论文部分内容阅读
【摘要】 信息化和网络化时代的到来，涌现出大量的电子文档，给电子档案管理工作提出了新的课题。文章阐述了利用手机客户端查询档案的利与弊，提出了利用过程中所采取的对策，做到趋其利，避其弊，发挥电子档案管理的最大优势。
【关键词】 手机客户端 电子档案管理 优点与缺陷 对策
随着计算机、网络和智能手机等技术的迅速普及和快速发展，以及信息存储方式的巨大变化，人类真正进入了网络化和信息化的时代。信息资源丰富多彩给档案管理的各个方面带来了巨大的便利，也迎来了全新的挑战。档案最终的价值体现是利用，手机客户端查询档案与纸质档案相比有很多不同之处，如何趋其利，避其弊，是档案管理工作人员急需解决的课题。
一、手机客户端查询电子档案的优点
1.检索方便、快捷
传统的文档知识和信息只能按线性结构来排列，使阅读和检索的速度有着难以逾越的界限。电子文档的联结不再是线性的，而是网状的，可以有多种联结组合方式和检索方式。从抽象化的文字扩展为图像、声音、三维动画等多媒体方式，为利用者增添了更多利用阅读档案的方便和乐趣。手机客户端查询档案实现了便捷的人机对话方式，利用者很容易从被动的利用档案变为主动的探索者和个性化的利用者。随时随地查询档案，不再是仅仅为取得某种档案凭证，而是为获得知识信息，甚至得到对历史、文化的审美乐趣。
2.最大限度的资源共享
档案资料以电子文本格式存储，其本身就可以利用手机客户端作为载体进行传输，利用者可按照网络协议进行档案资料的检索、利用和查找，最大限度地共享档案资源。一份纸质档案只能在某时、某地让能够接触到它的人阅读，而电子档案由于其处理环境是计算机和网络技术，因此可以不受这种限制。网络上传递电子档案的时间是按秒计算，而同样距离的纸质档案传递则是以天计算的，二者在速度上的区别非常明显。而且，一个终端上的电子文件也可以同时发给若干个手机客户终端，电子档案这种不受存储载体限制的特点，使异地利用成为可能，消除了利用者的域隔阂，使利用者产生一种共享的感觉，从而摆脱时间和空间的制约，利用者可以把获得的信息随心所欲地加工处理，变成自己所需要的信息产品。
二、手机客户端查询电子档案的缺陷
1.存储介质的特性影响电子档案的真实性和可靠性
电子档案的载体一般都具有重写性，这就使电子档案信息的修改和复制变得轻而易举，且修改后不易留痕迹，使得手机客户端查询电子档案的真实性和可靠性难以得到保证。
2.电子档案的信息保护面临着巨大的安全隐患
有些电子档案是需要保密或限制利用的，因为一些信息属于机构内部机密，内容不允许其他人员知悉；当然，有些信息可有偿利用。手机客户端查询电子档案，其复制是极为便利的，随着网上窃密技术的不断提高，进入网络中的任何文件都难以做到绝对保密同时，电子档案信息安全保护方面还面临诸多的隐患，无孔不入的网络黑客和防不胜防的手机病毒给电子档案的安全、保密工作带来了陷患。手机病毒是一种程序，它通过网络传播来修改其它程序，把自身的拷贝嵌入而实现对其它程序的传染，导致文件的盗窃失密或篡改、销毁。电子档案的安全性得不到保障，势必会造成电子档案真伪难辨的问题。
3.电子档案的完整性和系统性受到质疑
由于电子档案内容并不固定依附于特定的载体，它可以通过手机客户端拷贝依附在多个载体上，也可以通过公布式存储的方法，将文件内容分解后存储于不同的地点和设备，造成同一份电子文件的内容在存储时出现载体分离的现象。如果在读取时稍有疏忽，就破坏了电子文件的完整性和系统性。
4.手机客户端的兼容和文件格式转换问题
不兼容的智能手机设备会使电子文件无法读取，而不同软件生成的电子文件难以实现格式转换，使得电子文件不能有效利用。从电脑储存技术和形式极度快速更新的情况看，任何现有的保险系数非常大的新的存储介质，都有可能被迅速地淘汰，往往无法被新的格式所支持，从而难以读出现有的文档。谁能想象几十年、几百年、几千年后又会发生怎样的变化。
