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疾控中心的档案资料是各种工作信息的一个非常重要的传承载体,对相关档案资料的管理工作是确保疾控中心正常工作运转的基础性保障。因此,疾控中心必须加强病例、设备以及人事等方面的档案管理工作,从而确保疾控工作的顺利开展。
疾控中心 档案 管理
一、疾控中心档案管理中的问题
目前,我国大部分地区的疾控中心在档案管理的工作过程中主要存在以下几个方面的问题和不足,具体体现在:
1、档案存在失真问题
我国有些疾控中心的档案资料存在信息失真、缺失问题,这些都严重降低了档案的真实度和可信度。究其原因主要是由于:
1)、因为设备、技术等方面的不足,导致工作人员在资料的收集、转递、整理、利用等过程中出现或多或少的档案资料的变形、缺损、遗失等,从而造成档案资料信息的失真失实。
2)、因为档案管理人员在业务素质和能力水平上的良莠不齐,导致其对档案资料的甄别能力不同,没有及时的发现一些假履历、假职称等虚假档案,从而使得这些不实档案进入到疾控中心的档案库中,造成信息的失真。
3)、因为监督机制的不健全,导致档案在其形成、整理和补充过程当中,不能得到有效的管理和控制,从而使不少人钻了“空子”,导致档案资料的不实。
2、档案管理的模式方法落后
目前,我国部分疾控中心在档案管理过程中仍旧沿用的是以前的传统管理方法和模式,在档案的分类、整理和格局布置上比较僵化,不能很好的适应当前高速变化发展的医疗环境和社会形势。同时,在档案的资料内容上也多以静态资料为主,缺乏现代化、信息化的影像资料,这在一定程度上也阻碍了疾控中心信息化建设的进程。
3、部分地区存在“弃档”问题
随着我国社会经济的不断发展和改革开放工作的不断深入,使得人才在当前社会行业发展中越来越被关注和重视,有些疾控中心为了吸引更多的高学历、高层次、高技能的医疗人才,许诺为他们重新建立档案,从而导致“弃档”现象的发生。同时,随着医疗事业的不断改革,有些疾控中心在变更档案管理系统模式时,对一些不常用到的陈旧档案丢弃、销毁,从而导致档案资料的缺失。
4、档案的更新速度和利用效率低
疾控中心由于不是一线的医疗单位,因此在档案尤其是一些新增疾病档案的更新方面跟不上实际的疾病发展情况,从而导致其不能在第一时间控制病情的发展。同时,疾控中心对相关档案的整理、利用效率偏低,有些档案甚至很少被人问津,从而导致疾控中心在出现相似病症时不能快速的做出恰当、有效的反映。
二、加强县级疾控中心的档案管理的策略
1、加强领导,提高认识。
提高疾控中心全体职工对档案管理工作重要性的认识,是做好疾控档案管理工作的前提。为此,疾控主管部门要把档案管理工作作为日常工作的一项重要内容,列入日常检查、年底考核中。各疾控中心要切实加强对档案管理工作的领导,至少要确定一名中心领导分管此项工作。要经常组织广大教职工认真学习《档案法》,深入进行档案法律知识的学习和宣传,使领导干部和全体职工都认识到档案管理工作的重要意义,坚决杜绝档案工作“说起来重要、做起来次要、忙起来不要”的实用主义做法,扎扎实实地抓好档案管理工作。必须确立现代化管理意识,特别是档案管理知识化、网络化、社会化,把知识和创新作为档案工作的管理目标。同时,要建立起一整套切实可行的档案管理制度,按照《档案法》要求,规范各类档案的分类、归档要求和管理办法,使档案工作做到有章可循,有法可依。要按上级档案管理部门的要求,设立专职(或指定专人)负责此项工作。
2、提高档案工作者的素质
