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摘要:内部管理制度在县级医疗单位管理中具有重要的作用,是县级医疗单位规范化管理的重要工具,是县级医疗单位经营活动的基本条件,是县级医疗单位财产物资安全完整的重要保证。中国县级医疗单位在内部管理制度建设方面存在着体系不健全、执行不力、时效性滞后等问题,加强县级医疗单位内部控制建设,促进县级医疗单位快速健康发展,对于提高中国经济建设的整体质量和水平,促进经济社会的协调、可持续发展具有十分重要的意义。
关键词:内部控制;结构建设;控制方法;县城医疗单位
中图分类号:C931文献标志码:A文章编号:1673-291X(2010)33-0219-02
一、内部控制概述
内部控制,是指一个单位为了实现其经营目标,保护资产的安全完整,保证会计信息资料的正确可靠,确保经营方针的贯彻执行,保证经营活动的经济性、效率性和效果性而在单位内部采取的自我调整、约束、规划、评价和控制的一系列方法、手续与措施的总称。
内部控制的目标是确保单位经营活动的效率性和效果性、资产的安全性、经济信息和财务报告的可靠性。其主要作用:一是有助于管理层实现经营方针和目标;二是保护单位各项资产的安全和完整,防止资产流失;三是保证业务经营信息和财务会计资料的真实性和完整性。除此之外,保证单位内财务活动的合法性也是内部控制的目标。
二、县级医疗单位内部控制结构建设
内部控制的结构建设主要着重于以下三个方面:
1.完善适合县级医疗单位的内部环境。具体包括:提高管理者的思想认识;改进管理人员的经营作风;建立适合现代县级医疗单位管理的组织架构;建立健全县级医疗单位的管理制度,包括部门岗位的职责、权限,奖惩制度;确定内部审计的机构和方法。
2.强化会计系统的作用。县级医疗单位会计人员具有会计控制的基本知识,是内部控制的有生力量,在具体工作上要求会计人员做到,准确记录所有真实的经济业务,及时并充分详细地描述经济业务,记录经济业务发生的时间,监督预算执行情况,分析、披露重大会计事项。
3.建立控制程序。具体包括:经济业务和经济活动批准权;明确有关人员的职责分工,并有效防止舞弊;业务单据的设置和使用,应保证业务和活动得到正确的记载;财产及其记录的接触使用要有保护措施;对已登记的业务及其计价要进行复核等。
三、县级医疗单位内部控制方法
县级医疗单位内部控制的基本方法主要有:组织规划控制、授权批准控制、预算控制、实物控制、成本控制、风险控制和审计控制。
1.组织规划控制。根据内部控制的要求,县级医疗单位在确定和完善组织结构的过程中,应当遵循不相容职务相分离的原则。县级医疗单位的经济活动通常可以划分为五个步骤:即授权、签发、核准、执行和记录。一般情况下,如果上述每一步骤由相对独立的人员(或部门)实施,就能够保证不相容职务的分离,便于内部控制作用的发挥。而组织规划控制主要包括两个方面:一是不相容职务的分离。如会计工作中的会计和出纳就属不相容职务,需要分离。应当加以分离的职务通常有:授权进行某项经济业务的职务要分离;执行某项经济业务的职务与审核该项业务的职务要分离;执行某项经济业务的职务与记录该项业务的职务要分离;保管某项财产的职务与记录该项财产的职务要分离等等。不相容职务分离是基于这样的假设,即两个人无意识同犯一个错误的可能性很小,而一个人舞弊的可能性要大于两个人。如果突破这个假设,不相容职务的分离就不能起到控制作用。二是组织机构的相互控制。一个县级医疗单位根据经济活动的需要而分设不同的部门和机构,其组织机构的设置和职责分工应体现相互控制的要求。具体要求:各组织机构的职责权限必须得到授权,并保证在授权范围内的职权不受外界干预;每类经济业务在运行中必须经过不同的部门并保证在有关部门进行相互检查;在对每项经济业务的检查中,检查者不应从属于被检查者,以保证被检查出的问题得以迅速解决。
2.授权批准控制。授权批准控制指对县级医疗单位内部部门或职员处理经济业务的权限控制。县级医疗单位内部某个部门或某个职员在处理经济业务时,必须经过授权批准才能进行,否则就无权审批。授权批准控制可以保证县级医疗单位既定方针的执行和限制滥用职权。授权批准有一般授权和特定授权两种形式:一般授权是对办理一般经济业务时权利等级和批准条件的规定,通常在县级医疗单位的内部控制中予以明确;特别授权是对特别经济业务处理的权利等级和批准条件的规定,如当某项经济业务的数额超过某部门的批准权限时,只有经过特定授权批准才能处理。授权批准控制的基本要求:首先,要明确一般授权与特定授权的界限和责任;其次,要明确每类经济业务的授权批准程序;再次,要建立必要的检查制度,以保证经授权后所处理的经济业务的工作质量。实践证明,权利应受到制约,失去制约的权利既容易导致腐败,又容易造成县级医疗单位的决策失误。
