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摘要：随着我国教育改革不断发展，学生档案管理工作也在高职院校地发展中占据了越来越重要的位置，发挥了越来越大的作用。学生档案是高职院校档案管理的重要组成部分，是衡量高职院校教学质量，管理水平、院校评估的主要标准。是记录学生在校期间生活、学习及各项活动情况的载体，一个资料完备、内容丰富，科学规范的学生档案，不仅为用人单位提供了更为全面的学生信息，也为学生的就业打开了更广阔的市场。
一、目前高职院校学生档案管理存在的几个问题
（一）不完善的学生档案管理制度
目前，高职院校学生档案管理，没有明确归档的范围、时间和要求，学生档案出现了资料不完备、入档不及时，审核不严谨等情况。利用制度的缺失和不完善，缩小了学生档案利用范围、降低了学生档案利用价值，没能更好的发挥出其潜在作用。学生档案在利用方式、要求和批准手续上也存在着种种不完善。
（二）陈旧的学生档案管理模式
当前，学生档案管理模式依然存在许多问题，管理模式不能与时俱进、没有创新理念、监管力度不大，高技能管理人才缺失，不仅制约了学生自身和学生档案管理工作发展，也影响着高职院校的长远发展。
1、粗放式管理模式：
一是学生档案采取放养式管理模式，由各院系管理、班主任负责档案的整理、建档、存放及管理工作。二是临时突击毕业学生档案，学生参与收集、整理、分类、入档工作。老式地管理模式让学生档案管理流于形式，学生档案遗失、错放、遗漏、审核不严等现象层出不穷，学生评语千篇一律，粗制滥造，即不能全面记录和真实反映学生在校期间的学习、生活等状态，也导致学生档案内容不完备、不真实。
2、缺乏监督监管机制：
在学生档案管理中，常常出现档案管理人员疏忽松懈现象，搜集资料不认真，入档不及时，审核不严谨，加之没有行之有效的监督机制，就造成了学生档案管理的不规范、不完备。
3、纸质档案无法满足发展需求：
随着高职院校不断发展壮大，学生数量直线上升，多元化就业市场加剧了学生流动性，使学生档案出现了存放时间短，利用及时性强等特点，这就需要一种更快速、更便捷的学生档案管理方式来取代纸质档案管理，才能跟上发展的需要。目前，计算机作为一种普遍管理手段，也仅仅是完成简单的查询、检索服务，没有将其价值充分发挥出来，无法建立无纸化的电子档案管理模式，造成学生档案管理工作效率比较低下。
（三）不健全的学生档案管理队伍
高职学生档案管理队伍是学生服务工作的一个重要组成部分，也是高职院校发展、创新学生档案管理工作的主力军。
目前，在高职院校中，存在学生档案管理队伍不健全、不专业、能力不强，人员配备参差不齐的现象。档案管理人员一是来自行政普通岗位。二是来自年纪较大，即将退休的工作人员。专业知识薄弱，没有创新精神，现代化的操作技术掌握不了，对档案管理一知半解。使其岗位的设定形同虚设，即没有改变档案资料管理无序化状态，不利于学生档案建设与管理，也影响着学生管理工作的未来发展层次。
（四）不合符实际状况的学生档案管理
学生档案管理工作是为学生服务的，而在目前的学生档案管理工作中，一是行政办公特色浓郁，忽略了以人为本的服务理念；二是形式化的工作占据主导地位，只是侧重于表面化的收集、整理等简单工作，缩小了信息化管理空间；三是没能及时把握学校、学生自身特点，忽略了学生主体地位，服务意识不强，淡化了民主服务意识，制约了学生自身發展。
二、对目前高职院校学生档案管理状况的几点建议
（一）完善、增强高职院校学生档案管理制度
学生档案管理是高职院校档案管理工作的一个重要组成部分，是高职院校学生管理工作能否顺利开展和运行的一个重要环节。学生档案管理制度是档案管理工作的基础和保障，不仅要满足学院的发展方向和市场需求，更要有其科学性、合理性。
1、明确立卷归档制度
学生档案资料常常是“多门归档”，这就使学生资料出现多渠道、多阶段的情况，且门类众多，收集资料的来源相对较分散，学生资料漏项、缺失的情况频频出现。针对这些情况，首先要明确学生档案的归档范围，清楚归档内容、门类及出处，以保证归档资料的完整性。其次要确定学生资料归档时间，以保证全面，及时的收集、整理归档资料。再次要明确学生档案的归档要求，以保证学生档案的科学性、规范性、完备性。
2、建全学生档案的保密制度
目前，学生档案管理存在一定的混乱状态。常常是哪个部门、人员或是团体组织要借阅，可以随意提取任何学生档案资料，不能很好地保障学生的个人隐私和个人权益，所以，首先要制定学生档案保密保守制度，不仅在观念、思想上对学生档案管理有一个正确的认识，更要在实际中对学生档案的保密有监管保护措施。其次、要与学生档案管理的利用制度紧密结合，进一步加大保密力度。
