高校图书档案管理中计算机信息技术的应用分析

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  摘要:随着现代互联网信息技术的迅猛发展以及其在各行业中的深度应用,社会各界对其重视程度日渐提升,在互联网时代下的高校图书馆档案管理工作需要充分朝向信息化方向发展,用于满足图书馆的长时间发展需求,提升信息化管理水准,提升档案管理效果。本文主要从多角度着手分析了高校图书档案管理中的计算机技术的应用措施,以求能够为相关单位提供参考作用。
  关键词:高校图书;档案管理;计算机信息技术;应用措施
  分类号:G633.67
  高校图书档案管理工作的核心存在意义是为保证图书馆满足学生的成长需求,帮助图书馆提升对外服务质量。就目前来看,在高校图书档案管理工作中有意识地应用计算机信息技术可以提高图书馆管理效率,同时还能促使档案管理工作朝向现代化方向发展。可以明确的是计算机信息技术的深度应用使得高校图书档案管理模式产生巨大的变化,以计算机信息技术为基础支撑的高校图书馆管理模式的重要性日渐增强,这对图书档案管理者的工作能力提出了更高要求。
  1.高校图书档案管理中计算机信息技术的应用必要性
  1.1提升图书档案管理成效
  计算机信息技术在高校图书档案管理中的应用可以有效提升图书馆档案管理工作的有效性,通过电子文件的方式来记录图书馆内部的相应图书档案的信息内容不仅能够切实有效地提升相应管理者的工作能力,而且还能提升图书档案管理的整体效率。图书馆的管理人员在应用计算机信息技术的过程中,可以完成诸多复杂工作,有效节省自己的时间和精力。在传统工作中,图书馆管理者需要手工分类图书,并且还需要将图书归类在不同的区域,工作量非常高,而现在,管理者可以借助于信息技术管理各种资料,数字化管理技术的应用使得整体工作压力降低,工作效率提升。
  1.2提升档案信息服务水准
  计算机信息技术在现代高校图书档案管理上的应用可以在相当大的程度上提高档案信息服务水准,通过信息化管理模式可以提供多元化的信息服务,同时还能够实现和档案信息的应用者的相互连接,为其提供更为高效保质的服务帮助,助力其深入挖掘档案内部信息资源,充分展现出图书档案所具备的经济价值以及社会效益。图书管理者在开展档案管理工作的过程中,可以将档案信息实时地共享给使用者,并且还能够帮助其整合相应的信息资源,这使得档案信息的利用率可以获得显著提升,保证使用者能够更为充分地应用档案信息。与此同时,图书馆中的管理人员还需要充分利用信息技术分析档案内容,在其中寻找崭新的服务点,以此来满足使用者的档案信息需要,保证使用者能够获得持续、高效的信息服务帮助,全面强化图书馆以及档案信息使用者的关联。
  2.高校图书档案管理中计算机信息技术的应用方向
  2.1针对图书档案资料的收集
  图书档案资料收集是高校图书档案管理的基础组成部分,同时也是极为重要的组成部分,将会直接影响到后续工作的正常建设。管理者需要充分提升对档案资料完整性的重视力度,同时还需要充分关注不同档案资料所存在的密切关联。资料收集工作如果能够高效保质地完成的话,那么就能够为后续管理环节提供充足的资料支撑,资料收集工作往往需要经历长时间的积累方可,因为资料是处于活动状态下的,也就是说档案资料并非一成不变,而是会伴随时间的推移而更新的。所以管理者需要充分提升对档案资料更新的重视,用于切实地提升资料的有效性。计算机信息技术的出现使得传统高校图书档案资料收集模式被打破,能够有效拓宽图书馆档案收集渠道,帮助图书馆的工作者在短时间内迅速完成对资料内容的更新,有效推进资料收集工作的现代化建设历程,降低工作者的工作压力。
  2.2针对图书档案资料的管理
