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摘 要：随着计算机和网络的普及，以及计算机技术的不断发展，数字档案成为一种新的档案类别，它依赖于计算机，与传统档案相联系又相区别，成为现代档案文献的重要组成部分。本文着重从数字档案的利用现状出发，在对国内外现状进行研究的基础上，对数字档案未来利用趋势进行探讨和分析。
关键词：数字 档案 文献 利用
1、数字档案文献的利用现状分析
目前，我国档案保管部门提供利用数字档案一般有三种方法：提供存储载体的拷贝件、通信传输、由电子计算机系统直接提供利用。
1）提供拷贝：档案保管部门向利用者提供记录在特定载体上的电子档案，所用载体随不同利用对象而不同。对使用大型电子计算机设备的利用者一般提供移动硬盘；对一般的微型电子计算机的使用者，当档案数据量较小时一般提供软磁盘或U盘，若是大批量的电子档案则考虑使用只读式光盘。
2）通信传输：通信与电子计算机技术结合为我们提供了广阔的网络环境，随着互联网的不断深入，用网络传递电子档案已经势不可挡，而且本身的简洁方便性也注定了这一趋势。但是因为档案本身的特殊性，一般此方法适用于馆际之间信息资源的互相交流，和向相对固定的查档单位提供档案资料。
3）直接利用：直接利用是利用者通过档案馆或另一检索机构的电子计算机在档案馆或网络上直接查詢的一种方法。其特点是：可为利用者提供技术支援；同通信传输相比减少了大量的管理工作；可以使更多的读者同时利用同一份数字档案。但是这种可能性取决于档案馆网络系统中可供直接利用的信息资源的多少，因为直接利用的电子档案必须是存储在系统中的。而在大多数情况下，大量的电子档案都存在网络系统中将是对存储空间的浪费，所以目前，多数档案馆采用根据利用者需求定期向系统加载数据的方法。
以上三种是现阶段数字档案文献利用的主要形式，档案利用是实现档案价值的重要手段，党和政府一贯重视档案的利用工作，人们也越来越强调数字档案利用的意义，而实际利用工作中，因为安全问题、责任问题，很多方法只是形同虚设，数字档案的利用工作远远不够到位，和国际水平更相距甚远。
2、国际数字档案文献利用状况分析
1）馆内利用。这是数字档案利用最直接的方式，即档案馆根据各类用户的不同需要提供档案，这些档案大都为拷贝件。档案馆向用户公开馆藏数字档案目录，方便用户使用检索工具。除此之外，还有优越的利用条件和配套的服务设施，设置专线电话，为查阅者提供方便，充分体现了档案馆的文化性和人文关怀。
2）咨询服务。在档案利用方式上，除接待到馆查阅档案的利用者外，还采取咨询服务。咨询服务的形式主要有口头咨询、书面咨询、电话咨询、主动向潜在利用者报道馆藏信息。设有专职的参考咨询人员，开展邮寄、电话咨询业务。利用者可以寄函或通过电话了解馆藏，解决资料来源和利用工作中的难题，请档案工作者帮助查找档案材料并告之以内容。
3）宣传展览。数字档案包括声像档案，本身就具有宣传展览的功能，将他们利用起来，可以加大档案馆的宣传作用，促进文化、学术的交流和传播。
4）销售缩微胶卷。美国档案部门普遍认为，缩微胶卷是保管和代替纸质文件的最节省、最方便、最保险和最好的方式。在美国，除公务文件可以不受限制地发行外。私人文件在不侵犯他人利益的前提下，也可以制作成缩微胶卷。大面积、高数量地出售文件副本，方便了用户开发利用馆藏资源。档案馆内各阅览室、出版物供应部和大厅售货部都可为用户提供文件副本或缩微复制品。
5）现代化服务。目前，在美国国家档案馆，对于十几万的数字档案，实行纸质和电子文件双套制管理，大量利用工作在网上进行。从进门办卡到最后阅档利用都用计算机全程管理，甚至对利用者的安全检查和阅览监控及利用者提包存取，也已实现计算机控制。每张研究桌上都装有可移动的计算机，供利用者自己操作、登记，通过计算机提出利用档案的项目和内容。工作人员电话转告调档人员后，利用者即可到取卷台领取借阅的档案材料。
