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【摘 要】高校秘书在学校的教学管理中起着重要的作用，而现阶段我国的高校秘书队伍建设面临较大的问题，因此秘书应树立服务意识，领导要重视秘书队伍的建设，学校应设立权责对等岗位，提高待遇等，以促进高校秘书队伍的稳定和发展。
【关键词】高校秘书 问题 建议
秘书是一种社会性的行业，几乎各行各业都设有“秘书”一职。国家劳动部门对其定义为“从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员”。简言之，秘书的职能主要就是领导的参谋和助手。
高校秘书不完全等同于一般意义上的秘书，其工作主要分两块，一方面是面对领导，另一方面是面对全院师生。这就要求他们既要当好领导的助手，还要负责本部门具体事务的传达和布置，并且由于其面对的工作对象是文化层次较高的社会群体，也对其专业知识、协调能力和管理能力等各方面的能力提出了较高要求。因此正确认识高校秘书队伍建设中存在的问题，深入分析并且提出可行的对策具有很重要的意义。
一、高校秘书队伍中存在的问题
高校秘书在学校的教学、管理工作中起着非常重要的作用，随着高等教育的发展，高等院校规模的不断扩大，对办公室秘书的要求也日益提高。然而现存的一些问题正影响着这个队伍的发展，大致有以下几点：
1、情绪波动较大，心理失衡现象普遍存在。高校秘书要全方位地为领导、教师、学生服务，还要扮演好本部门和其他部门的桥梁的角色，充分发挥中间枢纽的作用。因此繁重的事务，复杂的角色和沉重的压力使其时刻都处于心理紧张的状态。加之由于教师相对来讲除了教学和科研，其余的都不太关心，比如说不积极参与学院的一些活动，不愿意监考等，这给秘书的管理工作带来了很大的不便，无形之中增加了工作压力。
2、学院及各级领导重视较少。由于学校是一个教书育人的地方，所以学院会把大部分精力放在教师身上，不管是对教师的培训还是薪酬的奖励，都有较为详细的制度与支持。而相对来讲，对行政人员尤其是办公室秘书这块，不太重视。使得秘书无法通过进修来提升自身的工作能力，久而久之除了无法引进新的高效的管理理念和方法以外，还容易使秘书产生懈怠心理。
3、职、权、责不够分明。由于学校在制定进人计划的时候，会首先考虑教师，相对对行政管理人员的引进不是很重视，这种情况在民办学院和高职院校中尤为普遍。所以就会出现教师多，行政人员较少的局面。这个局面直接造成行政人员职责权不对等的现象。高校秘书往往是有责、无职、更无权的情况，这种情况虽然不会立刻有什么严重的影响，但由于工作任务比较重，无权无职使得工作进行中可能会遇到比较尴尬的困难，对任务的完成造成阻碍，而秘书经常因此受到指责，心理压力有增无减。
4、付出多，回报少。高校秘书的工作任务繁重，对他们没有工作量的认定，有责无权，这就要求他们要有默默无闻的服务意识。但是对于个体而言，都有自己在精神和物质上的追求。但秘书人员所得的回报是比较少的。从精神层面上看，秘书工作大部分都是辅助工作，每日沉浸在繁杂的事务中，很难有机会表现自己，不能得到重视。从物质层面看，收入、各方面待遇和提升机会都相对教师和管理部门人员低，只有基本的工资待遇, 学校一些科研奖励、课时津贴都与他们无缘。
二、高校秘书队伍建设的对策
高校秘书是领导的助手，部门的管家。特别是各院系部门秘书，他们承上启下的重要作用，因此稳定高校秘书队伍，激发其工作热情是确保高校教学管理稳定发展的保障。
