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【摘 要】由于历史的特殊性，决定了我国档案管理工作具有丰富性、多样性和复杂性等特征。传统档案多以纸质材料为形式载体，尽管存在许多局限性，如保存时间短、调档查询难等，它却在很长时期内体现着重要的历史价值和管理作用。随着科技信息化时代的到来和普及性发展，纸质载体主导性地位呈直线下降之势，而具有数字化、虚拟化、智能化和便捷化等优势的科学管理方式迅速地脱颖而出，以星火燎原之势赢得了广泛性地认可与青睐。这对于使用性、专业性和接受能力较强的高校档案管理来说，更是走在社会各类领域的前列。
【关键词】高校档案工作 革故鼎新 数字化管理 实践与思考
高校档案管理覆盖面比较丰富，一般包括党务管理、人事管理、教学管理、科研管理、教务管理、学生管理、行政管理、后勤管理和实训基地管理等，反映了不同职能部门相应的业务能量，是保障高校工作正常运转的有效资源库；还有上级主管部门以及国内外同类院校、科研院所的相关文件与材料等包罗万象。尤其在高校科研以及相关文化创造中形成的研究手稿、项目成果、著作论文等档案资源，能为社会发展带来无以估计的能量与效应。无论纸质化还是数字化而言，高校档案的建设和管理工作都应当引起相关责任方及其人员的高度重视。如何加强高校数字化档案管理措施呢？本文试简要阐述之。
一、更新管理观念，切实强化数字化档案的工作认识
“思想是行动的先导。”如果没有思想认识上的提高和管理观念上的转换，数字化档案管理工作是难以有效和到位的。高校领导层要把档案数字化建设提升到战略性高度，作为自身改革与发展事业的有机组成和重要部分，并以不可逆转的精神和锐气大打一场与时俱进的阵地战。只有这样，才能营造一种科学宽松的发展环境，让数字化建设工作在人力、物力和财力上获取必要性保障。比如相关人员的培训经费，档案库房的建设和改善，计算机、复印机和扫描仪等设备配置，各种安全性防范设施等，若离开了上层组织机构及其领导的重视与支持，既会影响数字化的进程，建设的质量与效果也都将会大打折扣的。再如，在档案管理机构方面，要真正建立“统一领导、分级管理”的体制；在清除条块化的同时，要建立相应规模的专门的档案统一管理部门；在健全《档案的保密制度》《档案利用制度》和《档案查、借、阅、鉴定和销毁制度》上，都要取得相关组织和领导的研究、制定、落实与支持。就是说，组织和领导的重视是数字化工作的重要保证。
二、加强管理培训，注重提高数字化档案的工作素质
提及档案管理，许多人片面地认为，只要管理者具备相应的责任心和一般工作水平，就能做好收归档之类的事情。其实不然，即使在纸质化的时代，档案管理工作也需要相当的业务能力和管理水平。更何况是科技化时代呢？它更需要与之相应的工作队伍，因为即便数字化了，档案管理还是要依靠人来操作和执行。首先，需要建立一支专业化、高知化、科技化的管理工作队伍，来具体操作信息归纳和分析的具体性事务。其次，要有目标、有计划、有组织地对档案管理工作者进行内外式培训与进修，一方面不断提高他们的能力与素养，另一方面拓展视野、取长补短。比如有条件的高等职业院校，应当充分发挥自身的优势功能，与校外对口企业对接联营培训档案数字化人才，以较低的成本既缩短培养历程又赢得最大化效应。再次，对于具有专业型的数字化档案管理人员，尤其是一专多能的“复合型”人才，要努力通过各类途径和形式，不宜频繁调动和更换，确保其队伍的相对稳定性。工作人员的敬业精神和综合素质是数字化工作的关键因素。
三、改进管理手段，努力增强数字化档案的工作利用
