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张剑悦，Microsoft资深授权培训师/高级培训师，计算机世界大学首席培训师、教学总监。为丰田汽车、北京电视台、光大银行、海信集团等200余家企业进行高效办公培训，在各大高校、北京西单、王府井图书大厦等地举办大型讲座200余场，课堂教学累计6000小时以上，先后在清华大学出版社、电子工业出版社出版多本办公技巧类书籍。
《三国演义》开宗明义的第一句话就是“天下大势，分久必合，合久必分”，这句带有辩证思想的名言揭示了世间万物在不断变化的规律。作为Office中人，经常需要处理一些分分合合的数据，若没有几下高招，有人恐怕一个回合就要缴械投降了。
数据的拆分与提取
学员小刘是一名业绩非常出色的销售经理，他在记录客户的通讯地址和邮政编码时，放在了一个单元格中（见图1），到了年底想利用Word中的“邮件合并”功能发送贺卡邮件时，看着三四千条客户信息，才发现这样的记录方式有问题，赶紧发邮件向我求助。幸运的是，地址和邮政编码数据中间有一个空格，所以可以在10秒钟之内轻松搞定。
（1）数据拆分操作
由于数据量较大，所以要先通过列号将整列全部选中。进入“数据→分列”命令，选择默认的“分隔符号”选项，单击“下一步”按钮。然后将中间“空格”的选项选中，会在下方看到分列的预览。再进入“下一步”（见图2），单击“完成”按钮，好了，大功告成。
如果中间没空格，前面的客户地址信息文本长度又不一致呢？也不难，15秒即可完成。无法使用“分列”命令，就使用Excel的文本提取函数。在Excel中文本提取函数常用的有3种：“LEFT”、“RIGHT”和“MID”，可以分别从“左”、“右”和“中间”提取单元格中的文本字符。本例中，分别使用“LEFT”和“RIGHT”来提取地址和邮政编码。
（2）文本提取函数的操作
先来看看右侧“邮政编码”数据的提取。将光标定在B2单元格中，输入公式“=RIGHT(A2,6)”，回车后，就能自动提取出数据源A2单元格右侧6位的文本字符，也就是邮政编码数据信息，最后用填充柄填充就能计算出下方地址中所有右侧的6位邮政编码信息（见图3）。
下面再来看看左侧“客户地址”数据的提取。将光标定在第1个客户地址单元格后面C2单元格中，然后在单元格中输入公式“=LEFT(A2,LEN(A2)-6)”。回车，再用填充柄向下填充所有客户地址信息（见图4）。
由于左侧的文本字符长度不一致，所以要在“LEFT函数”的第2个参数中嵌套一个“LEN函数”（作用是计算出A2单元格的总字符个数），然后用总字符数减去6位邮政编码，计算出地址的文本字符数。
数据的合并
除了把数据进行拆分或提取，数据常常需要合并，有两种常用方法。
下面再来看一个例子，客户所在的“城市”和“地址”信息分别记录在两个单元格中，现在要将它们合并生成一个“通讯地址”，如何实现？
将光标定在C2单元格中，然后在其中输入公式“=A2&"市"&B2”（这个公式说明有3个文本相加，分别是城市名称、“市”字符和客户地址信息，见图5）。最后用填充柄向下填充。如果使用“CONCATENATE函数”，在B2单元格中输入“=CONCATENATE(A2,"市",B2)”，也可以把多个文本进行合并，大家可根据个人喜好自由选择。
名师点睛：
把Excel当作小型数据库，查询功能有一个相同的前提：尽可能地将数据按照不同的内容分类，把数据拆分成信息单一的“字段”表形式。例如为电话信息分别建立“区号”、“总机”和“分机”3个字段。这样才能按照字段进行排序、筛选、数据透视表、查找函数来查询和检索数据。在下期中，我将通过实例为大家介绍Excel的常用函数运算。
《三国演义》开宗明义的第一句话就是“天下大势，分久必合，合久必分”，这句带有辩证思想的名言揭示了世间万物在不断变化的规律。作为Office中人，经常需要处理一些分分合合的数据，若没有几下高招，有人恐怕一个回合就要缴械投降了。
数据的拆分与提取
学员小刘是一名业绩非常出色的销售经理，他在记录客户的通讯地址和邮政编码时，放在了一个单元格中（见图1），到了年底想利用Word中的“邮件合并”功能发送贺卡邮件时，看着三四千条客户信息，才发现这样的记录方式有问题，赶紧发邮件向我求助。幸运的是，地址和邮政编码数据中间有一个空格，所以可以在10秒钟之内轻松搞定。
（1）数据拆分操作
由于数据量较大，所以要先通过列号将整列全部选中。进入“数据→分列”命令，选择默认的“分隔符号”选项，单击“下一步”按钮。然后将中间“空格”的选项选中，会在下方看到分列的预览。再进入“下一步”（见图2），单击“完成”按钮，好了，大功告成。
如果中间没空格，前面的客户地址信息文本长度又不一致呢？也不难，15秒即可完成。无法使用“分列”命令，就使用Excel的文本提取函数。在Excel中文本提取函数常用的有3种：“LEFT”、“RIGHT”和“MID”，可以分别从“左”、“右”和“中间”提取单元格中的文本字符。本例中，分别使用“LEFT”和“RIGHT”来提取地址和邮政编码。
（2）文本提取函数的操作
先来看看右侧“邮政编码”数据的提取。将光标定在B2单元格中，输入公式“=RIGHT(A2,6)”，回车后，就能自动提取出数据源A2单元格右侧6位的文本字符，也就是邮政编码数据信息，最后用填充柄填充就能计算出下方地址中所有右侧的6位邮政编码信息（见图3）。
下面再来看看左侧“客户地址”数据的提取。将光标定在第1个客户地址单元格后面C2单元格中，然后在单元格中输入公式“=LEFT(A2,LEN(A2)-6)”。回车，再用填充柄向下填充所有客户地址信息（见图4）。
由于左侧的文本字符长度不一致，所以要在“LEFT函数”的第2个参数中嵌套一个“LEN函数”（作用是计算出A2单元格的总字符个数），然后用总字符数减去6位邮政编码，计算出地址的文本字符数。
数据的合并
除了把数据进行拆分或提取，数据常常需要合并，有两种常用方法。
下面再来看一个例子，客户所在的“城市”和“地址”信息分别记录在两个单元格中，现在要将它们合并生成一个“通讯地址”，如何实现？
将光标定在C2单元格中，然后在其中输入公式“=A2&"市"&B2”（这个公式说明有3个文本相加，分别是城市名称、“市”字符和客户地址信息，见图5）。最后用填充柄向下填充。如果使用“CONCATENATE函数”，在B2单元格中输入“=CONCATENATE(A2,"市",B2)”，也可以把多个文本进行合并，大家可根据个人喜好自由选择。
名师点睛：
把Excel当作小型数据库，查询功能有一个相同的前提：尽可能地将数据按照不同的内容分类，把数据拆分成信息单一的“字段”表形式。例如为电话信息分别建立“区号”、“总机”和“分机”3个字段。这样才能按照字段进行排序、筛选、数据透视表、查找函数来查询和检索数据。在下期中，我将通过实例为大家介绍Excel的常用函数运算。