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摘要：作为建设项目的承建单位，应完整、齐全、系统地收集项目档案，科学、规范的管理和利用，并为日后工程建设过程中发挥档案价值和作用奠定基础。但建设项目的特点决定了做好建设项目档案的管理工作难度大，为此本文着重从建设项目档案管理中的难点重点，并针对该问题采取相应的措施，来探讨如何进一步做好项目档案管理工作，顺利做好档案专项验收，积极推进项目档案管理工作，为企业的经济建设服务。
关键词：建设项目 档案 归档 管理
随着市场经济的迅猛发展和现代企业管理制度的建立，项目档案管理工作日益与企业的生产经营、施工技术和施工质量活动休戚相关。在建设项目施工过程中，会形成各种各样的文件材料和图纸资料，如标书、合同、许可证、施工图纸、监理记录、竣工验收资料等等，这些资料和图纸全面反映了项目建设的详细情况，对工程质量评定、工程竣工后的管理和维护，具有非常重要的价值。对企业而言，这些在建设项目施工过程中形成的档案资料也是企业日后进行生产经营和管理维护的基础，因此认真做好项目档案管理工作是非常重要的。
1 当前建设项目档案管理的难点
1.1 项目建设投资及管理主体多元化，造成档案管理难度大
随着经济体制改革的深入，建设项目在建设管理、投资、运行方面处于动态变化状态。管理体制变化，管理主体多元化，建设周期长，造成了项目档案管理难度大。
首先是档案管理的主体不固定。建设项目在立项及可行性研究阶段，一般由政府或企业主管部门负责，文件也由其形成并保管。这个时期需要很长的时间，形成积累了大量可行性研究、立项、审批、勘察、招投标等前期文件材料。立项批准后，往往又成立一个临时机构，负责项目建设前期准备及工程实施工作。正式开工以后，建设单位、投资主体基本确定，多个施工和监理单位进场。文件形成主体和档案管理主体因建设主体、投资主体、参建单位的不同，呈现多元化态势，造成档案来源复杂，管理难度大。
其次是管理规范不统一。由于文件形成主体的多元性，不同的管理主体对档案的侧重点不同、要求不同、标准依据不同，存在着管理规范不统一，导致了项目文件管理上的无章可循局面，这就给项目审计、质量评定、竣工验收以及以后的生产经营带来了隐患。一些工程在解决政策处理遗留问题时，文件材料不齐全与档案管理不完善已成为引发矛盾纠纷和社会不安定的因素。
1.2 参建单位多，建设周期长，人员不固定，形成项目文件归档不齐全
项目文件是反映项目建设历史面貌、体现项目质量的重要历史记录，也是项目运行、维护的重要依据，是项目档案的主体。项目文件的重要性已得到社会各界的认同，为此，国家专门下发档案行业标准《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》，明确规定了建设项目的归档范围、要求及整理规范。
一是建设项目要求工程进行招投标，单项工程多、标段多、合同协议多，参加施工单位多，给项目资料收集造成一定困难。二是建设项目周期长，从勘查、申报、审批到竣工验收少则五、六年，多则十余年，文件收集跨度时间长，中间多有变更，给档案收集造成一定困难。三是档案工作没有与项目建设同步管理，档案收集整理滞后。项目竣工验收时，才知道有项目档案验收，验收前突击收集整理，缺少施工单位、监理单位把关，缺少验收前工程图纸资料审查把关，收集的材料图纸全面性、准确性不确定。
1.3 项目档案管理存在盲区
一是建设项目单位多是新组建单位，各项档案制度尚未建立，缺乏项目档案管理经验和收集整理意识，在项目档案的管理中存在空档，造成归档不齐全。二是重要材料收集的是复印件，缺少原件，缺少档案法律效力。收集到原件但缺少责任人签字、盖章，造成存档无效文件。三是竣工图绘制不符合规范要求，竣工说明未说明执行原设计的情况，未说明施工主要材料的来源及其质量，未说明施工中遇到的各种问题和采取的措施以及工程质量检测情况，不少竣工图还存在签字不规范，监理单位、施工单位签名甚至出现同一字迹，字迹材料不耐久等问题。