1、树立服务意识，有效管理情绪。在领导做决策之前，主动提前掌握相应资料，提供有效数据，在领导做决策之后，积极催办、督察实施过程和结果。对于可能出现的失误，也要敢于谏言，确保领导工作的顺利开展。面向全院师生时要热情、平等、尊重。在群众提出问题和建议时，要细心解释，耐心说明，切不可因为事务繁杂就心情烦躁，爱搭不理。遇到矛盾时，要多做换位思考，心平气和，冷静地处理。
2、领导加强对秘书队伍建设的重视。由于秘书的服务对象主要是本部门的领导，所以领导的言行和态度对他们都有直接的影响。领导者最好能深入到秘书的工作和生活中，多与他们交流和沟通，了解他们的难处，体谅他们的困难。作为领导即便不能满足秘书各方面的要求，但应加强关心和培养，积极支持他们开展工作，正确评价他们的成绩，最大程度低激发他们的工作热情，帮助他们在完成学院工作的同时也实现个人的发展目标。
3、设置职、权、责对等岗位。即在其位谋其职，尽其责，享其权。三者应该是互为前提，缺一不可的。高校应该设立相应的岗位，安排相应的人员，并适当的给予权力。而现在大部分学校行政管理人员紧缺，到了各院系更是少之又少，往往各部门下达的琐碎事务都压在了秘书身上。职责失衡使得部门长期处于紧急救火状态，容易造成组织混乱，由于又没有相应的权力保证任务的实施，也会影响工作效率。所以建立职、权、责对等是减轻秘书工作压力，确保工作顺利高校完成的保证。
4、采取相应激励措施增强工作热情，提高工作效率。高校应该通过加大对秘书在工资、福利待遇、住房的资金投入，增加晋升机会等措施来稳定秘书队伍不转岗外流。另外在精神激励上，领导的关心、尊重与表扬都可以使秘书感到自信，极大地激發其内在潜力和热情。
综上所述，加强高校秘书队伍建设，一方面要求秘书自身有服务意识和奉献精神，时刻保持开朗、乐观、自信的状态和良好的心理承受力。另一方面高校领导和有关部门也应充分认识秘书队伍在高校管理中的地位和作用，灵活运用管理激励方法稳定队伍，提升秘书满意度和自信心，以更多的努力回报学校。
参考文献
[1] 赵玉苏.高校秘书队伍建设现存的问题及对策[J]
[2] 闭勇华，周秋鸿.高校行政人员工作压力分析[J]
[3] 王光明，李兆辉.高校行政管理建设及发展探究[J].
【关键词】高校秘书 问题 建议
秘书是一种社会性的行业，几乎各行各业都设有“秘书”一职。国家劳动部门对其定义为“从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员”。简言之，秘书的职能主要就是领导的参谋和助手。
高校秘书不完全等同于一般意义上的秘书，其工作主要分两块，一方面是面对领导，另一方面是面对全院师生。这就要求他们既要当好领导的助手，还要负责本部门具体事务的传达和布置，并且由于其面对的工作对象是文化层次较高的社会群体，也对其专业知识、协调能力和管理能力等各方面的能力提出了较高要求。因此正确认识高校秘书队伍建设中存在的问题，深入分析并且提出可行的对策具有很重要的意义。
一、高校秘书队伍中存在的问题
高校秘书在学校的教学、管理工作中起着非常重要的作用，随着高等教育的发展，高等院校规模的不断扩大，对办公室秘书的要求也日益提高。然而现存的一些问题正影响着这个队伍的发展，大致有以下几点：
1、情绪波动较大，心理失衡现象普遍存在。高校秘书要全方位地为领导、教师、学生服务，还要扮演好本部门和其他部门的桥梁的角色，充分发挥中间枢纽的作用。因此繁重的事务，复杂的角色和沉重的压力使其时刻都处于心理紧张的状态。加之由于教师相对来讲除了教学和科研，其余的都不太关心，比如说不积极参与学院的一些活动，不愿意监考等，这给秘书的管理工作带来了很大的不便，无形之中增加了工作压力。
