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摘 要：随着办公自动化和信息技术的推广应用，高校档案信息化建设也在稳步推进，电子文件作为一种新生的事物，人们对它了解还不够深入，但是电子文件真实性维护已经刻不容缓。维护档案的真实性是档案工作的内在要求。
关键词：电子文件 信息化建设 元数据
从文字发明起，随着历史的发展，人类记录方式发生了一系列的变化，造纸术的发明，开创了人类记录史上的新纪元。计算机的问世，办公自动化的推进，电子文件产生，其特有的记录方式、记录载体奠定了人类记录史创新的又一次里程碑。运用信息技术开发档案信息资源是档案信息化建设的核心目的。电子文件的出现要求档案工作向文件管理延伸，使文件从生成之日起就得到质量控制，从而更好地开发档案信息资源，作好档案管理，保护档案资料，提高档案利用率。
一、纸质档案的价值基础是原始性
档案工作之所以被人们重视，是因为档案有其存在的价值，可以被公众利用，作为法律凭证以及研究事物的客观凭证。档案信息的真实性越高，它的凭证价值就越大。纸质文件的内容和载体是不可分离的。以文本类纸质档案为例，归档时不仅要保存最终定稿的文件（我们通常说的原件），还要保存该文件从形成之初到最终定稿这个生命周期中所有的运行痕迹，记录文件形成相关部门的实际往来和人工办理各种手续，这一过程形成的信息内容就是文件内容的原始记录。纸质档案主要是刻录在纸张这个物理载体上的，一旦形成它的内容就不易更改，纸质档案的原始性体现在内容和形式的统一。档案的原始性可以证明档案的真实性。但是反之，纸质档案的真实性不能证明档案的原始性，比如说档案的复印件，它的内容是真实的，但是它不是原件。所以说纸质档案的价值基础是原始性。
二、电子档案的价值基础是真实性
纸质档案的凭证价值主要依靠的是公众对纸质档案生成过程和保管的安全性的信任。纸质档案并非不能修改、伪造，但是内容敷于纸上，任何改动总会留下蛛丝马迹，以便人们辨别文件的真伪。电子档案的内容和载体是相对独立的，可分离的，电子文件可以在不同的系统中多次写入和读取，他的存在方式是动态的，过程中必然增加新的信息元素，最终形成的电子档案与最初产生的电子文件不再具有一致性。电子档案的原始性很难保证，它已经打破了传统纸质档案的原件的概念。没有了原始性的电子档案，真实性就成为了它的价值基础。
三、如何保障电子档案的真实性
实现计算机的应用和辅助管理，一系列的办公系统应运而生，形成了大量的电子文件，由于电子文件的不稳定性以及对其安全性的公信力缺乏，档案管理人员一般采用双套制管理模式，即同一份文件的电子版本和纸质版本共同存储和可利用状态。以常州纺织服装职业技术学院发文程序为例，发文部门在业务活动中用计算机直接生成电子文件，打印形成纸质文件交办文单位走发文程序，在这一过程中办文单位同时对电子文件和纸质文件进行相应的修改，纸质文件的修改讨论痕迹以白纸黑字的形式保存下来，由于技术问题，电子文件修改痕迹无处可查，只是以PDF格式生成最终稿，下发各职能部门并拷贝交档案室保存。我认为在这种环境下形成的电子文件只是纸质文件的数字化输出，不能等同于电子档案。
公众的信任是档案真实性的价值体现。经过长时间的实践，从纸质档案的文件管理经验中总结出，来源的真实性依然是鉴定电子档案真实性的永恒主题。电子档案的来源不仅包括传统档案所说的文件形成者，还包括电子文件的形成过程和形成背景。传统的档案管理是在文件归档后才发挥档案职能，由于电子档案的特殊性，保障其真实性转向对电子文件形成过程和背景的控制。经过各国各界档案学者的长期研究，对电子档案的保管，引入了电子文件元数据的概念。档案管理者要提前进入电子文件生命周期，电子文件元数据既来源于电子文件本身，而且还包括形成、管理电子文件的业务活动，反映电子文件生命周期的运行状况。它具有静态和动态两种存在状态。根据数据存在状态的不同，元数据可以分为对象元数据和事件元数据两种。电子文件生命周期由运行期、管理期、保护期三个阶段组成。元数据随着电子文件的产生而产生，通过管理系统记录保存下来。与电子文件伴生的可以说明电子文件性质的元数据，是运行期产生，记录电子文件生成的原始状态信息，包含内容、结构、来源背景、形成过程，文件生成的软硬件环境，技术背景等数据，一旦生成就不可更改，是静态的，是保障电子档案真实性的“对象元数据”，能够确保电子文件真实性的重要核心元数据。电子文件以及电子档案在管理、使用、迁移过程中的还会继续生成元数据，反映的是电子文件及电子档案的各种使用和管理过程。这个元数据是动态的，随着管理利用行为在不断的变化，作为事件元数据进行保存。
