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摘要：为在真正意义上促使电子文件归档的目标得以顺利实现，必须促使办公自动化系统与档案管理系统进行整合，这是实现文档一体化是管理目标的重要手段，同时可促使档案管理部门的工作职能在原有的基础上实现最大限度的提升，本文主要对办公自动化系统与档案管理系统优化整合路径进行探究，仅供参考。
关键词：办公自动化；档案管理系统；优化整合
通过分析现有的研究状况后发现，从宏观角度上对电子公文档案管理进行分析以及OA系统与档案管理系统的对接可实现对OA系统与档案管理系统研究重点的直观体现。电子文件归档具体内容、保存形式以及相关标准都有必要进行进一步的探讨与研究，在不同接口技术的影响之下整合对接程度会存在一定的局限性，系统对接方案的规范性与通用性不能在这一过程中得到保障。因此相关部门必须利用先进的技术手段实现对上述问题的不断优化。
一、办公自动化系统与档案管理系统优化整合方案
1.整合目标
电子公文在线归档是OA系统与档案管理系统实现优化整合的基础与前提，对电子文件数据的完整性、一致性以及安全性进行保障可以说是OA系统与档案管理系统优化整合的实质与目标，在实际进行归档作业时注意对其过程的自动化以及规范化进行保障，最终促使OA系统与档案管理系统“无缝对接”的目标得以顺利实现。
电子文件是否完整可通过其是否可实现与档案管理系统之间的传输来判断，其中主要包括电子文件的目录、正文、运转流程图以及留痕签发稿等数据。电子文件与档案数据处理的一致性也是其不可缺少的一部分工作内容，这对电子文件的前端控制工作提出较高要求，其管理工作必须实现全过程的连续监控。安全性主要是对电子文件传输过程进行保障，可结合实际配置合适的防火墙以及杀毒软件等，数据的加密传输工作需要在加密算法的基础上实现，从根本上保障传输过程的安全性。
电子文件数据传输的自动化就是指归档过程自动化，在这一过程中不需要进行手工操作或者干预。归档工作始终围绕着规范化目标开展，在这一过程中主要是将存在于OA系统中电子公文进行分类，最终导入到与之相对应的管理系统中。
2.整合标准
在实际针对OA系统与档案管理系统进行系统整合工作时必须实现对相关标准与要求的严格遵守，其中主要包括《电子公文归档管理暂行办法》及《电子文件归档与管理规范》，最终促使其整合标准得以确定。
（1）明确目录信息
《电子文件归档与管理规范》中规定，每份电子文件必须在《电子文件登记表》（即电子文件目录）中进行登记，并同时保存。电子文件目录是形成档案著录目录的基础，应至少包括文件标题、文号、附件名、文件时间、发文单位等。而电子公文主要分为收文、发文两个文种，应梳理清晰不同文种与档案管理系统著录目录中相关目录字段的对应关系。在确保内容一致的前提下，同时确保字段数据类型、长度的一致性和匹配度。
（2）明确归档内容
电子文件实体是电子文件归档的核心内容。一份归档的电子文件至少应包含正文、附件、公文单、运转中产生的附属文件以及在OA系统运转的流程图。得益于信息技术的发展，电子公文中发文的签发稿也能得以保存，此电子文稿可通过常用办公软件打开后显示文件从产生到签发过程中形成的修改痕迹，有效确保电子文件归档的完整性。
此外，OA系统中电子文件之间是存在一定相互关系的，如部分发文是上级来文收文处理后起草的，此收文是发文的依据和基础，让后续利用者了解文件的来龙去脉。这种关联性保留了电子文件之间的相互关系，具有重要的保存价值。
（3）规范电子文件格式。
根据《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T47-2009），在选用电子文件归档格式时应考虑几点要求：
一是开放性，有公开发表的相应标准和技术规范，无专利和许可的限制；
二是跨平台性，不受软硬件限制，能支持多操作系统和硬件平台；
三是自包含性，文件的文字、数据等信息内容可完全自包含，不依赖于外部对象；
四是一致性，文件呈现效果不因软硬件平台、软件差异而有所变化；
五是稳健性，文件格式稳定，支持版本升级的前后兼容；
六是易用性，文件支持格式转换，利于存储与利用。
在确保归档电子文件内容齐全、完整的基础上，归档文件必须使用标准、通用格式，以确保文件的完整性、可读性、易用性和安全性。正文、附件等需要展示文本原貌的电子文件，宜采用PDF（Portable Document Format）或Microsoft Office Word文件格式。PDF具有较强的兼容性、通用性和固化性，是目前电子文件正文与附件常用的保存格式。