2、学院及各级领导重视较少。由于学校是一个教书育人的地方，所以学院会把大部分精力放在教师身上，不管是对教师的培训还是薪酬的奖励，都有较为详细的制度与支持。而相对来讲，对行政人员尤其是办公室秘书这块，不太重视。使得秘书无法通过进修来提升自身的工作能力，久而久之除了无法引进新的高效的管理理念和方法以外，还容易使秘书产生懈怠心理。
3、职、权、责不够分明。由于学校在制定进人计划的时候，会首先考虑教师，相对对行政管理人员的引进不是很重视，这种情况在民办学院和高职院校中尤为普遍。所以就会出现教师多，行政人员较少的局面。这个局面直接造成行政人员职责权不对等的现象。高校秘书往往是有责、无职、更无权的情况，这种情况虽然不会立刻有什么严重的影响，但由于工作任务比较重，无权无职使得工作进行中可能会遇到比较尴尬的困难，对任务的完成造成阻碍，而秘书经常因此受到指责，心理压力有增无减。
4、付出多，回报少。高校秘书的工作任务繁重，对他们没有工作量的认定，有责无权，这就要求他们要有默默无闻的服务意识。但是对于个体而言，都有自己在精神和物质上的追求。但秘书人员所得的回报是比较少的。从精神层面上看，秘书工作大部分都是辅助工作，每日沉浸在繁杂的事务中，很难有机会表现自己，不能得到重视。从物质层面看，收入、各方面待遇和提升机会都相对教师和管理部门人员低，只有基本的工资待遇, 学校一些科研奖励、课时津贴都与他们无缘。
二、高校秘书队伍建设的对策
高校秘书是领导的助手，部门的管家。特别是各院系部门秘书，他们承上启下的重要作用，因此稳定高校秘书队伍，激发其工作热情是确保高校教学管理稳定发展的保障。
1、树立服务意识，有效管理情绪。在领导做决策之前，主动提前掌握相应资料，提供有效数据，在领导做决策之后，积极催办、督察实施过程和结果。对于可能出现的失误，也要敢于谏言，确保领导工作的顺利开展。面向全院师生时要热情、平等、尊重。在群众提出问题和建议时，要细心解释，耐心说明，切不可因为事务繁杂就心情烦躁，爱搭不理。遇到矛盾时，要多做换位思考，心平气和，冷静地处理。
2、领导加强对秘书队伍建设的重视。由于秘书的服务对象主要是本部门的领导，所以领导的言行和态度对他们都有直接的影响。领导者最好能深入到秘书的工作和生活中，多与他们交流和沟通，了解他们的难处，体谅他们的困难。作为领导即便不能满足秘书各方面的要求，但应加强关心和培养，积极支持他们开展工作，正确评价他们的成绩，最大程度低激发他们的工作热情，帮助他们在完成学院工作的同时也实现个人的发展目标。
3、设置职、权、责对等岗位。即在其位谋其职，尽其责，享其权。三者应该是互为前提，缺一不可的。高校应该设立相应的岗位，安排相应的人员，并适当的给予权力。而现在大部分学校行政管理人员紧缺，到了各院系更是少之又少，往往各部门下达的琐碎事务都压在了秘书身上。职责失衡使得部门长期处于紧急救火状态，容易造成组织混乱，由于又没有相应的权力保证任务的实施，也会影响工作效率。所以建立职、权、责对等是减轻秘书工作压力，确保工作顺利高校完成的保证。
4、采取相应激励措施增强工作热情，提高工作效率。高校应该通过加大对秘书在工资、福利待遇、住房的资金投入，增加晋升机会等措施来稳定秘书队伍不转岗外流。另外在精神激励上，领导的关心、尊重与表扬都可以使秘书感到自信，极大地激發其内在潜力和热情。
综上所述，加强高校秘书队伍建设，一方面要求秘书自身有服务意识和奉献精神，时刻保持开朗、乐观、自信的状态和良好的心理承受力。另一方面高校领导和有关部门也应充分认识秘书队伍在高校管理中的地位和作用，灵活运用管理激励方法稳定队伍，提升秘书满意度和自信心，以更多的努力回报学校。
参考文献
[1] 赵玉苏.高校秘书队伍建设现存的问题及对策[J]
[2] 闭勇华，周秋鸿.高校行政人员工作压力分析[J]
[3] 王光明，李兆辉.高校行政管理建设及发展探究[J].