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摘 要：办公自动化（OA）系统是适应现代化、无纸化办公的趋势，更好地服务于现代化办公操作。推行办公自动化（OA）系统是煤炭企业信息化建设的重要内容，是提高工作效能的重要举措。本文将对办公自动化（OA）系统在黄陵矿业煤矸石发电有限公司中的具体应用进行介绍说明。
关键词：办公自动化（OA系统） 信息化建设 现代化管理
办公自动化（OA即office Automation），是一个以先进电子技术为手段的系统工程。OA的应用可使企业内部人员之间方便快捷地共享信息，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为企业管理和领导的辅助决策提供科学依据。根据黄陵矿业公司关于两化融合（信息化和工业化）管理体系方面的有关文件精神，为全面提升公司综合管理水平，提高工作效率，进一步推进无纸化办公进程，黄陵矿业煤矸石发电有限公司于2015年5月开始启用新的办公自动化（OA）系统。目前，该公司OA系统应用范围包括收发公文、协同办公、公文管理、事务管理、邮件系统、会议通知等。公司公文已全部通过“OA”系统进行签批及发布，二级单位向矿业公司打的请示、报告等公文必须通过“OA”系统上报，矿业公司将不再接收纸质文件。
一、办公自动化（OA）系统的具体应用
1.发文管理。黄陵矿业煤矸石发电有限公司新OA系统发文流程为：流程发起人（拟稿人）——部门负责人（初审）——分管领导（审稿）——公司对公账号（中转）——公司经理（签发）——公司对公账号（中转）——办公室主任（核稿）——公司对公账号（套红、盖章、分发）
1.1拟稿。拟稿人以个人账号登陆进入系统后，点击左边公文管理，选择“发文管理”，然后点击右边“新增”，进入到拟稿环节；新增发文之后，会弹出发文表单，在编辑内容之前，首先要选择对应流程，其次选择发文文种，最后输入标题，完成之后点击表单右上方“编辑正文”编辑文件内容。（编辑正文的时候，我们一般建议拟稿人在自己电脑上先拟好文件，然后将内容复制粘贴到OA的编辑窗口里，编辑好之后，点击右上角“返回”按钮，系统自动保存文件。）文件编辑完成后，点击表单右上角“提交”的按钮，提交拟稿则环节完成。提交之后，系统会提示下一环节处理人选择，点击“地址本”，选择本部门负责人进行提交即可。
1.2初审。拟稿人完成拟稿环节后，部门负责人系统的待办事宜中会出现需要代办的文件，点击“查看正文”进行初步审核无误后，签字确认，并选择下一处理环节领导签发提交至下一处理人，即分管领导。
1.3审稿。流程发起部门负责人初审把关完成后，进入下一环节，即分管领导审稿环节。领导登入系统，在待办中找到要审核的文件，打开表单 “查看正文”对文件进行阅览，确认无误并同意签发后“填写意见”，对文件进行批阅，提交下一环节处理人。
1.4签发。签发的操作和审稿是一样的，由公司对公账号提交至公司领导（行政类文件提交至经理，党、工、团、纪委文件提交至书记）进行签发。
1.5核稿。办公室主任进入首页后，在待办事宜中显示当前要处理的文件，点击文件名，进入文件处理界面。进入到文件处理表单，可以看到当前处理环节是属于流程中的哪一步，点击“编辑正文”可以对文件进行修改，如果不做修改则点击“提交”，流转至下一环节。
1.6套紅、盖章、分发。核稿完成后，文件会流转到套红头的环节，套红人员进入系统，点开要处理的文件后，首先点击“获取文号”或者手动输入文号，然后点击右上方的“排版”按钮，进入到排版的界面按照GB/T 9704—2012要求进行编辑排版；之后使用NTKO安全签章进行文件的盖章；最后返回主界面，根据要分发的对象，确定“机构选择”或者“人员选择”，点击“分发文件”。
2.收文管理。黄陵矿业煤矸石发电有限公司新OA系统收文流程：文书收到新文件——转入收文——办公室主任（拟办）——分管领导（领导批示）——公司对公账号（批示返回）——处理部门或阅知人（承办）——公司对公账号（结束流程）——档案员（归档）
2.1转入收文。发电公司在使用OA 收文流转的过程会遇到以下两种情况：（1）直接通过OA 公文中心直接接收到矿业公司的文件，点击右上角转入收文即可在“收文管理”的草稿中对收文编号进行登记后提交下一处理环节。（2）通过QQ、传真接收到其他单位（如陕煤化、政府单位、电力行协等）的文件，必须新建收文。具体步骤如下：点击公文管理菜单，选择“收文管理”，点击右边“新增”按钮，即可进行新的收文创建。点击“新增” 后，系统会弹出相应的收文表单，首先选择收文流程，在填写完表单中所有表星的内容后点击右上角 “保存”；之后添加附件，并保存为正文，最后提交下一处理环节。
