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摘 要：文书档案管理指在企业发展中记录人事管理、业务管理、财务管理等活动的文件，即行政性文件与规定性文件。文书档案管理工作的提高，有利于给企业管理者提供更多值得准确的信息，此档案管理人员需要做好档案采集、整理与整理等过程。本文将从文书档案管理的特点和如何提高文书档案管理工作展开探讨，并提出相应的措施。
关键词：办公室人员 文书档案管理 措施
办公室的基础组成部分是文书，它起着承上启下、上下协调的作用，而文书主要的工作就是档案管理。文书是档案管理的基础，档案则是文书在特殊条件下的转化结果。现代企业的发展使文书档案管理成为办公室重要的工作之一，而企业信息技术的应用则让文书档案走向数字化和程序化。如何使文书档案管理更加适应企业工作内部变化需要，使文书档案管理变得更加数字化、规范化是当前值得探讨研究的话题。
一、文书档案管理的特点
1.企业文书档案管理工作的重要性。对材料进行收集、整理、利用、统计等是文书档案主要工作，彼此之间相互制约、相互联系。企业能够实施高效率管理的手段之一就是文书工作，这种情况下企业管理者无论是了解企业情况，还是执行职责，都需要文书工作的帮助。而完成好文书档案管理工作，为企业管理者提高准确的信息，是文书工作人员重要职责。随着我国社会主义经济体制的完善，企业对文书档案管理人员的要求也逐渐提高。档案管理工作不再一成不变，为了紧跟经济发展趋势，文书档案管理必须朝信息化与数字化发展。
2.文书与档案管理相结合。文书工作是文书档案管理的前提，后者是在文件采集、运转、办理基础进行的，彼此相辅相成，文件档案主要作用于文书工作，文书工作的质量直接或间接的影响着文书档案管理工作。
3.文书档案管理的复杂性。文书档案管理是通过企业办公单位机构进行，具有一定的复杂性。因为文书档案管理除了管理档案外，还需要对企业人事、会计、生产等进行管理，门类众多，工作更加复杂，这样就要求采集更多的参考资料，且提供的资料精准，在原本文书档案管理工作上增加了困难。文书档案管理工作有很强的专业技术性要求，需要专业的文书管理人员来处理这些工作。文书档案管理工作与企业发展有密切关系，且档案管理工作的复杂性要求文书档案管理人员必须具备较高的专业理论、技能、业务等方面素质，才能成为合格的企业文书档案管理人员。
二、文书档案管理中常见的问题
1.人员工作素质较低。企业管理者对文书档案管理重视力度不够，导致档案管理人员专业素质、文化水平等方面素質较低，无法满足现代企业中高标准文书档案管理工作的需求。很多企业文书档案管理从业人员需要提高基本素质，文书档案管理知识方法老旧，工作效率不高，严重影响企业文书档案管理的长远发展。
2.职能分配不协调，文书工作与档案管理工作相互混淆。文书工作与档案管理工作有着矛盾关系，两者既不同又相互联系，不能混淆成同一个工作内容。文书工作的展开是为档案管理工作的提供基础条件，要想使两者都能高效率进行，需要处理好两者之间存在的种种问题。企业工作中，档案管理人员没有考虑文书工作的流程，导致档案管理信息混乱，给双方都带来了不良影响。
3.档案管理人员专业培训不足。企业各方面对文书档案管理工作的不重视，导致单位部门内部文书档案管理人员经常出现人员不足的情况，情况紧急时大多由其他工作人员临时顶班补缺，临时补缺人员档案管理专业知识不足，不具备专业能力，且没有经过系统性、专业性的技能培训，对档案管理资料的采集、筛选、利用等方面不熟悉，无法做好档案管理工作。
三、文书档案管理问题解决措施
企业文书档案管理工作人员直接与办公室内部业务工作直接关联，文书档案管理工作的顺利直接影响着企业办公效率。提高文书档案管理办事效率需要做到以下几点：
1.建立档案管理相应制度。在企业文书档案管理中，制度强制性的要求档案管理人员遵守相关管理规定进行工作，同时还对企业不完善的管理制度进行完善、补充。企业管理人员应该从国家法律法规出发，结合企业实际状况来制定符合企业发展的制度。例如把公文处理纳入企业规章制度中去，同时安排文书档案管理工作人员进行学习，增加工作人员对文书档案管理工作的了解与重视，提高文书管理的工作效率。将文书材料的收集纳入到文书档案管理制度中去，坚持部门收集文书材料制度，企业各部门各单位应指派准们的文书人员，专门负责本部门的文书材料采集，有任何变动随时通知文书档案管理室。
