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摘要：办公室文书档案管理工作对办公室人力资源管理有着非常重要的作用。目前是信息技术时代，信息化发展建设是每个行业的必然发展趋势，办公室的文档管理工作也需要跟随时代发展的脚步，对传统的办公室文书档案管理模式进行优化和创新，使办公室的文书档案发挥其有效价值。进而，本文对信息社会背景下办公室文书档案管理工作的现状进行了分析，并针对实际情况提出了办公室文档管理工作的创新路径。
关键词：信息社会；办公室文书档案管理；创新
一、办公室文书档案管理工作的现状
信息社会下办公室文书档案管理工作并没有人们期待中那样便利，这绝不是信息社会的问题。而是因为在信息社会下，办公室文书档案管理并没有充分利用好信息技术作为文书档案管理的工具。概而言之，就是当下的办公室文书档案管理和信息化社会存在一定的脱节。
当然，办公室文书档案管理上出现的问题并不能完全归咎于办公室工作的不力。因为时代在快速变化，办公室作为一个职能部门，在培养新的人才和引进新的管理技术上也需要一定的时间。但是，相当一部分办公室的管理者认为办公室文书档案管理已具备完整的体系，不需要作特别大的改变。这种意识的存在，往往使办公室这个职能部门的工作人员在实际工作中按部就班，并且在办公室管理中也显得漫不经心。这就导致了办公室在设备更新速度上偏慢，也导致办公室难以接受新的文书档案管理理念。
除此之外，社会的不断进步，使不同种类的文书档案也逐渐出现。而在之前的办公室文书档案管理中没有这些新的种类，这对办公室工作人员来说就如新生的事物一样。特别是对一些新入职的工作人员来说，他们往往面对这些新的文书时无所适从。这种情形一经出现，可能会导致出现文书档案错乱或者寻找难度增大的情形，这种情况如果不及时解决将会使办公室的职能发挥受到很大的限制。
二、办公室文书档案管理工作的创新路径
1、改革办公室文书档案管理方式
在目前的办公室文书档案中，许多文书档案的信息记录不清晰，对档案管理工作的开展和办公室人员资料的使用都有着严重的影响，也不利于文书档案管理工作的发展和建设。所以想要保证办公室文书档案管理工作的质量，一定要对传统的管理模式进行改革和创新。办公室内所有的工作人员进行明确的分工，每个工作人员都有自己的工作和责任，在进行文书档案管理时，明确具体的工作内容和流程，每个岗位的员工都要对的文书档案管理的安全负责。明确的分工可以在管理的过程中把责任明确到个人，在出现问题时可以清楚知道是哪一个环节的责任，可以提高工作人員的积极性，使办公室文书档案管理工作规范化。
2、创新办公室文书档案的保障工作
对办公室文书档案进行有效的管理，其主要目的就是为了方便各个部门员工进行信息资源的查阅和对单位中信息资源的保护。所以在进行办公室文书档案管理工作时，不但要具有规范化的操作流程，同时要对信息安全进行有效的保护，可以建立相关的保障制度，也可以在档案管理工作环境中安装现代化的信息保护系统。安全保护系统的安装其主要目的就是为了保障办公室文书档案安全使其发挥其原有价值，不能只为了顺应时代的发展引进安保系统而没有进行有效的利用。相关工作人员需要认识到办公室文书档案安全的重要性。
3、建立办公室文书档案检索系统
检索系统的建立旨在满足办公室文书档案管理与使用的两个要求：其一，确保文书档案保管的完整与安全；其二，方便查找和归档。文档检索系统可以分为普通文档和重要文档两种。普通文档建立检索系统可只建立时间、文档名称、经手人或关键人姓名、文档存放地点等条目，需要查找和借阅时，只需根据检索系统中显示的文件柜编号与柜门号码就可以有针对性地直接查找借阅；重要文档检索系统建立的前提条件是除了纸质原始文件外，还须建立电子备份文件。例如文档的扫瞄件。重要文档是指那些保密层级高、单位价值大、保存时限长、涉及版权意义的文档。重要文档的扫描件用于内部管理人员日常查阅使用，原件则应专门存放在保险柜内，非特别情况且没有主管领导签字批准时不得外借。
4、定期清理过期文档
