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摘 要：随着市场经济的繁荣，中小企业如雨后春笋般涌现，企业发展与生产的加快，处理的信息与公文也不断增多，在企业生产经营中，公文处理是企业管理中的一项重要事务，也是记录生产经营信息、处理行政事务的重要工具。我国近年来出台了很多规范企事业单位公文处理与应用的标准，并对公文处理提出了更高要求，要求企业在公文处理中做到“服务引导决策、服务发展基层”。本文将对如何做好企业公文处理提出几点看法，希望为企业提供一些借鉴。
关键词：企业公文 文书处理 工作重点
随着生产的深入，企业与各级单位的沟通也在增多，公文处理效率与能力显得尤为重要。公文办理、立卷、整理以及归档是公文处理的主要内容，与这些基础事务相关的还有发文办理与收文办理。企业优化管理，提高办事效率的具体体现就是公文处理，只有做好行政管理工作，使公文的价值真正发挥，才能为其他生产活动奠定基础。
一、企业公文处理的重要作用
企业生产运营当中离不开公文处理，同时也是企业依法办事、开展企业管理的一种表现，是互通上下级关系、协调内外的重要手段，逐渐在企业经营管理中凸显出重要地位。
1.公文处理水平表现着企业管理能力。公文包含众多内容，工作部署、方针、通知、通告、会议纪要等等都是公文的一种，作为企业信息沟通与工作下达的一种工具，代表着企业权威。由此，企业公文处理能力将影响着企业决策优化与行政管理水平，直接关系到企业管理的效率与质量。如果在公文处理中出现问题，将对企业其他生产工作带来不良影响，更会曲解领导意图，延误或者阻碍工作进度。
2.企业公文处理与企业形象息息相关。一套符合规范的、科学、高效的公文处理规范能够体现出企业发展实力与外在形象。如果是各方面都很健全的企业，其公文处理上也必然有着正规、成熟的运转体系，在公文处理上也是高质量的。相反，如果企业公文质量低，处理水平不高，也表示着企业较低的办事效率与行政能力。由此，加强企业的公文处理，不断提高公文处理能力才能将企业的形象增强，提高各方面工作能力。
二、企业公文处理中存在的问题
制度建设方面的问题。大部分企业在公文处理中没有健全、完善的规范制度，促使公文处理缺少参考标准，不能满足各级单位的要求，影响到企业形象，缺少约束机制，使行文变得更加随意，达不到规范标准；行文中心不明确、内容表述不清、结构混乱、逻辑性不强，空话、套话过多，缺少实质性问题与意见，审核应付了事，格式不统一等等；审核、签发、报送流程不清晰，使发文变得混乱，影响到发文效率，行文前没有充分协商并了解行文背景，会签落实不到位，领导审核批复拖延，公文停留时间长，降低处理效率。
三、提高企业公文处理能力的对策
1.遵循公文处理程序，使公文处理更加有序。在企业管理当中，不能随意拟写与发放公文，而是要在公文处理当中严格遵循既定程序与规范，这也是企业权威性的重要体现。就如同国务院下发的通知或者通告一样，神圣而不可侵犯，代表着国家至高无上的威严。企业公文也是一样，一切按照“办法”与相关程序办事。首先，公文拟写要遵循权限。公文拟写有很多的规范标准，行政人员需要学习了拟写规范与要求以后才能行文。在行文过程中，会不可避免的涉及到相关部门的职权或者事项，可以事先与这些单位取得联系，协商认可以后才能行文。只要是涉及到法律、条例、制度的公文，都需要进行审核，在获得了相关部门的合法性、合理性确认以后才能下发，这也是确保企业顺利生产的前提。在签发公文以前，需要先交由办公室负责人确认内容，对“行文是否妥当”进行批复，查看格式、文种、语言是否得当，对任何一个细节都严格审核与把关。在印制公文以前，还要送至企业最高决策人进行复核，查看“审批、签发”等手续是否完整，附件是否齐全，复核无误以后才能按照程序签发。其次，报送要严格按程序进行。企业对于外发的公文更要严格审核，报送单位大部分都是上级单位，需要报送至地方政府、机构的公文，这部分公文就称之为上行文，需按照报送的地方政府公文办理要求处理，确保信息完整、语句通顺、内容合理、格式正确，必须经过办公室初审、决策人复审以后才能报送至上级单位。对于请示性类公文，需要遵循的原则是：一篇公文只请示一件事；只报送一个上级机关，不能同时报送多个机关，如果需要征求两个以上上级机关的意见，选择一个最重要的报送，其他机构选择抄送；不能越级请示；报告与请示要分开报送，不能拟写在一个公文内；不能将报送的公文直接报送到上级单位的领导人手中，而是报送到单位的办公室或者其他部门。
