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【摘要】在公文中正确标明文种,有利于维护公文的严肃性、权威性、有效性,能为公文的撰写、处理提供便利。在公文写作实践中,由于没有把握好有相似功能文种的区别,以致错用文种的现象比比皆是,造成公文写作的混乱,严重影响了公文的质量。本文就通告与公告、请示与报告、函与请示、会议纪要与决议、表彰性通报与表彰性决定、周知性通告与事项性通知等易混淆的文种作简要区别。
【关键词】公文 文种 区别
【中图分类号】G622 【文献标识码】A 【文章编号】1009-9646(2008)07(b)-0240-01
文种,又称公文名称,用以表明公文内容、性质、作用及作者权限、制发公文的目的、要求等。在公文中正确标明文种,有利于维护公文的严肃性、权威性、有效性,能为公文的撰写、处理提供便利。《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《办法》)规定行政公文使用的有12类13个文种,《中国共产党机关公文处理条例》(以下简称《条例》)规定党的机关公文有13类14个文种,各文种都有不同的用途和要求,其中有的文种有相似功能,由于没有把握好区别,以致公文写作实践中错用文种的现象比比皆是,造成公文写作的混乱,严重影响了公文的质量。因此,本文根据《办法》和《条例》的有关规定及确定文种的原则(即公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和行文方向确定),并结合写作实践,就公文易混淆的文种作简要区别,以求与同行交流、切磋,使公文写作日臻规范化。
1 通告与公告
通告与公告是现行法定公文中唯一同类的两个文种。《办法》规定:通告“适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项”,公告“适用于向国内外宣布重要事项或法定事项”。二者都有公开告之的功能,但在实际写作中,凡涉及公开告之内容,人们普遍选择使用公告文种,主观认为使用公告“更气派、更显眼,更能引起他人的重视”。例如,《企业通过年审公告》、《××次列车晚点公告》等,都把通告错用为公告。
通告与公告虽都有公开告之的功能,但在发布机关、受文对象、内容重要程度等方面存在区别。1)发布的机关不同。公告的發布机关较高。而通告可以不受单位级别的限制,国家一般行政机关和企事业单位都可以在自己职权范围发布。2)发布的范围不同。公告受文对象广泛,向国内外有关方面、法定有关方面发布。而通告受文对象范围较小,只是向“社会有关方面”宣布应当遵守或周知的事项。3)涉及的内容不同。公告对外宣布的事项重大或是法定专门事项。所谓重大事项,是指那些国内外普遍关注,具有极大影响的事项,诸如宣布有关国家的政治、经济、军事、科技等方面重要事项。所谓法定事项是指那些根据法律法规规定必须使用公告宣布的事项。4)对受文对象要求不同。对公告所告之的事项一般以消息性为主,只要求受众知晓了解,并不强执要求遵守或执行。而通告所告之的事项一般具有规定性,要求受众必须遵守或执行。
2 请示与报告
请示与报告虽然都是上行文,但是二者有不同的用途和要求,是两个不同的文种。《办法》规定:请示“适用于向上级机关请求指示、批准”,报告“适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问”。在实际写作中,由于没有把握好二者的区别,常把请示误用为报告,或并用请示和报告。
根据《办法》对这两个文种的有关规定,可从以下几个方面来区别它们:1)行文目的、作用不同。请示旨在请求上级机关批准、指示,需要上级机关批复,重在呈请。报告旨在向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关询问,不需要上级机关答复,重在呈报。2)行文时间不同。请示须事前行文,报告则在事后或工作进行过程中行文。3)主送机关不同。请示一般只写一个主送机关。报告有时可有多个主送机关。4)涉及内容不同。请示用于向上级机关请求批准、指示,凡是下级机关、单位无权解决、无力解决以及按规定应经上级机关批准认定的问题,均可写为请示。而报告用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复询问。5)写作侧重点不同。它们虽然都要陈述、汇报情况,但报告的重点只在汇报工作情况,报告中不能夹带请示事项。而请示中陈述情况只是作为请示原因,即使反映情况所占篇幅再大其重点仍在请示事项。
3 函与请示
《办法》明确规定:函“适用于不相隶属机关之间相互商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项”, 请示“适用于向上级机关请求指示、批准”。从这条规定可看出,函与请示都可用于“请求批准”,但在写作实践中,没按规定行文,把函误用为请示的现象比比皆是。这一方面原因是对公文基本知识不熟悉,另一方面原因是人们主观认为用请示显得对审批机关的尊重,容易达到获得批准的目的。
4 会议纪要与决议