2 做好项目档案管理的措施
2.1 加强项目档案的前端控制
由于建筑行业产业结构的调整，大部分都是实行总承包，有一套较为完备的项目管理手册，涉及到项目建设的方方面面。在项目开工前期，组建项目团队时就专门设一个机构，要求项目分包单位负责其分包项目全部文件的收集、积累、整理、并提交总承包单位汇总，并可以用合同约束，将项目档案纳入合同管理。档案部门要提前介入项目管理，掌握文件材料形成规律，提出要求，采取措施，避免工作被动和滞后。
2.2 加强项目档案管理队伍建设
配备具有一定专业能力和档案管理水平、协调能力强的专职项目档案管理人员负责项目档案全过程形成的文件材料的收集、整理工作，保持项目档案人员的相对稳定。建设项目所涉及的建设单位多，参建各方接口多，项目资料来源多，建设周期长，人员变动大等因素，不宜进行归档控制。因此，文件材料的各形成部门应配备一名兼职档案人员，这样有助于了解项目实施动态和过程，了解项目档案资料的流向，为收集齐全、完整、准确的项目档案资料打下基础。专职项目档案人员要加强对兼职项目档案人员的业务指导和培训，并随时了解项目的进展及归档情况。包括确定归档范围、借阅手续、项目文件编号及底图验收、技术资料的收集、分类整理、组卷等工作，使各兼职人员能够按照统一的标准对工程项目中形成的前期文件、设计资料、技术资料、声像资料等进行分类、整理、归档、借阅等过程管理和控制，保证归档文件的完整、成套、系统。
2.3 认真贯彻执行《重大建设项目档案验收办法》
为了做好国家重点建设项目档案工作，确保重点建设项目档案的完整、准确、系统和有效利用，国家档案局、国家发展和改革委员会印发了《重大建设项目档案验收办法》。此办法的出台，使项目档案工作更加规范化、制度化，进一步明确了档案工作在项目建设中的职责和地位，也使项目档案工作有章可循，有法可依。我们应根据此办法认真做好建设项目档案验收申请、登记、确定归档范围、分类组卷、保管期限等工作。项目建设单位（法人）应将项目档案工作纳入项目建设管理程序，与项目建设实行同步管理，建立项目档案工作领导责任制和相关人员岗位责任制。项目文件产生于项目建设全过程，项目文件的形成、积累和管理应列入项目建设计划和有关部门人员的职责范围、工作标准，并有相应的检查、控制及考核措施。
关键词：建设项目 档案 归档 管理
随着市场经济的迅猛发展和现代企业管理制度的建立，项目档案管理工作日益与企业的生产经营、施工技术和施工质量活动休戚相关。在建设项目施工过程中，会形成各种各样的文件材料和图纸资料，如标书、合同、许可证、施工图纸、监理记录、竣工验收资料等等，这些资料和图纸全面反映了项目建设的详细情况，对工程质量评定、工程竣工后的管理和维护，具有非常重要的价值。对企业而言，这些在建设项目施工过程中形成的档案资料也是企业日后进行生产经营和管理维护的基础，因此认真做好项目档案管理工作是非常重要的。
1 当前建设项目档案管理的难点
1.1 项目建设投资及管理主体多元化，造成档案管理难度大
随着经济体制改革的深入，建设项目在建设管理、投资、运行方面处于动态变化状态。管理体制变化，管理主体多元化，建设周期长，造成了项目档案管理难度大。
首先是档案管理的主体不固定。建设项目在立项及可行性研究阶段，一般由政府或企业主管部门负责，文件也由其形成并保管。这个时期需要很长的时间，形成积累了大量可行性研究、立项、审批、勘察、招投标等前期文件材料。立项批准后，往往又成立一个临时机构，负责项目建设前期准备及工程实施工作。正式开工以后，建设单位、投资主体基本确定，多个施工和监理单位进场。文件形成主体和档案管理主体因建设主体、投资主体、参建单位的不同，呈现多元化态势，造成档案来源复杂，管理难度大。
其次是管理规范不统一。由于文件形成主体的多元性，不同的管理主体对档案的侧重点不同、要求不同、标准依据不同，存在着管理规范不统一，导致了项目文件管理上的无章可循局面，这就给项目审计、质量评定、竣工验收以及以后的生产经营带来了隐患。一些工程在解决政策处理遗留问题时，文件材料不齐全与档案管理不完善已成为引发矛盾纠纷和社会不安定的因素。