办公室的文书档案中存在着许多没有作用的档案资料，这些资料只是在短期内具有使用的价值，超过使用期限则没有任何的作用。如果不把这些没有作用的文档资料进行及时处理，就会对相关工作人员资料查阅造成阻碍，浪费查阅时间。所以在进行办公室文书档案的管理工作中，一定要对没有作用的文档进行定期处理，有效提高办公室文书档案的使用效率，提高办公室文档的管理水平。同时清理出来的无效档案还可以进行的回收利用，节约使用资源。如果使用的是电子文档记录方式，可以把过期文档进行删除，清理文档的储存空间。
5、建立监督和抽查制度
办公文档的保管与使用表面看来只是普通行政管理工作内容，但其作为企事业单位工作资料的本质决定了这些文档潜在的重要价值。因此，管理层应当对办公文档的保管工作给予足够重视，并应视情况建立起监督和抽查制度。对普通文档保管情况的监督和抽查可以采取不定期或者与其他相关工作同时进行，例如领导需要查阅某一份文档时，管理人员可以在借阅文档的同时检查保管工作情况；如果是重要文档，则需要建立定期抽查制度，行政主管或者相关业务主管应当以月或季度为周期抽查重要文档的保管与借阅情况，并且根据抽查结果对文档保管人员进行绩效考核。
6、加强办公室员工职能培训
在信息社会下，信息量日益增大，并且这种趋势表现的越来越明显。办公室文书档案管理作为信息社会下的一个缩影，同样也难以摆脱这种趋势而独立存在。这就要求办公室管理者应该对照信息化社会对办公室的技能要求和自身所具备的技能之间的差距，并且依据这些差距做好相关的员工培训。做到缺少什么尽快完善什么，做得不够好的方面就尽力去做好。只有这样，办公室在文书档案管理过程中才能够适应信息化时代的要求，才能真正将信息化成果应用到办公室的文书档案管理过程中。
结语：
在信息化不断发展的时代，办公室的文书档案管理也不再是简单地分类汇总就可以满足时代需要。信息化社会对办公室的文书档案管理工作提出了越来越高的要求，显然办公室并不能在短期内就能够完全适应于这样的要求。但是办公室管理者只要怀着不满足于现状，勇于改革和创新的心态去面对信息化时代带来的挑战，那么现阶段下的这些问题都能够有效地得到解决。
参考文献：
[1]栾春生.试论信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新[J].中国培训，2015（20）：209-209.
[2]胡西春.文书档案管理工作在信息社会的改革与创新[J].办公室业务，2013（10）：99-100.
关键词：信息社会；办公室文书档案管理；创新
一、办公室文书档案管理工作的现状
信息社会下办公室文书档案管理工作并没有人们期待中那样便利，这绝不是信息社会的问题。而是因为在信息社会下，办公室文书档案管理并没有充分利用好信息技术作为文书档案管理的工具。概而言之，就是当下的办公室文书档案管理和信息化社会存在一定的脱节。
当然，办公室文书档案管理上出现的问题并不能完全归咎于办公室工作的不力。因为时代在快速变化，办公室作为一个职能部门，在培养新的人才和引进新的管理技术上也需要一定的时间。但是，相当一部分办公室的管理者认为办公室文书档案管理已具备完整的体系，不需要作特别大的改变。这种意识的存在，往往使办公室这个职能部门的工作人员在实际工作中按部就班，并且在办公室管理中也显得漫不经心。这就导致了办公室在设备更新速度上偏慢，也导致办公室难以接受新的文书档案管理理念。
除此之外，社会的不断进步，使不同种类的文书档案也逐渐出现。而在之前的办公室文书档案管理中没有这些新的种类，这对办公室工作人员来说就如新生的事物一样。特别是对一些新入职的工作人员来说，他们往往面对这些新的文书时无所适从。这种情形一经出现，可能会导致出现文书档案错乱或者寻找难度增大的情形，这种情况如果不及时解决将会使办公室的职能发挥受到很大的限制。
二、办公室文书档案管理工作的创新路径
1、改革办公室文书档案管理方式
在目前的办公室文书档案中，许多文书档案的信息记录不清晰，对档案管理工作的开展和办公室人员资料的使用都有着严重的影响，也不利于文书档案管理工作的发展和建设。所以想要保证办公室文书档案管理工作的质量，一定要对传统的管理模式进行改革和创新。办公室内所有的工作人员进行明确的分工，每个工作人员都有自己的工作和责任，在进行文书档案管理时，明确具体的工作内容和流程，每个岗位的员工都要对的文书档案管理的安全负责。明确的分工可以在管理的过程中把责任明确到个人，在出现问题时可以清楚知道是哪一个环节的责任，可以提高工作人員的积极性，使办公室文书档案管理工作规范化。
