浅析影响企业内部有效沟通的因素

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  中图分类号:F270 文献标识码:A
  摘要:企业内部沟通对于企业的生存和发展至关重要,它关系着企业的各种决策、内部凝聚等众多方面,因此关注并了解企业内部沟通的影响因素有着很大的现实意义。本文在阅读文献的基础上对影响企业内部沟通的各种因素进行分析、总结,以便于在内部沟通方面给企业提供更多的参考。
  关键词:内部沟通;影响因素;总结;参考
  企业在经营发展的过程中,内部沟通问题经常发生在各个环节之间、部门和部门之间、领导和员工之间以及员工和员工之间。但究其根本沟通还是体现在各个环节之中的不同人之间的信息的传递上。由于信息的传递需要有信息的发送者、信息的接收者和信息的传递者,也即是必须有不同的人的共同参与才会有信息的流通,从而才能达到沟通的目的。在实际生活中,不同的企业有着不同的使命、任务和性质,同时也有着不同的员工,因此在不同企业中其内部管理沟通方面存在的问题也都有着不同的表现。但综合归纳来,真正影响企业内部管理沟通的因素主要表现在以下几个方面:
  1、个人因素
  企业的内部沟通中,处处离不开信息的传递,而信息的传递又必须以人为载体,因此个人因素在沟通中起着十分重要的作用。如李娴淑和焦弘曾提出:组织内人际沟通影响因素主要存在于信息发送者和接收者两个方面[1]。这充分表明:在企业的内部沟通中,人至始至终起着主导作用。主要表现在个人的表达能力、思维方式、经验差异、沟通心态和专业障碍等方面。
  在企业中,有的员工表达能力较差,因此在与别人交流沟通时,在表达自己意见时经常会出现措辞不够准确或者词不达意的情况,这就会在一定程度上带来信息的失真问题。同时信息失真带来的结果就是沟通的不真实和无效。
  思维方式差异主要表现在企业中不同的同事之间,其看待问题、思考问题和解决问题的方式都会因人而异,因此在对同一信息的理解上会因为各自的特殊原因而存在偏差。
  经验差异主要基于人们对自己过去的工作经验,对人对事的印象和看法,或者是人们的主观臆断和先入为主等想法。由于每个人的工作经验和生活经历都有所不同,因此当凭借经验去理解、传递信息时就会出现沟通不畅的现象。
  沟通心态主要表现在不同个体对沟通的不同理解上。如果员工对沟通问题没引起足够的重视,就会出现态度消散、懒慢,从而影响沟通的时效性。若沟通心态不良,也会因为自尊或压力的原因,不懂装懂,进而影响沟通的准确性。
  专业障碍指在企业中,同事间的专业上的差异,会导致在沟通交流过程中,在理解彼此的专业术语上存在一定的困难,或者缺乏对行话的理解,不能理解同事对一些问题的表达或分析时所使用的特定工作术语。
  此外,又如性别、性格、文化差异、情绪、见解、畏惧感、意识形态等个人因素也会成为沟通过程中的障碍,且一直影响着沟通的有效性,但同时它也是一个人为可控制的影响因素。
  2、组织结构因素
  不同的企业组织结构中,内部沟通的形式是不同的。例如在传统的头重脚轻的组织结构中,它内部的沟通链条相对都比较长,其沟通的主要方式就是层层上报,然后再层层下达[2]。类似这样的组织结构中,在内部沟通的过程中,信息的发送者和接收者所处的空间距离相对较远,而且接触机会相对较少,这就造成了在信息的传递过程中除了浪费大量的人力、物力和时间之外,还要承担更大的信息流失的风险。
  曾经有学者统计:如果一个信息在高层管理者(最初发送者)那里的准确性是100%,那么当信息传递到最终接收者的手里时可能只剩下20%的正确性[3]。这是因为,当信息在一层层的传递的过程中,每一个阶层的人都会对信息进行各自的甄别和过滤,同时还可能会掺杂大量的主观因素。因此,拥有一个良好的组织结构可以使一个企业的内部沟通管理工作行驶起来更加快速、有效。相反,不适的企业组织结构反而会影响该企业的沟通工作,严重时可能会给公司带来巨大的损失。