3、建立学生档案的利用制度
为了让学生档案更广泛的发挥其利用价值，更好、更稳妥的保证学生档案的使用、管理工作有序进行。一是要明确利用范围及方式，是学生档案利用的前提，也是学生档案能否更好地被利用的一个保障；二是要制定学生档案利用要求，进一步加强学生档案利用的严密性；三是要有一个合理、系统的批准手续流程。
（二）改进、创新高职院校学生档案管理模式。
1、配备高素质的专业档案管理人员
随着信息化技术不断发展，在高职院校学生档案管理中先进技术已经慢慢的开始取代陈旧的管理办法，这就需要学生档案管理人员，加强自身专业素养，增强业务能力。一是档案管理人员要解放思想，树立“以人为本”的服务理念。二是档案管理人员要与时俱进，不断提高自身业务能力和素质，紧跟信息时代步伐。三是通过各种渠道配备高素质和高水平管理人才，以保证学生档案管理工作高效有序开展。
2、加强档案管理的监督监管力度
目前，越来越多的高职院校开始重视档案资料的质量和安全性。一是在保证档案资料齐备、完整、丰富的基础上，加大审核力度，严格把关；二是加强管理人员责任心，增加考核制度，纳入工作考评范畴。三是要加强电子档案的管理；四是要及时检查、维护档案管理系统；五是严格遵守学院的各项档案管理制度。在加大对学生档案资料质量监督监管力度同时，还要正确处理好资源共享与资料信息保密之间的关系，既要做好工作，又要把握好尺度。
（三）发展、提高高职院校学生档案管理现代化水平。
1、切实做到“以人为本”的学生档案管理
学生档案的作用：一是记录学生入校前情况；二是反映学生在校期间的学习、生活，社会实践活动等情况；三是为学院、老师考核提供参考；四是为用人单位提供具体的考察、录用依据。这就要求我们一是要建立“以人为本”的思想，以学生为主体，积极的开展学生档案管理工作，二是要以院校的发展方向和目标为前提，以服务学生的思想为理念，不断提高业务水平，专业素养。使学生档案管理工作更贴近学生，更符合市场需求，更好的为学生成长和高职院校的发展而服务。
2、开创、发展学生档案管理信息化
随着现代科技不断发展，学生数量急剧增加，就业市场的多元化，传统的学生档案管理模式已经渐渐被科学有效的现代化的应用技术所代替，而学生档案信息化管理也是未来发展的趋势。一是要建立科学、有效、完善的学生档案信息化管理体系；二是要明确信息化管理的目标、标准；三是制定信息化管理使用，利用、维护、完善等方面的标准和规定，以加强保护和监督。
结语：
为了更好的服务学生，为了学生管理工作的进一步发展，为了高职院校现代化管理进程的不断推进，学生档案管理工作也要紧跟时代步伐，不断创新、不断发展。
一、目前高职院校学生档案管理存在的几个问题
（一）不完善的学生档案管理制度
目前，高职院校学生档案管理，没有明确归档的范围、时间和要求，学生档案出现了资料不完备、入档不及时，审核不严谨等情况。利用制度的缺失和不完善，缩小了学生档案利用范围、降低了学生档案利用价值，没能更好的发挥出其潜在作用。学生档案在利用方式、要求和批准手续上也存在着种种不完善。
（二）陈旧的学生档案管理模式
当前，学生档案管理模式依然存在许多问题，管理模式不能与时俱进、没有创新理念、监管力度不大，高技能管理人才缺失，不仅制约了学生自身和学生档案管理工作发展，也影响着高职院校的长远发展。
1、粗放式管理模式：
一是学生档案采取放养式管理模式，由各院系管理、班主任负责档案的整理、建档、存放及管理工作。二是临时突击毕业学生档案，学生参与收集、整理、分类、入档工作。老式地管理模式让学生档案管理流于形式，学生档案遗失、错放、遗漏、审核不严等现象层出不穷，学生评语千篇一律，粗制滥造，即不能全面记录和真实反映学生在校期间的学习、生活等状态，也导致学生档案内容不完备、不真实。
2、缺乏监督监管机制：
在学生档案管理中，常常出现档案管理人员疏忽松懈现象，搜集资料不认真，入档不及时，审核不严谨，加之没有行之有效的监督机制，就造成了学生档案管理的不规范、不完备。
3、纸质档案无法满足发展需求：
随着高职院校不断发展壮大，学生数量直线上升，多元化就业市场加剧了学生流动性，使学生档案出现了存放时间短，利用及时性强等特点，这就需要一种更快速、更便捷的学生档案管理方式来取代纸质档案管理，才能跟上发展的需要。目前，计算机作为一种普遍管理手段，也仅仅是完成简单的查询、检索服务，没有将其价值充分发挥出来，无法建立无纸化的电子档案管理模式，造成学生档案管理工作效率比较低下。
（三）不健全的学生档案管理队伍
高职学生档案管理队伍是学生服务工作的一个重要组成部分，也是高职院校发展、创新学生档案管理工作的主力军。
