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摘 要：以海南医学院附属海南医院为例，调查了医学院校附属单位科研项目档案归档和利用现状，发现医护人员普遍支持科研项目档案开放，期待科研项目档案数字化与共享平台建设。但受访单位馆藏的科研项目档案数量少，档案服务的便利性、有效性和利用率并不高。本研究提出若干建议：摆正档案工作参与单位管理工作的位置，搭建科研管理网络平台、充实档案资源、提升服务质量，加速推进档案数字化和共享交流平台建设。
关键词：科研项目;档案收集;问卷调查;原因分析;对策
前言
科研档案是指科研项目在立项论证、研究实施及过程管理、结题验收及绩效评价、成果管理等过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、图像、音频、视频等各种形式和载体的文件材料以及标本、样本等实物。目前，海南医学院各附属医院的医疗科研项目档案主要以纸质存放在单位的档案部门或科研管理职能部门，但馆（室）藏量少，利用率不高，如何破解科研项目档案收集难问题，是医疗机构当前应着重思考的问题。
一、调查对象与方法
为规范海南医学院附属医疗机构科研项目档案管理工作，提高其有效性，本研究主要以其规模最大的海南医学院附属海南医院相关人员为调查对象，自行编制了《科研项目档案利用和数字化现状调查问卷（一）》（面对普通医务人员）对有关人员展开问卷调查，以掌握医学院校附属单位科研项目档案利用和数字化现状。并向其科研管理部门和档案工作部门工作人员线下发放问卷《科研项目档案利用和数字化现状调查问卷（二）》（面对科研管理部门工作人员和档案工作部门工作人员），进行直面访谈或电话访谈，以掌握海南医学院附属海南医院科研项目档案馆（室）藏情况和数字化现状。
二、调查结果和问题分析
1.调研结果
发放《科研项目档案利用和数字化现状调查问卷（一）》（面对普通医务人员）600份，回收573份;《科研项目档案利用和数字化现状调查问卷（二）》（面对科研管理部门工作人员和档案工作部门工作人员）以面对面或电话访谈7人次。
（1） 馆（室）藏科研项目档案及收集情况
据访谈医院综合档案室了解，该院成立有综合档案室，但至今未全面实现对科研项目档案集中管理，科研项目档案除少量存放在综合档案室，大部分存放在科研管理部门，部分还散落在课题组成员手中，馆（室）藏档案数量不足300卷;据访谈科研办了解，至今没有指定专人负责科研项目资料的收集和归档工作。据了解，该院2019年各级科研立项将近100项，由此推算众多科研项目应归档案资料没有得到收集归档。
（2）医务人员了解科研档案涵盖内容及利用情况
面对普通医务人员发放的《科研项目档案利用和数字化现状调查问卷（一）》的统计数据显示：
以上数据显示，不足三成受访对象了解科研项目档案涵盖的内容，不足一成受访对象利用过本單位的科研项目档案。
（3） 对科研档案数字化处理并推进共享交流数字平台的态度
《科研项目档案利用和数字化现状调查问卷（一）》统计数据显示
可见，接近九成的受访对象支持档案数字化处理，并希望在数字平台上获得交流学习。
2.问题分析
以上调查数据及访谈结果反映，海南医学院附属海南医院科研项目档案管理工作不规范，导致馆（室）藏档案数量少，提供利用率低，这与占九成受访对象强烈支持科研项目档案资源共享交流形成大反差，分析其原因非常必要。
（1）医院管理高层对科研项目档案管理工作重视不够