三、对策
1.有效的规章制度是电子档案真实性的保证
档案工作是一项严肃的工作，档案部门的权威性是保证档案价值的前提和基础，必须建立相关的制度来规范档案部门的作业流程，落实电子档案的形成、收集、整理、归档、保管、利用等环节的责任制，保证点对点传输过程的安全，保证电子档案原件的内容、载体的安全和完整，确保电子档案的真实性。因为失去了真实性，就谈不上档案的价值了。
2.做好归档电子文件的技术处理工作
对于电子档案真伪的甄别问题，我认为电子文件制发单位可在机内输入隐形条码，使之与伪造或复制件相区别。当手机客户端用户使用任何一份文件时，只知道该文件内容，而无法知道该文件的条码，同样，只有具备隐形条码的电子文件才是原件，才能作为凭证或依据使用。档案管理人员应将电子档案的隐形条码与电子档案一同归档，以维护电子档案的权威性，并作为电子档案原始性、凭证性和依据性的基础。
3.解决好电子档案的保存问题
由于电子档案是新生事物，产生的时间短，目前还缺乏实际存储效果的验证。对于需要长久保存的电子文件，应定期进行复制，防止信息丢失。在电子文档长久性留存问题尚未彻底解决之前，电子档案可与纸质档案并存，等电子档案存储技术进一步改进之后，对那些参考作用大、情报价值高的档案，可采取以电子归档为主，纸质载体归档为辅的做法；对那些凭证价值较高的档案，可采取以纸载体归档为主，电子归档为辅的做法。这样不但能提高档案管理工作效率，优化馆藏，也能减少库存档案的体积，缓解库房紧张状况。
随着信息社会的发展，智能手机在日常工作中的普及应用，档案工作所具有的信息管理和信息服务属性日益增强，要做为一名合格的档案管理工作者，就必须深入学习和了解新技术、新理论，并把其运用到自己的实际工作中去，加强档案的数字化建设，实现“文档一体化”管理，不断提高档案管理以及服务工作的网络化水平。只有这样才能真正适应这个科学技术高速发展的新时代，更好地做好新技术应用下的档案管理工作。
【关键词】 手机客户端 电子档案管理 优点与缺陷 对策
随着计算机、网络和智能手机等技术的迅速普及和快速发展，以及信息存储方式的巨大变化，人类真正进入了网络化和信息化的时代。信息资源丰富多彩给档案管理的各个方面带来了巨大的便利，也迎来了全新的挑战。档案最终的价值体现是利用，手机客户端查询档案与纸质档案相比有很多不同之处，如何趋其利，避其弊，是档案管理工作人员急需解决的课题。
一、手机客户端查询电子档案的优点
1.检索方便、快捷
传统的文档知识和信息只能按线性结构来排列，使阅读和检索的速度有着难以逾越的界限。电子文档的联结不再是线性的，而是网状的，可以有多种联结组合方式和检索方式。从抽象化的文字扩展为图像、声音、三维动画等多媒体方式，为利用者增添了更多利用阅读档案的方便和乐趣。手机客户端查询档案实现了便捷的人机对话方式，利用者很容易从被动的利用档案变为主动的探索者和个性化的利用者。随时随地查询档案，不再是仅仅为取得某种档案凭证，而是为获得知识信息，甚至得到对历史、文化的审美乐趣。
2.最大限度的资源共享
档案资料以电子文本格式存储，其本身就可以利用手机客户端作为载体进行传输，利用者可按照网络协议进行档案资料的检索、利用和查找，最大限度地共享档案资源。一份纸质档案只能在某时、某地让能够接触到它的人阅读，而电子档案由于其处理环境是计算机和网络技术，因此可以不受这种限制。网络上传递电子档案的时间是按秒计算，而同样距离的纸质档案传递则是以天计算的，二者在速度上的区别非常明显。而且，一个终端上的电子文件也可以同时发给若干个手机客户终端，电子档案这种不受存储载体限制的特点，使异地利用成为可能，消除了利用者的域隔阂，使利用者产生一种共享的感觉，从而摆脱时间和空间的制约，利用者可以把获得的信息随心所欲地加工处理，变成自己所需要的信息产品。