3.预算控制。预算控制是内部控制的一个重要方面,对县级医疗单位经济业务编制详细的预算和计划,并通过授权,由有关部门对预算或计划的执行情况进行控制,其基本要求:第一,所编制预算必须体现单位的经营管理目标,并明确责任。第二,预算在执行中,应当允许经过授权批准对预算进行调整,以便预算更加切合实际。第三,应当及时或定期反馈预算的执行情况。在预算控制过程中,尤其要求县级医疗单位各部门的积极参与,不要把预算控制理解为仅仅是会计部门的工作。
4.实物资产控制。实物资产控制包括限制接近控制和定期清查控制两种,这是对县级医疗单位实物资产安全采取的控制措施。主要有两条:第一,限制接近,以严格控制对实物资产及与实物资产有关的文件的接触,如现金、银行存款、有价证券和存货等,除出纳人员和仓库保管人员外,其他人员则限制接触,以保证资产的安全。第二,定期与不定期结合进行实物资产清查,保证实物资产实有数量与账面记载相符,如账实不符,应查明原因,及时处理。除上述外,县级医疗单位还应对实物控制人员不定期轮岗,从中发现县级医疗单位存在的问题。
5.成本控制。现代成本控制可分为“粗放型”和“集约型”两种。粗放型成本控制,是指在医疗技术、医疗质量不变的情况下,单纯依靠减少耗用来降低成本的成本控制法;集约型成本控制,是指依靠提高医疗技术水平来降低成本的控制法。这两种方法结合起来,就是现代成本控制。(1)粗放型成本控制。这种成本控制是从药品材料的采购到最终使用,贯穿始终,是一种最基本最主要的控制方法。第一,采购过程的成本控制。对药品、医疗器械、材料一般采取公开招标法或择优厂家直接采购。第二,医疗服务过程的成本控制。一般可以采用一是项目法,以医疗项目作为核算对象,定期核算每个医疗项目;二是病种法,按不同病种核算成本;三是综合法,以单位内部各部门、科室作为核算对象。第三,其他辅助的成本控制。主要是管理费用的控制和宣传成本控制,值得注意的是,广告效应只能起到促进作用,医疗质量才是患者信赖的基础。因此,应从投入与产出的对比分析来看待投入的合理性和必要性,掌握投入与支出的配比原则。(2)集约型成本控制。又可分为两类:一是通过改善医疗技术来降低成本控制。改善医疗技术的方法很多,如引进新的医疗设备,采用高科技产品等。二是通过医技人员医疗水平的提高来降低成本的成本控制。集约成本控制有赖于智力成果,它能使成果带来超额利润。
6.风险控制。县级医疗单位的风险一般可分为经营风险和财务风险两类:一是经营风险。经营风险是指因生产经营方面的原因给县级医疗单位盈利带来的不确定性。由于县级医疗单位生产经营的许多方面都会受到来源于县级医疗单位外部和内部诸多因素的影响,因此具有很大的不确定性,而这些不确定性,会引起县级医疗单位的利润或利润率的高低变化,从而给县级医疗单位带来风险。正因为这些不确定性,县级医疗单位跟更应采用有效的内控措施加以防范。二是财务风险。财务风险又称筹资风险,是指由于举债而给县级医疗单位财务成果带来的不确定性。县级医疗单位举债经营,全部资金中除自有资金外还有一部分借入资金,这会对县级医疗单位自有资金的盈利能力造成影响;同时,借入资金需还本付息,一旦无力偿还到期债务,县级医疗单位便会陷入财务困境。财务风险的大小受借入资金对自有资金比例的影响,借入资金比例越大,风险程度随之增大,借入资金比例越小,风险程度也随之减少。对财务风险的控制,关键是要保证有一个合理的资金结构,维持适当的负债水平,既要充分利用举债经营这一融资方式获取财务杠杆收益,提高自有资金盈利能力;同时要注意防止过度举债而引起财务风险的增大,这是县级医疗单位内部控制的重要环节,必须采取必要的防范措施,以资产负债率和现金流量比率作为重要的参考值,合理把握资产负债规模。
7.审计控制。县级医疗单位主要是指内部审计,内部审计是对县级医疗单位全部经营流程的控制和再监督,包括但不限于对会计资料进行内部审计。县级医疗单位可抽调一部分财务人员和各部门管理人员组成内部审计组织,在组织内部对各种经营活动进行独立、相互评价,以确定既定政策的程序是否贯彻,建立的标准是否遵循资源的利用、是否合理有效以及县级医疗单位的目标是否达到。
