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摘 要：随着社会主义市场经济的发展，档案是对企业生产运营各项工作的真实记录，不仅具有现实指导作用，而且还能够为查考历史提供重要的凭证，在企业管理中的作用日益显著。主要介绍了做好文书档案查阅利用工作的重要性和现实意义，分析了当前存在的问题，并进一步提出了解决措施。
关键词：文书档案 档案管理 企业 查阅利用
企业经营管理者不可或缺的一项重要工作就是文书档案的查阅利用工作。这项工作要求很高很强，同时也是一项需要耐心细致的整理工作，是企业办公室工作人员日常工作的重要组成部分。企业文书档案详尽的记录了生产经营的各个环节，对于企业今后正确决策提供者非常有价值的参考信息，企业的决策人员常常需要从文书档案中查阅以往的历史记录，从而许多新问题可以参考档案加以破解，使得工作继续前行。现实中许多事情都已证明，企业文书档案工作的利用范畴已经向社会延伸，政府、企业、民间团体、个人都需要查阅档案。
一、做好文书档案查阅利用工作的重要性和现实意义
文书档案管理是企业行政办公和经营活动中不可缺失的一项重要工作，它反映了企业生产经营活动的实际情况，如财务管理、人事管理、业务管理、对外联系等内容。因此，做好文书档案查阅利用工作，能够进一步规范企业内部管理制度，使得企业的生产经营合理规范有序。作为文书档案业务人员来说，必须从日常工作入手做好各项基础资料的收集和归档整理工作，促进标准化规范化，使其最大效能的为企业经营管理者提供决策的参考依据。同时，也能为社会及个人提供各类有效凭证，从而使企业、社会、个人切身利益得到根本性的保障。
二、当前企业文书档案查阅利用工作存在的问题
1.部分企业对文书档案工作不够重视。这类现象通常表现在日常管理工作中，企业的各类工作人员为了自身工作方便，常常把应该立即归档的资料、图纸或者生产经营合同、证书证件等留在自我手中；还有的人员认为企业的活动照片、会议记录、视频音频资料等没有太大的利用价值，没有必要入档；还有的是文书档案管理人员自身要求不严，不及时收集归档必要性的资料等。这些情况的根源在于，文书档案工作人员自我意识薄弱，工作态度积极性差。
2.文书档案管理人员素质有待提高。目前许多企业从事文书档案管理的工作人员，多为兼职，并且侧重于其他业务性工作。这类档案管理人员对档案管理专业知识知之甚少，根本无法跟上时代的步伐，再加上自身工作认识上有偏差，只有在档案堆积成山或者上级来检查，才突击集中整理。在平时的工作中，简单粗暴，片面的认为红头文件、经济合同类才需要归档，其他的可以不管。以上这些，都是我们文书档案管理人员需要进一步增强业务能力、改进自我意识的地方。
3.文书档案材料不全面，收集归档有缺项。在企业文书档案收集归档日常工作中，材料不全面的现象常有出现。尤其是现在许多的有条件的企业均选择了网络办公系统，虽然从效率方面得到了提升，保证了通知等及时传达到了基层一线每个员工。但是对于企业其他的纸质资料（比如现场签字记录、财务报表）等能反映企业生产经营记录的资料，不能及时归档，往往会产生缺项。并且如果长时间不入档案，就会有丢失的危险，从而造成档案材料收集不齐，在进行整理时，就会产生缺项，无法弥补，从而无法有效地对工作提供参考。
4.文书档案材料真假难辨，质量上无法得以保障。档案管理业务人员在资料的收集整理过程中，常常会遇到一些比较生僻和长久的资料没有签字没有日期，也不敢随意扔掉，因为其真实性和价值性难以确定。造成这类现象出现的原因就是在收集档案时没有认真加以鉴定，看到了就收集也没有去分辨此类材料的价值性和真假性。另外，现代电子办公系统的盛行，造成纸质资料各类行文格式五花八门，如：字体不规范、格式不统一、语句错字等等，这些都影响到了文书档案的质量难以保证。
三、解决文书档案查阅利用工作中存在问题的措施方法
