师提高业务水平、改进教学方法，也需参阅典型教案、重要备课笔记、教学指导书、实习指导书等资料；档案为申请专业、重点实验室、示范中心等工作提供支撑材料及原始性参考数据。
3.2 教学类档案是教学经验交流的工具
为提升教育教学质量，同性质的院系、同类专业进行教学经验交流，对提高双方的教学质量，促进教育事业的改革是十分必要，特别是高等教育大众化，新建、扩建的院，需要向同类的院、同类的专业学习建设经验，要了解他们的规划、专业设置、教学计划、教学大纲和实验室建设规划等。将这部分档案进行科学管理后，方便兄弟院、专业间的经验交流，也起到校内各院和各专业间教学经验交流。二级学院档案建设的规范化管理是反映学校教学管理水平和教学质量的一个重要标志，是提高高校教学质量和教学管理工作水平的基础性工作，对各类档案分析研究，提炼、总结，切实做好为教育教学服务工作，不断提升档案利用率，研究表明，二级学院档案利用率越高，档案价值越显著。
4. 创新二级学院档案管理对策
4.1 各级管理人员要转变观念，加强对档案管理工作的领导
档案管理是二级学院的一项基础性工作，涉及方方面面的人员，只有院领导、教职员工都应认识到档案的重要作用，才能够在实际的工作注重收集整理。将档案管理工作做细做实，需加强对校、院两级档案工作的领导，通过学习宣传《档案法》、《高等学校档案管理办法》等相关法规，提高师生和管理人员对档案工作重要性的认识，制定切实可行的管理办法，从源头上抓起，制定从二级学院分管院长、各系部、研究机构、管理人员、教师的档案管理工作职责，厘清各类人员工作责任。根据学校工作要求和具体的教学工作安排，制订档案的归档计划，移交时间，保证教学档案的及时收集整理。将档案工作与教师、工作人员的年终考核及职称、职务晋升挂钩，从而增强档案管理人员和教师工作的责任感和积极性，改善档案工作被动、随意的局面。学院领导要强化档案管理领导意识，从学院长远发展和人才培养的高度加强对学院档案工作的领导，把档案管理工作列入重要工作议事日程，在人、财、物方面子以支持。档案管理人员需强化档案管理意识，自觉学习档案法律、法规和档案管理知识，积极主动承担起档案的收集、整理、归档、保管、利用等任务，努力为学院的教育教学和科研提供服务，学院教职工要强化档案归档意识，养成在工作过程中随时积累档案资料并及时归档的习惯，为学院完整收集档案做好基础性工作。
4.2 设立档案管理专职岗位，强化业务培训
针对目前二级学院教学档案管理分散、职责不明等问题，有效解决方式是设立专职档案管理人员，对学院档案实行集中统一管理，确保档案的统一性、完整性和系统性。档案管理人员应熟悉档案业务流程，掌握现代化管理的基本技能，还需有主动服务的意识。学校相关职能部门应组织对档案员进行专项岗位培训，系统学习档案专业知识，方便他们能更快地熟悉档案的管理业务，使之成为符合时代要求的高层次档案管理人员。
4.3 发挥特色，形成不同立卷方式
二级学院档案管理工作需努力突出自身特色，才能更具价值。大量反映二级学院发展的具体材料由二级学院进行管理，这此材料对学校档案部门没有归档的价值，但它体现了二级学院各层次的工作，反映了二级学院发展、壮大的历程，对于二级学院来说是弥足珍贵的。各二级学院的专业、学科都各不相同，各具特色，这就决定了二级学院档案形成上也存在着差异性。按照程序统整理立卷，制定编码，立卷存档。除了注意收集产生的档案材料外，应在学期开学前、学期结束时抓住时间节点，集中收集，以便能迅速及时地将材料收齐，对不同档案可按年、专业等分类立卷，基本涵盖教学运转过程中产生的各种文件材料。合理的分类立卷归档使成套性管理档案有了保证，不仅有利于档案的科学管理，也为日常材料调阅提供方便。
4.4 利用现代教育技术，提升管理内涵