1、要不断完善档案收集整理方式。在高校档案数字化建设进程中，规范管理和高效利用是整体工作的根本出发点与最终目的。档案管理人员应根据信息资料的不同存在形式，灵活性采取不尽相同的收集和整理方式。如文字资料必须借助目录索引有针对性地进行收集；口传资料可通过录音方法收集；音像资料可收集原件也可复制入档；图片资料则除了收集原件外，可必须积极有效地收集影印件。还有建立图书、报刊、档案目录以及传记资料索引等，都需要不断地完善。
2、要规范加工相关档案信息资源。与传统管理工作不同的是，数字化档案信息资源要通过计算机来进行相应的潜能性分析、处理与整合，而绝非那么简单地收档、归裆和“一收了之”。也就是说，对于那些室藏档案中以纸质或机读形式为主要物质对象的资料，需要管理工作人员采用微机手段，对档案文献进行规范性地收集、梳理和不同层次的再加工，从而把之进一步转化成微机软件形式的二次文献信息，有效实现文档一体化和档案信息的快速共享，以便于各方查询。
3、要切实加强档案资源安全保管。作为档案管理工作人员，应本着认真敬业、有效保密的责任意识，对档案信息资源及其相关方面一定要努力做好安全保管工作，这是档案管理中极其重要的因素。比如，对于档案库房方面，要认真按照《高等学校档案管理办法》保持清洁卫生；对于各类档案要做好科学分类、有序排列；要本着档案有关条例严格做好各种防范和各级保密工作；定期检查档案，如果发现产生破损或字迹异常化要及时处理，以最大限度地延长其寿命状况。
4、要有效做好档案信息统计工作。为提高档案资料的利用率，档案管理部门和及其工作者，除了在收集整理、检索编目和安全保管上多下功夫，还要注重通过建立电子式台帐，努力做好各类档案的统计工作。比如，有组织、单位或个人需要借调、查阅档案，在符合程序、提供手续的前提下，管理工作者既要坚持做好查借登记和利用效果登记，又要做好咨询服务和档案利用工作，还要注意搜集利用效果和信息反馈，在提供优质服务和方便的同时有效提高档案的利用率。
综上所述，以上是笔者对高校档案数字化管理过程的简要思考。这既是科技时代特征的一种具体体现，也是高校自身改革和发展的迫切性需要。面对前进道路上的各类挑战，我们应迎难而上、勇于实践、善于创新，为推动档案管理事业的与时俱进贡献应有的智慧和力量。
【关键词】高校档案工作 革故鼎新 数字化管理 实践与思考
高校档案管理覆盖面比较丰富，一般包括党务管理、人事管理、教学管理、科研管理、教务管理、学生管理、行政管理、后勤管理和实训基地管理等，反映了不同职能部门相应的业务能量，是保障高校工作正常运转的有效资源库；还有上级主管部门以及国内外同类院校、科研院所的相关文件与材料等包罗万象。尤其在高校科研以及相关文化创造中形成的研究手稿、项目成果、著作论文等档案资源，能为社会发展带来无以估计的能量与效应。无论纸质化还是数字化而言，高校档案的建设和管理工作都应当引起相关责任方及其人员的高度重视。如何加强高校数字化档案管理措施呢？本文试简要阐述之。
一、更新管理观念，切实强化数字化档案的工作认识
“思想是行动的先导。”如果没有思想认识上的提高和管理观念上的转换，数字化档案管理工作是难以有效和到位的。高校领导层要把档案数字化建设提升到战略性高度，作为自身改革与发展事业的有机组成和重要部分，并以不可逆转的精神和锐气大打一场与时俱进的阵地战。只有这样，才能营造一种科学宽松的发展环境，让数字化建设工作在人力、物力和财力上获取必要性保障。比如相关人员的培训经费，档案库房的建设和改善，计算机、复印机和扫描仪等设备配置，各种安全性防范设施等，若离开了上层组织机构及其领导的重视与支持，既会影响数字化的进程，建设的质量与效果也都将会大打折扣的。再如，在档案管理机构方面，要真正建立“统一领导、分级管理”的体制；在清除条块化的同时，要建立相应规模的专门的档案统一管理部门；在健全《档案的保密制度》《档案利用制度》和《档案查、借、阅、鉴定和销毁制度》上，都要取得相关组织和领导的研究、制定、落实与支持。就是说，组织和领导的重视是数字化工作的重要保证。