3、数字档案文献利用方向与前景
1）图书、情报、档案一体化利用。随着计算机技术的广泛应用，图书、情报、档案三者的界限日益缩小，因为对于计算机来说，本质上图书、情报、档案都是一种信息，都可以用计算机语言进引存储、检索和利用。所以，从某种意义上来说，是计算机技术促进了图书、情报、档案的一体化。无论我们是否愿意，随着计算机技术的进一步发展，图书、情报、档案的一体化必将不可避免地向我们走来。
2）数字档案网络化利用。在网络环境下产生“信息孤岛”的原因是十分复杂的，似乎一时难以解决，但现在看来，我们可以寄希望于网格新技术。网格有别于网络，究其原理是利用互联网把分散在不同地理位置的电脑组成一个虚拟的超级计算机，其中每一台参与计算机电脑就是一个节点。而整个计算则是由成千上万个这样的节点组成的一张网格，所以这种计算方式被称做网格计算。在网格这个规模巨大的虚拟计算机中，我们可以方便地实现计算资源、存储资源、数据资源、信息资源、知识资源、专家资源等等的全面共享。
3）数字档案系统化利用。就是把文件工作和档案工作整合成一个系统，进行统一控制和管理。在这样一个计算机系统内，按统一的规范标准、统一的工作制度、统一的工作程序和统一的控制中心，对文件处理和档案管理信息进行存储、控制、加工、传输，使它们之间不存在明显的分界，使原本相对独立但又在不少环节上互相协同的两种管理体系真正的从组织制度上和具体工作程序上融在一起，以实现对文件和档案的管理和利用。
4）数字档案与纸质档案同步利用。在查阅档案时，我们可以通过同一著录的信息检索纸质和电子两种不同类型的同一档案。提供利用时以电子档案为主（可在网上直接提供利用）。在需要用纸质档案时，可按同一档号提供纸质档案，这样既提高了档案的利用率，又减少了纸质档案的磨损，有利于纸质档案的长期保存。
参考文献：
[1]张后万.中外电子文件保护比较研究[D].中国人民大学，2008
[2]王萍.宋雪雁.电子档案管理基础[M].清华大学出版社，2006
[3]易碧荣.电子文件的归档管理和有效利用[J].档案学研究，2004
关键词：数字 档案 文献 利用
1、数字档案文献的利用现状分析
目前，我国档案保管部门提供利用数字档案一般有三种方法：提供存储载体的拷贝件、通信传输、由电子计算机系统直接提供利用。
1）提供拷贝：档案保管部门向利用者提供记录在特定载体上的电子档案，所用载体随不同利用对象而不同。对使用大型电子计算机设备的利用者一般提供移动硬盘；对一般的微型电子计算机的使用者，当档案数据量较小时一般提供软磁盘或U盘，若是大批量的电子档案则考虑使用只读式光盘。
2）通信传输：通信与电子计算机技术结合为我们提供了广阔的网络环境，随着互联网的不断深入，用网络传递电子档案已经势不可挡，而且本身的简洁方便性也注定了这一趋势。但是因为档案本身的特殊性，一般此方法适用于馆际之间信息资源的互相交流，和向相对固定的查档单位提供档案资料。
3）直接利用：直接利用是利用者通过档案馆或另一检索机构的电子计算机在档案馆或网络上直接查詢的一种方法。其特点是：可为利用者提供技术支援；同通信传输相比减少了大量的管理工作；可以使更多的读者同时利用同一份数字档案。但是这种可能性取决于档案馆网络系统中可供直接利用的信息资源的多少，因为直接利用的电子档案必须是存储在系统中的。而在大多数情况下，大量的电子档案都存在网络系统中将是对存储空间的浪费，所以目前，多数档案馆采用根据利用者需求定期向系统加载数据的方法。
以上三种是现阶段数字档案文献利用的主要形式，档案利用是实现档案价值的重要手段，党和政府一贯重视档案的利用工作，人们也越来越强调数字档案利用的意义，而实际利用工作中，因为安全问题、责任问题，很多方法只是形同虚设，数字档案的利用工作远远不够到位，和国际水平更相距甚远。