提高文书档案查阅利用的实际效果，就是要求文书档案管理工作人员根据需要，从已有的档案中挖掘有用的信息。其中，文书档案查阅利用工作，就是企业经营管理者利用文书档案信息，使其为企业产生直接或者间接的社会效益和经济效益。那么，如何做好新形势下文书档案的查阅利用工作，本人认为可从以下方面加以解决：
1.加大支持力度，提高文书档案信息重要性的认识。部分企业之所以对文书档案工作不重视，企业最主要的就是认为此项工作不会给企业带来收益，看不到长期对企业利益的保障。另外，从事档案工作是一项基础性工作，在企业生产经营中处于弱势，从而失去了企业领导的支持和重视。这就需要我们的企业管理层，加深文书档案对于企业利益的重视，增强档案保护意识，在硬件投入上给予支持，提高文书档案的利用率和实效率。企业文书档案的查阅利用，是企业档案工作的最终目的，是强化企业效益，为企业生产经营、出现纠纷矛盾时保驾护航的利器。首先，我们从事档案工作的人员，要更新观念，善于发挥聪明才智；企业要认识到档案利用的重要性，要在人力、物力、财力方面向文书档案给予支持和关注，使档案的利用率和实效率得以提高，真正起到为企业、为社会、为员工利益有效引导和服务的作用。
2.提高专业素养，加大档案管理人员的业务培训。一个文书档案管理人员不仅要有强烈的工作责任感，还必须要有档案业务专业知识。企业每年可以派遣档案专兼职人员外出培训学习，完毕后，企业还应将最新的档案知识，传达到各部门工作人员，让他们交流沟通，注意做好日常工作中各类档案资料的采集。对于专兼职档案管理人员来说，不仅要有档案管理知识，还要求了解其他方面的专业知识，例如建筑企业，档案人员要掌握项目规划书、图纸、竣工资料等主要类别；房地产企业，档案人员要了解开发协议、土地证书、房产证书资料等主要类别。这些知识的掌握，有利于对各类工作过程中档案的收集，这就需要我们档案人员经常到相关部门进行学习交流沟通。
3.建立健全制度，从根本上进行管理和要求。为了提高文书档案的利用率和实效率，企业要建立完善一套科学的档案信息查阅利用制度。要根据企业的实际情况，预先编订一些平时需要收集的资料目录，对各类资料的鉴别规范和注意事項进行专项说明，同时召集会议传达，并要求各相关部门注重平时的整理收集和及时入档。要建立本企业本行业档案资源信息共享机制，形成档案查阅利用服务网络，对档案信息进行合理开发，提高其实效率。同时企业还应该积极开展档案咨询服务，甄别出企业生产经营需要的信息，为决策管理者提供决策的依据，从而使文书档案得以有效实用的开发，为企业创造良好的经济效益服务。
4.探索档案利用的方法和技术，实现其最大效用。随着档案原始资料的日益增多和企业对档案信息依赖性的日益增强，传统的查阅方式与利用方法，已经不能适应经济快速发展的需要。因此，我们需要将所拥有的档案信息进行整理，提炼出精髓精华，以便于快速有效的利用，并且尽可能实现电子化。首先，对现有的文书档案进行编号，建立台账登记目录手册，所有资料信息按册按号编入，便于查阅利用。其次，积极推进档案计算机管理系统，将所有文书档案信息录入电脑，利用电子手段进行信息的检索和统计，同时将系统与企业内部网络连通，每个需要档案资料的人员都可以预先查询目录，实现全企业范围内的档案信息资源共享，这将提高工作效率和档案资料的利用率。在计算机档案管理系统中，为了保密安全的需要，可以增设权限设置。也就是说，档案信息目录是全企业联网，但是具体的资料内容不录入计算机系统。所需查阅内容，查阅人需根据查阅目录，经上级批准后方可进行档案室查阅纸质资料或电子资料。
四、结语
综上所述，在新形势下，文书档案的是否科学，直接关系到利用效果，其工作业务的开展，关系到文书档案的实在价值是否能够充分并且有效地发挥。因此，企业要做好文书档案的查阅利用工作，首先要从内部管理入手，加强工作人员的思想认识，更新企业管理者和档案业务人员的思想观念，注重日常资料的收集、甄别工作。同时及时提炼出有效信息，为企业管理者决策提供坚实的原始台账凭据，保护企业和个人的利益不受损失。
参考文献：
[1]中共中央办公厅，国务院办公厅.关于加强和改进新形势下档案工作的意见[N] .中国档案报，2014-5-5（1）.