二、加强管理培训，注重提高数字化档案的工作素质
提及档案管理，许多人片面地认为，只要管理者具备相应的责任心和一般工作水平，就能做好收归档之类的事情。其实不然，即使在纸质化的时代，档案管理工作也需要相当的业务能力和管理水平。更何况是科技化时代呢？它更需要与之相应的工作队伍，因为即便数字化了，档案管理还是要依靠人来操作和执行。首先，需要建立一支专业化、高知化、科技化的管理工作队伍，来具体操作信息归纳和分析的具体性事务。其次，要有目标、有计划、有组织地对档案管理工作者进行内外式培训与进修，一方面不断提高他们的能力与素养，另一方面拓展视野、取长补短。比如有条件的高等职业院校，应当充分发挥自身的优势功能，与校外对口企业对接联营培训档案数字化人才，以较低的成本既缩短培养历程又赢得最大化效应。再次，对于具有专业型的数字化档案管理人员，尤其是一专多能的“复合型”人才，要努力通过各类途径和形式，不宜频繁调动和更换，确保其队伍的相对稳定性。工作人员的敬业精神和综合素质是数字化工作的关键因素。
三、改进管理手段，努力增强数字化档案的工作利用
1、要不断完善档案收集整理方式。在高校档案数字化建设进程中，规范管理和高效利用是整体工作的根本出发点与最终目的。档案管理人员应根据信息资料的不同存在形式，灵活性采取不尽相同的收集和整理方式。如文字资料必须借助目录索引有针对性地进行收集；口传资料可通过录音方法收集；音像资料可收集原件也可复制入档；图片资料则除了收集原件外，可必须积极有效地收集影印件。还有建立图书、报刊、档案目录以及传记资料索引等，都需要不断地完善。
2、要规范加工相关档案信息资源。与传统管理工作不同的是，数字化档案信息资源要通过计算机来进行相应的潜能性分析、处理与整合，而绝非那么简单地收档、归裆和“一收了之”。也就是说，对于那些室藏档案中以纸质或机读形式为主要物质对象的资料，需要管理工作人员采用微机手段，对档案文献进行规范性地收集、梳理和不同层次的再加工，从而把之进一步转化成微机软件形式的二次文献信息，有效实现文档一体化和档案信息的快速共享，以便于各方查询。
3、要切实加强档案资源安全保管。作为档案管理工作人员，应本着认真敬业、有效保密的责任意识，对档案信息资源及其相关方面一定要努力做好安全保管工作，这是档案管理中极其重要的因素。比如，对于档案库房方面，要认真按照《高等学校档案管理办法》保持清洁卫生；对于各类档案要做好科学分类、有序排列；要本着档案有关条例严格做好各种防范和各级保密工作；定期检查档案，如果发现产生破损或字迹异常化要及时处理，以最大限度地延长其寿命状况。
4、要有效做好档案信息统计工作。为提高档案资料的利用率，档案管理部门和及其工作者，除了在收集整理、检索编目和安全保管上多下功夫，还要注重通过建立电子式台帐，努力做好各类档案的统计工作。比如，有组织、单位或个人需要借调、查阅档案，在符合程序、提供手续的前提下，管理工作者既要坚持做好查借登记和利用效果登记，又要做好咨询服务和档案利用工作，还要注意搜集利用效果和信息反馈，在提供优质服务和方便的同时有效提高档案的利用率。
综上所述，以上是笔者对高校档案数字化管理过程的简要思考。这既是科技时代特征的一种具体体现，也是高校自身改革和发展的迫切性需要。面对前进道路上的各类挑战，我们应迎难而上、勇于实践、善于创新，为推动档案管理事业的与时俱进贡献应有的智慧和力量。