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电子文件管理最终将依托以软件为主体的系统来实现，脱离开软件系统的电子文件管理是不可想象的。国际范围内的相关研究和实践已较为成熟，可供学习和借鉴的经验非常丰富，国内的研究则尚属起步，论文希望能够抛砖引玉，为我国电子文件管理系统的研究和建设提供一些预研准备。 论文对电子文件管理工作的内容，电子文件管理系统的概念、特点、功能模块设置进行了深入的探讨，并选择“文件生成和归档”、“文件分类”、“文件鉴定”、“电子文件管理和电子文档管理的集成”四项功能，分别从基本理论、功能原理、功能需求等角度进行研究。 一、电子文件管理工作的内容 论文倡导打破文件工作和档案工作之间的专业界限，实现文件、档案工作之间的融合，加速机构各类文件、档案管理一体化化的进度，塑造“机构文件、档案全生命周期”管理模式。并通过论证该管理模式回答了“电子文件管理工作到底包括哪些内容”这个一直以来都没有得到明确回答的问题，从而奠定了整个论文的基础。 二、电子文件管理系统概念 论文在综合了国际档案理事会、IS015489、美国国家文件和档案管理局、欧盟MoReq、澳大利亚国家档案馆等机构所给出的定义的基础上，将电子文件管理系统界定为:包括所有与文件管理、档案管理有关的技术、管理、法律、标准、人员等相关因素在内，以保证文件、档案的科学管理和高效利用，保证电子文件的行政有效性和法律证据性为目的，具有捕获、归档、著录、鉴定、处置、检索、提供利用、审计、转载等功能，实现了文件/档案集成管理的信息系统。论文还比较了电子文件管理系统和档案辅助管理系统的区别，分析了电子文件管理系统的实现方式、特点及其实施后对机构的影响。 三、电子文件管理系统功能设置 论文采用文献内容分析的方法总结电子文件管理系统的功能设置。具体来说，首先对三个著名的电子文件管理项目的研究成果(冯惠玲教授主持的国家自然科学基金项目《机关、企事业单位电子文件管理与方法研究》、国际标准化组织2001年颁布的ISO标准15489-1:2001《信息和文献——文件管理》、澳大利亚国家档案馆公布的《文件管理系统的设计和实施手册(DIRKS)》)进行分析，归纳出电子文件管理的基本功能，这实际上是从档案管理业务分析的角度确定电子文件管理系统的功能;然后在分析两个较具代表性的电子文件管理系统研究成果(澳大利亚新南威尔档案馆在《文件管理系统的设计和实施》;DOD5015.2、MoReq、 PRO中所确定的系统功能框架)的基础上，对以上业务分析所得到的系统业务功能进行补充，最终确定电子文件管理系统的整体功能:捕获和归档、分类、鉴定和处置、著录(元数据管理)、存储和保护、检索和利用、安全和存取权限控制、审计和追踪、报表设计和制作、电子文档管理、工作流管理。 四、电子文件管理系统中的电子文件生成和归档 电子文件管理的第一项功能就是“生成和归档”，具体包括:双重登记、自动捕获、转存到电子文件管理系统和格式转换四个环节。论文在对这四个环节进行深入分析的基础上，设计了文件生成和归档功能实现的三种方式——延时归档、实时归档、实时登记-延时转存，并详细地绘制出各种实现方式的功能分析图和业务流程图。综合了美国国防部、欧盟、英国国家档案馆、维多利亚档案馆提出的“生成和归档”功能需求，论文从如下8个方面提出文件生成和归档的功能需求:文件内容及元数据的捕获、登记(双重登记、归档登记)、电子邮件归档、格式转换、文件种类、文件元数据管理、文件批量输入、其它。 五、电子文件管理系统中的电子文件分类 在电子文件管理中，分类发挥着重要的作用:建立文件体系结构、揭示文件之间的有机联系、确保文件命名和编码的长期一致、支持文件的归档、支持为一组文件(案卷、类目等)分配统一的安全保护措施和存取控制权限;支持文件的鉴定和处置、简化与特定职能活动相关的文件的检索和查找等。论文较为具体地说明了电子文件分类及其分类方案的概念、特点，分类方案的编制方法等。