档案的价值只有在利用才能得以体现，能否有效地开发利用是衡量档案工作优劣的重要标准之一。囚此，教学档案管理人员要转变思想、更新观念，注重对教学档案各种功能的开发利用，提高档案的利用价值。提高档案管理的科学化水平和开发利用效率的有效途径是利用相关技术将传统的纸质档案转化为电子信息，利用计算机进行档案编目，实现自动化检索。充分利用网络平台，通过网络提交、接收归档材料，建立档案信息资源库，完善档案管理，提升管理内涵。
二级学院学科建设与发展是一项需要长期努力奋斗、长期积累的系统工程，需要校级档案管理者以及职能部门的扶持，在业务上给予支持和指导。高校体制的变革，档案管理工作环境的变化，对档案管理的要求不断提高，应加快自身档案管理建设，努力建立有二级学院特色的档案管理体系，提升档案管理层次，使之更好地为教学、科研、管理服务。
参考文献
[1] 贾宗福， 孟照凯等. 高校二级学院档案管理探索与实践 [J]. 哈尔滨学院学报，2009（8）： 113-115
[2] 杨绪利， 潘立国. 高校二级学院（系）档案的构建与作用探析 [J]. 中国成人教育，2010（18）： 35-36
[3] 吕鸿， 熊燕. 高校二级学院档案管理模式探析 [J]. 图书与情报，2007（6）： 86-88
[4] 邹英. 高校二级学院教学档案管理初探 [J]. 成都纺织高等专科学校学报，2009（3）：68-70
[5] 李容荣. 加强高校二级学院教学档案的建设与管理 [J]. 吉林教育学院学报，2010（8）： 13-14
作者简介
刘必荣（1973.1-），男，江苏阜宁人，汉族，盐城工学院机械工程学院副教授，硕士，主要从事管理、机械设计与制造研究。
【关键词】：高校 二级学院 档案 创新管理
党的十八大指出教育是振兴中华民族和社会改革发展的基石，坚持走内涵式发展道路是提高高等教育质量的必由之路，明确高等教育改革发展方向，不断深化教育教学改革，着力提高教育质量，培养学生创新精神，需明确人才培养的中心地位作用。高等学校的根本任务是不断提高教育教学质量，培养符合社会需求的人才，教学工作始终是学校的中心工作。新形势下高校二级学院是在内部管理体制上采用“两级管理、以院为主”的学院制管理模式，随着高校改革向纵深发展，高校内部管理理念、教育模式都发生了较大变化，这对二级学院档案管理工作提出了更高要求。高校二级学院档案是在教学及管理工作中形成的具有保存价值的材料，是管理部门与教职工在工作中日积月累辛勤工作的原始凭证，见证二级学院的发展变化，体现二级学院各个层面工作发展壮大的历程，二级学院档案中也记载着教学活动的经验和教训，对其进行分析研究，对于提高教育教学管理水平、制订学科建设与教学和师资队伍建设规划等无疑是非常有益的。目前二级学院档案管理工作中仍然存在着诸多的现实问题，适时构建二级学院档案管理体系，使高校二级学院档案管理尽快进入规范化管理轨道，高效地为教学管理工作提供服务，是我们在工作中需要认真研究解决的问题。
1 高校二级学院档案管理的特点与主要内容
二级学院所收集的档案，具有以下基本特点：（1）材料原始性及真实性。收集的档案材料必须是原始的，需客观地反映教学、管理工作的本来面目。（2）记录系统性。档案能记载教学与管理活动的全过程状况。（3）来源分散性。档案材料有来自一线教师各项教学活动记录，有来自管理部门的文件资料，而未收集时，又分散在各部门和教职工处，处于游离状态。（4）媒介及格式多样性。除纸质文档以外，档案还常以电子文件等形式存储，有文字、图片、表格、影像资料等。（5）材料周期性。教学管理与教学计划通常是按学制周期来制定的，档案也应按学期、学年或学制予以适时构建。（6）材料专业性。高校的教学活动是按学科专业、按类进行的，教学活动形式不尽相同，档案内容具有一定的差异
