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摘要：随着信息技术与互联网技术的不断发展，社会组织的海量信息衍生了巨量的数据，信息时代的到来，给档案管理工作中档案资源的收集、存储、挖掘、编辑、检索等环节带来了巨大的发展机遇和挑战。在此背景下，加深对信息时代的认识和分析，加强对信息时代技术的应用，是提升当下乃至未来档案管理的重要应对策略。
关键词：电子档案管理；传统档案管理；利弊分析
1传统档案管理与电子档案管理的不同点
1.1二者管理方式上的不同
电子档案管理通常是应用电子编码技术，操作简单和方便并且也不会留下任何操作痕迹，只要是有电子存储设备都能存储电子档案。相比较而言，传统档案管理过程有些复杂，需要很大的人力劳动资源，在管理中时常出现问题，并且其修改过程过于复杂、多变，需要耗费大量的人力和财力，这表明，在管理方式上电子档案管理比传统档案管理更高效、更快捷。
1.2二者保管方式的不同
与传统的档案管理相比，电子档案管理可以编辑不同的文档，实现一级管理，对不同的文件使用不同的文档，对其进行分类和总结。同时，电子档案的存储管理与传统的档案管理方式不同，电子档案的管理通常存储在电子文档中，而传统的档案管理通常存储在打印文件中。电子档案在两个文件的内容上相互沟通，更加灵活，可以相互交流、存储，但传统的档案管理形式单一，信息交换十分麻烦。
1.3二者查询方式有所不同
电子档案与传统档案馆两者在查询方式也完全不同，电子档案查询需要依靠计算机技术管理，如：所有需要进行档案信息查询的人员，一定要是在档案管理中心登记或注册的用户。但是传统的档案查询方式和电子档案信息查询方式不同，通常是去档案管理中心查找文件和信息。
2从档案操作环节分析电子档案与传统档案进行利弊分析
2.1档案的收集和归档
传统档案管理是人工对档案进行分类和整理的，通过档案管理人员将档案按照具体的种类、来源、类型等进行分类整理，档案文件一般按照行政类文件和科技类文件进行整理的，但是在整理的时间上是有着严格的区分的，如果是行政类文件，归档就要在第二年的上半年进行，如果是科技类文件，可以随时进行归档处理，这就是传统档案基本的归档模式。这种收集和归档模式在档案整理的初期是非常简单的，但是在后期档案整理的过程中，随着档案数量的增加，就会导致档案工作量增加，对档案的整理是非常不利的，增加了工作量。电子档案在初期收集和整理的时候需要对档案编号和分类标注，将电子档案信息都标注到计算机上，在标注之后就要将档案传输到上级管理部门，上级管理部门会对档案进行存储，这就是电子档案的收集和归档方式。
2.2档案鉴别整理
传统的档案在归档之前就需要对档案的价值进行鉴别，在鉴别的过程中要采取逐页鉴别的方式，对每一份档案文件的价值和保管期限进行审核，档案的保管期限应该和档案的价值相适应，不能够虚报使用年限，在档案归档之后还要对档案进行鉴别，这个环节就是复核，这就是传统档案鉴别方式，这种方式的工作量是非常大的，工作复杂，对档案工作有着不利的影响。电子档案的鉴别方式是系统进行自动识别，系统会从内容和技术两个方面进行分析，要对档案的可读性和适用范围进行分析，这两个方面会直接对档案的价值产生影响，还可以对文件是否存在病毒进行分析，这样就能够分析道是否有人通过电脑病毒来窃取文件，这一鉴别方式是非常快捷的，就提高了档案鉴别的效率，但是档案鉴别的质量不如传统档案鉴别的好。
2.3档案存贮
传统档案管理方式在存贮的时候需要人工进行存贮，持续的时间是非常长的，这样就会消耗大量的人力、物力和财力，档案种类和数量会持续增加，在檔案的使用上也是非常不便的，过去的档案不便寻找，使档案的查阅出现问题，这就是传统档案的贮存方式。电子档案的贮存方式是非常迅速的，电子档案的存贮是通过计算机对档案中的信息进行贮存，既能够将图案贮存，还能够将声音贮存，在档案的贮存上是非常方便的，形声结合让档案的贮存是非常安全的，在存贮的媒介上也具有着极大的优势，电子档案的存贮是在硬盤、光盘等电子存储设备里，硬件的存储数量是非常多的，这样加快了存储的速度，但是电子档案在录入的时候就容易发生错误，这样就对电子档案的准确性有着严重的影响。
2.4档案应用
电子档案管理与传统档案管理相比有了非常大的变化。传统档案由于物理限制，查询翻找某份档案的工作量大，而且需要到当地的档案藏馆，且一份档案只能被当时接触到的人浏览。电子档案则没有这些限制，网络上传递电子档案的时间是按秒计算，不仅信息传输速度较传统档案管理有大幅度提高，而且不受空间的限制，手机、电脑等网络终端设备能够实现公开档案的多人群多地域的访问。但是电子档案是将信息数字化，它有着对设备的依赖性，必须满足其运行条件。