主要体现在，当大量应归档的科研项目资料未得到收集归档时，结项验收工作却不受影响，相关工作人员没有被问责。档案工作的好坏对相关人员的绩效考评无任何影响。据该院档案工作人员反映，多次向科研管理部门催收科研项目资料未果，相关职能部门不作为，并没有受到医院高层的批评，助长科研项目档案收集工作难的局面越发失控。医院高层不重视科研档案管理工作的另一体现在于科研管理部门没有指定专人负责科研项目的档案资料收集工作。据访谈了解，海南医学院附属海南医院职工4000多人，但科研处配置1名负责人3名办事人员，要负责安排全院的学术交流和培训;担负全院科研全过程包括组织申报、过程管理、课题经费审核、验收结题以及科技成果鉴定的管理组织工作，还要应付科室内部的日常管理工作。医院每年申报课题数接近总人数的二成，获立项审批接近百人，基于医院人数基数巨大，科研项目应归档资料却产生于以上工作的全过程，内容种类多、历时长，部门每位工作人员都是负荷前行，根本无精力顾及不受重视的科研项目资料的归档工作。
（2）科研项目管理手段落后
海南医学院附属海南医院未实现科研工作网络平台管理，目前的“手工作坊”管理手段无法保障科研项目资料收集完成性，无法保证科研项目档案的有效性和系统性。医务人员临床业务繁重，许多科研项目的研究数据和实验成果产生于日常工作，科研项目跨越时间长，且成果产生时间的不确定性，缺乏管理平台的制约，科研管理人员无法做到对每个课题各阶段的跟踪，相关研究过程材料数据是否收集，基本上决定于课题组成员的自觉性以及对科研项目档案的认知程度。因此在缺乏系统平台管理的情况下，单凭课题组成员多次主动迈开双脚出门到科研管理部门交材料，积极性容易受挫，最终结果是课题成员更宁愿自己保管相关研究数据材料。
（3）科研档案资料收集工作没有统一要求，缺乏规范化管理。一项工作缺乏制度化和规范化的指导，则难以按质量完成任务。该院科研办工作人员岗位分工变换较为频繁，且未接受过科研档案专业培训，对科研项目档案的工作要求、归档范围认知不到位，也无从制定科研档案资料收集工作标准。据访谈了解，科研档案收集情况并不理想，表现在归档的资料中行政审批文件较多，但重要的过程研究数据、研究成果以及应用推广资料、申报奖项文件等其收集情况并不理想，这部分科研项目资料的收集工作质量高低，在很大程度上取决于项目组成员的积极性，而这部分的资料又恰恰是科研项目档案的精髓，其收集不齐全对后期的档案开发利用及发挥凭证作用十分不利。 （4）项目名组成员对知识产权认知模糊
项目组成员因为对科研档案认知模糊，缺乏收集科研数据以便归档的主动意识，且对单位的档案工作则缺乏安全感，担心被侵权而宁愿把科研资料自己保存，这是导致归档文件不齐全的又一诱因。
三、研究结论与建议
1.研究结论
档案工作人员和科研管理工作人员普遍支持科研项目档案集中管理，但科研档案资料收集难，科研档案馆藏资源缺口大;科研档案开放制度不完善，医疗单位科研项目档案服务的便利性、有效性和利用率并不高;科研项目档案数字化与共享平台建设有良好的现实需求。
2. 研究建议
（1）摆正档案工作的位置
卫生机构在重大医学科学研究、重点工程项目建设、大型仪器设备管理等工作中，要同步进行文件材料归档工作，并由档案工作人员参与以上工作鉴定验收，档案工作质量不达标不得进行鉴定或验收，以上要求符合《卫生档案管理暂行规定》，可见档案工作参与单位日常管理工作是有法可依有章可循的管理行为。
从档案本身的内容看，它具有日后查考提供凭证功能，比如评职称、晋升，需要从档案中复印相关资料。传统的档案管理活动，一般会将档案的提供利用作为一项重要工作，通常所指的“档案编研”，是档案部门根据馆（室）藏档案和社会需求，在研究档案内容的基础上，编写参考资料、汇编档案文件，比如新冠肺炎期间，档案部门提供编写的防控措施参考资料等。