四、结论
在市场竞争日趋激烈的当今社会,完善的内部控制制度是县级医疗单位防范经营风险、堵塞管理漏洞、提高经济效益及管理水平的关键所在,内部控制制度是一项需长期坚持的活动,只有坚持执行,才能保证医院发展战略和工作规划顺利完成。
关键词:内部控制;结构建设;控制方法;县城医疗单位
中图分类号:C931文献标志码:A文章编号:1673-291X(2010)33-0219-02
一、内部控制概述
内部控制,是指一个单位为了实现其经营目标,保护资产的安全完整,保证会计信息资料的正确可靠,确保经营方针的贯彻执行,保证经营活动的经济性、效率性和效果性而在单位内部采取的自我调整、约束、规划、评价和控制的一系列方法、手续与措施的总称。
内部控制的目标是确保单位经营活动的效率性和效果性、资产的安全性、经济信息和财务报告的可靠性。其主要作用:一是有助于管理层实现经营方针和目标;二是保护单位各项资产的安全和完整,防止资产流失;三是保证业务经营信息和财务会计资料的真实性和完整性。除此之外,保证单位内财务活动的合法性也是内部控制的目标。
二、县级医疗单位内部控制结构建设
内部控制的结构建设主要着重于以下三个方面:
1.完善适合县级医疗单位的内部环境。具体包括:提高管理者的思想认识;改进管理人员的经营作风;建立适合现代县级医疗单位管理的组织架构;建立健全县级医疗单位的管理制度,包括部门岗位的职责、权限,奖惩制度;确定内部审计的机构和方法。
2.强化会计系统的作用。县级医疗单位会计人员具有会计控制的基本知识,是内部控制的有生力量,在具体工作上要求会计人员做到,准确记录所有真实的经济业务,及时并充分详细地描述经济业务,记录经济业务发生的时间,监督预算执行情况,分析、披露重大会计事项。
3.建立控制程序。具体包括:经济业务和经济活动批准权;明确有关人员的职责分工,并有效防止舞弊;业务单据的设置和使用,应保证业务和活动得到正确的记载;财产及其记录的接触使用要有保护措施;对已登记的业务及其计价要进行复核等。
三、县级医疗单位内部控制方法
县级医疗单位内部控制的基本方法主要有:组织规划控制、授权批准控制、预算控制、实物控制、成本控制、风险控制和审计控制。
1.组织规划控制。根据内部控制的要求,县级医疗单位在确定和完善组织结构的过程中,应当遵循不相容职务相分离的原则。县级医疗单位的经济活动通常可以划分为五个步骤:即授权、签发、核准、执行和记录。一般情况下,如果上述每一步骤由相对独立的人员(或部门)实施,就能够保证不相容职务的分离,便于内部控制作用的发挥。而组织规划控制主要包括两个方面:一是不相容职务的分离。如会计工作中的会计和出纳就属不相容职务,需要分离。应当加以分离的职务通常有:授权进行某项经济业务的职务要分离;执行某项经济业务的职务与审核该项业务的职务要分离;执行某项经济业务的职务与记录该项业务的职务要分离;保管某项财产的职务与记录该项财产的职务要分离等等。不相容职务分离是基于这样的假设,即两个人无意识同犯一个错误的可能性很小,而一个人舞弊的可能性要大于两个人。如果突破这个假设,不相容职务的分离就不能起到控制作用。二是组织机构的相互控制。一个县级医疗单位根据经济活动的需要而分设不同的部门和机构,其组织机构的设置和职责分工应体现相互控制的要求。具体要求:各组织机构的职责权限必须得到授权,并保证在授权范围内的职权不受外界干预;每类经济业务在运行中必须经过不同的部门并保证在有关部门进行相互检查;在对每项经济业务的检查中,检查者不应从属于被检查者,以保证被检查出的问题得以迅速解决。
2.授权批准控制。授权批准控制指对县级医疗单位内部部门或职员处理经济业务的权限控制。县级医疗单位内部某个部门或某个职员在处理经济业务时,必须经过授权批准才能进行,否则就无权审批。授权批准控制可以保证县级医疗单位既定方针的执行和限制滥用职权。授权批准有一般授权和特定授权两种形式:一般授权是对办理一般经济业务时权利等级和批准条件的规定,通常在县级医疗单位的内部控制中予以明确;特别授权是对特别经济业务处理的权利等级和批准条件的规定,如当某项经济业务的数额超过某部门的批准权限时,只有经过特定授权批准才能处理。授权批准控制的基本要求:首先,要明确一般授权与特定授权的界限和责任;其次,要明确每类经济业务的授权批准程序;再次,要建立必要的检查制度,以保证经授权后所处理的经济业务的工作质量。实践证明,权利应受到制约,失去制约的权利既容易导致腐败,又容易造成县级医疗单位的决策失误。
