论文部分内容阅读
摘 要：随着信息化技术的不断发展，其在各行各业中都发挥着重要作用。对于中职院校来说，其档案管理工作非常重要，但是纵观其目前的管理方法已经不能够很好地满足院校发展需求，因此在中职院校中进行档案管理信息化已经成为发展的一大趋势。本文在进行研究时就针对中职院校档案管理工作提出信息化建设的策略。
关键词：中职院校；信息化；档案管理工作
信息化时代给中职院校档案管理工作提出了更高要求，其要求将计算机技术等相关的先进技术应用到档案管理中，从而为规范档案管理工作奠定良好基础。但是纵观中职院校档案管理工作可以发现，大部分都存在管理不规范、纸质文件不完善、信息不易检索等问题。以下就针对这些问题提出信息化档案管理工作建设策略。
一、 增强档案管理人员信息化意识
为了更好地提升学校档案管理工作，确保其规范性，档案管理人员要本着认真负责的态度，并利用多种不同的渠道对自己的工作内容进行宣传，从整体上提升档案管理人员在信息化方面的意识。例如，在向领导等人进行资料的传递时，能够主动向领导宣传与档案规范管理方面的内容，这样让领导在日常的生活中就注重对资料进行存档和归档，这样就会在全校范围内宣传档案管理的意识，从而促进教师、领导等人能够移交规范的档案资料，同时作为档案管理人员，在日常的工作中也要能积极利用现代化的设备对所有的档案进行管理，将海量的档案进行分类归档，以便后期进行查询。
二、 加强信息化档案管理培训工作
為了加强中职档案管理人员的参与意识，培养其在进行管理方面的能力，可以对管理人员进行技术培训，例如，通过研讨、体验等多种不同的方式让管理人员感受不同管理方式下的不同，从而在不同的需求下采取不同的管理方式。当然在进行管理工作时也可以采用多种方式组合的方法对档案进行管理，这样能够在很大程度上提升管理人员的能力。除此之外，还需要提升档案管理人员的视野，让其能够认清档案管理工作的重要性，然后进行情感上的升华，能够在平凡的工作中进行创新。
三、 建设现代化信息网络环境
在中职院校中进行信息化建设，首先需要在校园内建设具有高使用性能的校园网络系统，这样才能够为信息化档案管理建设奠定良好的基础。同时在进行网络环境建设的过程中还需要对信息检索技术进行完善，将所有的研究重点都集中到信息的开发上，这样为信息的共享奠定基础。同时还可以根据所使用的服务器的不同进行相对应数据信息的收集，并将所收集的信息完善到电子档案信息中。利用先进的软件技术，将所有档案中的信息进行精确分类，以便后续信息的查询。
四、 构建信息化档案管理系统
在进行档案管理工作信息化建设的过程中，除了要进行外在环境的建设以外，还需要加强对自身管理系统的建设。信息化在档案管理工作中的应用能够为全校师生提供更为全面的服务。因此作为档案管理工作者要以对应的管理制度为基准，结合本学校自身的特色进行档案管理系统的构建。在校园内有许多的图片、文字等相关的信息，如果将这些信息不进行分类就保存，这样在以后信息查询时就会导致整个查询结果没有针对性，杂乱无章。这就要求在进行档案管理工作时，首先，对所收集的资料进行适当的分类，然后根据分类的不同进行存放。其次，在进行管理系统构建时要制定对应的阅览和下载的规范。由于部分的档案资料进行保密，因此在对该部分资料进行管理时要能够对所浏览人员进行权限设置，只有具有对应权限的人员才能够进行保密信息的浏览。同时对于下载的权限也要设置，这样不仅可以避免重要信息的泄露还能够缓解网络的压力，避免系统由于下载、浏览量过大而产生瘫痪现象。
五、 完善电子档案内容
对于大部分的中职院校来说，其当前所有的档案都属于纸质版的档案，这些档案无法进行长时间保存，而且在以后的查询时也很难快速找到所需资料，因此要想对这部分的档案进行信息化管理，就需要在实际的工作中将这些纸质档案转变为电子档案，并不断收集与这些档案相关的内容进行完善，最终形成一个完整版的电子档案。由于该工作的任务量非常大，因此需要档案管理部门与信息管理部门之间进行协同合作，建立对应的档案管理数据库。并由专门的人员将电子档案与纸质档案进行对比，查找电子档案的不足之处，并进行完善。虽然该项工作任务非常大，但是对于后期的管理来说提供了巨大便利。