档案在管理活动中实际上是一种“中介”，它的价值在于通过一系列的扬弃过程，是管理资源在新的基础上得以重组，使管理活动得以延续。档案工作是一项管理工作，在医院日常工作常见，例如迎接中央或省里的巡视如此重大活动，查看人、财、物运用或使用是否合法合规，巡视是否顺利过关，很大程度取决于档案管理工作质量;例如医院在参与国家区域医疗中心申报过程中，需要一系列证明医教研综合能力的材料，医院专家可能流动，但专家借助医院资源创造的医疗、科研价值往往可以通过档案形式保管，这些档案文件正式推动申报工作的最好管理资源。
类似案例很多，档案工作无论从其内容还是管理功能，皆具有不可替代的重要位置。它可成就一番事业，亦可拖败一项大事，因此需要摆正档案工作的位置，它是单位管理工作不可或缺的部分。在地位界定档案工作管理地位的背景下，争取医院管理高层的重视，加大对档案工作人财物的投入，并出台一系列保证档案资料收集的规章制度，使档案工作虽站在医疗工作边缘但不被边缘化。
（2）建立单位科研档案管理系统。
档案应集中保管任何部门和个人不得拒绝归档和移交。档案集中管理的第一步也是最关键的一步就是档案收集工作。建议遵从科研项目管理工作生命周期各节点，介入信息化管理手段对科研项目进行全程管理，从源头上解决新增科研项目档案资料应收必收，應收尽收问题。而科研管理系统，旨在为医院建立包括科研课题申报、过程管理、科研成果管理、科研经费使用管理等科研项目全生命周期管理的信息系统，通过系统管理，实现科研工作从项目申报到课题结项的过程监管及督促相关资料归档的全程追溯和管理，提高科研能力及效率，也保证科研项目档案的有效性、系统性和安全性。同时，通过科研管理系统平台建设，对馆（室）藏档案（基本上是传统纸质档案），转录为电子档案，有利于发挥电子档案的存储调阅优势，为下一步科研项目共享交流平台的搭建奠定基础。
（3）强化科研管理队伍建设
《卫生档案管理暂行规定》指出，各卫生机构要把档案工作纳入本单位发展规划和工作计划，保证机构、人员、经费和设施等档案工作的必备条件，保持档案工作人员的相对稳定。档案的信息化建设要与本单位的信息化建设同步发展，逐步实现档案管理信息化、服务网络化，不断提高档案的现代化管理水平。
因此要把科研档案工作列入单位年度预算和工作计划，在人员、经费、库房、设备和各方面给予保证。人、财、物是管理的资源，纸质档案或电子档案是管理的方式，只有保证管理资源充分，应时代发展推进档案数字化进程，才能提高档案管理的效率。
有一支接受现代化知识培训的队伍，负责科研项目档案管理工作的人员，既要熟悉科研管理工作全生命周期，又要扎实掌握科技档案工作的专业知识，成为集档案、信息处理、科研管理相关专业知识于一身的复合型人才。科研项目生命周期长，产生相关材料多，要求相关档案采集与保管的工作人员，需要具备责任心强、素质高，专业知识全面，实践操作能力强的特质。一方面能具备专业知识对科研人员进行档案业务知识的宣教，提高其支持归档工作的认知，破解对归档工作安全性的顾虑，例如用《科学技术研究档案管理规定（国家档案局、科技部令第15号令）》《中华人民共和国专利法实施细则》等知识产权法律制度来解释知识产权归属问题，医务人员的科研成果主要表现为“职务成果”与“非职务成果”的知识产权归属问题，根据相关规定，其中执行本单位的任务或者主要是利用本单位的物质技术条件所完成的科技成果为“职务成果”，医院的技术成果大多是“职务成果”，“职务成果”就必须规定，拒绝移交规定就是违法违规行为。因此，只有科研工作人员充分了解科研工作相关规定，做好相关法律法规的宣教工作，才能争取课题组成员按规定完成科研项目资料的收集归档工作。
参考文献：
[1]国家档案局 科技部有关负责人就发布《科学技术研究档案管理规定》答记者问_解读_中国政府网.http：//www.gov.cn/zhengce/2020-10/23/content_5553552.htm -2020