  图书馆档案资料管理是高校图书档案管理工作的重要组成部分,同时也是难度非常高的工作,当完成图书档案资料的收集工作后,便需要着手管理此类资料,将档案资料做分类编号处理。之所以会执行此种操作,根本原因主要包含两个:首先,能够保证所有资料文档都能够被记录。其次,为后期查询应用提供便利。图书馆档案资料管理能够促使管理者更为有效地明确图书馆的实际应用情况,所以管理者有必要做好此项工作。计算机信息技术在其中的应用可以使得针对图书档案资料的管理的难度显著降低,同时还能够提高管理工作的效率。管理人员还可以充分利用电脑来记录借阅的情况,结合具体的阅读情况来明确需要购入的图书的种类以及数量。
  3.高校图书档案管理中计算机信息技术的应用问题
  3.1电子档案以及纸质档案的转化和区分存在问题
  在互联网信息时代的深度影响下,计算机的应用范围正在日渐扩大,其在高校图书档案管理过程中发挥着无可忽略的作用。现阶段,高校图书档案管理信息化面临的首要问题便是电子档案以及纸质档案的转化和区分的困难。如果想要将图书馆内部的纸质档案转变为电子档案,往往需要花费大量的时间和精力,并且还难以保证整理完成后的内容不出差错。许多高校图书馆的管理者并不重视转化问题,这导致信息化发展进程受到影响。虽然电子档案存在诸多有点,但是在高校图书档案管理中对计算机信息技术的深度应用却仍旧需要长时间的建设发展,所以现阶段的电子档案仍旧没有办法完全代替传统的纸质档案。与此同时,在高校图书馆的纸质档案中,不可否认的是存有部分珍贵手稿,此类手稿的价值要比电子档案高许多,如果此类存在高价值的纸质档案被替代,显然会给图书馆带来非常严重的经济损失。
  3.2信息化建设不够完善具体
  档案信息化管理工作往往需要完整的计算机信息机制提供支撑,用于保障档案服务质量。从现有高校图书馆运作情况来看,诸多图书馆都存在计算机信息建设不完全的问题,其主要体现在两个角度:首先,信息化设施不完善。针对于图书档案的计算机信息化管理无法脱离信息化設备的支撑,而部分高校并未专门购进高质量设备,不愿意投入大量资金在图书档案管理工作上,这就导致档案管理工作者难以有效应用信息技术,图书档案管理工作的质量因此而显著降低。其次,信息化制度不够完整。高校图书馆在利用计算机信息技术的过程中,需要借助于科学合理的制度来规范工作者的各项行为,部分高校虽然已经着手信息化管理,但是并未建设完整的信息化管理制度,这就导致计算机信息技术所具备的巨大优势无法被充分发挥。   3.3高校图书档案管理工作者存在技术问题
  高校图书馆内部的工作者是应用计算机信息技术的核心组成,其信息技术应用水准以及职业素养的高低将会和图书档案管理工作直接关联。在实际生活当中,诸多图书馆管理人员都存在信息技术能力以及职业素养较低的问题,无法切实有效地完成图书档案管理工作,更无法主动应用计算机信息技术。之所以会造成上述问题,根本原因在于:首先,图书馆并没有做好前期招聘工作,图书馆在招聘管理者的时候并没有重视关注考核流程,仅仅注重应聘者的学历以及其所学专业,这就导致招聘的管理者无法行之有效地满足实际工作需求,严重影响图书档案管理工作的正常进行。其次,高校并未针对性地做好入职人员的培训工作,图书馆对培训工作的重视力度的不足导致培训内容过分传统,管理者工作水准难以获得有效提升,这自然就无法完成对计算机信息技术的应用,同时也无法完成高校图书档案管理工作与其结合。
  4.高校图书档案管理中计算机信息技术的应用措施
  4.1传统管理和信息管理相互融合
  在全面推进计算机信息技术在图书档案管理中的应用的初始阶段,档案管理人员应该全面促进传统管理手段和信息管理手段的融合应用,保证实现电子档案和纸质档案共同存在的重要目标,逐步完成对档案的整理、分类以及转化的工作。首先,档案管理者需要先行完成对图书档案的分类工作,分类汇总纸质档案,结合类别将其转变为电子档案,以求能够为后续使用带来相应的便捷性。如果是较为珍贵的手稿的话,则需要在扫描成电子档案的同时,将其作细心地保管处理,以此来避免高质量的档案资源受到损伤。其次,高校图书档案管理工作者需要积极地更新工作模式,定期优化更新电子档案形态,以此来保障电子档案的时效性以及完整性。与此同时,还需要做好传统的纸质档案的封存工作,此举主要用于解决后续可能会出现的纸质档案信息和电子档案信息并不相同的情况的出现。最后,档案管理者需要做好分析工作,寻找纸质档案和电子档案中的各种高价值信息,为图书馆的未来发展建设提供充实的铺垫作用。