[2]陈智为，等.档案管理学[M].北京：中国人民大学出版社，2008：505.
[3]张峰，姜兴美.《信息化对档案管理的挑战及对策》《山东档案》.2（6）.
关键词：文书档案 档案管理 企业 查阅利用
企业经营管理者不可或缺的一项重要工作就是文书档案的查阅利用工作。这项工作要求很高很强，同时也是一项需要耐心细致的整理工作，是企业办公室工作人员日常工作的重要组成部分。企业文书档案详尽的记录了生产经营的各个环节，对于企业今后正确决策提供者非常有价值的参考信息，企业的决策人员常常需要从文书档案中查阅以往的历史记录，从而许多新问题可以参考档案加以破解，使得工作继续前行。现实中许多事情都已证明，企业文书档案工作的利用范畴已经向社会延伸，政府、企业、民间团体、个人都需要查阅档案。
一、做好文书档案查阅利用工作的重要性和现实意义
文书档案管理是企业行政办公和经营活动中不可缺失的一项重要工作，它反映了企业生产经营活动的实际情况，如财务管理、人事管理、业务管理、对外联系等内容。因此，做好文书档案查阅利用工作，能够进一步规范企业内部管理制度，使得企业的生产经营合理规范有序。作为文书档案业务人员来说，必须从日常工作入手做好各项基础资料的收集和归档整理工作，促进标准化规范化，使其最大效能的为企业经营管理者提供决策的参考依据。同时，也能为社会及个人提供各类有效凭证，从而使企业、社会、个人切身利益得到根本性的保障。
二、当前企业文书档案查阅利用工作存在的问题
1.部分企业对文书档案工作不够重视。这类现象通常表现在日常管理工作中，企业的各类工作人员为了自身工作方便，常常把应该立即归档的资料、图纸或者生产经营合同、证书证件等留在自我手中；还有的人员认为企业的活动照片、会议记录、视频音频资料等没有太大的利用价值，没有必要入档；还有的是文书档案管理人员自身要求不严，不及时收集归档必要性的资料等。这些情况的根源在于，文书档案工作人员自我意识薄弱，工作态度积极性差。
2.文书档案管理人员素质有待提高。目前许多企业从事文书档案管理的工作人员，多为兼职，并且侧重于其他业务性工作。这类档案管理人员对档案管理专业知识知之甚少，根本无法跟上时代的步伐，再加上自身工作认识上有偏差，只有在档案堆积成山或者上级来检查，才突击集中整理。在平时的工作中，简单粗暴，片面的认为红头文件、经济合同类才需要归档，其他的可以不管。以上这些，都是我们文书档案管理人员需要进一步增强业务能力、改进自我意识的地方。
3.文书档案材料不全面，收集归档有缺项。在企业文书档案收集归档日常工作中，材料不全面的现象常有出现。尤其是现在许多的有条件的企业均选择了网络办公系统，虽然从效率方面得到了提升，保证了通知等及时传达到了基层一线每个员工。但是对于企业其他的纸质资料（比如现场签字记录、财务报表）等能反映企业生产经营记录的资料，不能及时归档，往往会产生缺项。并且如果长时间不入档案，就会有丢失的危险，从而造成档案材料收集不齐，在进行整理时，就会产生缺项，无法弥补，从而无法有效地对工作提供参考。
4.文书档案材料真假难辨，质量上无法得以保障。档案管理业务人员在资料的收集整理过程中，常常会遇到一些比较生僻和长久的资料没有签字没有日期，也不敢随意扔掉，因为其真实性和价值性难以确定。造成这类现象出现的原因就是在收集档案时没有认真加以鉴定，看到了就收集也没有去分辨此类材料的价值性和真假性。另外，现代电子办公系统的盛行，造成纸质资料各类行文格式五花八门，如：字体不规范、格式不统一、语句错字等等，这些都影响到了文书档案的质量难以保证。
三、解决文书档案查阅利用工作中存在问题的措施方法
提高文书档案查阅利用的实际效果，就是要求文书档案管理工作人员根据需要，从已有的档案中挖掘有用的信息。其中，文书档案查阅利用工作，就是企业经营管理者利用文书档案信息，使其为企业产生直接或者间接的社会效益和经济效益。那么，如何做好新形势下文书档案的查阅利用工作，本人认为可从以下方面加以解决：