2.增强文书档案管理工作人员专业素质。文书档案管理工作是一项技术性、实践性强的工作，所以需要档案管理工作人员具备相应的专业素质，文书人员素质高低影响着企业发展，提高素质是做好文书档案管理工作的前提条件。所以大多数企业在招聘文书档案管理人员时，更加重视应聘者工作经验与专业知识能力。文书档案管理人员需要加强自身专业素质，主动参加专业培训课程，及时掌握文书档案管理专业知识，能熟练完成文书档案管理工作的资料采集、分类、归档利用等。例如企业联系专业老师对文书档案管理人员进行定期培训，培训的内容根据企业档案管理工作的具体情况定。文书档案管理人员在接受专业知识培训的同时还需要进行计算机、网络等知识的培训，增强文书档案管理工作人员在档案管理工作中对高科技手段的运用，从而满足现代企业中高标准的文书档案管理的工作需求。采取员工竞争方式，使文书档案管理工作人员放开心态相互切磋，将工作与学习结合起来，取人之长补己之短。例如公司可以制定相应的补助和奖励制度，对档案管理工作表现优秀的文书工作人员进行嘉奖，促使文书工作人员积极提高自身学习能力，提升企业工作效率与工作能力。
3.规范文书档案管理，增加信息技术化档案管理。文书档案管理的质量受到文书工作的影响，为了提高文书档案管理的质量，必须对文书的工作实行高质量、高规范的要求。认真仔细做好文本的整理工作，注意细节方面的工作，使用科学的方法对文件进行分类管理，保证文书档案管理的完整性。如今信息网络发展快速，对于大量的文书档案管理的保存工作，可以使用计算机解决，提高文书档案管理保存的效率和安全性。例如建立健全管理体制和制度保护措施，为提高电子文档的安全保存，避免文书档案因计算机的故障而出现缺失情况。让信息技术部门开发出企业专用资源共享平台，将文书档案数据上传到云盘中，在计算机上安装相关的安全软件，保证文档的安全，既可以提高文档安全性，又能防止文档信息出现泄漏现象。
四、结语
综上，文书档案管理工作是对企业各部门工作情况的真实记录，能指出企业生产过程中的不足，还能对企业发展情况进行记录供往后查证，是企业长远发展重要依据。文书档案管理是一项专业性很高的工作，对文书档案管理人员的实践能力要求较高，信息社会的到来，企业要想管好用好档案管理资料，需要结合信息化技术，对文书档案资料进行资源共享与备份。完善健全的文书档案管理制度，文书档案管理人员不断提高的专业素质，文书档案的信息化应用，是做好文书档案管理工作的基础。
参考文献：
[1]申咏秋.办公室人员如何做好文书档案管理工作[J].科技视界，2014，24：215+312.
[2]常静.浅谈对文书与档案管理工作的认识[J].办公室业务，2014，15：61-62.
[3]张杰.浅谈新时期如何做好文书档案管理工作[J].办公室业务，2015，15：55.
[4]尤寅灵.浅谈新形势下如何做好高校档案工作——从提升办公室人员能力和加强档案管理谈起[J].儿童发展研究，2015，03：12-15.
[5]王丽岩.浅谈新时期如何做好文书档案管理工作[J].办公室业务，2013，21：77-78.
关键词：办公室人员 文书档案管理 措施
办公室的基础组成部分是文书，它起着承上启下、上下协调的作用，而文书主要的工作就是档案管理。文书是档案管理的基础，档案则是文书在特殊条件下的转化结果。现代企业的发展使文书档案管理成为办公室重要的工作之一，而企业信息技术的应用则让文书档案走向数字化和程序化。如何使文书档案管理更加适应企业工作内部变化需要，使文书档案管理变得更加数字化、规范化是当前值得探讨研究的话题。
一、文书档案管理的特点
1.企业文书档案管理工作的重要性。对材料进行收集、整理、利用、统计等是文书档案主要工作，彼此之间相互制约、相互联系。企业能够实施高效率管理的手段之一就是文书工作，这种情况下企业管理者无论是了解企业情况，还是执行职责，都需要文书工作的帮助。而完成好文书档案管理工作，为企业管理者提高准确的信息，是文书工作人员重要职责。随着我国社会主义经济体制的完善，企业对文书档案管理人员的要求也逐渐提高。档案管理工作不再一成不变，为了紧跟经济发展趋势，文书档案管理必须朝信息化与数字化发展。
2.文书与档案管理相结合。文书工作是文书档案管理的前提，后者是在文件采集、运转、办理基础进行的，彼此相辅相成，文件档案主要作用于文书工作，文书工作的质量直接或间接的影响着文书档案管理工作。
3.文书档案管理的复杂性。文书档案管理是通过企业办公单位机构进行，具有一定的复杂性。因为文书档案管理除了管理档案外，还需要对企业人事、会计、生产等进行管理，门类众多，工作更加复杂，这样就要求采集更多的参考资料，且提供的资料精准，在原本文书档案管理工作上增加了困难。文书档案管理工作有很强的专业技术性要求，需要专业的文书管理人员来处理这些工作。文书档案管理工作与企业发展有密切关系，且档案管理工作的复杂性要求文书档案管理人员必须具备较高的专业理论、技能、业务等方面素质，才能成为合格的企业文书档案管理人员。
二、文书档案管理中常见的问题
1.人员工作素质较低。企业管理者对文书档案管理重视力度不够，导致档案管理人员专业素质、文化水平等方面素質较低，无法满足现代企业中高标准文书档案管理工作的需求。很多企业文书档案管理从业人员需要提高基本素质，文书档案管理知识方法老旧，工作效率不高，严重影响企业文书档案管理的长远发展。