2、国际数字档案文献利用状况分析
1）馆内利用。这是数字档案利用最直接的方式，即档案馆根据各类用户的不同需要提供档案，这些档案大都为拷贝件。档案馆向用户公开馆藏数字档案目录，方便用户使用检索工具。除此之外，还有优越的利用条件和配套的服务设施，设置专线电话，为查阅者提供方便，充分体现了档案馆的文化性和人文关怀。
2）咨询服务。在档案利用方式上，除接待到馆查阅档案的利用者外，还采取咨询服务。咨询服务的形式主要有口头咨询、书面咨询、电话咨询、主动向潜在利用者报道馆藏信息。设有专职的参考咨询人员，开展邮寄、电话咨询业务。利用者可以寄函或通过电话了解馆藏，解决资料来源和利用工作中的难题，请档案工作者帮助查找档案材料并告之以内容。
3）宣传展览。数字档案包括声像档案，本身就具有宣传展览的功能，将他们利用起来，可以加大档案馆的宣传作用，促进文化、学术的交流和传播。
4）销售缩微胶卷。美国档案部门普遍认为，缩微胶卷是保管和代替纸质文件的最节省、最方便、最保险和最好的方式。在美国，除公务文件可以不受限制地发行外。私人文件在不侵犯他人利益的前提下，也可以制作成缩微胶卷。大面积、高数量地出售文件副本，方便了用户开发利用馆藏资源。档案馆内各阅览室、出版物供应部和大厅售货部都可为用户提供文件副本或缩微复制品。
5）现代化服务。目前，在美国国家档案馆，对于十几万的数字档案，实行纸质和电子文件双套制管理，大量利用工作在网上进行。从进门办卡到最后阅档利用都用计算机全程管理，甚至对利用者的安全检查和阅览监控及利用者提包存取，也已实现计算机控制。每张研究桌上都装有可移动的计算机，供利用者自己操作、登记，通过计算机提出利用档案的项目和内容。工作人员电话转告调档人员后，利用者即可到取卷台领取借阅的档案材料。
3、数字档案文献利用方向与前景
1）图书、情报、档案一体化利用。随着计算机技术的广泛应用，图书、情报、档案三者的界限日益缩小，因为对于计算机来说，本质上图书、情报、档案都是一种信息，都可以用计算机语言进引存储、检索和利用。所以，从某种意义上来说，是计算机技术促进了图书、情报、档案的一体化。无论我们是否愿意，随着计算机技术的进一步发展，图书、情报、档案的一体化必将不可避免地向我们走来。
2）数字档案网络化利用。在网络环境下产生“信息孤岛”的原因是十分复杂的，似乎一时难以解决，但现在看来，我们可以寄希望于网格新技术。网格有别于网络，究其原理是利用互联网把分散在不同地理位置的电脑组成一个虚拟的超级计算机，其中每一台参与计算机电脑就是一个节点。而整个计算则是由成千上万个这样的节点组成的一张网格，所以这种计算方式被称做网格计算。在网格这个规模巨大的虚拟计算机中，我们可以方便地实现计算资源、存储资源、数据资源、信息资源、知识资源、专家资源等等的全面共享。
3）数字档案系统化利用。就是把文件工作和档案工作整合成一个系统，进行统一控制和管理。在这样一个计算机系统内，按统一的规范标准、统一的工作制度、统一的工作程序和统一的控制中心，对文件处理和档案管理信息进行存储、控制、加工、传输，使它们之间不存在明显的分界，使原本相对独立但又在不少环节上互相协同的两种管理体系真正的从组织制度上和具体工作程序上融在一起，以实现对文件和档案的管理和利用。
4）数字档案与纸质档案同步利用。在查阅档案时，我们可以通过同一著录的信息检索纸质和电子两种不同类型的同一档案。提供利用时以电子档案为主（可在网上直接提供利用）。在需要用纸质档案时，可按同一档号提供纸质档案，这样既提高了档案的利用率，又减少了纸质档案的磨损，有利于纸质档案的长期保存。
参考文献：
[1]张后万.中外电子文件保护比较研究[D].中国人民大学，2008
[2]王萍.宋雪雁.电子档案管理基础[M].清华大学出版社，2006
[3]易碧荣.电子文件的归档管理和有效利用[J].档案学研究，2004