六、 健全档案管理制度
俗话说：无规矩不成方圆。对于档案管理工作来说，其要想很好地实现信息化管理也需要制定专门的档案管理制度，这样才能够激发员工在工作过程中的积极性和主动性，让员工能够重视自身工作的重要性，然后在所有在校员工间进行信息化管理工作规范性的宣传。同时，制定标准化的档案管理工作能够让员工在自己的岗位上发挥效能，为以后档案资料的快速查找奠定良好基础。例如，在进行信息化建设的过程中，要求管理人员能够对资料所涉及的范围、资料收集的时间、格式等进行明确，以便后期的查阅。最后还要求档案管理人员能够对资料进行安全、共享，以体现资料的价值，但值得注意的是，对于保密性的资料要慎重保存，以保证资料的安全性。
七、 结语
总之，随着社会的发展，中职院校中的档案资料也在不断的增多，这给中职院校档案管理工作带来了巨大挑战，因此，在进行管理工作中，只有进行信息化建设才能够更好地满足需求。本文在进行研究时就从增强档案管理工作者信息化意识、加强信息化档案管理培训工作、建设现代化信息网络环境、构建信息化档案管理系统、完善电子档案内容和健全中职示范校的档案管理制度，只有这样才能够促使中职院校在档案管理工作中规范化和科学化，最终提升其档案管理效率。
参考文献：
[1]何荣财.中职学校档案管理信息化的探索[J].黑龙江史志，2015（5）.
[2]戴冰凌.中职学校财务档案管理信息化建设探讨[J].科技与创新，2014（23）：145-146.
[3]唐柳雁.中职学校档案管理信息化建设的现状及对策[J].科学咨询：科技·管理，2014（6）：41.
[4]裴宇奇.试论中职学校档案管理的规范创新与信息化建设[J].办公室业务，2012（14）：88-89.
作者简介：
王秀妮，山西省吕梁市，山西省吕梁经济管理学校。
关键词：中职院校；信息化；档案管理工作
信息化时代给中职院校档案管理工作提出了更高要求，其要求将计算机技术等相关的先进技术应用到档案管理中，从而为规范档案管理工作奠定良好基础。但是纵观中职院校档案管理工作可以发现，大部分都存在管理不规范、纸质文件不完善、信息不易检索等问题。以下就针对这些问题提出信息化档案管理工作建设策略。
一、 增强档案管理人员信息化意识
为了更好地提升学校档案管理工作，确保其规范性，档案管理人员要本着认真负责的态度，并利用多种不同的渠道对自己的工作内容进行宣传，从整体上提升档案管理人员在信息化方面的意识。例如，在向领导等人进行资料的传递时，能够主动向领导宣传与档案规范管理方面的内容，这样让领导在日常的生活中就注重对资料进行存档和归档，这样就会在全校范围内宣传档案管理的意识，从而促进教师、领导等人能够移交规范的档案资料，同时作为档案管理人员，在日常的工作中也要能积极利用现代化的设备对所有的档案进行管理，将海量的档案进行分类归档，以便后期进行查询。
二、 加强信息化档案管理培训工作
為了加强中职档案管理人员的参与意识，培养其在进行管理方面的能力，可以对管理人员进行技术培训，例如，通过研讨、体验等多种不同的方式让管理人员感受不同管理方式下的不同，从而在不同的需求下采取不同的管理方式。当然在进行管理工作时也可以采用多种方式组合的方法对档案进行管理，这样能够在很大程度上提升管理人员的能力。除此之外，还需要提升档案管理人员的视野，让其能够认清档案管理工作的重要性，然后进行情感上的升华，能够在平凡的工作中进行创新。
三、 建设现代化信息网络环境