[2]李嘉怡.高校科研项目档案收集工作存在问题及对策研究[J]北京档案，2017
[3]胡鸿杰.一个想法和三条路径——论档案学术之滥觞及流向[J]档案管理，2020
[4]尹雪梅.从管理学的视野读《中国档案学的理念与模式》[J]档案管理，2009
（作者单位：海南省人民医院文书档案室）
关键词：科研项目;档案收集;问卷调查;原因分析;对策
前言
科研档案是指科研项目在立项论证、研究实施及过程管理、结题验收及绩效评价、成果管理等过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、图像、音频、视频等各种形式和载体的文件材料以及标本、样本等实物。目前，海南医学院各附属医院的医疗科研项目档案主要以纸质存放在单位的档案部门或科研管理职能部门，但馆（室）藏量少，利用率不高，如何破解科研项目档案收集难问题，是医疗机构当前应着重思考的问题。
一、调查对象与方法
为规范海南医学院附属医疗机构科研项目档案管理工作，提高其有效性，本研究主要以其规模最大的海南医学院附属海南医院相关人员为调查对象，自行编制了《科研项目档案利用和数字化现状调查问卷（一）》（面对普通医务人员）对有关人员展开问卷调查，以掌握医学院校附属单位科研项目档案利用和数字化现状。并向其科研管理部门和档案工作部门工作人员线下发放问卷《科研项目档案利用和数字化现状调查问卷（二）》（面对科研管理部门工作人员和档案工作部门工作人员），进行直面访谈或电话访谈，以掌握海南医学院附属海南医院科研项目档案馆（室）藏情况和数字化现状。
二、调查结果和问题分析
1.调研结果
发放《科研项目档案利用和数字化现状调查问卷（一）》（面对普通医务人员）600份，回收573份;《科研项目档案利用和数字化现状调查问卷（二）》（面对科研管理部门工作人员和档案工作部门工作人员）以面对面或电话访谈7人次。
（1） 馆（室）藏科研项目档案及收集情况
据访谈医院综合档案室了解，该院成立有综合档案室，但至今未全面实现对科研项目档案集中管理，科研项目档案除少量存放在综合档案室，大部分存放在科研管理部门，部分还散落在课题组成员手中，馆（室）藏档案数量不足300卷;据访谈科研办了解，至今没有指定专人负责科研项目资料的收集和归档工作。据了解，该院2019年各级科研立项将近100项，由此推算众多科研项目应归档案资料没有得到收集归档。
（2）医务人员了解科研档案涵盖内容及利用情况
面对普通医务人员发放的《科研项目档案利用和数字化现状调查问卷（一）》的统计数据显示：
以上数据显示，不足三成受访对象了解科研项目档案涵盖的内容，不足一成受访对象利用过本單位的科研项目档案。
（3） 对科研档案数字化处理并推进共享交流数字平台的态度
《科研项目档案利用和数字化现状调查问卷（一）》统计数据显示
可见，接近九成的受访对象支持档案数字化处理，并希望在数字平台上获得交流学习。
2.问题分析
以上调查数据及访谈结果反映，海南医学院附属海南医院科研项目档案管理工作不规范，导致馆（室）藏档案数量少，提供利用率低，这与占九成受访对象强烈支持科研项目档案资源共享交流形成大反差，分析其原因非常必要。
（1）医院管理高层对科研项目档案管理工作重视不够
主要体现在，当大量应归档的科研项目资料未得到收集归档时，结项验收工作却不受影响，相关工作人员没有被问责。档案工作的好坏对相关人员的绩效考评无任何影响。据该院档案工作人员反映，多次向科研管理部门催收科研项目资料未果，相关职能部门不作为，并没有受到医院高层的批评，助长科研项目档案收集工作难的局面越发失控。医院高层不重视科研档案管理工作的另一体现在于科研管理部门没有指定专人负责科研项目的档案资料收集工作。据访谈了解，海南医学院附属海南医院职工4000多人，但科研处配置1名负责人3名办事人员，要负责安排全院的学术交流和培训;担负全院科研全过程包括组织申报、过程管理、课题经费审核、验收结题以及科技成果鉴定的管理组织工作，还要应付科室内部的日常管理工作。医院每年申报课题数接近总人数的二成，获立项审批接近百人，基于医院人数基数巨大，科研项目应归档资料却产生于以上工作的全过程，内容种类多、历时长，部门每位工作人员都是负荷前行，根本无精力顾及不受重视的科研项目资料的归档工作。