3从操作内容对传统档案管理与电子档案管理的利弊进行分析
3.1档案信息的真实性
纸质档案的传统审核是严格的，一旦内容和形式确定，就不会再发生变化，保持良好的秩序，原始性和真实性很容易保证。电子档案基于现代信息技术，数字信息比较容易被修改，载体多样，从内容、形式和载体特征难以确定原始真实记录。而且，电子档案的生成形式从真实到虚拟的状态文件，转换过程稍有错误，即会导致文件上的虚假信息，信息内容出错的概率和机会都大大高于传统档案。
3.2档案管理的操作性
传统档案的归档、整理和应用都是手工操作的，工作量大而复杂。电子档案管理与先进的信息技术相结合，现在有许多信息处理软件，它有助于批量处理信息，大大减轻了在同一任务下文件管理的工作量。但是，电子档案的管理比传统的档案管理更专业，对管理人员的素质要求更高。操作人员不仅要具备档案管理的专业技能，还要具备计算机和各种软件操作技能。
3.3档案管理的安全性
对传统的文件材料，需要防水防火防虫。在措施完善且无事故的前提下，档案完整性得到保障。电子档案是数字信息，没有隐藏的安全问题，但数据存储载体多，数据程序复杂，程序错误容易影响整个文件信息库的安全。此外，信息技术的应用，还不能完全避免计算机的安全隐患——病毒和网络攻击，公共文件的开放访问端口也可能成为对文件的非法访问。因此，虽然电子档案管理没有对传统档案管理的实体关注，但需要加强对计算机技术的保护，以保证档案安全。
结语：综上所述，我国信息技术在不断发展，很多的领域都在不断进步，这是时代发展的要求，社会要变化，就要对信息技术详尽了解，档案事业也应该不断创新，要将档案管理与信息技术相结合，这样就可以将档案事业向着高层次发展，电子档案逐渐取代了传统的纸质档案，让档案变得更加安全，电子档案管理与传统档案管理的不同之处就在于管理方式上的变革，使用信息技术进行档案的管理，让档案事业发展的更好。
参考文献：
[1]乔芳.论电子档案与传统档案管理的共性与异性[J].湖北函授大学学报，2015
[2]秦立新.传统档案管理与电子档案管理的利弊分析[J].办公室业务，2016
[3]孙丽梅.电子档案与传统档案管理工作刍议[J].劳动保障世界（理论版），2016
[4]苗丰，孙敬龙，梁艳.对比研究电子档案管理和传统档案管理利与弊[J].读天下，2016
关键词：电子档案管理；传统档案管理；利弊分析
1传统档案管理与电子档案管理的不同点
1.1二者管理方式上的不同
电子档案管理通常是应用电子编码技术，操作简单和方便并且也不会留下任何操作痕迹，只要是有电子存储设备都能存储电子档案。相比较而言，传统档案管理过程有些复杂，需要很大的人力劳动资源，在管理中时常出现问题，并且其修改过程过于复杂、多变，需要耗费大量的人力和财力，这表明，在管理方式上电子档案管理比传统档案管理更高效、更快捷。
1.2二者保管方式的不同
与传统的档案管理相比，电子档案管理可以编辑不同的文档，实现一级管理，对不同的文件使用不同的文档，对其进行分类和总结。同时，电子档案的存储管理与传统的档案管理方式不同，电子档案的管理通常存储在电子文档中，而传统的档案管理通常存储在打印文件中。电子档案在两个文件的内容上相互沟通，更加灵活，可以相互交流、存储，但传统的档案管理形式单一，信息交换十分麻烦。
1.3二者查询方式有所不同
电子档案与传统档案馆两者在查询方式也完全不同，电子档案查询需要依靠计算机技术管理，如：所有需要进行档案信息查询的人员，一定要是在档案管理中心登记或注册的用户。但是传统的档案查询方式和电子档案信息查询方式不同，通常是去档案管理中心查找文件和信息。
2从档案操作环节分析电子档案与传统档案进行利弊分析
2.1档案的收集和归档
传统档案管理是人工对档案进行分类和整理的，通过档案管理人员将档案按照具体的种类、来源、类型等进行分类整理，档案文件一般按照行政类文件和科技类文件进行整理的，但是在整理的时间上是有着严格的区分的，如果是行政类文件，归档就要在第二年的上半年进行，如果是科技类文件，可以随时进行归档处理，这就是传统档案基本的归档模式。这种收集和归档模式在档案整理的初期是非常简单的，但是在后期档案整理的过程中，随着档案数量的增加，就会导致档案工作量增加，对档案的整理是非常不利的，增加了工作量。电子档案在初期收集和整理的时候需要对档案编号和分类标注，将电子档案信息都标注到计算机上，在标注之后就要将档案传输到上级管理部门，上级管理部门会对档案进行存储，这就是电子档案的收集和归档方式。