本文重点研究文本类电子文件对象元数据组成。大部分高校均建立起办公自动化管理系统，基本实现了办公及文件的信息化、网络化管理。在OA系统上基本运转的都是文件资料，尤其是学校的收文、发文程序主要在OA系统中进行扭转。为确保电子文件的可靠性和真实性，档案管理与文书处理做到无缝对接，对文件资料的性质、运行状态、访问浏览、处理时间、归档与利用情况进行记录跟踪，使文件管理有据可查，强化电子文件的安全责任意识，实现文档一体化管理。以发文工作为例，对照纸质文件档案归档要求，保障电子文件的真实性的对象元数据应该包含纸质文件档案归档时所有的数据要素，例如：发文字号、发文单位、密级、保密期限、标题、主送、抄送、拟稿人、拟稿时间、核稿人、核稿时间、签发人、签发时间以及文件审定期间形成的一系列修改意见、修改人、修改时间。由于电子文件的特殊性，对象元数据中还应包含文件形成之初的软硬件环境信息。其中三个元数据要特別指出：文件审定期间形成的一系列修改意见、修改人、修改时间这一元数据是相当重要的，尤其是针对一些政策法规制度性文件的制定，在现实工作中，这类文件在特定的一段时间內，查档人员也会对其形成修改过程予以关注，甚至可以作为判断电子文件真实性的证据之一。将对象元数据、电子文件正本与电子档案身份证进行封装加密处理，档案信息管理系统建立电子档案身份证数据库，每一份电子档案都有一个身份证号，是其唯一的标识，根据身份证号，在数据库中可以找到与之对应的对象元数据，就和一个人的身份证一样，是证明自己真实身份的唯一标识。 对象元数据保障电子档案真实性，事件元数据支持电子档案管理，服务于电子档案的日常维护和管理。一方面电子文件的生成、利用、保管依赖计算机软硬件实现。另一方面计算机的软硬件在不断升级，兼容问题是档案部门长期保存电子文件的难题之一，当电子文件还原技术环境升级更新后，需要及时把电子文件迁移到新的还原技术环境下，事件元数据忠实地记录电子文件迁移到新技术环境的数据，以保证电子文件长期有效可读。
电子档案的真实性不仅需要依靠技术支持，还要依靠管理制度保障。计算机操作主要还是靠人，很多情况下还是受人的主观意识的影响，为保障电子档案的真实性，提高公信度，首先还是要规范人员操作行为。制定电子档案人员管理制度，电子文件产生之初，规范文件形成者的输入符合操作要求，提高形成者的责任意识，使电子文件来源符合规范，具有可追溯性；规范档案工作人员对电子文件收集、整理、鉴定、保管的工作。建立各部门业务工作的协调机制，由于档案人员对电子文件管理的提前介入，与电子文件形成部门总会存在一些不协调的方面，通过建立协调机制加强档案部门对电子文件管理的领导地位，保证电子文件管理的规范性。建立电子文件标准化管理制度，形成一套统一、规范的技术标准。例如：电子文件归档细则、电子档案著录规则、电子文件鉴定标准、归档电子文件真实性鉴定标准、电子文件长期存储与保管标准、电子文件元数据管理标准等相关规范。三分技术，七分管理，在法律法规与技术保障的支持下，有效的制度管理是保证电子文件凭证价值的重要措施。
计算机和网络的广泛应用，信息化战略的全面推进，无纸化是档案管理发展的必然趋势，但电子文件的安全性没有得到完全的保证下，这个过程也将是一个渐进而漫长的。
参考文献：
[1]孙刚. 电子文件真实性保障模型研究[D].硕士学位论文，天津师范大学
[2]冯惠玲. 电子文件与纸质文件管理的共存与互动[J].中国档案，2003，（12）：40-42.
[3]黄晔凯 王丽.重新认识电子档案原始性与真实性的关系 [J].兰台论坛（理论版），2006，（2）：10-11.
[4]陶水龙 王贞 田雷 白巍 任文革. 电子文件和电子档案元数据分类与方案设计[J].档案学研究，2016，（6）：83-90.