（2）科研项目管理手段落后
海南医学院附属海南医院未实现科研工作网络平台管理，目前的“手工作坊”管理手段无法保障科研项目资料收集完成性，无法保证科研项目档案的有效性和系统性。医务人员临床业务繁重，许多科研项目的研究数据和实验成果产生于日常工作，科研项目跨越时间长，且成果产生时间的不确定性，缺乏管理平台的制约，科研管理人员无法做到对每个课题各阶段的跟踪，相关研究过程材料数据是否收集，基本上决定于课题组成员的自觉性以及对科研项目档案的认知程度。因此在缺乏系统平台管理的情况下，单凭课题组成员多次主动迈开双脚出门到科研管理部门交材料，积极性容易受挫，最终结果是课题成员更宁愿自己保管相关研究数据材料。
（3）科研档案资料收集工作没有统一要求，缺乏规范化管理。一项工作缺乏制度化和规范化的指导，则难以按质量完成任务。该院科研办工作人员岗位分工变换较为频繁，且未接受过科研档案专业培训，对科研项目档案的工作要求、归档范围认知不到位，也无从制定科研档案资料收集工作标准。据访谈了解，科研档案收集情况并不理想，表现在归档的资料中行政审批文件较多，但重要的过程研究数据、研究成果以及应用推广资料、申报奖项文件等其收集情况并不理想，这部分科研项目资料的收集工作质量高低，在很大程度上取决于项目组成员的积极性，而这部分的资料又恰恰是科研项目档案的精髓，其收集不齐全对后期的档案开发利用及发挥凭证作用十分不利。 （4）项目名组成员对知识产权认知模糊
项目组成员因为对科研档案认知模糊，缺乏收集科研数据以便归档的主动意识，且对单位的档案工作则缺乏安全感，担心被侵权而宁愿把科研资料自己保存，这是导致归档文件不齐全的又一诱因。
三、研究结论与建议
1.研究结论
档案工作人员和科研管理工作人员普遍支持科研项目档案集中管理，但科研档案资料收集难，科研档案馆藏资源缺口大;科研档案开放制度不完善，医疗单位科研项目档案服务的便利性、有效性和利用率并不高;科研项目档案数字化与共享平台建设有良好的现实需求。
2. 研究建议
（1）摆正档案工作的位置
卫生机构在重大医学科学研究、重点工程项目建设、大型仪器设备管理等工作中，要同步进行文件材料归档工作，并由档案工作人员参与以上工作鉴定验收，档案工作质量不达标不得进行鉴定或验收，以上要求符合《卫生档案管理暂行规定》，可见档案工作参与单位日常管理工作是有法可依有章可循的管理行为。
从档案本身的内容看，它具有日后查考提供凭证功能，比如评职称、晋升，需要从档案中复印相关资料。传统的档案管理活动，一般会将档案的提供利用作为一项重要工作，通常所指的“档案编研”，是档案部门根据馆（室）藏档案和社会需求，在研究档案内容的基础上，编写参考资料、汇编档案文件，比如新冠肺炎期间，档案部门提供编写的防控措施参考资料等。
档案在管理活动中实际上是一种“中介”，它的价值在于通过一系列的扬弃过程，是管理资源在新的基础上得以重组，使管理活动得以延续。档案工作是一项管理工作，在医院日常工作常见，例如迎接中央或省里的巡视如此重大活动，查看人、财、物运用或使用是否合法合规，巡视是否顺利过关，很大程度取决于档案管理工作质量;例如医院在参与国家区域医疗中心申报过程中，需要一系列证明医教研综合能力的材料，医院专家可能流动，但专家借助医院资源创造的医疗、科研价值往往可以通过档案形式保管，这些档案文件正式推动申报工作的最好管理资源。
