見面 透明 信任 如何讓公司的會議更高效?

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  網路發達的當下,廉價(甚至免費)的視訊會議、即時通訊和電子郵件等無處不在。借此,在家工作,甚至是在辦公室以外的任何地方辦公似乎比以往更容易、更有效。
  但最近,一直視電子溝通為業務生命線的雅虎,突然宣佈禁止員工遠端辦公,稱遠端辦公妨礙合作,降低工作效率,此舉引發諸多好奇。
  網上已經廣泛披露了雅虎全球人力資源總監Jackie Reses的內部備忘錄的細節。根據這一內部備忘錄,雅虎認為遠端工作對合作不利,同時降低工作的速度和品質。備忘錄中還說:「做一個雅虎人不僅僅要做好日常工作,更重要的是要互動和體驗;而互動和體驗只有在辦公室才能完成。」
  「面對面」好處多多
  作為一個研究組織心理學的學者,新加坡國立大學商學院教授理查·阿維對「面對面的會議何時和因何種原因很重要」這一主題做過大量研究,所有這些研究為個人和公司更有效地開展工作提供了參考。
  「儘管電子溝通有很多好處,尤其就降低成本而言,然而使用電子溝通手段開會也有很多缺點。在使用電子手段時,存在很多分心的機會,比如:其他的工作、查郵件、不相關的對話和其他分散注意力的事情。尤其是在家工作時,與會者通常不會像他們的同事想的那樣(或他們的管理者希望的那樣)參與到會議當中。」理查·阿維指出,更重要的是,從心理學的角度看,面對面會議有幾個積極的方面,這些積極的方面是利用電子溝通的手段召開的會議無法實現的。
  「也許面對面互動最明顯的好處就是:面對面。」理查·阿維認為,通過面對面會議,與會者能夠積極參與,同時觀察其他與會者的口頭、非口頭行為和其他細微的差別,比如:面部表情、手勢和用其他方式無法捕捉到的動作。這些對於建立理解和合作都是很重要的。對於團隊內部會議是這樣,對於由不同團隊或不同的公司聯合召開的會議,亦是如此。而電子溝通的劣勢是會帶來潛在的誤讀,如一些俏皮的短評可能容易被誤讀為反對或徹頭徹尾的攻擊。
  社會動物溝通不可或缺
  與此相關的是,在同一地點辦公能夠滿足人類的一個原始需求。「作為社會動物,我們需要與其他人接觸,與他人隔離是有害的。郵件和電話會議不太可能滿足這些需求,儘管微信等社會網路現在非常流行。」理查·阿維說,事實上,對一些社會網路的大量使用顯示,也許人們更加渴求社會朋友,而這一需求在他們日常的「現實」工作和個人生活中卻無法得到滿足。
  人們通常提到電子溝通有一個好處,那就是,電子溝通能夠使參與者不需要在同一時間做出反應。也就是說,參與者可以在自己選擇的時間做出回復,從而能夠按照事情的輕重緩急做工作安排。「這可能有損決策的速度和品質。反之,面對面的互動則要在同一時間進行,可能有利於做出更快更好的決策。」
  心理學家的社會交換理論特別強調交換關係。根據這一理論,人際關係視為個體之間相互欣賞的交換。通過在同一地點工作,與會者或團隊成員還能夠建立交換關係,包括談判、好感、承諾或理解,但這些交換關係不太容易通過電子溝通的手段實現。
  透明信任建立有效商業關係
  「面對面的關係亦能幫助個體之間建立透明和信任的關係,其效果要遠遠超出其他形式的溝通。」理查·阿維強調,信任是建立有效的商業關係的重要組成部分。信任可以通過重複的互動,如正式「會議」或閒聊等其他形式加以建立。「這不是說電子溝通不可以建立信任。但研究顯示,通過電子溝通的方式建立信任要花更長的時間。」
  大量的研究也證實,通過面對面的接觸,員工能更好地了解其是否適合現在所處的公司,以及能否成為公司決策過程的重要組成部分。在辦公室工作,員工亦能通過觀察其他員工的行為和情緒了解公司的相關規範、企業文化和運營方式,這些因素對於增強團隊和公司的凝聚力是很重要的。時間價值(比如按時上班)、公司權力層、公司提倡的行為和不提倡的行為等資訊都是至關重要的,不在辦公室辦公很難輕易地了解這些資訊。
  激發創新 意外收穫
  事實上,在辦公室工作還會產生一些意想不到但可能非常有利的結果,比如在辦公室閒聊可能會成為突破性創新的源泉。
  雅虎的備忘錄也指出:「有些極佳的決策和見解來源於走廊和咖啡廳的討論、會見新面孔和即興的團體會議。」這種即興的討論和會議不太可能通過電子溝通的方式實現,因為電子溝通會更加強調具體的話題。比如,即興的討論能夠讓員工之間分享資訊、情緒和工作方法,相互之間獲取和給予支援,這是其他的手段無法達到的效果。因此,在辦公室工作存在很多心理上的益處,這些益處很有說服力,能夠支援雅虎禁止遠端工作的舉動。
  綜上所述,對於電子溝通和面對面交流,與其強調非黑即白、非此即彼的討論,不如強調尋求兩者的最佳組合,以便實現公司的長期目標,這樣對公司才最有利。
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