2、创新办公室文书档案的保障工作
对办公室文书档案进行有效的管理，其主要目的就是为了方便各个部门员工进行信息资源的查阅和对单位中信息资源的保护。所以在进行办公室文书档案管理工作时，不但要具有规范化的操作流程，同时要对信息安全进行有效的保护，可以建立相关的保障制度，也可以在档案管理工作环境中安装现代化的信息保护系统。安全保护系统的安装其主要目的就是为了保障办公室文书档案安全使其发挥其原有价值，不能只为了顺应时代的发展引进安保系统而没有进行有效的利用。相关工作人员需要认识到办公室文书档案安全的重要性。
3、建立办公室文书档案检索系统
检索系统的建立旨在满足办公室文书档案管理与使用的两个要求：其一，确保文书档案保管的完整与安全；其二，方便查找和归档。文档检索系统可以分为普通文档和重要文档两种。普通文档建立检索系统可只建立时间、文档名称、经手人或关键人姓名、文档存放地点等条目，需要查找和借阅时，只需根据检索系统中显示的文件柜编号与柜门号码就可以有针对性地直接查找借阅；重要文档检索系统建立的前提条件是除了纸质原始文件外，还须建立电子备份文件。例如文档的扫瞄件。重要文档是指那些保密层级高、单位价值大、保存时限长、涉及版权意义的文档。重要文档的扫描件用于内部管理人员日常查阅使用，原件则应专门存放在保险柜内，非特别情况且没有主管领导签字批准时不得外借。
4、定期清理过期文档
办公室的文书档案中存在着许多没有作用的档案资料，这些资料只是在短期内具有使用的价值，超过使用期限则没有任何的作用。如果不把这些没有作用的文档资料进行及时处理，就会对相关工作人员资料查阅造成阻碍，浪费查阅时间。所以在进行办公室文书档案的管理工作中，一定要对没有作用的文档进行定期处理，有效提高办公室文书档案的使用效率，提高办公室文档的管理水平。同时清理出来的无效档案还可以进行的回收利用，节约使用资源。如果使用的是电子文档记录方式，可以把过期文档进行删除，清理文档的储存空间。
5、建立监督和抽查制度
办公文档的保管与使用表面看来只是普通行政管理工作内容，但其作为企事业单位工作资料的本质决定了这些文档潜在的重要价值。因此，管理层应当对办公文档的保管工作给予足够重视，并应视情况建立起监督和抽查制度。对普通文档保管情况的监督和抽查可以采取不定期或者与其他相关工作同时进行，例如领导需要查阅某一份文档时，管理人员可以在借阅文档的同时检查保管工作情况；如果是重要文档，则需要建立定期抽查制度，行政主管或者相关业务主管应当以月或季度为周期抽查重要文档的保管与借阅情况，并且根据抽查结果对文档保管人员进行绩效考核。
6、加强办公室员工职能培训
在信息社会下，信息量日益增大，并且这种趋势表现的越来越明显。办公室文书档案管理作为信息社会下的一个缩影，同样也难以摆脱这种趋势而独立存在。这就要求办公室管理者应该对照信息化社会对办公室的技能要求和自身所具备的技能之间的差距，并且依据这些差距做好相关的员工培训。做到缺少什么尽快完善什么，做得不够好的方面就尽力去做好。只有这样，办公室在文书档案管理过程中才能够适应信息化时代的要求，才能真正将信息化成果应用到办公室的文书档案管理过程中。
结语：
在信息化不断发展的时代，办公室的文书档案管理也不再是简单地分类汇总就可以满足时代需要。信息化社会对办公室的文书档案管理工作提出了越来越高的要求，显然办公室并不能在短期内就能够完全适应于这样的要求。但是办公室管理者只要怀着不满足于现状，勇于改革和创新的心态去面对信息化时代带来的挑战，那么现阶段下的这些问题都能够有效地得到解决。
参考文献：
[1]栾春生.试论信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新[J].中国培训，2015（20）：209-209.
[2]胡西春.文书档案管理工作在信息社会的改革与创新[J].办公室业务，2013（10）：99-100.