综合了美国国防部、欧盟、英国国家档案馆、维多利亚档案馆提出的“文件分类”的功能需求，论文从如下3个方面提出文件分类的功能需求:分类方案的配置、定义和修改;案卷等的管理;类、案卷、子卷的元数据管理。 六、电子文件管理系统中的电子文件鉴定 鉴定是档案领域中最丰富，也是最复杂的课题。考虑到鉴定理论对鉴定工作的直接指导作用，作者首先在本章沿着鉴定理论的研究框架、关于价值主体的思考、宏观职能鉴定的提出、机构职能鉴定的提出这一线索对鉴定理论进行梳理，最后落实到本章的核心论题——电子文件的鉴定上。论文对电子文件鉴定方法(职能鉴定)、电子文件鉴定特点加以分析。并从时间的角度分析了电子文件鉴定实施的四个阶段——确定鉴定方法体系阶段、制订保管期限表阶段、保管期限表在系统中配置和维护阶段、以及系统运行过程中，鉴定或处置具体文件阶段。随后论文从构成的角度分解了电子文件鉴定实施的六大要素:鉴定者(WHO)、鉴定对象(WHOM)，鉴定时间(WHEN)、鉴定场所(WHERE)、鉴定标准(WITH WHAT)、鉴定步骤(HOW)。其中着重讨论电子文件保管期限表的概念、种类、编制方法、需要注意的问题等。综合了美国国防部、欧盟、英国国家档案馆、维多利亚档案馆提出的“文件鉴定”功能需求，论文从如下7个方面提出文件鉴定的功能需求:保管期限表的维护;鉴定实施——保管期限的分配、继承;处置;重审;移交和转载;销毁;保管期限冲突的解决。 七、电子文件管理系统和电子文档管理系统的集成 电子文档管理系统是能够组织文档的产生、管理文档的存取访问、控制文档的分发、监控文档流转过程的软件系统，能够帮助机构更有效地管理和访问电子文档，支持业务活动中现行期文档的处理需求。但是电子文档管理系统中无法提供文件鉴定、处置功能，也无法记录和保存文档的完整的背景信息，因此无法承担电子文件管理系统所承担的支持文件长期保存，建构和维护机构记忆的作用。机构应该同时具有电子文档管理和电子文件管理两项功能，并实现两个系统之间的集成，这将标志着机构从纸质文件管理到电子文件管理的工作模式的成功转变。论文介绍了电子文档管理系统的概念、特点，介绍了欧美电子文档管理/电子文件管理系统集成的研究概况，并选择 MoReq对电子文件系统中的电子文档管理/工作流管理功能需求进行详细介绍。论文最后对照电子文档管理的管理理念，分析了我国大多数机构内文件、档案管理自动化的现状，指出症结所在:公文流转系统、公文传输系统的覆盖面过窄，系统集成程度过低，系统协作水平过低。无论从哪个角度说，在我国进一步优化机构电子文件、档案管理的空间都还很大。 论文的基调是关注实践并希望能够为实践服务，论文的实践意义不仅在于提出一种符合电子文件特征的管理理念——基于软件的系统方法，而且尝试着作了一些具体研究，涉及有关功能的原理及实现方式，总结了某些功能的功能需求。同时，论文也对有关理论问题进行了较为深入的讨论。首先，对电子文件管理工作的总体分析，打破了文件、档案管理的专业限制，将为文件、档案专业一体化的深入发展，为机构文件、档案工作的融合和重组提供理论基础;其次，论文提出“迭加管理模式”来解释电子文件各项管理功能之间的关系，也为探索电子文件管理的规律提供了颇具特色的理论铺垫;而且，论文在“鉴定”章节，梳理了宏观鉴定、职能鉴定、电子文件鉴定的理论脉络，将有益于此类理论研究的发展。 论文的创新之处主要表现在:基于文件、档案专业一体化的电子文件管理工作的界定;电子文件管理功能的迭加特征的提出;电子文件管理系统整体功能设置的明确;以及选择归档、鉴定、分类三项功能，进行的功能原理、实现方式、功能需求等方面的分析和总结。 论文的不足之处在于:论文所参考的主要是英文文献，因为文化、语言、以及档案工作传统等方面的障碍，论文中所提到的某些内容可能会与欧美等国的实际情况存在偏差;由于作者没有相关项目实践的经验和技术背景，论文对大多数问题只提供了较为抽象的分析和讨论;论文没有对国内现有的一些电子文件管理系统进行研究和评论等。