事业单位档案管理创新与服务模式革新分析

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  摘要:文章分析了新时代背景下事业单位档案管理创新与服务模式革新的必要性,同时阐述了事业单位档案管理在新时代背景下的主要工作内容,最后查阅大量文献并结合自身工作经验,围绕事业单位档案管理创新与服务模式革新的有关内容进行分析与研究。旨在科学提升事业单位档案管理创新水平与服务模式革新效率。
  关键词:新时代背景;事业单位;档案管理;管理创新与服务模式革新
  一、解析事业单位档案管理在新时代背景下创新与服务模式革新的必要性
  (一)有助于提高档案管理效率
  新时代背景下,计算机与互联网技术迅猛发展,信息化已逐步应用到事业单位日常的档案管理中。在计算机技术的应用下,档案管理效率逐步提升,进而实现了信息化、智能化档案管理。结合已有经验,实现信息化档案管理除了能提高档案管理效率外,从长远应用与发展来看,在节省管理成本方面优势同样明显。
  (二)有助于满足时代发展需求
  对于现阶段的信息技术水平而言,将新的一些管理技术与管理设备应用到事业单位档案管理中,是时代发展的必然趋势。换言之,各个事业单位档案管理在新时代背景下,进行创新与服务模式革新契合时代发展的要求。有效的创新与革新,除了能帮助管理者提高管理效率,还能使其更符合新时代发展要求,不会因时代发展而被淘汰。
  (三)有助于落实革新理念
  受时代发展影响,当前国内正在全面推进事业单位体制改革,即在先进信息网络技术的利用下对事业单位内部体制进行的一系列现代化变革活动,诸如:构建信息化管理平台,智能化管理各类档案等。对于事业单位档案管理而言,进行档案管理与服务模式的创新和变革是推动事业单位内部体制变革的关键所在,同时也是落实革新理念的基本前提。
  除此之外,就传统形式的事业单位档案管理而言,在管理中涉及到的内容角度,加之受政策因素与历史原因影响,一些资料不完整或不易保存,此时便需要借助信息化管理手段,依靠网络力量尽可能补足这些资料,并将那些不易保存的纸质、照片等资料录入计算机系统中,实行档案双套制管理,使其永久保存。
  二、剖析事业单位档案管理在新时代背景下创新的主要内容
  (一)体系化档案管理创新
  结合多年工作实际,事业单位档案管理创新实质上可看成是一个信息体系化建设过程,同传统形式的档案管理工作相比,信息体系化管理将各种档案与文档汇聚成一个整体,统一进行优化和管理。体系化档案管理所体现出的创新在于结合数据融合和数据集成等技术,科学提升了信息数据的兼容性、通用性。
  (二)数字化档案管理创新
  现阶段,在各事业单位档案管理中应用最多的便是数字化管理技术,该技术本身是身份认证、数字加密等技术的集合体,而对数字化档案管理进行创新,其创新之处体现在:通过数字化技术的应用,可将各种档案信息资料(纸质、照片等)转换成数字信息化管理形式,且在信息系统利用下,能够有效的对这些资料进行补充、更新与整合。
  值得一提的是,檔案属于一种非常重要的无形资产,通过数字化管理与创新,能够更好的保存与利用档案,尽可能的发挥出档案价值。
  (三)自动化档案管理创新
  围绕当前信息技术水平,对于事业单位而言,新的档案管理创新思路在于实现自动化档案管理。这一管理方式主要是在自动化技术的应用下,实现各种档案的自动化识别、录入与存储等,且能够为管理者按需查找档案信息提供便捷。一般来讲,档案自动化管理涉及到自动提取关键词、自动收集信息数据等内容。
  三、探讨事业单位档案管理在新时代背景下创新与服务模式革新的策略
  (一)科学构建档案管理机制
  对于事业单位而言,要想在新时代背景下进行管理模式创新与服务模式革新,其前提在于科学构建出一套完善的档案管理机制,该机制中应当包含约束档案管理工作者工作行为、符合行业要求与国家法制规定的档案管理制度、定期培养档案管理者管理水平的计划表以及监督档案管理者工作质量的方式方法等。