1.加大支持力度，提高文书档案信息重要性的认识。部分企业之所以对文书档案工作不重视，企业最主要的就是认为此项工作不会给企业带来收益，看不到长期对企业利益的保障。另外，从事档案工作是一项基础性工作，在企业生产经营中处于弱势，从而失去了企业领导的支持和重视。这就需要我们的企业管理层，加深文书档案对于企业利益的重视，增强档案保护意识，在硬件投入上给予支持，提高文书档案的利用率和实效率。企业文书档案的查阅利用，是企业档案工作的最终目的，是强化企业效益，为企业生产经营、出现纠纷矛盾时保驾护航的利器。首先，我们从事档案工作的人员，要更新观念，善于发挥聪明才智；企业要认识到档案利用的重要性，要在人力、物力、财力方面向文书档案给予支持和关注，使档案的利用率和实效率得以提高，真正起到为企业、为社会、为员工利益有效引导和服务的作用。
2.提高专业素养，加大档案管理人员的业务培训。一个文书档案管理人员不仅要有强烈的工作责任感，还必须要有档案业务专业知识。企业每年可以派遣档案专兼职人员外出培训学习，完毕后，企业还应将最新的档案知识，传达到各部门工作人员，让他们交流沟通，注意做好日常工作中各类档案资料的采集。对于专兼职档案管理人员来说，不仅要有档案管理知识，还要求了解其他方面的专业知识，例如建筑企业，档案人员要掌握项目规划书、图纸、竣工资料等主要类别；房地产企业，档案人员要了解开发协议、土地证书、房产证书资料等主要类别。这些知识的掌握，有利于对各类工作过程中档案的收集，这就需要我们档案人员经常到相关部门进行学习交流沟通。
3.建立健全制度，从根本上进行管理和要求。为了提高文书档案的利用率和实效率，企业要建立完善一套科学的档案信息查阅利用制度。要根据企业的实际情况，预先编订一些平时需要收集的资料目录，对各类资料的鉴别规范和注意事項进行专项说明，同时召集会议传达，并要求各相关部门注重平时的整理收集和及时入档。要建立本企业本行业档案资源信息共享机制，形成档案查阅利用服务网络，对档案信息进行合理开发，提高其实效率。同时企业还应该积极开展档案咨询服务，甄别出企业生产经营需要的信息，为决策管理者提供决策的依据，从而使文书档案得以有效实用的开发，为企业创造良好的经济效益服务。
4.探索档案利用的方法和技术，实现其最大效用。随着档案原始资料的日益增多和企业对档案信息依赖性的日益增强，传统的查阅方式与利用方法，已经不能适应经济快速发展的需要。因此，我们需要将所拥有的档案信息进行整理，提炼出精髓精华，以便于快速有效的利用，并且尽可能实现电子化。首先，对现有的文书档案进行编号，建立台账登记目录手册，所有资料信息按册按号编入，便于查阅利用。其次，积极推进档案计算机管理系统，将所有文书档案信息录入电脑，利用电子手段进行信息的检索和统计，同时将系统与企业内部网络连通，每个需要档案资料的人员都可以预先查询目录，实现全企业范围内的档案信息资源共享，这将提高工作效率和档案资料的利用率。在计算机档案管理系统中，为了保密安全的需要，可以增设权限设置。也就是说，档案信息目录是全企业联网，但是具体的资料内容不录入计算机系统。所需查阅内容，查阅人需根据查阅目录，经上级批准后方可进行档案室查阅纸质资料或电子资料。
四、结语
综上所述，在新形势下，文书档案的是否科学，直接关系到利用效果，其工作业务的开展，关系到文书档案的实在价值是否能够充分并且有效地发挥。因此，企业要做好文书档案的查阅利用工作，首先要从内部管理入手，加强工作人员的思想认识，更新企业管理者和档案业务人员的思想观念，注重日常资料的收集、甄别工作。同时及时提炼出有效信息，为企业管理者决策提供坚实的原始台账凭据，保护企业和个人的利益不受损失。
参考文献：
[1]中共中央办公厅，国务院办公厅.关于加强和改进新形势下档案工作的意见[N] .中国档案报，2014-5-5（1）.
[2]陈智为，等.档案管理学[M].北京：中国人民大学出版社，2008：505.
[3]张峰，姜兴美.《信息化对档案管理的挑战及对策》《山东档案》.2（6）.