性、多方向性，具有各自的专业特性。
1.1 党政管理类
包括上级和学校针对二级学院需要长期贯彻执行的办法、规定，发展规划、工作计划、总结类，表彰先进，处分违纪人员材料，向上级部门请示、报告、批复等，党政联席会议与值班记录，津贴分配方案实施细则，教职工工作量，津贴发放材料，接受学校财务审计材料以及向学校综合档案部门移交有关档案后形成的材料目录等。
1.2 师资建设类
包括师资队伍建设规划，年度计划、总结类，教师流动材料，各类教师基本情况信息类，兼职教师讲课、讲座、学术报告、指导工作类，教师竞赛、获奖，各类学术机构担任职务类，教师聘任、考核、技术职务变化类，教师业务档案类等。
1.3 教学管理类
专业建设规划、总结类，新办专业各类统计、质量评价、建设类材料，特色专业、重点学科、卓越工程师建设类，实验室、实习基地建设类，课程建设类，实践性教学环节建设类，教学管理队伍与质量控制类，学生各类考核成绩类，教师教学文件以及相关数据分析管理类，以及各项创新建设类材料等。
1.4 教科研管理类
教科研管理文件类，工作规划、计划、总结类，研究机构管理、建设类材料，教科研协作、科研服务协议类，学科建设类，人才梯队建设类，有保存价值的教科研资料等。
1.5 学生管理工作及特殊载体类
学生工作、共青团工作管理文件类，学生管理中各类管理机构、人员信息统计类，学生评奖评优类，招生就业类，毕业生各类信息统计类；各类影像资料，在教学、科研、管理、外事活动中产生的物件类材料等。
2.二级学院档案管理中存在的主要问题
2.1档案管理重视程度不足，档案意识薄弱
高校二级学院一般都是在原有系的基础上建立起来的，在原学校集中管理体系下，系级管理权限制多，对档案管理重视程度不够，导致档案管理水平处于较低的层次。无论是系领导，还是普通教工一般仅认识到教学、科研的重要性，忽视日常工作中形成的档案材料管理，没有注重收集、整理、完善工作，仅以为档案工作就是对工作材料的简单整理、装订，将档案管理看作是附带工作，只有在上级相关部门检查时才临时突击整理。部分教师甚至对材料归档持抵触态度，认为教学文件类材料等属于自己，不应上交档案管理部门，有人为查阅方便，常将经手的资料据为己有，不愿归档，给档案材料的收集、管理增加一定工作难度。
2.2 机构设置不健全，缺乏完善的规章制度
随着高校管理工作下移，越来越多的高校将档案管理工作下放到二级学院，但二级学院档案建设起步较晚，往往忽视工作的程序化、规范化建设，没有制定严格的管理规章制度和具体的实施细则，习惯于个案处理，按经验办事，档案管理工作具有一定的随意性。许多有保存价值的文件材料处于散乱状态，随意堆放，基本处于谁收集使用材料，谁管理这部分档案，归档范围及管理要求也没有明确的界定，对于已经收集完善的档案材料管理混乱，不同类别、不同时期材料混放一处，没有按类处理，不仅不便于查找利用，而且容易造成档案丢失，档案管理缺乏计划性、规范性，出现集中管理档案难、归档难、档案开发利用更难等不良现象。
2.3 档案管理人员业务能力有待进一步提高
因学校人事管理部门编制划分问题，一般二级学院没有设置专职的档案管理人员，而是由行政秘书、教学秘书或教务员兼任。行政秘书、教学秘书是二级学院的信息中心，是上传下达的媒介，是横向交流的桥梁，教务员承担考试管理、成绩统计、学籍管理、毕业生信息统计，这类岗位人员兼任档案管理员工作，从其工作性质和工作内容来看，其本身是有利于二级学院档案工作的管理的，但兼职档案管理人员没有接受专门培训，缺乏必要的档案专业管理知识，从而出现了什么材料都入档的繁杂现象和入档不完整的断章现象。另外，二级学院档案管理贯穿了二级学院运转的全过程，内容庞杂，工作量大，他们在完成本职工作的同时，还要承担收集、整理、编目立卷等一系列繁重的工作，没有足够的能力和精力对各类档案进行专业管理，难免在档案管理工作中出现一些失误，容易造成重要材料流失，归档材料质量不高，管理不规范，缺乏完整性，直接影响到二级学院档案管理工作质量。 2.4 档案管理没有显示二级学院的固有特性