2.2拟办。办公室主任进入系统，从待办中选择要处理的文件，打开表单后，可以查看到当前环节的名称，然后点击“查看正文”，对文件进行阅览，最后点击“填写意见”，进行批阅，批阅的内容会呈现在“主管部门批办”的意见栏里，完成之后提交分管领导进行下一步批示。
2.3领导批示。领导进入系统后，选择要处理的文件，对文件进行阅览后填写意见，之后提交至公司对公账号进行处理。
2.4承办环节。公司对公账号根据领导流转意见，选择下一环节，然后选择对应的处理人。常见类型有：部门承办、领导阅知。
2.5归档。收文流转所有环节全部结束后，由发电公司档案员按照文种、文号、来文单位的不同进行归档保存。
3.移动办公.按照移动办公安装手册要求安装完成后，进行相应的设置，配置好服务器IP，移动办公就可以正常使用。移动办公的首页有待办事宜、发文管理、收文管理、公文中心、通讯录、新闻动态、规章制度、员工培训、领导讲话、领导动态、退出系统等选择菜单，使用人员进入移动办公系统后根据自己的需求进行选择，完成相关操作。方便的解决了员工因不在办公区域内无法正常及时办公的问题，实现了文件快速高效的阅办，避免了因文件处理不及时而造成严重后果。
二、办公自动化（OA）系统使用后的成效
黄陵矿业煤矸石发电有限公司办公自动化（OA）新系统的使用已经普及到各部门、车间的每个岗位，完全实现了公司的现代化管理、科学化管理、无纸化管理。根据其设置的工作流程，实现了快速高效的阅办文件（尤其是移动办公），使各部门员工之间快速有效的对工作进行调整；通过OA系统的文件归档功能，实现了档案管理的电子化，可根据档案属性的不同进行分类储存、管理等工作。在企业内部，通过建立内部邮件系统，满足了企业员工能及时快速地传递信息；通过上传文档、下载文档等方式，实现了各部门、各岗位之间的信息共享，同时，由于办公自动化系统具有网络独特性，可将打印机、扫描机、传真机等设备连入网络，从而实现设备资源的共享，节省设备成本，响应了矿业公司“苦练内功 降本增效”的要求。
总之，推行办公自动化（OA）系统是煤炭企业信息化建设的重要内容，是提高工作效能的重要举措，通过两化融合的建设也彻底打破了传统时期人们对煤炭行业的认识。
参考文献：
[1]田芳，王东亮 OA系统模块分析[J].青海大学学报（自然科学版），2003，1.
[2]裴树军，孙名松 基于NOTES的OA 办公自动化系统[J].信息技术，2002，6.
[3]丁绍阳，丁晓超，王飒 工作流管理在OA系统中的应用[J].辽宁工程技术大学学报（自然科学版），2004，5
作者简介：张方央（1989—），女，陕西咸阳人，毕业于西安交通大学电力系统及其自动化专业，现任职于黄陵矿业煤矸石发电有限公司。
关键词：办公自动化（OA系统） 信息化建设 现代化管理
办公自动化（OA即office Automation），是一个以先进电子技术为手段的系统工程。OA的应用可使企业内部人员之间方便快捷地共享信息，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为企业管理和领导的辅助决策提供科学依据。根据黄陵矿业公司关于两化融合（信息化和工业化）管理体系方面的有关文件精神，为全面提升公司综合管理水平，提高工作效率，进一步推进无纸化办公进程，黄陵矿业煤矸石发电有限公司于2015年5月开始启用新的办公自动化（OA）系统。目前，该公司OA系统应用范围包括收发公文、协同办公、公文管理、事务管理、邮件系统、会议通知等。公司公文已全部通过“OA”系统进行签批及发布，二级单位向矿业公司打的请示、报告等公文必须通过“OA”系统上报，矿业公司将不再接收纸质文件。
一、办公自动化（OA）系统的具体应用
1.发文管理。黄陵矿业煤矸石发电有限公司新OA系统发文流程为：流程发起人（拟稿人）——部门负责人（初审）——分管领导（审稿）——公司对公账号（中转）——公司经理（签发）——公司对公账号（中转）——办公室主任（核稿）——公司对公账号（套红、盖章、分发）
1.1拟稿。拟稿人以个人账号登陆进入系统后，点击左边公文管理，选择“发文管理”，然后点击右边“新增”，进入到拟稿环节；新增发文之后，会弹出发文表单，在编辑内容之前，首先要选择对应流程，其次选择发文文种，最后输入标题，完成之后点击表单右上方“编辑正文”编辑文件内容。（编辑正文的时候，我们一般建议拟稿人在自己电脑上先拟好文件，然后将内容复制粘贴到OA的编辑窗口里，编辑好之后，点击右上角“返回”按钮，系统自动保存文件。）文件编辑完成后，点击表单右上角“提交”的按钮，提交拟稿则环节完成。提交之后，系统会提示下一环节处理人选择，点击“地址本”，选择本部门负责人进行提交即可。
1.2初审。拟稿人完成拟稿环节后，部门负责人系统的待办事宜中会出现需要代办的文件，点击“查看正文”进行初步审核无误后，签字确认，并选择下一处理环节领导签发提交至下一处理人，即分管领导。