二、手机客户端查询电子档案的缺陷
1.存储介质的特性影响电子档案的真实性和可靠性
电子档案的载体一般都具有重写性，这就使电子档案信息的修改和复制变得轻而易举，且修改后不易留痕迹，使得手机客户端查询电子档案的真实性和可靠性难以得到保证。
2.电子档案的信息保护面临着巨大的安全隐患
有些电子档案是需要保密或限制利用的，因为一些信息属于机构内部机密，内容不允许其他人员知悉；当然，有些信息可有偿利用。手机客户端查询电子档案，其复制是极为便利的，随着网上窃密技术的不断提高，进入网络中的任何文件都难以做到绝对保密同时，电子档案信息安全保护方面还面临诸多的隐患，无孔不入的网络黑客和防不胜防的手机病毒给电子档案的安全、保密工作带来了陷患。手机病毒是一种程序，它通过网络传播来修改其它程序，把自身的拷贝嵌入而实现对其它程序的传染，导致文件的盗窃失密或篡改、销毁。电子档案的安全性得不到保障，势必会造成电子档案真伪难辨的问题。
3.电子档案的完整性和系统性受到质疑
由于电子档案内容并不固定依附于特定的载体，它可以通过手机客户端拷贝依附在多个载体上，也可以通过公布式存储的方法，将文件内容分解后存储于不同的地点和设备，造成同一份电子文件的内容在存储时出现载体分离的现象。如果在读取时稍有疏忽，就破坏了电子文件的完整性和系统性。
4.手机客户端的兼容和文件格式转换问题
不兼容的智能手机设备会使电子文件无法读取，而不同软件生成的电子文件难以实现格式转换，使得电子文件不能有效利用。从电脑储存技术和形式极度快速更新的情况看，任何现有的保险系数非常大的新的存储介质，都有可能被迅速地淘汰，往往无法被新的格式所支持，从而难以读出现有的文档。谁能想象几十年、几百年、几千年后又会发生怎样的变化。
三、对策
1.有效的规章制度是电子档案真实性的保证
档案工作是一项严肃的工作，档案部门的权威性是保证档案价值的前提和基础，必须建立相关的制度来规范档案部门的作业流程，落实电子档案的形成、收集、整理、归档、保管、利用等环节的责任制，保证点对点传输过程的安全，保证电子档案原件的内容、载体的安全和完整，确保电子档案的真实性。因为失去了真实性，就谈不上档案的价值了。
2.做好归档电子文件的技术处理工作
对于电子档案真伪的甄别问题，我认为电子文件制发单位可在机内输入隐形条码，使之与伪造或复制件相区别。当手机客户端用户使用任何一份文件时，只知道该文件内容，而无法知道该文件的条码，同样，只有具备隐形条码的电子文件才是原件，才能作为凭证或依据使用。档案管理人员应将电子档案的隐形条码与电子档案一同归档，以维护电子档案的权威性，并作为电子档案原始性、凭证性和依据性的基础。
3.解决好电子档案的保存问题
由于电子档案是新生事物，产生的时间短，目前还缺乏实际存储效果的验证。对于需要长久保存的电子文件，应定期进行复制，防止信息丢失。在电子文档长久性留存问题尚未彻底解决之前，电子档案可与纸质档案并存，等电子档案存储技术进一步改进之后，对那些参考作用大、情报价值高的档案，可采取以电子归档为主，纸质载体归档为辅的做法；对那些凭证价值较高的档案，可采取以纸载体归档为主，电子归档为辅的做法。这样不但能提高档案管理工作效率，优化馆藏，也能减少库存档案的体积，缓解库房紧张状况。
随着信息社会的发展，智能手机在日常工作中的普及应用，档案工作所具有的信息管理和信息服务属性日益增强，要做为一名合格的档案管理工作者，就必须深入学习和了解新技术、新理论，并把其运用到自己的实际工作中去，加强档案的数字化建设，实现“文档一体化”管理，不断提高档案管理以及服务工作的网络化水平。只有这样才能真正适应这个科学技术高速发展的新时代，更好地做好新技术应用下的档案管理工作。