2.2档案鉴别整理
传统的档案在归档之前就需要对档案的价值进行鉴别，在鉴别的过程中要采取逐页鉴别的方式，对每一份档案文件的价值和保管期限进行审核，档案的保管期限应该和档案的价值相适应，不能够虚报使用年限，在档案归档之后还要对档案进行鉴别，这个环节就是复核，这就是传统档案鉴别方式，这种方式的工作量是非常大的，工作复杂，对档案工作有着不利的影响。电子档案的鉴别方式是系统进行自动识别，系统会从内容和技术两个方面进行分析，要对档案的可读性和适用范围进行分析，这两个方面会直接对档案的价值产生影响，还可以对文件是否存在病毒进行分析，这样就能够分析道是否有人通过电脑病毒来窃取文件，这一鉴别方式是非常快捷的，就提高了档案鉴别的效率，但是档案鉴别的质量不如传统档案鉴别的好。
2.3档案存贮
传统档案管理方式在存贮的时候需要人工进行存贮，持续的时间是非常长的，这样就会消耗大量的人力、物力和财力，档案种类和数量会持续增加，在檔案的使用上也是非常不便的，过去的档案不便寻找，使档案的查阅出现问题，这就是传统档案的贮存方式。电子档案的贮存方式是非常迅速的，电子档案的存贮是通过计算机对档案中的信息进行贮存，既能够将图案贮存，还能够将声音贮存，在档案的贮存上是非常方便的，形声结合让档案的贮存是非常安全的，在存贮的媒介上也具有着极大的优势，电子档案的存贮是在硬盤、光盘等电子存储设备里，硬件的存储数量是非常多的，这样加快了存储的速度，但是电子档案在录入的时候就容易发生错误，这样就对电子档案的准确性有着严重的影响。
2.4档案应用
电子档案管理与传统档案管理相比有了非常大的变化。传统档案由于物理限制，查询翻找某份档案的工作量大，而且需要到当地的档案藏馆，且一份档案只能被当时接触到的人浏览。电子档案则没有这些限制，网络上传递电子档案的时间是按秒计算，不仅信息传输速度较传统档案管理有大幅度提高，而且不受空间的限制，手机、电脑等网络终端设备能够实现公开档案的多人群多地域的访问。但是电子档案是将信息数字化，它有着对设备的依赖性，必须满足其运行条件。
3从操作内容对传统档案管理与电子档案管理的利弊进行分析
3.1档案信息的真实性
纸质档案的传统审核是严格的，一旦内容和形式确定，就不会再发生变化，保持良好的秩序，原始性和真实性很容易保证。电子档案基于现代信息技术，数字信息比较容易被修改，载体多样，从内容、形式和载体特征难以确定原始真实记录。而且，电子档案的生成形式从真实到虚拟的状态文件，转换过程稍有错误，即会导致文件上的虚假信息，信息内容出错的概率和机会都大大高于传统档案。
3.2档案管理的操作性
传统档案的归档、整理和应用都是手工操作的，工作量大而复杂。电子档案管理与先进的信息技术相结合，现在有许多信息处理软件，它有助于批量处理信息，大大减轻了在同一任务下文件管理的工作量。但是，电子档案的管理比传统的档案管理更专业，对管理人员的素质要求更高。操作人员不仅要具备档案管理的专业技能，还要具备计算机和各种软件操作技能。
3.3档案管理的安全性
对传统的文件材料，需要防水防火防虫。在措施完善且无事故的前提下，档案完整性得到保障。电子档案是数字信息，没有隐藏的安全问题，但数据存储载体多，数据程序复杂，程序错误容易影响整个文件信息库的安全。此外，信息技术的应用，还不能完全避免计算机的安全隐患——病毒和网络攻击，公共文件的开放访问端口也可能成为对文件的非法访问。因此，虽然电子档案管理没有对传统档案管理的实体关注，但需要加强对计算机技术的保护，以保证档案安全。
结语：综上所述，我国信息技术在不断发展，很多的领域都在不断进步，这是时代发展的要求，社会要变化，就要对信息技术详尽了解，档案事业也应该不断创新，要将档案管理与信息技术相结合，这样就可以将档案事业向着高层次发展，电子档案逐渐取代了传统的纸质档案，让档案变得更加安全，电子档案管理与传统档案管理的不同之处就在于管理方式上的变革，使用信息技术进行档案的管理，让档案事业发展的更好。
参考文献：
[1]乔芳.论电子档案与传统档案管理的共性与异性[J].湖北函授大学学报，2015
[2]秦立新.传统档案管理与电子档案管理的利弊分析[J].办公室业务，2016
[3]孙丽梅.电子档案与传统档案管理工作刍议[J].劳动保障世界（理论版），2016
[4]苗丰，孙敬龙，梁艳.对比研究电子档案管理和传统档案管理利与弊[J].读天下，2016