  除此之外,作为事业单位领导者,要强化对档案工作者工作的重视,定期聘请专人来培养单位内部档案管理工作者的档案管理水平、技能提升意识和管理创新意识等,鼓励档案管理者参加相关档案培训、继续教育课程等。同时档案工作者要结合自身实际,科学借鉴一些新的、先进的档案管理模式,从实际出发对现有模式进行创新与拓展,以此提升档案的整体管理效率。要想使事业单位内部的自动化档案管理工作整体安全性受到保证,就需要不断对网络安全监管力度进行强化,如:事业单位应逐步增强档案信息管理权限、防火墙的设置力度,针对档案资料重要性的不同需将档案分成不同重要等级进行管理,以此增强各档案的安全管理性能。与此同时,为了防止出现档案遗失、篡改等问题,需要设置严格的访问权限,并增加密码功能,尤其是对于一些极其重要的档案资料而言,必要时需增加纸质档案存储方式。
  诸如:所有事业单位均为涉及到人才资料管理,即重要人才的资料均有档案管理者负责管理,若仅是单一的使用计算机技术进行管理,一旦计算机系统损坏便容易出现重要资料丢失等问题,因而在此环节还应当增加必要的纸质资料管理。
  (二)充分认识事业单位进行档案管理创新与服务模式革新的必要性
  如前所述,新时代背景下,各事业单位实施档案管理模式创新与服务模式革新具有其必要性。对于单位领导者而言,应以身作则,充分认识到档案管理创新与服务模式革新的重要性,并影响他人,进而提升整个单位人员对档案管理创新与服务模式革新的重视。
  查阅大量资料与文献可知,档案管理对于整个事业单位的稳定运营来讲,极其关键。为提高整个事业单位的服务水平和工作效率,需要从档案管理着手,而这需要充分认识到档案管理的重要作用。
  诸如:有关事业单位内部的工作状况、工作者情况等均需要认真、仔细的记录到工作档案中,这些信息能够为单位日后发展策略及绩效考核、人员培训内容等提供参考依据。尤其是对于当前事业单位体制改革正在如火如荼的进行,这些如实记录单位内部工作与人员状况的资料能为领导者树新风,规范员工不良行为提供借鉴,并以此保障整个单位改革状况与体制改革要求契合。
  (三)强化人才培养力度
  信息化、智能化的档案管理,需要专业人员负责才能将现代化档案管理效力发挥出来。结合已有经验,从当前时代发展现状来看,无论是何种性质的单位,都需要良好的人员配置,整合资源,以最少人力输出获得最大回报是当前新模式创新与革新的基本要求。
  相应的,对事业单位而言,档案管理模式创新与服务模式革新需要合理搭建自动化档案管理平台。众所周知,任何一种高新技术的应用与发展,都是从实践中总结出的经验。针对国内各事业单位业务规模、服务能力等的不同,在具体的自动化档案管理工作中,应当根据事业单位自身的实际情况进行,即规模较大的事业单位资金雄厚,规模较小的事业单位可供周转的资金较少,若不同规模的事业单位使用的是同一种自动化档案管理模式,显然不适宜。结合已有经验,各事业单位应从实际出发,在办公自动化环境下将一个适合自身使用的网络档案管理平台搭建出来。此外还应不断引进先进人才,并定期培养他们的管理技能、管理水平,通过科学的人员配置实现良好的档案信息化管理。
  四、总结
  综上所述,新时代背景下,国内事业单位正掀起体制改革浪潮,这其中便涉及到档案管理革新。对于事业单位来讲,档案管理创新与服务模式革新的关键取决于正确认识档案管理与单位发展的重要性,不断引进新技术与先进人才,通过资源合理配置,实现智能化、自动化档案管理与服务。
  参考文献:
  [1]晋慧.新形势下事业单位档案管理创新与服务模式的改革研究[J].中国经贸,2017,(2):52-53.
  [2]李爱美,刘玉章.新形势下事业单位档案管理创新与服务模式的改革新策略[J].科学与财富,2017,(17):4-4.
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