1.2 参建单位多，建设周期长，人员不固定，形成项目文件归档不齐全
项目文件是反映项目建设历史面貌、体现项目质量的重要历史记录，也是项目运行、维护的重要依据，是项目档案的主体。项目文件的重要性已得到社会各界的认同，为此，国家专门下发档案行业标准《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》，明确规定了建设项目的归档范围、要求及整理规范。
一是建设项目要求工程进行招投标，单项工程多、标段多、合同协议多，参加施工单位多，给项目资料收集造成一定困难。二是建设项目周期长，从勘查、申报、审批到竣工验收少则五、六年，多则十余年，文件收集跨度时间长，中间多有变更，给档案收集造成一定困难。三是档案工作没有与项目建设同步管理，档案收集整理滞后。项目竣工验收时，才知道有项目档案验收，验收前突击收集整理，缺少施工单位、监理单位把关，缺少验收前工程图纸资料审查把关，收集的材料图纸全面性、准确性不确定。
1.3 项目档案管理存在盲区
一是建设项目单位多是新组建单位，各项档案制度尚未建立，缺乏项目档案管理经验和收集整理意识，在项目档案的管理中存在空档，造成归档不齐全。二是重要材料收集的是复印件，缺少原件，缺少档案法律效力。收集到原件但缺少责任人签字、盖章，造成存档无效文件。三是竣工图绘制不符合规范要求，竣工说明未说明执行原设计的情况，未说明施工主要材料的来源及其质量，未说明施工中遇到的各种问题和采取的措施以及工程质量检测情况，不少竣工图还存在签字不规范，监理单位、施工单位签名甚至出现同一字迹，字迹材料不耐久等问题。
2 做好项目档案管理的措施
2.1 加强项目档案的前端控制
由于建筑行业产业结构的调整，大部分都是实行总承包，有一套较为完备的项目管理手册，涉及到项目建设的方方面面。在项目开工前期，组建项目团队时就专门设一个机构，要求项目分包单位负责其分包项目全部文件的收集、积累、整理、并提交总承包单位汇总，并可以用合同约束，将项目档案纳入合同管理。档案部门要提前介入项目管理，掌握文件材料形成规律，提出要求，采取措施，避免工作被动和滞后。
2.2 加强项目档案管理队伍建设
配备具有一定专业能力和档案管理水平、协调能力强的专职项目档案管理人员负责项目档案全过程形成的文件材料的收集、整理工作，保持项目档案人员的相对稳定。建设项目所涉及的建设单位多，参建各方接口多，项目资料来源多，建设周期长，人员变动大等因素，不宜进行归档控制。因此，文件材料的各形成部门应配备一名兼职档案人员，这样有助于了解项目实施动态和过程，了解项目档案资料的流向，为收集齐全、完整、准确的项目档案资料打下基础。专职项目档案人员要加强对兼职项目档案人员的业务指导和培训，并随时了解项目的进展及归档情况。包括确定归档范围、借阅手续、项目文件编号及底图验收、技术资料的收集、分类整理、组卷等工作，使各兼职人员能够按照统一的标准对工程项目中形成的前期文件、设计资料、技术资料、声像资料等进行分类、整理、归档、借阅等过程管理和控制，保证归档文件的完整、成套、系统。
2.3 认真贯彻执行《重大建设项目档案验收办法》
为了做好国家重点建设项目档案工作，确保重点建设项目档案的完整、准确、系统和有效利用，国家档案局、国家发展和改革委员会印发了《重大建设项目档案验收办法》。此办法的出台，使项目档案工作更加规范化、制度化，进一步明确了档案工作在项目建设中的职责和地位，也使项目档案工作有章可循，有法可依。我们应根据此办法认真做好建设项目档案验收申请、登记、确定归档范围、分类组卷、保管期限等工作。项目建设单位（法人）应将项目档案工作纳入项目建设管理程序，与项目建设实行同步管理，建立项目档案工作领导责任制和相关人员岗位责任制。项目文件产生于项目建设全过程，项目文件的形成、积累和管理应列入项目建设计划和有关部门人员的职责范围、工作标准，并有相应的检查、控制及考核措施。