  进入21世纪后,我国在科技的发展方面取得了突飞猛进的进步,因此在技术越发普遍的同时,企业内部的沟通管理的作用倒显得越来越重要,从而更多的企业在拥有自己独特技术的基础上开始追求更加完善的企业内部沟通管理体系,以便于在拥有有限资源的基础上取得更大的经济效益。而在当前严峻的市场形式下,扁平化的组织结构凭借着它在沟通方面的及时、准确、迅速、有效的特点,从而正日益成为企业组织结构的主流。同时在这样的扁平化组织结构中,由于信息的发送和传递不再像之前那样经过一层又一层的审核和过滤,从而使得信息的传递更具有时效性和精确性,企业内部的沟通也因此而变得日益顺畅。
  3、企业文化因素
  企业文化是企业生存和发展过程中逐渐形成的物质和精神财富的总和,凝聚了企业员工思想,是被所有员工共同享有和遵循的信念和价值观体系。在企业内部,它影响和感染着所有员工,并受企业内部的所有员工意识的影响[4]。良好的企业文化为企业内的所有员工提供了认识、评价客观事物的价值标准和理解客观事物的内涵的共同文化背景,这样在企业内部的员工沟通之间就易达成一致的见解,或者较易做出相类似的判断,从而使得沟通在企业中更加流畅。相反,不良的企业文化,就难以使企业内的员工形成共同的认识基础,从而缺乏共同的理念,在彼此沟通起来就较易产生偏差和隔阂。
  要使企业拥有良好的内部沟通环境,丰富的企业文化显得尤其地必要。且主要表现在以下两个方面:一是企业精神的培育。企业精神是企业形象精华的浓缩。只有当员工真正意识、领悟到了企业精神时,当交流沟通时才会有共同的认同感、责任感、使命感,从而沟通才会真实、高效。二是丰富的文体活动。企业内部开展的各种文体活动可以快速、有效增进员工与员工间的亲密程度。同时还有助于对企业员工间团队精神的培养。这样无形中就大大地促进了企业内部各个部门及员工间的沟通。
  良好的企业文化还表现在企业内部良好的沟通氛围和较好的人际关系上。因此,构建适应时代发展要求的企业文化,以营造良好的沟通氛围亦十分重要。但是在现实中的某些企业里,一提到信息沟通,管理者就立即想到购买计算机系统或者建立电脑网络来疏通企业内部的沟通。事实上,在解决企业内部的沟通管理问题时,积极创造有利于企业内部员工沟通的氛围比任何昂贵的软件都更重要且有效。从现实生活中一些成功企业的实践中亦可以看出:企业组织成员间的互尊互敬,是高效沟通的基础[5]。在企业内部各阶层沟通的过程中,只有当上层领导放下架子,给员工营造一个轻松、愉快的沟通环境时,员工才会说出真实的问题和想法。
  美国著名的未来社会学家约翰·奈比斯比特说“未来的竞争将是管理与管理的竞争,竞争的焦点就在于每个社会组织内部成员之间及其与外部组织的有效沟通”[6]。随着世界经济全球化的发展,内部沟通管理对企业长期、持续发展来说也越来越重要。因此,企业在发展、壮大的过程中要充分了解影响自身组织内部有效沟通的具体因素,然后根据自身的实际情况找出相应的解决方案,才能使组织在内部沟通方面取得更大的效益,从而使得企业在这个激烈的竞争环境中处于长久的不败之地。
  参考文献:
  [1]李淑娴,焦弘.消除人际沟通障碍实现组织有效沟通阴.北京大学学报,2006,(l):70一73
  [2]于志凌.企业内部沟通研究与策划[D].哈尔滨工程大学,2004.
  [3]崔静,齐波.谈企业内部的有效沟通[J].科技情报开发与经济,2008,34:134-136.
  [4]韩秀云.关于企业内部沟通问题的思考[J].山东冶金,2008,01:80-81.
  [5]黄国强.企业的内部沟通[J].企业改革与管理,2001,04:32-33.
  [6]王萍,曹红.民营企业内部沟通障碍及解决方法[J].经营管理者,2014,03:67.
  作者简介:
  王亚南(1989.2-)汉族,河南省周口市,单位:云南民族大学,企业管理硕士。
  陈利会(1987.1-)汉族,河南省濮阳市,单位:云南民族大学,社会保障硕士。
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