3.预算控制。预算控制是内部控制的一个重要方面,对县级医疗单位经济业务编制详细的预算和计划,并通过授权,由有关部门对预算或计划的执行情况进行控制,其基本要求:第一,所编制预算必须体现单位的经营管理目标,并明确责任。第二,预算在执行中,应当允许经过授权批准对预算进行调整,以便预算更加切合实际。第三,应当及时或定期反馈预算的执行情况。在预算控制过程中,尤其要求县级医疗单位各部门的积极参与,不要把预算控制理解为仅仅是会计部门的工作。
4.实物资产控制。实物资产控制包括限制接近控制和定期清查控制两种,这是对县级医疗单位实物资产安全采取的控制措施。主要有两条:第一,限制接近,以严格控制对实物资产及与实物资产有关的文件的接触,如现金、银行存款、有价证券和存货等,除出纳人员和仓库保管人员外,其他人员则限制接触,以保证资产的安全。第二,定期与不定期结合进行实物资产清查,保证实物资产实有数量与账面记载相符,如账实不符,应查明原因,及时处理。除上述外,县级医疗单位还应对实物控制人员不定期轮岗,从中发现县级医疗单位存在的问题。
5.成本控制。现代成本控制可分为“粗放型”和“集约型”两种。粗放型成本控制,是指在医疗技术、医疗质量不变的情况下,单纯依靠减少耗用来降低成本的成本控制法;集约型成本控制,是指依靠提高医疗技术水平来降低成本的控制法。这两种方法结合起来,就是现代成本控制。(1)粗放型成本控制。这种成本控制是从药品材料的采购到最终使用,贯穿始终,是一种最基本最主要的控制方法。第一,采购过程的成本控制。对药品、医疗器械、材料一般采取公开招标法或择优厂家直接采购。第二,医疗服务过程的成本控制。一般可以采用一是项目法,以医疗项目作为核算对象,定期核算每个医疗项目;二是病种法,按不同病种核算成本;三是综合法,以单位内部各部门、科室作为核算对象。第三,其他辅助的成本控制。主要是管理费用的控制和宣传成本控制,值得注意的是,广告效应只能起到促进作用,医疗质量才是患者信赖的基础。因此,应从投入与产出的对比分析来看待投入的合理性和必要性,掌握投入与支出的配比原则。(2)集约型成本控制。又可分为两类:一是通过改善医疗技术来降低成本控制。改善医疗技术的方法很多,如引进新的医疗设备,采用高科技产品等。二是通过医技人员医疗水平的提高来降低成本的成本控制。集约成本控制有赖于智力成果,它能使成果带来超额利润。
6.风险控制。县级医疗单位的风险一般可分为经营风险和财务风险两类:一是经营风险。经营风险是指因生产经营方面的原因给县级医疗单位盈利带来的不确定性。由于县级医疗单位生产经营的许多方面都会受到来源于县级医疗单位外部和内部诸多因素的影响,因此具有很大的不确定性,而这些不确定性,会引起县级医疗单位的利润或利润率的高低变化,从而给县级医疗单位带来风险。正因为这些不确定性,县级医疗单位跟更应采用有效的内控措施加以防范。二是财务风险。财务风险又称筹资风险,是指由于举债而给县级医疗单位财务成果带来的不确定性。县级医疗单位举债经营,全部资金中除自有资金外还有一部分借入资金,这会对县级医疗单位自有资金的盈利能力造成影响;同时,借入资金需还本付息,一旦无力偿还到期债务,县级医疗单位便会陷入财务困境。财务风险的大小受借入资金对自有资金比例的影响,借入资金比例越大,风险程度随之增大,借入资金比例越小,风险程度也随之减少。对财务风险的控制,关键是要保证有一个合理的资金结构,维持适当的负债水平,既要充分利用举债经营这一融资方式获取财务杠杆收益,提高自有资金盈利能力;同时要注意防止过度举债而引起财务风险的增大,这是县级医疗单位内部控制的重要环节,必须采取必要的防范措施,以资产负债率和现金流量比率作为重要的参考值,合理把握资产负债规模。
7.审计控制。县级医疗单位主要是指内部审计,内部审计是对县级医疗单位全部经营流程的控制和再监督,包括但不限于对会计资料进行内部审计。县级医疗单位可抽调一部分财务人员和各部门管理人员组成内部审计组织,在组织内部对各种经营活动进行独立、相互评价,以确定既定政策的程序是否贯彻,建立的标准是否遵循资源的利用、是否合理有效以及县级医疗单位的目标是否达到。
四、结论
在市场竞争日趋激烈的当今社会,完善的内部控制制度是县级医疗单位防范经营风险、堵塞管理漏洞、提高经济效益及管理水平的关键所在,内部控制制度是一项需长期坚持的活动,只有坚持执行,才能保证医院发展战略和工作规划顺利完成。