目前二级学院收集较多的一是学校编发的各类文件，二是本院学生的毕业设计（论文），学生作业类，以及教学管理中的一些常规性管理材料，档案内容雷同性高，利用价值不大，影响了二级学院档案工作的开展。与学校综合档案管理部门不同，二级学院档案建设应侧重反映学院的人才培养、学科专业特色和教科研优势，档案应能反映出学院各项建设的水平和成就。人才培养过程中有典型意义的档案，如重点学科、重点专业、特色专业、卓越工程师建设等档案，教科研项目档案，教职工研究成果，实践性环节教学成果，有突出成就学生的档案等是二级学院档案工作的重点，对这些档案应进行全面的收集、整理，提升档案的管理层次。
3 提高档案利用率，促进教育教学质量的提升
随着我国高等教育教学改革不断深入，高校内部教育体制改革也随之深化，高校二级学院的自主权也随之加大，在此背景下多数高校二级学院开始重视档案管理工作。二级学院收集保管好各类档案，对总结教学规律、促进学术交流、开展教学研究、提高教育教学质量等方面有着十分重要的作用，对教学质量评价起着凭证作用，在教改方向、变更专业设置、提高办学层次方面起着参考作用；二级学院档案应能反映出校风、教风、学风，对提高二级学院的社会声誉有着重要的作用。
3.1 二级学院档案是教学管理、研究的参考依据
二级学院各类档案是教学活动与教学管理信息和成果的载体，通过对各类形成性档案有关内容的分析、总结、预测，确定学院的发展方向，制定管理制度；借助档案，进行各种教学统计、教学质量检查和毕业生状况调查，及时发现问题，并提出整改措施。为院领导及教学管理人员在制定决策、实施计划时提供基本信息支撑，为各层面管理人员提供过去和现存的教学状态。二级学院进行教学研究，提高教研水平，需要不断地总结经验，吸取教训，在原有的基础上加以完善和提高，教学类档案无疑对教学研究提供了依据和条件；教师提高业务水平、改进教学方法，也需参阅典型教案、重要备课笔记、教学指导书、实习指导书等资料；档案为申请专业、重点实验室、示范中心等工作提供支撑材料及原始性参考数据。
3.2 教学类档案是教学经验交流的工具
为提升教育教学质量，同性质的院系、同类专业进行教学经验交流，对提高双方的教学质量，促进教育事业的改革是十分必要，特别是高等教育大众化，新建、扩建的院，需要向同类的院、同类的专业学习建设经验，要了解他们的规划、专业设置、教学计划、教学大纲和实验室建设规划等。将这部分档案进行科学管理后，方便兄弟院、专业间的经验交流，也起到校内各院和各专业间教学经验交流。二级学院档案建设的规范化管理是反映学校教学管理水平和教学质量的一个重要标志，是提高高校教学质量和教学管理工作水平的基础性工作，对各类档案分析研究，提炼、总结，切实做好为教育教学服务工作，不断提升档案利用率，研究表明，二级学院档案利用率越高，档案价值越显著。
4. 创新二级学院档案管理对策
4.1 各级管理人员要转变观念，加强对档案管理工作的领导
档案管理是二级学院的一项基础性工作，涉及方方面面的人员，只有院领导、教职员工都应认识到档案的重要作用，才能够在实际的工作注重收集整理。将档案管理工作做细做实，需加强对校、院两级档案工作的领导，通过学习宣传《档案法》、《高等学校档案管理办法》等相关法规，提高师生和管理人员对档案工作重要性的认识，制定切实可行的管理办法，从源头上抓起，制定从二级学院分管院长、各系部、研究机构、管理人员、教师的档案管理工作职责，厘清各类人员工作责任。根据学校工作要求和具体的教学工作安排，制订档案的归档计划，移交时间，保证教学档案的及时收集整理。