类似案例很多，档案工作无论从其内容还是管理功能，皆具有不可替代的重要位置。它可成就一番事业，亦可拖败一项大事，因此需要摆正档案工作的位置，它是单位管理工作不可或缺的部分。在地位界定档案工作管理地位的背景下，争取医院管理高层的重视，加大对档案工作人财物的投入，并出台一系列保证档案资料收集的规章制度，使档案工作虽站在医疗工作边缘但不被边缘化。
（2）建立单位科研档案管理系统。
档案应集中保管任何部门和个人不得拒绝归档和移交。档案集中管理的第一步也是最关键的一步就是档案收集工作。建议遵从科研项目管理工作生命周期各节点，介入信息化管理手段对科研项目进行全程管理，从源头上解决新增科研项目档案资料应收必收，應收尽收问题。而科研管理系统，旨在为医院建立包括科研课题申报、过程管理、科研成果管理、科研经费使用管理等科研项目全生命周期管理的信息系统，通过系统管理，实现科研工作从项目申报到课题结项的过程监管及督促相关资料归档的全程追溯和管理，提高科研能力及效率，也保证科研项目档案的有效性、系统性和安全性。同时，通过科研管理系统平台建设，对馆（室）藏档案（基本上是传统纸质档案），转录为电子档案，有利于发挥电子档案的存储调阅优势，为下一步科研项目共享交流平台的搭建奠定基础。
（3）强化科研管理队伍建设
《卫生档案管理暂行规定》指出，各卫生机构要把档案工作纳入本单位发展规划和工作计划，保证机构、人员、经费和设施等档案工作的必备条件，保持档案工作人员的相对稳定。档案的信息化建设要与本单位的信息化建设同步发展，逐步实现档案管理信息化、服务网络化，不断提高档案的现代化管理水平。
因此要把科研档案工作列入单位年度预算和工作计划，在人员、经费、库房、设备和各方面给予保证。人、财、物是管理的资源，纸质档案或电子档案是管理的方式，只有保证管理资源充分，应时代发展推进档案数字化进程，才能提高档案管理的效率。
有一支接受现代化知识培训的队伍，负责科研项目档案管理工作的人员，既要熟悉科研管理工作全生命周期，又要扎实掌握科技档案工作的专业知识，成为集档案、信息处理、科研管理相关专业知识于一身的复合型人才。科研项目生命周期长，产生相关材料多，要求相关档案采集与保管的工作人员，需要具备责任心强、素质高，专业知识全面，实践操作能力强的特质。一方面能具备专业知识对科研人员进行档案业务知识的宣教，提高其支持归档工作的认知，破解对归档工作安全性的顾虑，例如用《科学技术研究档案管理规定（国家档案局、科技部令第15号令）》《中华人民共和国专利法实施细则》等知识产权法律制度来解释知识产权归属问题，医务人员的科研成果主要表现为“职务成果”与“非职务成果”的知识产权归属问题，根据相关规定，其中执行本单位的任务或者主要是利用本单位的物质技术条件所完成的科技成果为“职务成果”，医院的技术成果大多是“职务成果”，“职务成果”就必须规定，拒绝移交规定就是违法违规行为。因此，只有科研工作人员充分了解科研工作相关规定，做好相关法律法规的宣教工作，才能争取课题组成员按规定完成科研项目资料的收集归档工作。
参考文献：
[1]国家档案局 科技部有关负责人就发布《科学技术研究档案管理规定》答记者问_解读_中国政府网.http：//www.gov.cn/zhengce/2020-10/23/content_5553552.htm -2020
[2]李嘉怡.高校科研项目档案收集工作存在问题及对策研究[J]北京档案，2017
[3]胡鸿杰.一个想法和三条路径——论档案学术之滥觞及流向[J]档案管理，2020
[4]尹雪梅.从管理学的视野读《中国档案学的理念与模式》[J]档案管理，2009
（作者单位：海南省人民医院文书档案室）