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随着现代化技术的不断发展，高等职业学校除肩负着为国家培养高素质人才的任务，还肩负着服务社会的功能。高职院校的档案管理工作在高职院校各方面的工作中起到至关重要的作用。随着信息化、电子化、网络化、数字化时代的到来，高职院校对档案信息的利用需求越来越迫切，对档案服务的要求也越来越高。但在具体操作过程中，由于受到一些条件的限制与影响，档案管理工作的水平与方式已跟不上前进中的高职院校事业的发展。具体体现在：档案管理方式及手段的落后；档案管理内容的“异彩纷呈”；管理人员观念的守旧以及缺乏相应的专业人才队伍的建设等等。
因此，在信息化时代的今天如何有效地提高高职院校档案管理工作的质量和水平，提高高职院校档案管理工作的服务水平和利用效率，应势必在高职院校档案管理工作方面进行新的探索。针对高职院校档案管理工作面临的难题，一适应突如其来的信息化技术革命的转变，具体而言应加强以下两个方面：
1加强信息化手段的应用，构建高校档案信息管理网络化系统
过去，对于高职院校档案信息服务，我们一直是以手工服务为主要手段的。手工服务的弊端是显而易见的，如档案的分类难度较大，收集档案资料的内容不够全面，视颍影像资料更是难于保存等。随着电子计算机及多媒体技术的普及，从目录的分类、存贮、管理到档案信息的检索，每一个环节都可谓是省时省力。在档案资料的收集手段上也已经由过去的以纸张类的书写材料为主的手段向以数码影像资料为主的手段过渡。这类数码图片、影像的保存节省了大量空间的 同时，在提取上亦是更方便、快捷。
当前，各大高校都已经拥有了较为完善的校园网管理系统.为了使校园网络平台发挥出得天独厚的优势，在档案信息管理方面应利用好校园网络基础平台，构建档案信息管理网络化系统。这就需要各高职院校加强硬件设备的投入使用以及建立计算机维护系统，确保档案信息的安全、可靠，从而实现管理的标准化、自动化及现代化。
2建立一支强而有力的专业队伍，提高业务素质
当前的高职院校肩负着培养人才、服务社会的使命，如何使本学校具备长足的发展，关键在于提高档案管理工作者的现代化意识，促进他们主动地接受新观念，运用现代化的手段为学校工作提供优质服务。在人才储备方面，高职院校一方面要主动地引进人才，提高队伍的整体水平；另一方面要对本学校不同类型的管理人才进行专门的业务培训，加强业务知识、科学技术知识以及管理操作技能的训练，使之建立一支业务水平较高的专业队伍。
此外，各级领导应充分认识到档案人才的重要性，应对于档案人才今后的发展给予较高的重视，并开展不同方式的继续教育学习，如在职培训、在职进修、攻读学位、脱产进修、学术研讨或观摩考察等，使他们的知识结构及业务水平不断地得到提升。需要特别指出的是在多媒体技术被广泛的应用于各个领域的时代，还需要一批高科技人才辅助档案信息管理工作。如计算机专业人才、教育技术人才等地舍理安排与使用，将直接影响到档案管理工作的实效性。也就是说只有将专业人才与技术人才结合起来，才能共同致力于高职院校档案事业的发展。
总而言之，高职院校档案事业的管理是一个颇为复杂的问题，高职院校本身不能在以传统的观念来进行档案管理工作，应从其档案事业长远发展和全局的高度认识这一问题的急迫性和必要性，秉持着与时俱进的原则，坚持科学化的经营理念与方式，采用现代化的技术与手段来完善高职院校档案事业的发展。
因此，在信息化时代的今天如何有效地提高高职院校档案管理工作的质量和水平，提高高职院校档案管理工作的服务水平和利用效率，应势必在高职院校档案管理工作方面进行新的探索。针对高职院校档案管理工作面临的难题，一适应突如其来的信息化技术革命的转变，具体而言应加强以下两个方面：
1加强信息化手段的应用，构建高校档案信息管理网络化系统
过去，对于高职院校档案信息服务，我们一直是以手工服务为主要手段的。手工服务的弊端是显而易见的，如档案的分类难度较大，收集档案资料的内容不够全面，视颍影像资料更是难于保存等。随着电子计算机及多媒体技术的普及，从目录的分类、存贮、管理到档案信息的检索，每一个环节都可谓是省时省力。在档案资料的收集手段上也已经由过去的以纸张类的书写材料为主的手段向以数码影像资料为主的手段过渡。这类数码图片、影像的保存节省了大量空间的 同时，在提取上亦是更方便、快捷。
当前，各大高校都已经拥有了较为完善的校园网管理系统.为了使校园网络平台发挥出得天独厚的优势，在档案信息管理方面应利用好校园网络基础平台，构建档案信息管理网络化系统。这就需要各高职院校加强硬件设备的投入使用以及建立计算机维护系统，确保档案信息的安全、可靠，从而实现管理的标准化、自动化及现代化。
2建立一支强而有力的专业队伍，提高业务素质
当前的高职院校肩负着培养人才、服务社会的使命，如何使本学校具备长足的发展，关键在于提高档案管理工作者的现代化意识，促进他们主动地接受新观念，运用现代化的手段为学校工作提供优质服务。在人才储备方面，高职院校一方面要主动地引进人才，提高队伍的整体水平；另一方面要对本学校不同类型的管理人才进行专门的业务培训，加强业务知识、科学技术知识以及管理操作技能的训练，使之建立一支业务水平较高的专业队伍。
此外，各级领导应充分认识到档案人才的重要性，应对于档案人才今后的发展给予较高的重视，并开展不同方式的继续教育学习，如在职培训、在职进修、攻读学位、脱产进修、学术研讨或观摩考察等，使他们的知识结构及业务水平不断地得到提升。需要特别指出的是在多媒体技术被广泛的应用于各个领域的时代，还需要一批高科技人才辅助档案信息管理工作。如计算机专业人才、教育技术人才等地舍理安排与使用，将直接影响到档案管理工作的实效性。也就是说只有将专业人才与技术人才结合起来，才能共同致力于高职院校档案事业的发展。
总而言之，高职院校档案事业的管理是一个颇为复杂的问题，高职院校本身不能在以传统的观念来进行档案管理工作，应从其档案事业长远发展和全局的高度认识这一问题的急迫性和必要性，秉持着与时俱进的原则，坚持科学化的经营理念与方式，采用现代化的技术与手段来完善高职院校档案事业的发展。