将档案工作与教师、工作人员的年终考核及职称、职务晋升挂钩，从而增强档案管理人员和教师工作的责任感和积极性，改善档案工作被动、随意的局面。学院领导要强化档案管理领导意识，从学院长远发展和人才培养的高度加强对学院档案工作的领导，把档案管理工作列入重要工作议事日程，在人、财、物方面子以支持。档案管理人员需强化档案管理意识，自觉学习档案法律、法规和档案管理知识，积极主动承担起档案的收集、整理、归档、保管、利用等任务，努力为学院的教育教学和科研提供服务，学院教职工要强化档案归档意识，养成在工作过程中随时积累档案资料并及时归档的习惯，为学院完整收集档案做好基础性工作。
4.2 设立档案管理专职岗位，强化业务培训
针对目前二级学院教学档案管理分散、职责不明等问题，有效解决方式是设立专职档案管理人员，对学院档案实行集中统一管理，确保档案的统一性、完整性和系统性。档案管理人员应熟悉档案业务流程，掌握现代化管理的基本技能，还需有主动服务的意识。学校相关职能部门应组织对档案员进行专项岗位培训，系统学习档案专业知识，方便他们能更快地熟悉档案的管理业务，使之成为符合时代要求的高层次档案管理人员。
4.3 发挥特色，形成不同立卷方式
二级学院档案管理工作需努力突出自身特色，才能更具价值。大量反映二级学院发展的具体材料由二级学院进行管理，这此材料对学校档案部门没有归档的价值，但它体现了二级学院各层次的工作，反映了二级学院发展、壮大的历程，对于二级学院来说是弥足珍贵的。各二级学院的专业、学科都各不相同，各具特色，这就决定了二级学院档案形成上也存在着差异性。按照程序统整理立卷，制定编码，立卷存档。除了注意收集产生的档案材料外，应在学期开学前、学期结束时抓住时间节点，集中收集，以便能迅速及时地将材料收齐，对不同档案可按年、专业等分类立卷，基本涵盖教学运转过程中产生的各种文件材料。合理的分类立卷归档使成套性管理档案有了保证，不仅有利于档案的科学管理，也为日常材料调阅提供方便。
4.4 利用现代教育技术，提升管理内涵
档案的价值只有在利用才能得以体现，能否有效地开发利用是衡量档案工作优劣的重要标准之一。囚此，教学档案管理人员要转变思想、更新观念，注重对教学档案各种功能的开发利用，提高档案的利用价值。提高档案管理的科学化水平和开发利用效率的有效途径是利用相关技术将传统的纸质档案转化为电子信息，利用计算机进行档案编目，实现自动化检索。充分利用网络平台，通过网络提交、接收归档材料，建立档案信息资源库，完善档案管理，提升管理内涵。
二级学院学科建设与发展是一项需要长期努力奋斗、长期积累的系统工程，需要校级档案管理者以及职能部门的扶持，在业务上给予支持和指导。高校体制的变革，档案管理工作环境的变化，对档案管理的要求不断提高，应加快自身档案管理建设，努力建立有二级学院特色的档案管理体系，提升档案管理层次，使之更好地为教学、科研、管理服务。
参考文献
[1] 贾宗福， 孟照凯等. 高校二级学院档案管理探索与实践 [J]. 哈尔滨学院学报，2009（8）： 113-115
[2] 杨绪利， 潘立国. 高校二级学院（系）档案的构建与作用探析 [J]. 中国成人教育，2010（18）： 35-36
[3] 吕鸿， 熊燕. 高校二级学院档案管理模式探析 [J]. 图书与情报，2007（6）： 86-88
[4] 邹英. 高校二级学院教学档案管理初探 [J]. 成都纺织高等专科学校学报，2009（3）：68-70
[5] 李容荣. 加强高校二级学院教学档案的建设与管理 [J]. 吉林教育学院学报，2010（8）： 13-14
作者简介
刘必荣（1973.1-），男，江苏阜宁人，汉族，盐城工学院机械工程学院副教授，硕士，主要从事管理、机械设计与制造研究。