在现阶段档案信息数字化的过程中,迫切需要现代化的综合型人才,不仅要具备较高的专业水平,而且要精通现代网络技术。但从目前情况看,一般从事传统纸质的档案工作者专业领域水准较高,档案网络技术欠缺,现代电子技术水平偏低。檔案信息化的发展,要求相关人员更新知识结构,转换管理理念和工作方式,适应时代发展的要求。
1)、改变档案工作者的管理理念。
档案工作者面对信息化的时代要求,必须自觉地从传统的实体管理向实体与虚拟信息化管理双向发展。档案工作者不仅像以往那样仅仅提供实体性的档案服务和维护档案的物质安全,更要意识到首要职责是以最高的效率给档案利用者提供档案信息服务。应把加工和完善馆藏档案,加速档案数字化建设,以满足档案利用者的需求为工作的主动力。把档案的利用率作为衡量自身工作成绩的一个重要标准。同时档案工作者应开放工作思路,与电子文件形成部门和计算机与信息管理部门合作来推进档案信息化的开发和利用。
2)、优化档案工作者的整体人员结构和个体知识结构。
引进部分高科技人员,优化结构,通过他们的计算机前沿知识实现对档案的初步数字化和网络化过程。同时加强对现有档案工作者电子化信息技术的培训,提高个体素质,确保达到开发利用率预期。
加强网络化开发和提高档案工作者的素质两条途径相辅相成,互为补充。开发需要专业人才,工作者也应提高素质,不然开发之后利用率也将大打折扣,成为空话。
3、加快疾控中心人事档案管理的信息化建设
过去人事档案的管理侧重于档案信息的收集与整理,而忽略了其本身的利用价值。此外,传统的人事档案管理主要依赖手工整理、资源的共享性较差。当今时代,随着疾控中心制度改革的不断深入,传统的人事档案管理模式已不能满足发展的需要。而将人事档案信息与计算机网络联合起来建立一个完整的人事档案管理系统已是大势所趋,疾控中心应加大投入力度,全面推进人事档案信息资源管理的系统化建设,努力完成人事档案管理的网络化和数字化。例如:整顿现有人事档案资源、引进先进技术和设备,采取购买、自主研发或者两者相结合的方式来建立档案的数据库系统,从而确保信息渠道的畅通和信息管理的便捷,还可以研究如何与学校丰富的教学资源、科研资源共享,从而促进档案资源的开发和利用。
疾控中心 档案 管理
一、疾控中心档案管理中的问题
目前,我国大部分地区的疾控中心在档案管理的工作过程中主要存在以下几个方面的问题和不足,具体体现在:
1、档案存在失真问题
我国有些疾控中心的档案资料存在信息失真、缺失问题,这些都严重降低了档案的真实度和可信度。究其原因主要是由于:
1)、因为设备、技术等方面的不足,导致工作人员在资料的收集、转递、整理、利用等过程中出现或多或少的档案资料的变形、缺损、遗失等,从而造成档案资料信息的失真失实。
2)、因为档案管理人员在业务素质和能力水平上的良莠不齐,导致其对档案资料的甄别能力不同,没有及时的发现一些假履历、假职称等虚假档案,从而使得这些不实档案进入到疾控中心的档案库中,造成信息的失真。
3)、因为监督机制的不健全,导致档案在其形成、整理和补充过程当中,不能得到有效的管理和控制,从而使不少人钻了“空子”,导致档案资料的不实。
2、档案管理的模式方法落后
目前,我国部分疾控中心在档案管理过程中仍旧沿用的是以前的传统管理方法和模式,在档案的分类、整理和格局布置上比较僵化,不能很好的适应当前高速变化发展的医疗环境和社会形势。同时,在档案的资料内容上也多以静态资料为主,缺乏现代化、信息化的影像资料,这在一定程度上也阻碍了疾控中心信息化建设的进程。
3、部分地区存在“弃档”问题
随着我国社会经济的不断发展和改革开放工作的不断深入,使得人才在当前社会行业发展中越来越被关注和重视,有些疾控中心为了吸引更多的高学历、高层次、高技能的医疗人才,许诺为他们重新建立档案,从而导致“弃档”现象的发生。同时,随着医疗事业的不断改革,有些疾控中心在变更档案管理系统模式时,对一些不常用到的陈旧档案丢弃、销毁,从而导致档案资料的缺失。