1.3审稿。流程发起部门负责人初审把关完成后，进入下一环节，即分管领导审稿环节。领导登入系统，在待办中找到要审核的文件，打开表单 “查看正文”对文件进行阅览，确认无误并同意签发后“填写意见”，对文件进行批阅，提交下一环节处理人。
1.4签发。签发的操作和审稿是一样的，由公司对公账号提交至公司领导（行政类文件提交至经理，党、工、团、纪委文件提交至书记）进行签发。
1.5核稿。办公室主任进入首页后，在待办事宜中显示当前要处理的文件，点击文件名，进入文件处理界面。进入到文件处理表单，可以看到当前处理环节是属于流程中的哪一步，点击“编辑正文”可以对文件进行修改，如果不做修改则点击“提交”，流转至下一环节。
1.6套紅、盖章、分发。核稿完成后，文件会流转到套红头的环节，套红人员进入系统，点开要处理的文件后，首先点击“获取文号”或者手动输入文号，然后点击右上方的“排版”按钮，进入到排版的界面按照GB/T 9704—2012要求进行编辑排版；之后使用NTKO安全签章进行文件的盖章；最后返回主界面，根据要分发的对象，确定“机构选择”或者“人员选择”，点击“分发文件”。
2.收文管理。黄陵矿业煤矸石发电有限公司新OA系统收文流程：文书收到新文件——转入收文——办公室主任（拟办）——分管领导（领导批示）——公司对公账号（批示返回）——处理部门或阅知人（承办）——公司对公账号（结束流程）——档案员（归档）
2.1转入收文。发电公司在使用OA 收文流转的过程会遇到以下两种情况：（1）直接通过OA 公文中心直接接收到矿业公司的文件，点击右上角转入收文即可在“收文管理”的草稿中对收文编号进行登记后提交下一处理环节。（2）通过QQ、传真接收到其他单位（如陕煤化、政府单位、电力行协等）的文件，必须新建收文。具体步骤如下：点击公文管理菜单，选择“收文管理”，点击右边“新增”按钮，即可进行新的收文创建。点击“新增” 后，系统会弹出相应的收文表单，首先选择收文流程，在填写完表单中所有表星的内容后点击右上角 “保存”；之后添加附件，并保存为正文，最后提交下一处理环节。
2.2拟办。办公室主任进入系统，从待办中选择要处理的文件，打开表单后，可以查看到当前环节的名称，然后点击“查看正文”，对文件进行阅览，最后点击“填写意见”，进行批阅，批阅的内容会呈现在“主管部门批办”的意见栏里，完成之后提交分管领导进行下一步批示。
2.3领导批示。领导进入系统后，选择要处理的文件，对文件进行阅览后填写意见，之后提交至公司对公账号进行处理。
2.4承办环节。公司对公账号根据领导流转意见，选择下一环节，然后选择对应的处理人。常见类型有：部门承办、领导阅知。
2.5归档。收文流转所有环节全部结束后，由发电公司档案员按照文种、文号、来文单位的不同进行归档保存。
3.移动办公.按照移动办公安装手册要求安装完成后，进行相应的设置，配置好服务器IP，移动办公就可以正常使用。移动办公的首页有待办事宜、发文管理、收文管理、公文中心、通讯录、新闻动态、规章制度、员工培训、领导讲话、领导动态、退出系统等选择菜单，使用人员进入移动办公系统后根据自己的需求进行选择，完成相关操作。方便的解决了员工因不在办公区域内无法正常及时办公的问题，实现了文件快速高效的阅办，避免了因文件处理不及时而造成严重后果。
二、办公自动化（OA）系统使用后的成效
黄陵矿业煤矸石发电有限公司办公自动化（OA）新系统的使用已经普及到各部门、车间的每个岗位，完全实现了公司的现代化管理、科学化管理、无纸化管理。根据其设置的工作流程，实现了快速高效的阅办文件（尤其是移动办公），使各部门员工之间快速有效的对工作进行调整；通过OA系统的文件归档功能，实现了档案管理的电子化，可根据档案属性的不同进行分类储存、管理等工作。在企业内部，通过建立内部邮件系统，满足了企业员工能及时快速地传递信息；通过上传文档、下载文档等方式，实现了各部门、各岗位之间的信息共享，同时，由于办公自动化系统具有网络独特性，可将打印机、扫描机、传真机等设备连入网络，从而实现设备资源的共享，节省设备成本，响应了矿业公司“苦练内功 降本增效”的要求。
总之，推行办公自动化（OA）系统是煤炭企业信息化建设的重要内容，是提高工作效能的重要举措，通过两化融合的建设也彻底打破了传统时期人们对煤炭行业的认识。
参考文献：
[1]田芳，王东亮 OA系统模块分析[J].青海大学学报（自然科学版），2003，1.
[2]裴树军，孙名松 基于NOTES的OA 办公自动化系统[J].信息技术，2002，6.
[3]丁绍阳，丁晓超，王飒 工作流管理在OA系统中的应用[J].辽宁工程技术大学学报（自然科学版），2004，5
作者简介：张方央（1989—），女，陕西咸阳人，毕业于西安交通大学电力系统及其自动化专业，现任职于黄陵矿业煤矸石发电有限公司。