《条例》规定:会议纪要“用于记载会议主要精神和议定事项”, 决议“用于经会议讨论通过的重要决策事项”。由此可见,会议纪要与决议都是会议的直接产品,都是在会议记录的基础上,综合会议的其它材料而形成的。那么,它们有何区别呢？笔者认为应从以下几个方面区别:1）形成的程序不同。会议纪要形成的程序没有决议那样严格。会议纪要只需会议主持者审阅通过便可制发,而决议须按照法定多数表决通过方可制发。2）内容表述要求不同。无论是决议性会议纪要还是研讨性会议纪要,在内容上都要求写得祥尽具体,提出的措施办法切实可行,便于与会单位执行。而决议的内容一般则写得比较原则,便于下级机关从宏观上把握并执行。3)作用不同。决议性会议纪要带指令性,起领导、指导作用。
5 表彰性通报与表彰性决定
《办法》规定:通报“适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况”, 决定“适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤消下级机关不适当的决定事项”。 由此可见,通报与决定都可用于表彰,都是下行文。那么,哪种情况用通报？哪种情况用决定？根据《办法》规定,可以这样理解:表彰性决定表彰的对象是具有较大影响的人和事,表彰的是有突出贡献的英雄、模范、先进人物,其先进事迹持续的时间一般比较长,先进事迹的震撼力比较强,而且是由表彰机构经过慎重研究做出的决定,比较严肃、郑重,如《国务院关于授予潘星兰追授杨大兰同志全国先进工作者称号的决定》等。而表彰性通报所涉及的事项不如表彰性决定的重要、重大,往往都是刚刚发生的具体事件,所表彰先进事迹的震撼力不如决定强,其庄重性也不如决定,如《××市化工总公司关于王××奋力灭火的通报》等。
6 周知性通告与事项性通知
周知性通告是通告的一个分类,主要用于告之一些信息,便于一定范围内的机关、单位及人员知晓了解,如停水、停电等通告。事项性通知是通知的一个分类,与周知性通告一样也主要用于告之一些信息。那么,二者有何区别呢？《办法》规定,通告“适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项”,就是说通告的受文对象限于“社会各有关方面”,只明确了一个范围,具体的机关、单位及人员不明确。而通知,《办法》规定,通知“适用于批转下级机关的公文,转发上级机关公文和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员”。“ 需要有关单位周知”,这就是说通知的受文对象是非常明确具体的,不仅仅是某一个范围,而是具体到了某个机关、单位或人员。因此,周知性通告与事项性通知的区别就在于它们的受文对象明确与否,如果告之的对象不具体,只是某一范围内的机关、单位及人员,就用通告行文;如果告之的对象能具体到某一机关、单位或人员,就用通知行文。
【关键词】公文 文种 区别
【中图分类号】G622 【文献标识码】A 【文章编号】1009-9646(2008)07(b)-0240-01
文种,又称公文名称,用以表明公文内容、性质、作用及作者权限、制发公文的目的、要求等。在公文中正确标明文种,有利于维护公文的严肃性、权威性、有效性,能为公文的撰写、处理提供便利。《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《办法》)规定行政公文使用的有12类13个文种,《中国共产党机关公文处理条例》(以下简称《条例》)规定党的机关公文有13类14个文种,各文种都有不同的用途和要求,其中有的文种有相似功能,由于没有把握好区别,以致公文写作实践中错用文种的现象比比皆是,造成公文写作的混乱,严重影响了公文的质量。因此,本文根据《办法》和《条例》的有关规定及确定文种的原则(即公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和行文方向确定),并结合写作实践,就公文易混淆的文种作简要区别,以求与同行交流、切磋,使公文写作日臻规范化。
1 通告与公告
通告与公告是现行法定公文中唯一同类的两个文种。《办法》规定:通告“适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项”,公告“适用于向国内外宣布重要事项或法定事项”。二者都有公开告之的功能,但在实际写作中,凡涉及公开告之内容,人们普遍选择使用公告文种,主观认为使用公告“更气派、更显眼,更能引起他人的重视”。例如,《企业通过年审公告》、《××次列车晚点公告》等,都把通告错用为公告。
通告与公告虽都有公开告之的功能,但在发布机关、受文对象、内容重要程度等方面存在区别。1)发布的机关不同。公告的發布机关较高。而通告可以不受单位级别的限制,国家一般行政机关和企事业单位都可以在自己职权范围发布。2)发布的范围不同。公告受文对象广泛,向国内外有关方面、法定有关方面发布。而通告受文对象范围较小,只是向“社会有关方面”宣布应当遵守或周知的事项。3)涉及的内容不同。公告对外宣布的事项重大或是法定专门事项。所谓重大事项,是指那些国内外普遍关注,具有极大影响的事项,诸如宣布有关国家的政治、经济、军事、科技等方面重要事项。所谓法定事项是指那些根据法律法规规定必须使用公告宣布的事项。4)对受文对象要求不同。对公告所告之的事项一般以消息性为主,只要求受众知晓了解,并不强执要求遵守或执行。而通告所告之的事项一般具有规定性,要求受众必须遵守或执行。