作者簡介：戴艳（1981—）女，江苏宜兴人。常州纺织服装职业技术学院馆员。研究方向：教育管理、档案管理。
※基金项目：常州纺织服装职业技术学院教育科研课题（ RJ/2015/12）.
关键词：电子文件 信息化建设 元数据
从文字发明起，随着历史的发展，人类记录方式发生了一系列的变化，造纸术的发明，开创了人类记录史上的新纪元。计算机的问世，办公自动化的推进，电子文件产生，其特有的记录方式、记录载体奠定了人类记录史创新的又一次里程碑。运用信息技术开发档案信息资源是档案信息化建设的核心目的。电子文件的出现要求档案工作向文件管理延伸，使文件从生成之日起就得到质量控制，从而更好地开发档案信息资源，作好档案管理，保护档案资料，提高档案利用率。
一、纸质档案的价值基础是原始性
档案工作之所以被人们重视，是因为档案有其存在的价值，可以被公众利用，作为法律凭证以及研究事物的客观凭证。档案信息的真实性越高，它的凭证价值就越大。纸质文件的内容和载体是不可分离的。以文本类纸质档案为例，归档时不仅要保存最终定稿的文件（我们通常说的原件），还要保存该文件从形成之初到最终定稿这个生命周期中所有的运行痕迹，记录文件形成相关部门的实际往来和人工办理各种手续，这一过程形成的信息内容就是文件内容的原始记录。纸质档案主要是刻录在纸张这个物理载体上的，一旦形成它的内容就不易更改，纸质档案的原始性体现在内容和形式的统一。档案的原始性可以证明档案的真实性。但是反之，纸质档案的真实性不能证明档案的原始性，比如说档案的复印件，它的内容是真实的，但是它不是原件。所以说纸质档案的价值基础是原始性。
二、电子档案的价值基础是真实性
纸质档案的凭证价值主要依靠的是公众对纸质档案生成过程和保管的安全性的信任。纸质档案并非不能修改、伪造，但是内容敷于纸上，任何改动总会留下蛛丝马迹，以便人们辨别文件的真伪。电子档案的内容和载体是相对独立的，可分离的，电子文件可以在不同的系统中多次写入和读取，他的存在方式是动态的，过程中必然增加新的信息元素，最终形成的电子档案与最初产生的电子文件不再具有一致性。电子档案的原始性很难保证，它已经打破了传统纸质档案的原件的概念。没有了原始性的电子档案，真实性就成为了它的价值基础。
三、如何保障电子档案的真实性
实现计算机的应用和辅助管理，一系列的办公系统应运而生，形成了大量的电子文件，由于电子文件的不稳定性以及对其安全性的公信力缺乏，档案管理人员一般采用双套制管理模式，即同一份文件的电子版本和纸质版本共同存储和可利用状态。以常州纺织服装职业技术学院发文程序为例，发文部门在业务活动中用计算机直接生成电子文件，打印形成纸质文件交办文单位走发文程序，在这一过程中办文单位同时对电子文件和纸质文件进行相应的修改，纸质文件的修改讨论痕迹以白纸黑字的形式保存下来，由于技术问题，电子文件修改痕迹无处可查，只是以PDF格式生成最终稿，下发各职能部门并拷贝交档案室保存。我认为在这种环境下形成的电子文件只是纸质文件的数字化输出，不能等同于电子档案。
公众的信任是档案真实性的价值体现。经过长时间的实践，从纸质档案的文件管理经验中总结出，来源的真实性依然是鉴定电子档案真实性的永恒主题。电子档案的来源不仅包括传统档案所说的文件形成者，还包括电子文件的形成过程和形成背景。传统的档案管理是在文件归档后才发挥档案职能，由于电子档案的特殊性，保障其真实性转向对电子文件形成过程和背景的控制。经过各国各界档案学者的长期研究，对电子档案的保管，引入了电子文件元数据的概念。档案管理者要提前进入电子文件生命周期，电子文件元数据既来源于电子文件本身，而且还包括形成、管理电子文件的业务活动，反映电子文件生命周期的运行状况。它具有静态和动态两种存在状态。根据数据存在状态的不同，元数据可以分为对象元数据和事件元数据两种。电子文件生命周期由运行期、管理期、保护期三个阶段组成。元数据随着电子文件的产生而产生，通过管理系统记录保存下来。与电子文件伴生的可以说明电子文件性质的元数据，是运行期产生，记录电子文件生成的原始状态信息，包含内容、结构、来源背景、形成过程，文件生成的软硬件环境，技术背景等数据，一旦生成就不可更改，是静态的，是保障电子档案真实性的“对象元数据”，能够确保电子文件真实性的重要核心元数据。电子文件以及电子档案在管理、使用、迁移过程中的还会继续生成元数据，反映的是电子文件及电子档案的各种使用和管理过程。这个元数据是动态的，随着管理利用行为在不断的变化，作为事件元数据进行保存。