2.公文要严格审核，努力提高审核质量。一般来说，公文拟写完成以后需要审核无误以后才能下发或者报送，首先，审核会签部门是否及时会签，结构、格式、内容是否合理，然后从文字与语句上审核措辞是否严谨、是否有用词不当的地方；其次，公文撰写人员要多阅读几遍公文，从中找出问题，并解决问题，因内容不合理退回的不能应付了事，也不能找人代替拟写。最后，拟写公文的人员要明确发文背景，充分领会发文意图，不懂的地方及时请教上级，防止拟写以后出现各种问题，使后期不断修改，影响发文效率。首先，在公文审核过程中，需要严格按照行文效应原则以及企业对公文拟写的相关规定，检查是否有行文的必要，尽量减少产生企业层面的行文，因为企业发文数量多将使管理成本升高，控制好发文数量非常关键；其次，审核行文是否规范，企业如果不对公文规范性进行审核，将难以对越级报文、一文多事、报送多个单位等情况进行排查，对企业造成不良影响，由此，行文以后在确保格式以及内容都无误以后还需要审核行文规则，使公文整体上更加规范、标准，提高企业在各级单位中的形象。此外，审核政策内容。公文拟写涉及到国家法律规范或者条例时，要尽量不与之矛盾，一切依照国家标准行文。
3.完善制度、划分好岗位职责。通常，国有企业的行政机构是公文处理的枢纽，也起到了领导决策参谋的作用。公文处理过程中，不管是上行文还是下行文都由行政机构统一审核并流转、办理。同时，该部门也负责指导下级机关的公文处理工作。由此，面对企业专业性强、业务多、工作即时性强的特点，需要企业行政管理部门熟悉相关法律规范，并依据经营情况，充分领会、贯彻国家的相关制度，各司其职，提高公文处理的效率。
四、结语
综上所述，在企业经营管理当中，公文是非常重要的行政工具，也是企业管理中经常应用的，通过公文处理能够看出一个企业的行政能力、办事能力以及内外部形象等等，由此，必须加强公文管理，从行文、收发、报送等各个流程上进行优化，处理好各方关系，从公文处理各个环节上、审核质量上以及制度构建上加强改进，及时发现问题、解决问题，这样才能使公文处理的效率与质量提高，为企业其他经营活动开展奠定基础。
参考文献：
[1]金颖.企业公文处理工作的初步探索和实践[J].科学时代，2014（8）.
[2]王霞.试论企业公文处理工作应重点把握的几个问题[J].科技与企业，2014（10）：96-96.
[3]刘博.质量管理理论方法在提高公文处理效率中的应用[J].辦公室业务，2015（8）：10-10，48.
[4]方庆华.确保公文有序高效运行规范企业公文制发管理[J].钢铁文化，2012（8）：29-30.
[5]傅贺平，杜毅，周晖等.对中型企业计算机公文处理建设平台的几点看法[J].天然气与石油，2010，27（4）：56-58.
[6]高淑颖.国有企业公文文风建设的若干思考[J].办公室业务，2014（1）：206-207.
作者简介：赵晶磊（1982—），男，山西省太原市人，民族：汉，职称：助理工程师，学历：大学本科。
关键词：企业公文 文书处理 工作重点
随着生产的深入，企业与各级单位的沟通也在增多，公文处理效率与能力显得尤为重要。公文办理、立卷、整理以及归档是公文处理的主要内容，与这些基础事务相关的还有发文办理与收文办理。企业优化管理，提高办事效率的具体体现就是公文处理，只有做好行政管理工作，使公文的价值真正发挥，才能为其他生产活动奠定基础。
一、企业公文处理的重要作用
企业生产运营当中离不开公文处理，同时也是企业依法办事、开展企业管理的一种表现，是互通上下级关系、协调内外的重要手段，逐渐在企业经营管理中凸显出重要地位。
1.公文处理水平表现着企业管理能力。公文包含众多内容，工作部署、方针、通知、通告、会议纪要等等都是公文的一种，作为企业信息沟通与工作下达的一种工具，代表着企业权威。由此，企业公文处理能力将影响着企业决策优化与行政管理水平，直接关系到企业管理的效率与质量。如果在公文处理中出现问题，将对企业其他生产工作带来不良影响，更会曲解领导意图，延误或者阻碍工作进度。
2.企业公文处理与企业形象息息相关。一套符合规范的、科学、高效的公文处理规范能够体现出企业发展实力与外在形象。如果是各方面都很健全的企业，其公文处理上也必然有着正规、成熟的运转体系，在公文处理上也是高质量的。相反，如果企业公文质量低，处理水平不高，也表示着企业较低的办事效率与行政能力。由此，加强企业的公文处理，不断提高公文处理能力才能将企业的形象增强，提高各方面工作能力。
二、企业公文处理中存在的问题
制度建设方面的问题。大部分企业在公文处理中没有健全、完善的规范制度，促使公文处理缺少参考标准，不能满足各级单位的要求，影响到企业形象，缺少约束机制，使行文变得更加随意，达不到规范标准；行文中心不明确、内容表述不清、结构混乱、逻辑性不强，空话、套话过多，缺少实质性问题与意见，审核应付了事，格式不统一等等；审核、签发、报送流程不清晰，使发文变得混乱，影响到发文效率，行文前没有充分协商并了解行文背景，会签落实不到位，领导审核批复拖延，公文停留时间长，降低处理效率。