3.整合方案
（1）数据库对接方式。
数据库对接方式可实现在线归档，主要分为两种形式：一种是由档案管理系统提供数据字典并开放数据库；另一种是OA系统提供数据字典并开放数据库。
档案管理系统提供数据字典，档案服务器需要开放数据库，开放电子文件的存取方式（共享文件方式或FTP方式），OA系统通过“写入数据”的方式完成归档操作。OA系统提供数据字典，OA服务器需要开放数据库并开放提取电子文件的办法，通过对接程序直接读取到档案管理系统中。
（2）脱机归档方式。
脱机归档是对OA系統中每份电子文件运转的正文、附件、留痕签发稿、处理文单等从OA系统上打包下载到特定存储介质中（如光盘、硬盘等），实现电子文件归档批量化、自动化。目前电子文件物理归档中的离线归档方式，一般通过脱机归档方式将电子文件存储在光盘上，并移交档案管理部门。
二、方案评估
方案一通过两个系统的数据库的二次开发实现整合，实现方式较为直接。但是，由于整合程序直接读取数据库，将影响两个系统的安全性；需要OA系统与档案管理系统开发人员的高度配合，开发成本较高；再者，如果任何一方升级了系统或数据库字段发生变化，都可能导致归档程序的失效。
方案二弥补了方案一的不足，通过中间服务器（一般采用FTP文件服务器）存储电子文件数据，有效确保两个系统数据的独立性、安全性。不足之处在于需要额外搭建一台中间服务器，而且在电子文件数据存入中间服务器本地存储器时，会受到操作系统文件系统的各种限制。
方案三采用通用数据接口方式，减少方案二临时存储的中间环节，避免临时存储一系列的问题，而且数据接口具备跨平台性，除了二次开发成本较低以外，接口程序还具有“一次开发，多次复用”的优势。
结语：
统一的数据接口程序可实现OA系统所有电子公文类别归档的自动化、批处理化和规范化。实现电子公文全生命周期内容的归档。能将电子公文运转的公文表单、运转流程、正文、附件文件、签发留痕稿、运转过程中附加的相关文件等进行全归档，确保电子公文的真实性、完整性和一致性。
参考文献：
[1]苏冠贤，宋欢.无纸化办公环境下档案资源整合模式的研究[J].兰台世界，2015，No.478（20）：116-117.
[2]莫洁.电子政务条件下OA系统与档案管理系统集成系统设计与实现[J].城建档案，2015（8）：38-40.
关键词：办公自动化；档案管理系统；优化整合
通过分析现有的研究状况后发现，从宏观角度上对电子公文档案管理进行分析以及OA系统与档案管理系统的对接可实现对OA系统与档案管理系统研究重点的直观体现。电子文件归档具体内容、保存形式以及相关标准都有必要进行进一步的探讨与研究，在不同接口技术的影响之下整合对接程度会存在一定的局限性，系统对接方案的规范性与通用性不能在这一过程中得到保障。因此相关部门必须利用先进的技术手段实现对上述问题的不断优化。
一、办公自动化系统与档案管理系统优化整合方案
1.整合目标
电子公文在线归档是OA系统与档案管理系统实现优化整合的基础与前提，对电子文件数据的完整性、一致性以及安全性进行保障可以说是OA系统与档案管理系统优化整合的实质与目标，在实际进行归档作业时注意对其过程的自动化以及规范化进行保障，最终促使OA系统与档案管理系统“无缝对接”的目标得以顺利实现。
电子文件是否完整可通过其是否可实现与档案管理系统之间的传输来判断，其中主要包括电子文件的目录、正文、运转流程图以及留痕签发稿等数据。电子文件与档案数据处理的一致性也是其不可缺少的一部分工作内容，这对电子文件的前端控制工作提出较高要求，其管理工作必须实现全过程的连续监控。安全性主要是对电子文件传输过程进行保障，可结合实际配置合适的防火墙以及杀毒软件等，数据的加密传输工作需要在加密算法的基础上实现，从根本上保障传输过程的安全性。
电子文件数据传输的自动化就是指归档过程自动化，在这一过程中不需要进行手工操作或者干预。归档工作始终围绕着规范化目标开展，在这一过程中主要是将存在于OA系统中电子公文进行分类，最终导入到与之相对应的管理系统中。
2.整合标准
在实际针对OA系统与档案管理系统进行系统整合工作时必须实现对相关标准与要求的严格遵守，其中主要包括《电子公文归档管理暂行办法》及《电子文件归档与管理规范》，最终促使其整合标准得以确定。
（1）明确目录信息