2 请示与报告
请示与报告虽然都是上行文,但是二者有不同的用途和要求,是两个不同的文种。《办法》规定:请示“适用于向上级机关请求指示、批准”,报告“适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问”。在实际写作中,由于没有把握好二者的区别,常把请示误用为报告,或并用请示和报告。
根据《办法》对这两个文种的有关规定,可从以下几个方面来区别它们:1)行文目的、作用不同。请示旨在请求上级机关批准、指示,需要上级机关批复,重在呈请。报告旨在向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关询问,不需要上级机关答复,重在呈报。2)行文时间不同。请示须事前行文,报告则在事后或工作进行过程中行文。3)主送机关不同。请示一般只写一个主送机关。报告有时可有多个主送机关。4)涉及内容不同。请示用于向上级机关请求批准、指示,凡是下级机关、单位无权解决、无力解决以及按规定应经上级机关批准认定的问题,均可写为请示。而报告用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复询问。5)写作侧重点不同。它们虽然都要陈述、汇报情况,但报告的重点只在汇报工作情况,报告中不能夹带请示事项。而请示中陈述情况只是作为请示原因,即使反映情况所占篇幅再大其重点仍在请示事项。
3 函与请示
《办法》明确规定:函“适用于不相隶属机关之间相互商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项”, 请示“适用于向上级机关请求指示、批准”。从这条规定可看出,函与请示都可用于“请求批准”,但在写作实践中,没按规定行文,把函误用为请示的现象比比皆是。这一方面原因是对公文基本知识不熟悉,另一方面原因是人们主观认为用请示显得对审批机关的尊重,容易达到获得批准的目的。
4 会议纪要与决议
《条例》规定:会议纪要“用于记载会议主要精神和议定事项”, 决议“用于经会议讨论通过的重要决策事项”。由此可见,会议纪要与决议都是会议的直接产品,都是在会议记录的基础上,综合会议的其它材料而形成的。那么,它们有何区别呢？笔者认为应从以下几个方面区别:1）形成的程序不同。会议纪要形成的程序没有决议那样严格。会议纪要只需会议主持者审阅通过便可制发,而决议须按照法定多数表决通过方可制发。2）内容表述要求不同。无论是决议性会议纪要还是研讨性会议纪要,在内容上都要求写得祥尽具体,提出的措施办法切实可行,便于与会单位执行。而决议的内容一般则写得比较原则,便于下级机关从宏观上把握并执行。3)作用不同。决议性会议纪要带指令性,起领导、指导作用。
5 表彰性通报与表彰性决定
《办法》规定:通报“适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况”, 决定“适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤消下级机关不适当的决定事项”。 由此可见,通报与决定都可用于表彰,都是下行文。那么,哪种情况用通报？哪种情况用决定？根据《办法》规定,可以这样理解:表彰性决定表彰的对象是具有较大影响的人和事,表彰的是有突出贡献的英雄、模范、先进人物,其先进事迹持续的时间一般比较长,先进事迹的震撼力比较强,而且是由表彰机构经过慎重研究做出的决定,比较严肃、郑重,如《国务院关于授予潘星兰追授杨大兰同志全国先进工作者称号的决定》等。而表彰性通报所涉及的事项不如表彰性决定的重要、重大,往往都是刚刚发生的具体事件,所表彰先进事迹的震撼力不如决定强,其庄重性也不如决定,如《××市化工总公司关于王××奋力灭火的通报》等。
6 周知性通告与事项性通知
周知性通告是通告的一个分类,主要用于告之一些信息,便于一定范围内的机关、单位及人员知晓了解,如停水、停电等通告。事项性通知是通知的一个分类,与周知性通告一样也主要用于告之一些信息。那么,二者有何区别呢？《办法》规定,通告“适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项”,就是说通告的受文对象限于“社会各有关方面”,只明确了一个范围,具体的机关、单位及人员不明确。而通知,《办法》规定,通知“适用于批转下级机关的公文,转发上级机关公文和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员”。“ 需要有关单位周知”,这就是说通知的受文对象是非常明确具体的,不仅仅是某一个范围,而是具体到了某个机关、单位或人员。因此,周知性通告与事项性通知的区别就在于它们的受文对象明确与否,如果告之的对象不具体,只是某一范围内的机关、单位及人员,就用通告行文;如果告之的对象能具体到某一机关、单位或人员,就用通知行文。