2.职能分配不协调，文书工作与档案管理工作相互混淆。文书工作与档案管理工作有着矛盾关系，两者既不同又相互联系，不能混淆成同一个工作内容。文书工作的展开是为档案管理工作的提供基础条件，要想使两者都能高效率进行，需要处理好两者之间存在的种种问题。企业工作中，档案管理人员没有考虑文书工作的流程，导致档案管理信息混乱，给双方都带来了不良影响。
3.档案管理人员专业培训不足。企业各方面对文书档案管理工作的不重视，导致单位部门内部文书档案管理人员经常出现人员不足的情况，情况紧急时大多由其他工作人员临时顶班补缺，临时补缺人员档案管理专业知识不足，不具备专业能力，且没有经过系统性、专业性的技能培训，对档案管理资料的采集、筛选、利用等方面不熟悉，无法做好档案管理工作。
三、文书档案管理问题解决措施
企业文书档案管理工作人员直接与办公室内部业务工作直接关联，文书档案管理工作的顺利直接影响着企业办公效率。提高文书档案管理办事效率需要做到以下几点：
1.建立档案管理相应制度。在企业文书档案管理中，制度强制性的要求档案管理人员遵守相关管理规定进行工作，同时还对企业不完善的管理制度进行完善、补充。企业管理人员应该从国家法律法规出发，结合企业实际状况来制定符合企业发展的制度。例如把公文处理纳入企业规章制度中去，同时安排文书档案管理工作人员进行学习，增加工作人员对文书档案管理工作的了解与重视，提高文书管理的工作效率。将文书材料的收集纳入到文书档案管理制度中去，坚持部门收集文书材料制度，企业各部门各单位应指派准们的文书人员，专门负责本部门的文书材料采集，有任何变动随时通知文书档案管理室。
2.增强文书档案管理工作人员专业素质。文书档案管理工作是一项技术性、实践性强的工作，所以需要档案管理工作人员具备相应的专业素质，文书人员素质高低影响着企业发展，提高素质是做好文书档案管理工作的前提条件。所以大多数企业在招聘文书档案管理人员时，更加重视应聘者工作经验与专业知识能力。文书档案管理人员需要加强自身专业素质，主动参加专业培训课程，及时掌握文书档案管理专业知识，能熟练完成文书档案管理工作的资料采集、分类、归档利用等。例如企业联系专业老师对文书档案管理人员进行定期培训，培训的内容根据企业档案管理工作的具体情况定。文书档案管理人员在接受专业知识培训的同时还需要进行计算机、网络等知识的培训，增强文书档案管理工作人员在档案管理工作中对高科技手段的运用，从而满足现代企业中高标准的文书档案管理的工作需求。采取员工竞争方式，使文书档案管理工作人员放开心态相互切磋，将工作与学习结合起来，取人之长补己之短。例如公司可以制定相应的补助和奖励制度，对档案管理工作表现优秀的文书工作人员进行嘉奖，促使文书工作人员积极提高自身学习能力，提升企业工作效率与工作能力。
3.规范文书档案管理，增加信息技术化档案管理。文书档案管理的质量受到文书工作的影响，为了提高文书档案管理的质量，必须对文书的工作实行高质量、高规范的要求。认真仔细做好文本的整理工作，注意细节方面的工作，使用科学的方法对文件进行分类管理，保证文书档案管理的完整性。如今信息网络发展快速，对于大量的文书档案管理的保存工作，可以使用计算机解决，提高文书档案管理保存的效率和安全性。例如建立健全管理体制和制度保护措施，为提高电子文档的安全保存，避免文书档案因计算机的故障而出现缺失情况。让信息技术部门开发出企业专用资源共享平台，将文书档案数据上传到云盘中，在计算机上安装相关的安全软件，保证文档的安全，既可以提高文档安全性，又能防止文档信息出现泄漏现象。
四、结语
综上，文书档案管理工作是对企业各部门工作情况的真实记录，能指出企业生产过程中的不足，还能对企业发展情况进行记录供往后查证，是企业长远发展重要依据。文书档案管理是一项专业性很高的工作，对文书档案管理人员的实践能力要求较高，信息社会的到来，企业要想管好用好档案管理资料，需要结合信息化技术，对文书档案资料进行资源共享与备份。完善健全的文书档案管理制度，文书档案管理人员不断提高的专业素质，文书档案的信息化应用，是做好文书档案管理工作的基础。
参考文献：
[1]申咏秋.办公室人员如何做好文书档案管理工作[J].科技视界，2014，24：215+312.
[2]常静.浅谈对文书与档案管理工作的认识[J].办公室业务，2014，15：61-62.
[3]张杰.浅谈新时期如何做好文书档案管理工作[J].办公室业务，2015，15：55.
[4]尤寅灵.浅谈新形势下如何做好高校档案工作——从提升办公室人员能力和加强档案管理谈起[J].儿童发展研究，2015，03：12-15.
[5]王丽岩.浅谈新时期如何做好文书档案管理工作[J].办公室业务，2013，21：77-78.