三、提高企业公文处理能力的对策
1.遵循公文处理程序，使公文处理更加有序。在企业管理当中，不能随意拟写与发放公文，而是要在公文处理当中严格遵循既定程序与规范，这也是企业权威性的重要体现。就如同国务院下发的通知或者通告一样，神圣而不可侵犯，代表着国家至高无上的威严。企业公文也是一样，一切按照“办法”与相关程序办事。首先，公文拟写要遵循权限。公文拟写有很多的规范标准，行政人员需要学习了拟写规范与要求以后才能行文。在行文过程中，会不可避免的涉及到相关部门的职权或者事项，可以事先与这些单位取得联系，协商认可以后才能行文。只要是涉及到法律、条例、制度的公文，都需要进行审核，在获得了相关部门的合法性、合理性确认以后才能下发，这也是确保企业顺利生产的前提。在签发公文以前，需要先交由办公室负责人确认内容，对“行文是否妥当”进行批复，查看格式、文种、语言是否得当，对任何一个细节都严格审核与把关。在印制公文以前，还要送至企业最高决策人进行复核，查看“审批、签发”等手续是否完整，附件是否齐全，复核无误以后才能按照程序签发。其次，报送要严格按程序进行。企业对于外发的公文更要严格审核，报送单位大部分都是上级单位，需要报送至地方政府、机构的公文，这部分公文就称之为上行文，需按照报送的地方政府公文办理要求处理，确保信息完整、语句通顺、内容合理、格式正确，必须经过办公室初审、决策人复审以后才能报送至上级单位。对于请示性类公文，需要遵循的原则是：一篇公文只请示一件事；只报送一个上级机关，不能同时报送多个机关，如果需要征求两个以上上级机关的意见，选择一个最重要的报送，其他机构选择抄送；不能越级请示；报告与请示要分开报送，不能拟写在一个公文内；不能将报送的公文直接报送到上级单位的领导人手中，而是报送到单位的办公室或者其他部门。
2.公文要严格审核，努力提高审核质量。一般来说，公文拟写完成以后需要审核无误以后才能下发或者报送，首先，审核会签部门是否及时会签，结构、格式、内容是否合理，然后从文字与语句上审核措辞是否严谨、是否有用词不当的地方；其次，公文撰写人员要多阅读几遍公文，从中找出问题，并解决问题，因内容不合理退回的不能应付了事，也不能找人代替拟写。最后，拟写公文的人员要明确发文背景，充分领会发文意图，不懂的地方及时请教上级，防止拟写以后出现各种问题，使后期不断修改，影响发文效率。首先，在公文审核过程中，需要严格按照行文效应原则以及企业对公文拟写的相关规定，检查是否有行文的必要，尽量减少产生企业层面的行文，因为企业发文数量多将使管理成本升高，控制好发文数量非常关键；其次，审核行文是否规范，企业如果不对公文规范性进行审核，将难以对越级报文、一文多事、报送多个单位等情况进行排查，对企业造成不良影响，由此，行文以后在确保格式以及内容都无误以后还需要审核行文规则，使公文整体上更加规范、标准，提高企业在各级单位中的形象。此外，审核政策内容。公文拟写涉及到国家法律规范或者条例时，要尽量不与之矛盾，一切依照国家标准行文。
3.完善制度、划分好岗位职责。通常，国有企业的行政机构是公文处理的枢纽，也起到了领导决策参谋的作用。公文处理过程中，不管是上行文还是下行文都由行政机构统一审核并流转、办理。同时，该部门也负责指导下级机关的公文处理工作。由此，面对企业专业性强、业务多、工作即时性强的特点，需要企业行政管理部门熟悉相关法律规范，并依据经营情况，充分领会、贯彻国家的相关制度，各司其职，提高公文处理的效率。
四、结语
综上所述，在企业经营管理当中，公文是非常重要的行政工具，也是企业管理中经常应用的，通过公文处理能够看出一个企业的行政能力、办事能力以及内外部形象等等，由此，必须加强公文管理，从行文、收发、报送等各个流程上进行优化，处理好各方关系，从公文处理各个环节上、审核质量上以及制度构建上加强改进，及时发现问题、解决问题，这样才能使公文处理的效率与质量提高，为企业其他经营活动开展奠定基础。
参考文献：
[1]金颖.企业公文处理工作的初步探索和实践[J].科学时代，2014（8）.
[2]王霞.试论企业公文处理工作应重点把握的几个问题[J].科技与企业，2014（10）：96-96.
[3]刘博.质量管理理论方法在提高公文处理效率中的应用[J].辦公室业务，2015（8）：10-10，48.
[4]方庆华.确保公文有序高效运行规范企业公文制发管理[J].钢铁文化，2012（8）：29-30.
[5]傅贺平，杜毅，周晖等.对中型企业计算机公文处理建设平台的几点看法[J].天然气与石油，2010，27（4）：56-58.
[6]高淑颖.国有企业公文文风建设的若干思考[J].办公室业务，2014（1）：206-207.
作者简介：赵晶磊（1982—），男，山西省太原市人，民族：汉，职称：助理工程师，学历：大学本科。