4、档案的更新速度和利用效率低
疾控中心由于不是一线的医疗单位,因此在档案尤其是一些新增疾病档案的更新方面跟不上实际的疾病发展情况,从而导致其不能在第一时间控制病情的发展。同时,疾控中心对相关档案的整理、利用效率偏低,有些档案甚至很少被人问津,从而导致疾控中心在出现相似病症时不能快速的做出恰当、有效的反映。
二、加强县级疾控中心的档案管理的策略
1、加强领导,提高认识。
提高疾控中心全体职工对档案管理工作重要性的认识,是做好疾控档案管理工作的前提。为此,疾控主管部门要把档案管理工作作为日常工作的一项重要内容,列入日常检查、年底考核中。各疾控中心要切实加强对档案管理工作的领导,至少要确定一名中心领导分管此项工作。要经常组织广大教职工认真学习《档案法》,深入进行档案法律知识的学习和宣传,使领导干部和全体职工都认识到档案管理工作的重要意义,坚决杜绝档案工作“说起来重要、做起来次要、忙起来不要”的实用主义做法,扎扎实实地抓好档案管理工作。必须确立现代化管理意识,特别是档案管理知识化、网络化、社会化,把知识和创新作为档案工作的管理目标。同时,要建立起一整套切实可行的档案管理制度,按照《档案法》要求,规范各类档案的分类、归档要求和管理办法,使档案工作做到有章可循,有法可依。要按上级档案管理部门的要求,设立专职(或指定专人)负责此项工作。
2、提高档案工作者的素质
在现阶段档案信息数字化的过程中,迫切需要现代化的综合型人才,不仅要具备较高的专业水平,而且要精通现代网络技术。但从目前情况看,一般从事传统纸质的档案工作者专业领域水准较高,档案网络技术欠缺,现代电子技术水平偏低。檔案信息化的发展,要求相关人员更新知识结构,转换管理理念和工作方式,适应时代发展的要求。
1)、改变档案工作者的管理理念。
档案工作者面对信息化的时代要求,必须自觉地从传统的实体管理向实体与虚拟信息化管理双向发展。档案工作者不仅像以往那样仅仅提供实体性的档案服务和维护档案的物质安全,更要意识到首要职责是以最高的效率给档案利用者提供档案信息服务。应把加工和完善馆藏档案,加速档案数字化建设,以满足档案利用者的需求为工作的主动力。把档案的利用率作为衡量自身工作成绩的一个重要标准。同时档案工作者应开放工作思路,与电子文件形成部门和计算机与信息管理部门合作来推进档案信息化的开发和利用。
2)、优化档案工作者的整体人员结构和个体知识结构。
引进部分高科技人员,优化结构,通过他们的计算机前沿知识实现对档案的初步数字化和网络化过程。同时加强对现有档案工作者电子化信息技术的培训,提高个体素质,确保达到开发利用率预期。
加强网络化开发和提高档案工作者的素质两条途径相辅相成,互为补充。开发需要专业人才,工作者也应提高素质,不然开发之后利用率也将大打折扣,成为空话。
3、加快疾控中心人事档案管理的信息化建设
过去人事档案的管理侧重于档案信息的收集与整理,而忽略了其本身的利用价值。此外,传统的人事档案管理主要依赖手工整理、资源的共享性较差。当今时代,随着疾控中心制度改革的不断深入,传统的人事档案管理模式已不能满足发展的需要。而将人事档案信息与计算机网络联合起来建立一个完整的人事档案管理系统已是大势所趋,疾控中心应加大投入力度,全面推进人事档案信息资源管理的系统化建设,努力完成人事档案管理的网络化和数字化。例如:整顿现有人事档案资源、引进先进技术和设备,采取购买、自主研发或者两者相结合的方式来建立档案的数据库系统,从而确保信息渠道的畅通和信息管理的便捷,还可以研究如何与学校丰富的教学资源、科研资源共享,从而促进档案资源的开发和利用。