目前，在高职院校中，存在学生档案管理队伍不健全、不专业、能力不强，人员配备参差不齐的现象。档案管理人员一是来自行政普通岗位。二是来自年纪较大，即将退休的工作人员。专业知识薄弱，没有创新精神，现代化的操作技术掌握不了，对档案管理一知半解。使其岗位的设定形同虚设，即没有改变档案资料管理无序化状态，不利于学生档案建设与管理，也影响着学生管理工作的未来发展层次。
（四）不合符实际状况的学生档案管理
学生档案管理工作是为学生服务的，而在目前的学生档案管理工作中，一是行政办公特色浓郁，忽略了以人为本的服务理念；二是形式化的工作占据主导地位，只是侧重于表面化的收集、整理等简单工作，缩小了信息化管理空间；三是没能及时把握学校、学生自身特点，忽略了学生主体地位，服务意识不强，淡化了民主服务意识，制约了学生自身發展。
二、对目前高职院校学生档案管理状况的几点建议
（一）完善、增强高职院校学生档案管理制度
学生档案管理是高职院校档案管理工作的一个重要组成部分，是高职院校学生管理工作能否顺利开展和运行的一个重要环节。学生档案管理制度是档案管理工作的基础和保障，不仅要满足学院的发展方向和市场需求，更要有其科学性、合理性。
1、明确立卷归档制度
学生档案资料常常是“多门归档”，这就使学生资料出现多渠道、多阶段的情况，且门类众多，收集资料的来源相对较分散，学生资料漏项、缺失的情况频频出现。针对这些情况，首先要明确学生档案的归档范围，清楚归档内容、门类及出处，以保证归档资料的完整性。其次要确定学生资料归档时间，以保证全面，及时的收集、整理归档资料。再次要明确学生档案的归档要求，以保证学生档案的科学性、规范性、完备性。
2、建全学生档案的保密制度
目前，学生档案管理存在一定的混乱状态。常常是哪个部门、人员或是团体组织要借阅，可以随意提取任何学生档案资料，不能很好地保障学生的个人隐私和个人权益，所以，首先要制定学生档案保密保守制度，不仅在观念、思想上对学生档案管理有一个正确的认识，更要在实际中对学生档案的保密有监管保护措施。其次、要与学生档案管理的利用制度紧密结合，进一步加大保密力度。
3、建立学生档案的利用制度
为了让学生档案更广泛的发挥其利用价值，更好、更稳妥的保证学生档案的使用、管理工作有序进行。一是要明确利用范围及方式，是学生档案利用的前提，也是学生档案能否更好地被利用的一个保障；二是要制定学生档案利用要求，进一步加强学生档案利用的严密性；三是要有一个合理、系统的批准手续流程。
（二）改进、创新高职院校学生档案管理模式。
1、配备高素质的专业档案管理人员
随着信息化技术不断发展，在高职院校学生档案管理中先进技术已经慢慢的开始取代陈旧的管理办法，这就需要学生档案管理人员，加强自身专业素养，增强业务能力。一是档案管理人员要解放思想，树立“以人为本”的服务理念。二是档案管理人员要与时俱进，不断提高自身业务能力和素质，紧跟信息时代步伐。三是通过各种渠道配备高素质和高水平管理人才，以保证学生档案管理工作高效有序开展。
2、加强档案管理的监督监管力度
目前，越来越多的高职院校开始重视档案资料的质量和安全性。一是在保证档案资料齐备、完整、丰富的基础上，加大审核力度，严格把关；二是加强管理人员责任心，增加考核制度，纳入工作考评范畴。三是要加强电子档案的管理；四是要及时检查、维护档案管理系统；五是严格遵守学院的各项档案管理制度。在加大对学生档案资料质量监督监管力度同时，还要正确处理好资源共享与资料信息保密之间的关系，既要做好工作，又要把握好尺度。
（三）发展、提高高职院校学生档案管理现代化水平。
1、切实做到“以人为本”的学生档案管理
学生档案的作用：一是记录学生入校前情况；二是反映学生在校期间的学习、生活，社会实践活动等情况；三是为学院、老师考核提供参考；四是为用人单位提供具体的考察、录用依据。这就要求我们一是要建立“以人为本”的思想，以学生为主体，积极的开展学生档案管理工作，二是要以院校的发展方向和目标为前提，以服务学生的思想为理念，不断提高业务水平，专业素养。使学生档案管理工作更贴近学生，更符合市场需求，更好的为学生成长和高职院校的发展而服务。
2、开创、发展学生档案管理信息化
随着现代科技不断发展，学生数量急剧增加，就业市场的多元化，传统的学生档案管理模式已经渐渐被科学有效的现代化的应用技术所代替，而学生档案信息化管理也是未来发展的趋势。一是要建立科学、有效、完善的学生档案信息化管理体系；二是要明确信息化管理的目标、标准；三是制定信息化管理使用，利用、维护、完善等方面的标准和规定，以加强保护和监督。
结语：
为了更好的服务学生，为了学生管理工作的进一步发展，为了高职院校现代化管理进程的不断推进，学生档案管理工作也要紧跟时代步伐，不断创新、不断发展。