  4.2优化完善图书馆档案管理机制
  高校图书馆需要全方位地优化完善档案管理机制,这是加强高校图书档案管理中计算机信息技术的应用的前提支撑。首先,在互联网信息技术的深层次支撑下,图书档案管理工作者首先需要做到的就是强化在档案管理理论上的学习,通过先进的现代化档案管理理念来武装自己的大脑,只有这样才能创新优化档案管理形式,充分展现出档案信息化管理的特色、全面提升档案管理工作的稳定性以及准确性。建议档案管理工作者能够在实践过程中创新优化自己的工作理念,积极地前往各个地区的档案馆中学习借鉴先进经验或者知识,通过优势互补的方式来推动自身的成长发展,探索出能够满足现阶段高校图书档案服务的崭新工作管理模式;其次,图书档案管理者需要将传统的被动服务转变为崭新的主动服务的模式,积极地强化和本馆中的其他工作部门的交流沟通,从本馆其他部门的档案需要和反馈情况着手分析档案管理工作中的缺陷问题,同时寻找相应的解决办法,弥补现阶段存在的各种工作漏洞,为各项工作的长远开展奠定下坚实的支撑作用。管理者服务意识的提高能够为图书馆服务水准的提升带来良好的帮助,例如,部分地区的高校图书馆会采用微信公众号的方式来开展档案查询服务,使得学生能够和图书馆管理者进行直接的交流沟通,档案管理信息化内涵在此种情况下更为丰富。
  4.3提高管理者的信息技术水准和职业素养
  高校图书馆如果想要提高管理人员的信息技术水准以及职业素养,为图书档案管理效率和质量的提升奠定基础,就有必要从多角度着手:首先,切实有效地完成前期招聘工作。高校在招聘图书管理者之前需要综合分析实际人员需要,也就是管理者需要具备何等能力以及专业素养,制定出更为科学合理的招聘标准。在招聘的过程中,需要将招聘标准作为参考,通过技术考核、能力考核以及素质考核等多元化方式选取最佳应聘者,对存在丰富图书馆工作经验并且具备良好技术水准的应聘者需要优先录取。其次,切实有效地完成培训教育工作,图书馆在结束招聘工作后,有必要迅速开展岗前培训教育活动,保证图书馆管理者能够尽快熟悉工作环境,明确工作流程,保证其能够迅速步入到工作状态下。与此同时,图书馆需要全面增加日常培训次数,丰富充实培训内容,提高图书馆管理者的工作能力,保证其能够更为高效保质地图书档案管理工作。
  4.4强化计算机信息化建设
  高校图书馆为行之有效地提升工作质量和工作效率,有必要从多角度着手增强在信息化制度建设上的投入,注重实现档案信息化管理的重要目标。为档案管理工作者构建开放活跃的工作情景。首先,全方位地增加在图书馆档案管理计算机信息技术的引入上的资金投入,购入更多高质量的硬件设备,全方位地提升档案管理人员的工作效率和工作质量。结合档案管理工作者的需求,更新优化设备形态,并定期维护新设备,延长设备的使用寿命,以此来保障档案信息化管理的基本质量和水准。其次,建构更为完整的管理机制。图书馆的领导需要构建更为完整的管理机制,提升档案管理工作者的安全意识高度,规范其存在的各种工作行为,保证其能够切实有效地完成自己的本职工作,为图书档案管理的现代化发展提供支撑作用。
  结束语:
  总之,高校图书馆的管理者需要全方位地强化对计算机信息技术的应用,只有这样才能提升图书档案管理工作的效率和质量,解决现阶段图书档案管理过程中存在的效率低下、质量不足的问题。高校图书馆需要制定更为完整的信息化管理机制,从多角度着手提升人员的职业素养以及其计算机信息技术应用能力,为图书馆服务的现代化发展以及档案管理质量提升奠定下坚实的基础。
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  中共宿州市委党校图书资料室  安徽宿州  234000
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