本文重点研究文本类电子文件对象元数据组成。大部分高校均建立起办公自动化管理系统，基本实现了办公及文件的信息化、网络化管理。在OA系统上基本运转的都是文件资料，尤其是学校的收文、发文程序主要在OA系统中进行扭转。为确保电子文件的可靠性和真实性，档案管理与文书处理做到无缝对接，对文件资料的性质、运行状态、访问浏览、处理时间、归档与利用情况进行记录跟踪，使文件管理有据可查，强化电子文件的安全责任意识，实现文档一体化管理。以发文工作为例，对照纸质文件档案归档要求，保障电子文件的真实性的对象元数据应该包含纸质文件档案归档时所有的数据要素，例如：发文字号、发文单位、密级、保密期限、标题、主送、抄送、拟稿人、拟稿时间、核稿人、核稿时间、签发人、签发时间以及文件审定期间形成的一系列修改意见、修改人、修改时间。由于电子文件的特殊性，对象元数据中还应包含文件形成之初的软硬件环境信息。其中三个元数据要特別指出：文件审定期间形成的一系列修改意见、修改人、修改时间这一元数据是相当重要的，尤其是针对一些政策法规制度性文件的制定，在现实工作中，这类文件在特定的一段时间內，查档人员也会对其形成修改过程予以关注，甚至可以作为判断电子文件真实性的证据之一。将对象元数据、电子文件正本与电子档案身份证进行封装加密处理，档案信息管理系统建立电子档案身份证数据库，每一份电子档案都有一个身份证号，是其唯一的标识，根据身份证号，在数据库中可以找到与之对应的对象元数据，就和一个人的身份证一样，是证明自己真实身份的唯一标识。 对象元数据保障电子档案真实性，事件元数据支持电子档案管理，服务于电子档案的日常维护和管理。一方面电子文件的生成、利用、保管依赖计算机软硬件实现。另一方面计算机的软硬件在不断升级，兼容问题是档案部门长期保存电子文件的难题之一，当电子文件还原技术环境升级更新后，需要及时把电子文件迁移到新的还原技术环境下，事件元数据忠实地记录电子文件迁移到新技术环境的数据，以保证电子文件长期有效可读。
电子档案的真实性不仅需要依靠技术支持，还要依靠管理制度保障。计算机操作主要还是靠人，很多情况下还是受人的主观意识的影响，为保障电子档案的真实性，提高公信度，首先还是要规范人员操作行为。制定电子档案人员管理制度，电子文件产生之初，规范文件形成者的输入符合操作要求，提高形成者的责任意识，使电子文件来源符合规范，具有可追溯性；规范档案工作人员对电子文件收集、整理、鉴定、保管的工作。建立各部门业务工作的协调机制，由于档案人员对电子文件管理的提前介入，与电子文件形成部门总会存在一些不协调的方面，通过建立协调机制加强档案部门对电子文件管理的领导地位，保证电子文件管理的规范性。建立电子文件标准化管理制度，形成一套统一、规范的技术标准。例如：电子文件归档细则、电子档案著录规则、电子文件鉴定标准、归档电子文件真实性鉴定标准、电子文件长期存储与保管标准、电子文件元数据管理标准等相关规范。三分技术，七分管理，在法律法规与技术保障的支持下，有效的制度管理是保证电子文件凭证价值的重要措施。
计算机和网络的广泛应用，信息化战略的全面推进，无纸化是档案管理发展的必然趋势，但电子文件的安全性没有得到完全的保证下，这个过程也将是一个渐进而漫长的。
参考文献：
[1]孙刚. 电子文件真实性保障模型研究[D].硕士学位论文，天津师范大学
[2]冯惠玲. 电子文件与纸质文件管理的共存与互动[J].中国档案，2003，（12）：40-42.
[3]黄晔凯 王丽.重新认识电子档案原始性与真实性的关系 [J].兰台论坛（理论版），2006，（2）：10-11.
[4]陶水龙 王贞 田雷 白巍 任文革. 电子文件和电子档案元数据分类与方案设计[J].档案学研究，2016，（6）：83-90.
作者簡介：戴艳（1981—）女，江苏宜兴人。常州纺织服装职业技术学院馆员。研究方向：教育管理、档案管理。
※基金项目：常州纺织服装职业技术学院教育科研课题（ RJ/2015/12）.