在中职院校中进行信息化建设，首先需要在校园内建设具有高使用性能的校园网络系统，这样才能够为信息化档案管理建设奠定良好的基础。同时在进行网络环境建设的过程中还需要对信息检索技术进行完善，将所有的研究重点都集中到信息的开发上，这样为信息的共享奠定基础。同时还可以根据所使用的服务器的不同进行相对应数据信息的收集，并将所收集的信息完善到电子档案信息中。利用先进的软件技术，将所有档案中的信息进行精确分类，以便后续信息的查询。
四、 构建信息化档案管理系统
在进行档案管理工作信息化建设的过程中，除了要进行外在环境的建设以外，还需要加强对自身管理系统的建设。信息化在档案管理工作中的应用能够为全校师生提供更为全面的服务。因此作为档案管理工作者要以对应的管理制度为基准，结合本学校自身的特色进行档案管理系统的构建。在校园内有许多的图片、文字等相关的信息，如果将这些信息不进行分类就保存，这样在以后信息查询时就会导致整个查询结果没有针对性，杂乱无章。这就要求在进行档案管理工作时，首先，对所收集的资料进行适当的分类，然后根据分类的不同进行存放。其次，在进行管理系统构建时要制定对应的阅览和下载的规范。由于部分的档案资料进行保密，因此在对该部分资料进行管理时要能够对所浏览人员进行权限设置，只有具有对应权限的人员才能够进行保密信息的浏览。同时对于下载的权限也要设置，这样不仅可以避免重要信息的泄露还能够缓解网络的压力，避免系统由于下载、浏览量过大而产生瘫痪现象。
五、 完善电子档案内容
对于大部分的中职院校来说，其当前所有的档案都属于纸质版的档案，这些档案无法进行长时间保存，而且在以后的查询时也很难快速找到所需资料，因此要想对这部分的档案进行信息化管理，就需要在实际的工作中将这些纸质档案转变为电子档案，并不断收集与这些档案相关的内容进行完善，最终形成一个完整版的电子档案。由于该工作的任务量非常大，因此需要档案管理部门与信息管理部门之间进行协同合作，建立对应的档案管理数据库。并由专门的人员将电子档案与纸质档案进行对比，查找电子档案的不足之处，并进行完善。虽然该项工作任务非常大，但是对于后期的管理来说提供了巨大便利。
六、 健全档案管理制度
俗话说：无规矩不成方圆。对于档案管理工作来说，其要想很好地实现信息化管理也需要制定专门的档案管理制度，这样才能够激发员工在工作过程中的积极性和主动性，让员工能够重视自身工作的重要性，然后在所有在校员工间进行信息化管理工作规范性的宣传。同时，制定标准化的档案管理工作能够让员工在自己的岗位上发挥效能，为以后档案资料的快速查找奠定良好基础。例如，在进行信息化建设的过程中，要求管理人员能够对资料所涉及的范围、资料收集的时间、格式等进行明确，以便后期的查阅。最后还要求档案管理人员能够对资料进行安全、共享，以体现资料的价值，但值得注意的是，对于保密性的资料要慎重保存，以保证资料的安全性。
七、 结语
总之，随着社会的发展，中职院校中的档案资料也在不断的增多，这给中职院校档案管理工作带来了巨大挑战，因此，在进行管理工作中，只有进行信息化建设才能够更好地满足需求。本文在进行研究时就从增强档案管理工作者信息化意识、加强信息化档案管理培训工作、建设现代化信息网络环境、构建信息化档案管理系统、完善电子档案内容和健全中职示范校的档案管理制度，只有这样才能够促使中职院校在档案管理工作中规范化和科学化，最终提升其档案管理效率。
参考文献：
[1]何荣财.中职学校档案管理信息化的探索[J].黑龙江史志，2015（5）.
[2]戴冰凌.中职学校财务档案管理信息化建设探讨[J].科技与创新，2014（23）：145-146.
[3]唐柳雁.中职学校档案管理信息化建设的现状及对策[J].科学咨询：科技·管理，2014（6）：41.
[4]裴宇奇.试论中职学校档案管理的规范创新与信息化建设[J].办公室业务，2012（14）：88-89.
作者简介：
王秀妮，山西省吕梁市，山西省吕梁经济管理学校。