《电子文件归档与管理规范》中规定，每份电子文件必须在《电子文件登记表》（即电子文件目录）中进行登记，并同时保存。电子文件目录是形成档案著录目录的基础，应至少包括文件标题、文号、附件名、文件时间、发文单位等。而电子公文主要分为收文、发文两个文种，应梳理清晰不同文种与档案管理系统著录目录中相关目录字段的对应关系。在确保内容一致的前提下，同时确保字段数据类型、长度的一致性和匹配度。
（2）明确归档内容
电子文件实体是电子文件归档的核心内容。一份归档的电子文件至少应包含正文、附件、公文单、运转中产生的附属文件以及在OA系统运转的流程图。得益于信息技术的发展，电子公文中发文的签发稿也能得以保存，此电子文稿可通过常用办公软件打开后显示文件从产生到签发过程中形成的修改痕迹，有效确保电子文件归档的完整性。
此外，OA系统中电子文件之间是存在一定相互关系的，如部分发文是上级来文收文处理后起草的，此收文是发文的依据和基础，让后续利用者了解文件的来龙去脉。这种关联性保留了电子文件之间的相互关系，具有重要的保存价值。
（3）规范电子文件格式。
根据《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T47-2009），在选用电子文件归档格式时应考虑几点要求：
一是开放性，有公开发表的相应标准和技术规范，无专利和许可的限制；
二是跨平台性，不受软硬件限制，能支持多操作系统和硬件平台；
三是自包含性，文件的文字、数据等信息内容可完全自包含，不依赖于外部对象；
四是一致性，文件呈现效果不因软硬件平台、软件差异而有所变化；
五是稳健性，文件格式稳定，支持版本升级的前后兼容；
六是易用性，文件支持格式转换，利于存储与利用。
在确保归档电子文件内容齐全、完整的基础上，归档文件必须使用标准、通用格式，以确保文件的完整性、可读性、易用性和安全性。正文、附件等需要展示文本原貌的电子文件，宜采用PDF（Portable Document Format）或Microsoft Office Word文件格式。PDF具有较强的兼容性、通用性和固化性，是目前电子文件正文与附件常用的保存格式。
3.整合方案
（1）数据库对接方式。
数据库对接方式可实现在线归档，主要分为两种形式：一种是由档案管理系统提供数据字典并开放数据库；另一种是OA系统提供数据字典并开放数据库。
档案管理系统提供数据字典，档案服务器需要开放数据库，开放电子文件的存取方式（共享文件方式或FTP方式），OA系统通过“写入数据”的方式完成归档操作。OA系统提供数据字典，OA服务器需要开放数据库并开放提取电子文件的办法，通过对接程序直接读取到档案管理系统中。
（2）脱机归档方式。
脱机归档是对OA系統中每份电子文件运转的正文、附件、留痕签发稿、处理文单等从OA系统上打包下载到特定存储介质中（如光盘、硬盘等），实现电子文件归档批量化、自动化。目前电子文件物理归档中的离线归档方式，一般通过脱机归档方式将电子文件存储在光盘上，并移交档案管理部门。
二、方案评估
方案一通过两个系统的数据库的二次开发实现整合，实现方式较为直接。但是，由于整合程序直接读取数据库，将影响两个系统的安全性；需要OA系统与档案管理系统开发人员的高度配合，开发成本较高；再者，如果任何一方升级了系统或数据库字段发生变化，都可能导致归档程序的失效。
方案二弥补了方案一的不足，通过中间服务器（一般采用FTP文件服务器）存储电子文件数据，有效确保两个系统数据的独立性、安全性。不足之处在于需要额外搭建一台中间服务器，而且在电子文件数据存入中间服务器本地存储器时，会受到操作系统文件系统的各种限制。
方案三采用通用数据接口方式，减少方案二临时存储的中间环节，避免临时存储一系列的问题，而且数据接口具备跨平台性，除了二次开发成本较低以外，接口程序还具有“一次开发，多次复用”的优势。
结语：
统一的数据接口程序可实现OA系统所有电子公文类别归档的自动化、批处理化和规范化。实现电子公文全生命周期内容的归档。能将电子公文运转的公文表单、运转流程、正文、附件文件、签发留痕稿、运转过程中附加的相关文件等进行全归档，确保电子公文的真实性、完整性和一致性。
参考文献：
[1]苏冠贤，宋欢.无纸化办公环境下档案资源整合模式的研究[J].兰台世界，2015，No.478（20）：116-117.
[2]莫洁.电子政务条件下OA系统与档案管理系统集成系统设计与实现[J].城建档案，2015（8）：38-40.